Access on tietokannan hallintarajapinta, jonka avulla käyttäjät voivat tuoda yhden tai useamman Excel -tietokannan osan järjestelmään, jotta he voivat löytää osumia kenttien (kenttien) välillä tai sisällä. Koska yksi Access -tiedosto voi sisältää useita Excel -laskentataulukoita, tämä ohjelma sopii myös erinomaisesti suurten Excel -laskentataulukkotietojen keräämiseen tai analysointiin Accessiksi. Sinun tarvitsee vain tehdä muutama keskeinen vaihe.
Vaihe
Osa 1/3: Excelin tuonnin valmistelu Accessiin
Vaihe 1. Avaa molemmat ohjelmat tietokoneeseen
Sinun on ostettava ja ladattava Microsoft Office -paketti, joka sisältää Excelin ja Accessin. Voit tehdä tämän vain Microsoftin verkkosivuston kautta.
- Kun ohjelma on ladattu, napsauta "Käynnistä" Windowsissa ja valitse "Kaikki ohjelmat".
- Napsauta "Microsoft Office" ja valitse avattavasta valikosta "Access" (tai "Excel"). Ehkä Excel -laskentataulukko on lähetetty sähköpostitse tai ladattu sivustosta. Tiedosto avaa Office -ohjelman tietokoneellasi.
Vaihe 2. Puhdista Excel -laskentataulukko ennen sen tuomista Accessiin
Asioiden helpottamiseksi suosittelemme tekemään muutaman yksinkertaisen vaiheen ennen Excel -tiedoston tuomista Accessiin. Tärkeintä on, että tuotavien laskentataulukoiden välisten tietojen on oltava johdonmukaisia.
- On hyvä varmistaa, että Excel -laskentataulukon ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot (tai solujen nimet) ja on ymmärrettävissä selkeästi ja helposti. Esimerkiksi sarakkeessa, joka sisältää ihmisten sukunimet, suosittelemme antamaan sarakkeen otsikon "Sukunimi". Anna selkeät ja tarkat otsikot helpottaaksesi Excel -taulukon sarakeotsikoiden yhdistämistä toiseen.
- Accessin avulla voit linkittää kaksi tai useampia kenttiä useiden laskentataulukoiden välillä. Oletetaan, että sinulla on Excel -laskentataulukko, joka sisältää palkanlaskennan tiedot. Tämä laskentataulukko sisältää henkilön etu- ja sukunimen, osoitteen ja palkkasumman. Oletetaan, että haluat yhdistää Accessin taulukon toiseen Excel -taulukkoon, joka sisältää tietoja rahoitusosuuskampanjasta. Tämä toinen arkki sisältää henkilön nimen, osoitteen ja lahjoituksen. Accessin avulla voit yhdistää sarakkeen otsikon toiseen. Voit esimerkiksi linkittää nimien nimet nähdäksesi ihmiset, joilla on sama nimi, molemmissa tietokannoissa.
- Skannaa Excel -taulukko varmistaaksesi, että kaikkia tietotyyppejä käsitellään samalla tavalla, ja puhdista ne ennen tuontia Accessiin. Tätä kutsutaan Accessissa "suhteelliseksi". Jos esimerkiksi palkkalaskentataulukko sisältää etu-, sukunimi- ja keskimmäiset ensimmäiset nimet yhdessä sarakkeessa, mutta toinen laskentataulukko sisältää vain etunimet erillisissä sarakkeissa, Access ei näytä osumia. Sarake-/kenttäotsikoiden on vastattava tarkasti.
Vaihe 3. Jaa tiedot Excelin sarakkeisiin
Tämän ongelman kiertämiseksi tiedot on jaettava Excelin sarakkeisiin, jotta ne eivät aiheuta "ei täsmää" Accessissa.
- Voit esimerkiksi jakaa etunimen, keskikirjaimen ja sukunimen siten, että jokaisella on oma sarakkeensa. Jos toinen laskentataulukko on rakennettu samalla tavalla, kun linkität esimerkiksi sukunimen sukunimen kanssa Accessissa, hakutulokset näkyvät samoille nimille.
- Jos haluat jakaa sarakkeen Excelissä, korosta sarake, jossa on jaettavat tiedot. Napsauta "data" -tietoja Excel -ohjelman työkalupalkissa. Napsauta "teksti sarakkeisiin". Yleensä valitset "rajatun" vaihtoehdon. Napsauta seuraava (seuraava).
Vaihe 4. Jatka ohjatun toiminnon avulla lähentyvien sarakkeiden jakamista
Nyt olet valmis suorittamaan prosessin jakaa tiedot, jotka on yhdistetty yhteen sarakkeeseen useisiin sarakkeisiin.
- Valitse, miten sarakkeen tiedot rajataan. Eli jokaisen sarakkeen tiedon erottaa jokin. Yleensä tämä erotin on välilyönti, pilkku tai puolipiste. Usein nämä tiedot on yksinkertaisesti erotettu avaruudesta. Sano esimerkiksi seuraavassa esimerkissä, että nimi "Budi A. Dodo" näkyy yhdessä sarakkeessa. Etunimi (Budi) ja nimikirjaimet A. erotetaan välilyönneillä. Dodon sukunimi ja nimikirjaimet A. ovat myös välilyöntejä. Valitse siis rajattu ohjattu toiminto.
- Napsauta seuraavaksi ja lopeta (valmis). Ohjelma erottaa Budi, A. ja Dodo kolmeen sarakkeeseen. Voit sitten antaa näille uusille sarakkeille uudet otsikot, jotka osoittavat niiden sisältämien tietojen tyypin (sukunimi, etunimi jne.) On parasta luoda ensin muutama tyhjä sarake jaettujen tietojen oikealle puolelle, jotta tiedot siirretään uuteen tyhjään sarakkeeseen (sen sijaan, että korvataan jo tietoja sisältäviä sarakkeita).
Osa 2/3: Excelin tuominen Accessiin
Vaihe 1. Avaa Access -ohjelma tietokoneellasi
Siirry tietokoneohjelman valikkoon. Siirry Käynnistä -valikkoon, valitse Microsoft Office ja napsauta Microsoft Access. Sinun on avattava uusi tyhjä Access -tietokanta, jotta voit tuoda Excelin.
- Valitse "tyhjä työpöytätietokanta", jos haluat luoda uuden tietokannan Access -ohjelmaan.
- Anna sille uusi nimi, jos haluat. Napsauta "luo" (luo).
Vaihe 2. Tuo Excel -laskentataulukko Accessiin
Seuraava vaihe on vetää Excel -laskentataulukko (yksi tai useampi) Access -tietokantaan.
- Napsauta työkalupalkin "Ulkoiset tiedot" -painiketta kerran Access -tietokannan hallinnassa. Valitse "Excel". Joissakin Access -versioissa tämä toiminto löytyy napsauttamalla työkalurivin "tiedosto" ja "Hae ulkoisia tietoja".
- Kun "tiedoston nimi" tulee näkyviin, napsauta "selaa" löytääksesi Excel -taulukon tietokoneeltasi.
- Pidä valintaruutu "Tuo lähdetiedot uuteen taulukkoon nykyisessä tietokannassa" -valintaruutua. Tämä asetus on oletusarvoisesti esiasetettu.
- Kun löydät laskentataulukon, jonka haluat tuoda tietokoneellesi, napsauta sitä. Napsauta "OK". Tämä vaihe vie sinut ohjattuun toimintoon Excelin tuomiseksi Accessiin.
Osa 3/3: Ohjatun toiminnon käyttäminen tuontiprosessin suorittamiseen
Vaihe 1. Suorita Accessin ohjatun toiminnon vaiheet
Viimeistele laskentataulukon tuonti suorittamalla ohjatun toiminnon vaiheet.
- Valitse Excel -laskentataulukosta laskentataulukko, jonka haluat tuoda. Joskus ihmiset kuitenkin luovat useita sivuja yhteen Excel -laskentataulukkoon, jota voi tarkastella napsauttamalla laskentataulukon alareunassa olevia tarroja. Jos näin on, sinun on kerrottava ohjatulle Access -toiminnolle valitulle laskentataulukolle. Napsauta seuraava.
- Seuraavalla sivulla on laatikko, joka kysyy, onko Excel -taulukon ensimmäisellä rivillä sarakeotsikoita. Tämä tarkoittaa, että laskentataulukon rivit, jotka edustavat kunkin sarakkeen tietoja (esim. Sukunimi, osoite, palkka jne.), On ensin puhdistettava, jotta ensimmäinen rivi on sarakkeen otsikko. Tarkista sitten "kyllä, että ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikoita" (kyllä, ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot). Tämä on yksinkertaisin tapa. Napsauta seuraava.
- Jos ensimmäisellä rivilläsi ei ole sarakkeiden otsikoita, seuraavalla sivulla kysytään, haluatko nimetä Accessin kutsutut kentät (nämä ovat sarakeotsikoita). Jos et täyttänyt kaikkia näitä kenttiä selkeillä ja helposti muistettavilla nimillä ennen tuontia (suositus), tee se täällä.
Vaihe 2. Suorita tuonti loppuun
Tuontiprosessissa on jäljellä muutama vaihe. Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla kysytään, haluatko tunnistaa ensisijaisen avaimen.
- Tämä vaihe ei ole pakollinen, mutta se voidaan tehdä. Ensisijainen avain tarkoittaa, että tietokoneohjelma antaa jokaiselle tietoriville yksilöllisen numeron. Tämä vaihe voi olla hyödyllinen myöhemmin tietoja lajiteltaessa. Napsauta seuraava.
- Ohjatun toiminnon lopetusnäytössä on välilyönti, joka sisältää alkuperäisen nimen. Voit nimetä tuodun Excel -taulukon uudelleen (tiedostosta tulee "taulukko" sivun vasemmassa reunassa olevassa Accessissa, kun se tuodaan loppuun).
- Napsauta "tuonti" ja sitten "sulje". Näet taulukon näytön vasemmassa reunassa. Arkki on nyt tuotu Accessiin.
- Jos haluat linkittää useamman kuin yhden tietojoukon, toista tämä prosessi yhdellä tai useammalla muulla laskentataulukolla. Nyt olet valmis vastaamaan Accessin taulukon tietoja.
Varoitus
- Jos Excel -tiedosto on muusta Office -versiosta kuin Accessista, tuontiprosessi voi olla hieman vaikea.
- Korostamme jälleen, että sinun on puhdistettava laskentataulukko ennen sen tuomista. Yksi syy on analysoida, onko tiedoissa ongelmia.
- Säilytä aina kopio alkuperäisestä laskentataulukosta, jotta tätä prosessia ei tarvitse toistaa, jos teet virheen.
- Et voi tuoda enempää kuin 255 solua/laatikkoa Accessiin.
