Jos haluat siirtää tietoluettelon tai taulukon Wordista Exceliin, sinun ei tarvitse siirtää yksittäisiä tietoja Excel -laskentataulukon (laskentataulukon) soluihin. Voit muotoilla asiakirjasi oikein Wordissa, jolloin koko asiakirja voidaan tuoda Exceliin vain muutamalla napsautuksella.
Vaihe
Tapa 1 /2: Listojen muuntaminen
Vaihe 1. Ymmärrä, miten Word -asiakirja muunnetaan
Jos haluat tuoda asiakirjan Exceliin, tiettyjä merkkejä käytetään määrittämään, mitkä tiedot tulevat Excel -laskentataulukon soluihin. Suorittamalla muutamat muotoiluvaiheet ennen tuontia voit hallita laskentataulukon ulkoasua ja minimoida manuaalisen alustamisen määrän. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tuot pitkän luettelon Word -asiakirjasta Exceliin.
Tämä menetelmä toimii parhaiten, kun luettelossa on useita merkintöjä, joissa kaikissa on samanlainen muoto (luettelo osoitteista, puhelinnumeroista, sähköpostiosoitteista jne.)
Vaihe 2. Varmista, että asiakirjassa ei ole muotoiluvirheitä
Ennen kuin aloitat muuntamisprosessin, varmista, että jokainen merkintä on muotoiltu samalla tavalla. Sinun on korjattava välimerkit tai järjestettävä kaikki merkinnät, jotka eivät täsmää. Näin varmistetaan tiedonsiirtoprosessin sujuvuus.
Vaihe 3. Näytä muotoilumerkit Word -asiakirjassa
Näyttämällä normaalisti piilotettuja muotohahmoja voit määrittää parhaan tavan erottaa jokainen merkintä. Voit näyttää muotoilumerkit napsauttamalla Näytä/piilota kappalemerkit -painiketta Aloitus -välilehdessä tai painamalla Ctrl+⇧ Vaihto+*.
Useimmissa luetteloissa on yksi kappalemerkki jokaisen rivin lopussa tai rivin lopussa tai tyhjällä rivillä merkintöjen välissä. Käytät tätä merkkiä Excel -solujen tunnusmerkin syöttämiseen
Vaihe 4. Poista ylimääräiset välilyönnit korvaamalla merkintöjen väliset kappalemerkit
Excel käyttää rivien määrittämiseen välilyöntejä merkintöjen välillä, mutta sinun on poistettava ne tässä vaiheessa muotoiluprosessin helpottamiseksi. Älä huoli, lisäät sen pian takaisin. Tämä vaihe toimii parhaiten, jos merkinnän lopussa on yksi kappalemerkki ja yksi välilyönti välilyönnissä (kaksi peräkkäistä välilyöntiä).
- Avaa Etsi ja korvaa -ikkuna painamalla Ctrl+H.
- Kirjoita Etsi -kenttään ^p ^p. Tämä on kahden peräkkäisen kappalemerkin koodi. Jos jokainen merkintä on yksi rivi ja välissä ei ole tyhjiä rivejä, käytä vain yhtä ^p.
- Kirjoita erotinmerkki Korvaa -kenttään. Varmista, että tämä merkki ei ole asiakirjan merkki, kuten ~.
- Napsauta Korvaa kaikki. Huomaat, että nämä merkinnät yhdistyvät, mutta jätä se rauhaan, kunhan erotinmerkki on oikeassa paikassa (jokaisen merkinnän välissä)
Vaihe 5. Erota jokainen merkintä erillisiin sarakkeisiin
Nyt merkinnät näkyvät erillisillä riveillä. Sinun on määritettävä tiedot, jotka näkyvät jokaisessa sarakkeessa. Jos jokainen ensimmäisen rivin merkintä on esimerkiksi nimi, toisella rivillä katuosoite ja kolmannella rivillä maa ja postinumero, toimi seuraavasti:
- Avaa Etsi ja korvaa -ikkuna painamalla Ctrl+H.
- Poista yksi ^p -merkeistä Etsi -kentästä.
- Korvaa Korvaa -kentän merkki pilkulla,.
- Napsauta Korvaa kaikki. Tämä korvaa loput kappalysymbolit pilkkuerottimella, joka erottaa jokaisen rivin sarakkeeksi.
Vaihe 6. Suorita muotoilu muuttamalla erotinmerkki
Kun olet suorittanut kaksi edellä mainittua Etsi ja korvaa -vaihtoehtoa, luettelo ei enää näytä luettelolta. Ne ovat kaikki samalla rivillä ja niiden välillä on pilkku. Etsi ja korvaa -vaihe palauttaa tiedot takaisin luettelolomakkeeseen, mutta sarakkeet määritetään edelleen pilkuilla.
- Avaa Etsi ja korvaa -ikkuna painamalla Ctrl+H.
- Kirjoita ~ (tai mikä tahansa merkki, jonka valitsit alussa) Etsi -kenttään.
- Kirjoita ^p Korvaa -kenttään.
- Napsauta Korvaa kaikki. Tällöin kaikki merkinnät palautetaan yksittäisiin ryhmiin pilkuilla erotettuna.
Vaihe 7. Tallenna tiedosto pelkkänä tekstitiedostona
Syöttömuoto on valmis ja voit tallentaa tämän asiakirjan tekstitiedostona. Tämä tehdään niin, että Excel voi lukea ja jäsentää tietosi niin, että ne näkyvät oikeissa sarakkeissa.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse Tallenna nimellä.
- Napsauta avattavaa Tallenna tyypiksi -valikkoa ja valitse Pelkkä teksti.
- Nimeä tiedosto ja napsauta sitten Tallenna.
- Jos Tiedoston muuntaminen -ikkuna tulee näkyviin, napsauta & nbsp OK;.
Vaihe 8. Avaa tiedosto Excelissä
Koska tiedosto on tallennettu pelkkänä tekstinä, voit avata sen Excelissä.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse Avaa.
- Napsauta avattavaa Excel Kaikki tiedostot -valikkoa ja valitse Tekstitiedostot.
- Napsauta Seuraava> ohjatun tekstin tuontitoiminnon ikkunassa.
- Valitse Pilkku erotinluettelosta. Voit nähdä, miten merkinnät erotetaan toisistaan esikatselussa alareunassa. Napsauta Seuraava>.
- Valitse kunkin sarakkeen tietomuoto ja napsauta sitten Valmis.
Tapa 2/2: Taulukoiden muuntaminen
Vaihe 1. Luo taulukko Wordissa ja syötä siihen tiedot
Jos haluat nähdä luettelon Wordista, voit muuntaa sen taulukkomuodoksi ja kopioida sen sitten Exceliin. Jos tietosi ovat jo taulukkomuodossa, siirry seuraavaan vaiheeseen.
- Valitse kaikki taulukkoon muunnettava teksti.
- Napsauta Lisää -välilehteä ja napsauta sitten Taulukko -painiketta.
- Valitse Muunna teksti taulukkoksi.
- Kirjoita rivien määrä tietoriviä varten Sarakkeiden määrä -sarakkeeseen. Jos jokaisen tietorivin välissä on tyhjiä rivejä, lisää yksi sarakkeen kokonaismäärään.
- Napsauta & nbsp OK;.
Vaihe 2. Tarkista taulukon muoto
Word luo taulukon asetustesi perusteella. Tarkista, että taulukko on oikea.
Vaihe 3. Napsauta pientä + -painiketta, joka näkyy taulukon vasemmassa yläkulmassa
Tämä painike tulee näkyviin, kun viet hiiren pöydän päälle. Napsauttamalla tätä painiketta voit valita kaikki taulukon tiedot.
Vaihe 4. Paina
Ctrl+C tietojen kopioimiseksi. Voit myös napsauttaa Etusivu -välilehden Kopioi -painiketta.
Vaihe 5. Avaa Excel
Kun tiedot on kopioitu, voit avata Excelin. Jos haluat sijoittaa tiedot olemassa olevaan laskentataulukkoon, avaa laskentataulukko. Aseta kohdistin soluun, josta haluat muodostaa taulukon vasemman yläkulman solun.
Vaihe 6. Paina
Ctrl+V tietojen liittämiseksi.
Kaikki Word -taulukon solut sijoitetaan erilliseen soluun Excel -laskentataulukossa.
Vaihe 7. Erota jäljellä olevat sarakkeet
Tuodun datan tyypistä riippuen sinun on ehkä tehtävä muita muotoiluja. Jos esimerkiksi tuot samaan soluun sisältyviä kaupunkiosoitteita, maakoodeja ja postinumeroita, voit jakaa ne automaattisesti Excelissä.
- Napsauta sarakkeiden otsikoita, jotka haluat jakaa. Tämä vaihe valitsee koko sarakkeen.
- Valitse Tiedot -välilehti ja napsauta Teksti sarakkeisiin -painiketta.
- Napsauta Seuraava> valitse sitten Pilkku Erottimet -sarakkeesta. Jos käytät yllä olevaa esimerkkiä, tämä vaihe erottaa kaupungin maakoodista ja postinumerosta.
- Tallenna muutokset napsauttamalla Valmis.
- Valitse sarakkeet, jotka on vielä jaettava, ja toista tämä prosessi. Valitse erottajaksi välilyönti eikä pilkku. Tämä vaihe erottaa maakoodin postinumerosta.
