Jos et ole koskaan kirjoittanut merkkiviittauskirjettä, se voi olla vaikeaa. Vaikka merkkiviittauksen kirjoittaminen on valtava vastuu, siitä ei tarvitse huolehtia. Merkkiviittauskirjeet ovat itse asiassa helppoja tehdä, olipa kyse työstä, akateemisista ohjelmista tai tuomioistuimista, kunhan tiedot ovat helposti saatavilla ja käyttävät kohteliasta kieltä. Kirjoita positiivinen viite, ja ystävä tai henkilö, joka pyysi sinua kirjoittamaan sen, on kiitollinen.
Vaihe
Osa 1/2: Kirjeiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita taustasi ja suhteesi viitteessä kuvattuun henkilöön
Esitä alustavat tiedot etukäteen. Kuka olet ja mikä on suhteesi asianomaiseen? Kuinka kauan olet tuntenut hänet? Kuinka paljon aikaa vietät hänen kanssaan yhdessä organisaatiossa tai toiminnassa? Missä tapasit hänet? Merkkiviittauskirjeiden lukijat haluavat tietää tarkalleen, millainen on kirjoittajan suhde kirjeessään mainittuun henkilöön.
Mieti suhteesi luonnetta asianomaiseen henkilöön. Ilmoita yksityiskohtaisesti. Sen sijaan, että kirjoittaisit vain "Olen tuntenut Donin kolme vuotta", sinun pitäisi sanoa: "Minulla on ollut ilo työskennellä Donin kanssa viimeiset kolme vuotta Kedai Kebun Kita, Yogyakarta."
Vaihe 2. Käytä oikeaa muotoa
Merkkiviittausten on noudatettava kolmiosaista kolmen kappaleen muotoa. Ensimmäinen kappale on johdanto, joka selittää kuka olet ja suhteesi mainittuun henkilöön. Toinen kappale hahmottaa analyysisi yksilön luonteesta. Kolmas kappale on päätös, jossa pyydetään lukijaa suhtautumaan asiaan positiivisesti.
- Lopeta viitekirje vakuuttamalla lukija suhtautumaan myönteisesti kirjeen aiheeseen. Lopeta "Terveisin [nimesi]".
- Kirjoita lyhyt kirje. Lukijat eivät tarvitse monia sivuja vain saadakseen tietoa jonkun luonteesta. He tarvitsevat perusasiat. Pidä tämä mielessä suunnitellessasi.
Vaihe 3. Kirjoita positiivinen varaus muistiin
Merkkiviittauskirje ei ole paikka vertailla henkilön henkilökohtaisia vahvuuksia ja heikkouksia, taustaa tai elämäntapaa. Tämän kirjeen tulisi antaa rehellinen, mutta myönteinen arvio mainitun henkilön saavutuksista, tavoitteista ja persoonallisuudesta. Hyvä merkkiviittaus luo positiivisen vaikutelman kyseisestä henkilöstä.
- Käytä positiivisia adjektiiveja korostaaksesi, että kyseinen henkilö on hyvä ihminen.
- Liitä mukaan lyhyt luettelo mainitun henkilön saavutuksista. Jos hän esimerkiksi lahjoittaa aikaa tai rahaa humanitaariseen tarkoitukseen, ilmoita siitä kirjeessä. Jos hänellä on sotilaallinen tausta ja hän on palvellut maataan, kirjoita rohkeutesi minimoida oikeudelliset pakotteet. Mainitse myös asianomainen panos kirkolle tai muille uskonnollisille järjestöille.
- Jos et ole varma, mitä saavutuksia haluat sisällyttää, vastaa seuraavaan kysymykseen: "Onko tämä relevanttia vai viittaako se positiiviseen ominaisuuteen?"
Vaihe 4. Tee viimeinen muokkaus
Ennen kirjeen lähettämistä lue kirje uudelleen ja tarkista kirjoitusvirheet, välimerkit tai kielioppi. Uusin tekstinkäsittelytekniikka on helpottanut suuresti maallikon tätä tehtävää. Tarkista punaisilla kiharoilla merkityt sanat, jos ne eivät ole nimiä, ne voivat olla kirjoitettu väärin. Varmista oikeinkirjoituksen ja kieliopin lisäksi, että esittämäsi tosiasiat ovat oikein. Lähetä luonnos lähettämällesi henkilölle varmistaaksesi, että kaikki tiedot ovat oikein.
Osa 2/2: Merkkiviittauskirjeen suunnittelu
Vaihe 1. Käytä oikeaa kieltä
Merkkiviittausten tulee olla kohteliaita ja muodollisia. Sinun on oltava rehellinen, mutta älä aliarvioi lukijan kykyä arvioida tehokkaasti. Kirjeesi lukija voi olla tuomari, professori tai muu kunnioitettava henkilö.
Käytä nimityksiä "Your Honor" tuomarille, "Doctor", "Professor" tai "Mr" luennoitsijoille ja arvosanaa upseereille (esimerkiksi "General" tai "kersantti")
Vaihe 2. Selvitä, miksi kyseinen henkilö tarvitsee viittauskirjeen
Viittauskirjeitä vaaditaan yleensä työhakemukseen ja oikeudenkäynneissä todetaan, että henkilön laittomat teot eivät ole normaaleja. Muita vaatimuksia, jotka edellyttävät hahmoviittauksia, ovat asunnon vuokraus, korkeakouluhakemus ja maahanmuuttajat hakevat kansalaisuutta.
- Jos kirjoitat oikeuteen, varmista, että tiedät tarkat tiedot rikoksesta, johon henkilö viittasi, ja keskustele siitä, miten hän suhtautuu tapaukseen. Osoita ymmärtäväsi asian vakavuus ja jos hän näyttää aidosti pahoillaan, korosta kirjeessä hänen katumustaan.
- Älä kirjoita hahmoviittauksia ihmisille, joita et tunne hyvin, tai ihmisille, jotka epäröivät antaa tarvittavat taustatiedot siitä, miksi he tarvitsevat niitä.
Vaihe 3. Tiedä kuka sen lukee
Selvitä lukijan nimi ja asema. Jos esimerkiksi kirjoitat viittauskirjeen ystävälle, joka hakee virkaa akateemiselle kentälle, varmista, että tiedät oppilaitoksen, johon hän on menossa, mikä asema on ja kuka lukee kirjeen. Tällä tavalla voit luoda henkilökohtaisen kirjeen ja osoittaa, että sinä ja ystäväsi panette siihen paljon energiaa.
