Vuokaaviot ovat ihanteellinen apuohjelma vaikeasti ymmärrettävien prosessien jakamiseen helpoiksi konsepteiksi. Oikean vuokaavion luominen tasapainottaa sen välittämiseen tarvittavat tiedot ja sen välittämisen helppoutta. Luo vuokaavio Excelissä ja Wordissa noudattamalla tätä opasta.
Vaihe
Menetelmä 1/3: Konseptin suunnittelu
Vaihe 1. Kirjoita ydinkonsepti muistiin
Avain onnistuneeseen vuokaavioon on, että se on helppo lukea. Varmista, että ydinkäsitteet on kirjoitettu muistiin ja että käsitteiden välinen kehitys selitetään yksinkertaisina vaiheina.
Varmista, että kaaviosuunnitelmassa on erottuva päätepiste. Tämä helpottaa kaavion lukemista
Vaihe 2. Päätä, valitsetko vakio- vai uimatasomuodon
Normaalit vuokaaviot jakavat prosessit avainkäsitteiden ja vaadittujen toimien mukaan. Jos vuokaaviossa on mukana useita ryhmiä, uimatasomuoto voi auttaa osoittamaan, kenen pitäisi tehdä se. Jokainen vuokaavion vaihe sijoitetaan "kaistalle" (alias polku) ryhmälle, joka vastaa tehtävän suorittamisesta (markkinointi, myynti, henkilöstö jne.).
- Swimlane on yleensä vaaka- tai pystysuunnassa. Lähtökohta on kaavion vasen yläkulma.
- Swimlane voi olla vaikea suunnitella, jos on olemassa useita konsepteja, jotka on kuljettava edestakaisin osastojen välillä. Tämä sotkee kaavion.
Vaihe 3. Luo vuokaavio
Ennen kuin aloitat vuokaavion suunnittelun ohjelmistolla, piirrä se paperille. Aseta luonnos ylhäältä alkaen ja laajenna kaavio sen alle.
- Useimmat vuokaaviot toimivat binaariperiaatteilla. Siinä vaiheessa, kun vaihteluprosessi tapahtuu, lukijalle esitetään Kyllä tai Ei -kysymys (eli kyllä tai ei). Vastaus ohjaa lukijan oikeaan käsitteeseen.
- Käytä erilaisia muotoja edustamaan erilaisia käsitteitä tai päätöksiä. Visuaalisten vihjeiden lisääminen helpottaa lukemista ja ymmärtämistä.
Vaihe 4. Eristä monimutkaiset prosessit
Jos vuokaavion alueet muuttuvat liian tiheiksi, jaa aliprosessit uuteen vuokaavioon. Lisää laatikko aliprosessiviittaukseksi alkuperäiseen vuokaavioon ja anna lukijan palata laajennetun osan läpi.
Tapa 2/3: Vuokaavion luominen Excelissä
Vaihe 1. Tee ruudukko
Excel -laskentataulukot on muotoiltu oletuksena siten, että niiden solut ovat leveämpiä kuin ne ovat korkeita. Jotta solu olisi tasainen, aseta solun koko neliöksi. Voit tehdä tämän napsauttamalla Valitse kaikki solut -painiketta, joka sijaitsee laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella jokaista sarakkeen otsikkoa ja valitse sarakkeen leveys valikosta. Kirjoita kenttään 2.14 ja paina Enter. Tämä muuttaa kaikki solut täydelliseksi neliöksi.
- Ota Snap to Grid käyttöön Asettelu- tai Sivun asettelu -välilehden Kohdista -valikosta. Tämä luo luodun objektin koon niin, että se sopii ruudukkoon, ja luo yhtenäisen muodon.
Vaihe 2. Säädä marginaaleja
Jos viet laskentataulukon Wordiin tai muuhun ohjelmaan, varmista, että marginaaliviivat ovat kohdakkain. Käytä Sivun asettelu- tai Asettelu -välilehden Marginaalit -valikkoa säätääksesi marginaalit vastaamaan kaavion vientiohjelmistoa.
Voit säätää asiakirjan suuntaa (pysty- tai vaakasuunta) käyttämällä Asettelu -välilehden Suunta -valikkoa. Vuokaavion, joka kulkee vasemmalta oikealle, tulee olla vaakasuunnassa
Vaihe 3. Luo muoto
Napsauta Lisää -välilehteä ja valitse Muotot -valikko. Valitse muoto, jonka haluat luoda, ja piirrä sitten laatikon koko hiirellä. Kun olet luonut muodon, voit muuttaa sen väriä ja viivatyyliä avautuvan Muoto -välilehden työkalujen avulla.
Vaihe 4. Lisää tekstiä
Jos haluat lisätä muotoon tekstiä, napsauta muodon keskikohtaa ja aloita kirjoittaminen. Voit määrittää fontin ja tyylin Aloitus -välilehdeltä. Varmista, että teksti on lyhyt ja ytimekäs, ja varmista, että se on helppo lukea.
Vaihe 5. Yhdistä kaikki muodot
Avaa Muodot -valikko Lisää -välilehdestä. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva linjatyyli. Vie hiiri ensimmäisen muodon päälle. Näet lopussa pienen punaisen laatikon, joka osoittaa, mihin linjat voidaan yhdistää.
- Aloita viiva punaisesta neliöstä ja vedä se toiseen muotoon.
- Punaiset laatikot ilmestyvät toiseen muotoon. Aseta päätepiste yhden laatikon viivalle.
- Kaikki lomakkeet on nyt yhdistetty. Jos siirrät muotoa, viivat pysyvät yhteydessä ja säätyvät oikeaan kulmaan.
- Lisää kommentteja yhdyslinjalle kirjoittamalla Lisää -välilehden tekstikenttään.
Vaihe 6. Lataa malli
Sen sijaan, että luot vuokaavion alusta, voit käyttää erilaisia Excel -malleja ja velhoja, jotka ovat saatavilla ilmaiseksi tai maksetaan Internetissä. Useimmat näistä malleista säästävät aikaa kartoitukseen.
Tapa 3/3: Vuokaavion luominen Wordissa
Vaihe 1. Aseta kangas
Helpoin tapa luoda vuokaavio Wordissa on luoda ensin kangas. Kankaalla voit vapaammin työskennellä muotojen piirtämisen kanssa ja sallia joitain ominaisuuksia, jotka eivät ole normaalisti käytettävissä, kuten yhdysviivat.
Napsauta Lisää -välilehteä. Valitse Muotot -valikko ja valitse sitten Uusi piirustuskangas valikon alareunasta. Asiakirjassa näkyy katkoviiva. Voit säätää kankaan kokoa muuttamalla sen kulmaa
Vaihe 2. Aktivoi ruudukko
Ristikon avulla voit luoda yhtenäisen muodon. Aktivoi se napsauttamalla kangasta sen aktivoimiseksi. Napsauta Muoto -välilehdessä Tasaa ja valitse sitten Ruudukon asetukset. Näytä ruudukko ja kohdista muodot valitsemalla valintaruudut.
Vaihe 3. Luo muoto
Valitse aktiivisella kankaalla Lisää -välilehti ja napsauta Muotot -valikkoa. Valitse muoto, jonka haluat lisätä. Piirrä halutun kokoinen muoto hiirellä. Kun olet luonut muodon, voit muuttaa sen väriä ja viivatyyliä avautuvan Muoto -välilehden työkalujen avulla.
Vaihe 4. Lisää tekstiä
Jos haluat lisätä tekstiä muotoon Word 2007: ssä, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Lisää teksti. Word 2010/2013: napsauta muotoa ja aloita sen kirjoittaminen. Voit määrittää fontin ja tyylin Aloitus -välilehdeltä.
Vaihe 5. Yhdistä muodot
Avaa Muodot -valikko Lisää -välilehdestä. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva linjatyyli. Vie hiiri ensimmäisen muodon päälle. Näet pieniä ruutuja päissä, jotka osoittavat, mihin linjat voidaan yhdistää.
- Aloita viiva laatikon sisällä ja vedä se sitten toiseen muotoon.
- Toisen muodon reunoille ilmestyy pieniä neliöitä. Aseta päätepiste yhden laatikon viivalle.
- Kaikki lomakkeet on nyt yhdistetty. Jos siirrät muotoa, viivat pysyvät yhteydessä ja säätyvät oikeaan kulmaan.
- Lisää kommentteja yhdyslinjalle kirjoittamalla Lisää -välilehden tekstikenttään.
