Jos työskentelet opettajana tai teknisen käsikirjan kirjoittajana, sinun on tietysti kirjoitettava ohjeet päivittäin. Useimmille ihmisille selkeiden ohjeiden kirjoittaminen voi kuitenkin olla vaikeaa. Voit ohittaa tärkeän vaiheen, koska oletat, että lukija tekee sen automaattisesti, tai sekoittaa lukijan moniin toimintoihin, jotka liittyvät yhteen vaiheeseen. Jotta voisit kirjoittaa selkeitä ohjeita, sinun on ensin tiedettävä, miten tehtävä suoritetaan. Ota opas kirjaimellisesti varmistaaksesi, että se auttaa lukijaa suorittamaan tehtävän.
Vaihe
Osa 1/3: Tehtävien ymmärtäminen
Vaihe 1. Kerää tarvittavat materiaalit
Ennen oppaan kirjoittamista sinun tulee tuntea siihen liittyvä tehtävä. Valmistele kaikki tarvittavat työkalut ja laitteet ja järjestä ne käyttöjärjestyksessä.
Kirjoita ylös kaikki mitä tarvitset. Kun kirjoitat opasta, sinun on ehkä lueteltava kaikki tarvikkeet ja materiaalit, joita tarvitaan tehtävän suorittamiseen
Vaihe 2. Suorita siihen liittyvä tehtävä itse
Vaikka onnistuisit suorittamaan aiheeseen liittyvän tehtävän itse useita kertoja, on hyvä toistaa tehtävä uudelleen kirjoittaessasi opasta, jotta et menetä mitään.
- Jos tiedät tehtävän hyvin, saatat haluta valita pikakuvakkeen. Varmista, että et menetä mitään vaiheita tai tietoja, kun kirjoitat opasta.
- Kuvittele, että kirjoitat reseptin jollekin. Jos valmistat tätä ruokaa usein, saatat pystyä arvioimaan tarvitsemasi ainekset vain katsomalla niitä. Muut ihmiset tietenkin tarvitsevat tarkan määrän näitä ainesosia.
Vaihe 3. Luo yksityiskohtainen jäsennys
Kun teet tehtäviä, käytä hetki aikaa kirjoittaa ylös mitä teit. Tämä auttaa sinua kirjoittamaan oppaasi loogiseen järjestykseen. Jos teet tehtävän kirjoittaessasi vaiheita, tiedät tarkalleen, mitä on tehtävä ja milloin se on suoritettava.
Vaihe 4. Määritä yleisösi
Oppaan kirjoitustapa voidaan mukauttaa oppaasi lukemiseen ja sen noudattamiseen. Oppaan kirjoittaminen nuorille on erilainen kuin aikuiset.
Se vaikuttaa myös yleisön syihin tehtävän suorittamiseen. Projektissa työskentelevän opiskelijan tavoite on varmasti erilainen kuin aikuisen, joka haluaa suorittaa työnsä loppuun
Vaihe 5. Luo lyhyt johdanto
Tämä johdanto kertoo lukijalle, mitä voidaan tehdä ja mitä tuloksia saadaan tehtävän suorittamisen aikana. Huomaa, että useimmat ihmiset ohittavat johdannon tai selaavat sen läpi. Älä siis sisällytä johdantoon tärkeitä tietoja tai varoituksia.
- Jos esimerkiksi kirjoitat opastusta maapähkinävoi- ja hyytelövoileipien valmistamisesta, voit lyhyesti mainita, että maapähkinävoi- ja hyytelövoileivät ovat hyvä ja yksinkertainen vaihtoehto lasten lounaille ja iltapäivän välipaloille.
- Jos sinusta tuntuu, että sinun on sisällytettävä varoitus esittelyyn, se on hyvä sisällyttää johonkin vaiheista, jos lukija kaipaa esittelyäsi.
Osa 2/3: Oppaan kirjoittaminen
Vaihe 1. Jaa tehtävä pieniksi vaiheiksi
Jokaisen vaiheen tulee sisältää yksi toiminto. Jos sinulla on enemmän kuin yksi lause tai kaksi askelta kohden, yritä jakaa se lyhyempiin, yksinkertaisempiin vaiheisiin.
Esimerkiksi kirjoitit oppaan koiran kävelystä. Vaihe, jossa sanotaan "Laita kaulus koiran kaulan ympärille ja sido hihna" on yhdistetty vaihe, joka koostuu kahdesta toiminnasta: hihnan kiinnittämisestä ja sitoa ohjat. Kirjoita siis ensimmäiseksi "Laita hihna koiran kaulan ympärille" ja toiseksi "Laita hihna talutushihnan päälle".
Vaihe 2. Aloita jokainen vaihe toiminnallisella sanalla
Jokaisen kirjoitetun askeleen on oltava suoritettavissa. Käytä verbejä osoittamaan tarkalleen, mitä toimenpiteitä on suoritettava tehtävän vaiheen suorittamiseksi.
- Rakenna lauseesi kertomaan jollekulle, mitä tehdä, älä mitä heidän on tiedettävä.
- Oletetaan esimerkiksi, että kirjoitat oppaan koiran kävelystä ja yksi askel on hihnojen koon säätäminen. Tässä vaiheessa lause "hihnojen koon tarkistaminen" tai "koirasi niskan mittaus" on todennäköisempää kuin "tietää hihnasi koon".
Vaihe 3. Seuraa loogista edistymistä
Oletetaan, että lukija aloittaa työn heti ensimmäisen vaiheen lukemisen jälkeen. Yleensä lukija ei lue oppaan vaiheita loppuun. Jos lukijan on tiedettävä tehtävän suorittamiseen tarvittavat tiedot, sisällytä nämä tiedot oppaan vaiheisiin.
- Jos tietyssä vaiheessa on vaara, sisällytä siihen varoitus. Älä lisää varoitusta johdantoon tai oppaan loppuun, kun on liian myöhäistä.
- Liitä mukaan asianmukaiset ohjeet, jotta lukijat tietävät, milloin he ovat tehneet vaiheet oikein. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Hihnat ovat juuri oikean kokoisia, jos voit liu'uttaa kaksi sormea kauluksen takaosan ja koiran kaulan väliin".
Vaihe 4. Valitse sanasi huolellisesti
Käytä yksinkertaista ja kaikkien helposti ymmärrettävää kieltä. Vältä käyttämästä ammattikieltä tai teknisiä termejä. Jos sinun on käytettävä teknistä termiä, pidä se lyhyenä ja yksinkertaisena.
Jos esimerkiksi kirjoitat opasta oikeudenkäynnin tekemisestä, sinun on ehkä sisällytettävä oikeudelliset ehdot. Kirjoita ensin yksinkertainen selitys ja jatka sitten kokeilussa käytetyillä teknisillä termeillä
Vaihe 5. Käytä positiivisia verbejä
Yleensä on hyvä kirjoittaa muistiin, mitä lukijan on tehtävä tehtävän suorittamiseksi, sen sijaan, että mitä ei. Kun henkilö lukee opasta, hänen mielensä pyrkii suorittamaan tehtävän. Jos aloitat asioilla, joita heidän ei pitäisi tehdä, he voivat hämmentyä ja tehdä mitä heidän ei pitäisi.
Jos esimerkiksi kirjoitat opasta koiran kävelystä, haluat ehkä kirjoittaa "varmista, että hihna on kunnolla kiinni" tai "säädä kaulus niin, että se sopii kunnolla" sen sijaan, että "älä laita talutushihnaa" liian tiukka "tai" älä käytä liian tiukkaa kaulusta "liian kapea."
Vaihe 6. Kirjoita toiselle persoonalle
Käytä sanaa "sinä" puhuaksesi suoraan lukijoillesi, jotta he eivät hämmentyisi. Kun käytät sanaa "sinä", lukijat tietävät, mitä on tehtävä tehtävän suorittamiseksi ilman arvailua.
Jos esimerkiksi kirjoitat”vipua on painettava”, saat lukijan arvaamaan kenen pitäisi painaa vipua. Ilmaus "sinun täytyy painaa vipua" tai jopa "paina vipua" ei jätä lukijaa epävarmaksi
Vaihe 7. Sisällytä vaihtoehtoja
Joskus on useita tapoja suorittaa yksi tai useampi vaihe. Sisällytä vaihtoehdot vaiheiden mukana, jotta lukijat voivat valita haluamansa tavan.
Jos esimerkiksi kirjoitat opastusta maapähkinävoi- ja hyytelövoileivän valmistamisesta, lisää vaihtoehtoinen täyte, kuten "Mantelivoi maapähkinäallergioille"
Vaihe 8. Lisää kuva, jos se auttaa
On sananlasku, joka sanoo jotakuinkin näin: "yksi kuva on parempi kuin tuhat sanaa". Jos haluat luoda selkeitä ohjeita, joskus kuvien tai kaavioiden avulla lukijoiden on helpompi ymmärtää antamasi ohjeet.
Jos haluat lisää teknistä opastusta, varmista, että kuva voi auttaa lukijaa selkeästi ja etteivät työkalut tai kädet estä kuvan toimintaa
Osa 3/3: Luotujen oppaiden testaaminen
Vaihe 1. Järjestä opas osiin
Monimutkaisissa tehtävissä on enemmän kuin yksi osa. Jos kirjoitat oppaan suurelle tehtävälle, jossa on useita pienempiä osia, jaa ne erillisiin osiin.
- Jos numeroit oppaita, määritä numero jokaiselle osiolle. Lukija tuntee saavutuksen onnistumisen jokaisen osan päätyttyä.
- Vaikka tehtävässäsi ei olisi osia, jotka ovat vain osittain hallittavissa (osittain riippumattomia), jaa se osiin, jos tehtävässä on useita vaiheita. Tällä tavalla lukija ei ylikuormitu oppaan vaiheiden lukumäärästä.
Vaihe 2. Kokeile tehdä kirjoittamasi opas
Jos et voi noudattaa kirjallisia ohjeita, eivät myöskään kukaan muu. Pyydä ystävääsi lukemaan ja noudattamaan opasta ja kysy, onko jokin osa hämmentävää.
Sinun on ehkä testattava opas useita kertoja, varsinkin jos oppaasi on pitkä tai monimutkainen
Vaihe 3. Muokkaa oppaasi huolellisesti
Kirjoitusvirheet ja kieliopilliset virheet pilaavat oppaasi selkeyden ja vaikeuttavat sen seuraamista. Lue oppaasi edestakaisin varmistaaksesi, ettei siinä ole virheitä.
Jos et ole varma editointitaidoistasi, pyydä ystävääsi tarkistamaan oppaasi
Vaihe 4. Liitä mukaan tarvittavat työkalut ja materiaalit
Tämä luettelo auttaa lukijaa erityisesti, jos tehtävä vaatii erikoistyökaluja tai -materiaaleja. Aseta tämä luettelo oppaan alkuun, jotta lukija voi koota kaikki työkalut ja materiaalit ennen tehtävän aloittamista.
Kuvittele, että kirjoitat reseptin. Reseptit sisältävät aina kaikki tarvittavat ainesosat ja ruoanlaittovälineet alussa. Näin voit kerätä kaiken ennen ruoanlaittoa
Vaihe 5. Anna asianmukaiset varoitukset
Kun testaat opasta, saatat löytää piilotettuja vaaroja, joita ei paljastettu, kun kirjoitit oppaan ensimmäisen kerran. Varoita lukijoita, jotta he voivat varoa tätä vaaraa.
