Vaikka ihmiset harvoin faksaavat asiakirjoja enää, sinun on ehkä faksattava jossain vaiheessa. On monia syitä siihen, että ihmiset jatkavat faksaamista, etenkin sopimusten lähettämiseksi tai jos heillä ei ole laitteita tai tekniikkaa asiakirjojen lähettämiseen muulla tavalla. Onneksi voit lähettää asiakirjoja faksilla, tietokoneella ja jopa älypuhelimella.
Vaihe
Tapa 1 /3: Faksin käyttö
Vaihe 1. Tee asetukset faksilaitteessa
Jos haluat lähettää ja vastaanottaa asiakirjoja faksilaitteella, varmista, että faksilaite on kytketty pistorasiaan ja kiinteään puhelinlinjaan.
- Suosittelemme, että tilaat oman puhelinlinjan, jos faksoit usein. Et voi käyttää puhelinta ja faksia samanaikaisesti.
- Varmista myös, että faksilaitteessa on väriainetta ja paperia, jos haluat vastaanottaa faksin.
- Jos sinulla ei ole faksia toimistossa tai kotona, voit vuokrata sen tietokonevuokraamosta tai julkisesta kirjastosta. Tämä vaihtoehto on täydellinen, jos et lähetä asiakirjoja usein faksilla.
Vaihe 2. Säädä asetuksia
Kaikki faksit eivät ole samanlaisia, mutta yleensä sinulla on mahdollisuus muuttaa asetuksia. Lue käyttöoppaasta lisätietoja faksin tarjoamista erikoisominaisuuksista.
- Jos haluat tietää, onko asiakirjan lähetys onnistunut, aktivoi vahvistussivu. Jos tämä ominaisuus on käytössä, faksilaite tulostaa faksin lähettämisen jälkeen sivun, joka sisältää ilmoituksen asiakirjan lähettämisestä tai epäonnistumisesta.
- Voit myös määrittää faksin otsikon, joka on tekstirivi, joka näkyy lähetettävän asiakirjan yläosassa. Se sisältää yleensä perustiedot faksin lähettäjästä.
- Jos aiot myös vastaanottaa fakseja, voit valita automaattisen tai manuaalisen vastaanottotilan, joka edellyttää lupaa faksin saapuessa.
Vaihe 3. Valmistele asiakirja
Käytä alkuperäisiä asiakirjoja, älä kopioita, puhtaampien ja helpommin luettavien tulosten saamiseksi.
Käytä kansilehteä sen sivun päällä, jonka haluat lähettää. Kansilehti sisältää joitakin tietoja, kuten lähettäjän nimen ja faksinumeron, vastaanottajan nimen ja faksinumeron, päivämäärän ja faksin sisältämien sivujen määrän
Vaihe 4. Aseta asiakirja faksilaitteeseen
Monissa koneissa on samanaikaisesti paperinsyöttölaite (paikka paperille, kuten tulostin) ja litteä näyttö (litteä näyttö). Jos haluat lähettää vain yhden sivun asiakirjan, käytä jotakin näistä ominaisuuksista. Jos haluat lähettää asiakirjasta useita sivuja, suosittelemme paperinsyöttölaitetta.
- Kun käytät paperinsyöttölaitetta, voit ladata asiakirjan kaikki sivut kerralla. Faksilaitteessa on kuvake, joka osoittaa, mihin suuntaan paperia tulee osoittaa, kun se lisätään paperinsyöttölaitteeseen. Jotkut koneet tarjoavat myös mahdollisuuden skannata ja lähettää asiakirjoja edestakaisin. Tarkista siis käyttöoppaasta, onko faksilaitteessasi tätä ominaisuutta.
- Kun käytät litteänäyttötoimintoa, avaa faksilaitteen kannen kansi ja aseta asiakirja kuvapuoli alaspäin näytölle. Varmista, että olet kohdistanut asiakirjan näytön rivien mukaisesti. Sulje kone tämän jälkeen ennen kuin jatkat.
Vaihe 5. Anna faksinumero
Varmista, että syötetty numero sisältää suuntanumeron, maakoodin ja asiakirjan vastaanottajan numeron. Syötä numero samalla tavalla kuin soitessasi numeroon puhelimessa.
Vaihe 6. Lähetä faksi painamalla Lähetä -painiketta
Hetkeä myöhemmin faksi lähettää asiakirjan ja paperit alkavat mennä laitteeseen.
Faksilaitteen painike voi sanoa "mene" tai "faksi" lähetyksen sijaan
Vaihe 7. Etsi vahvistusviesti
Jotkin faksilaitteet näyttävät viestin, joka kertoo, että faksi on lähetetty onnistuneesti. Jos asetat faksilaitteen tulostamaan vahvistuksen, se tulostaa lähettämäsi faksin tilan tiedot.
Tapa 2/3: Tietokoneen käyttö
Vaihe 1. Valitse ohjelma, jota haluat käyttää
Kun lähetät faksin tietokoneen kautta, voit käyttää tietokoneeseen asennettua ohjelmistoa tai hyödyntää online -palvelua.
- Jotkin käyttöjärjestelmät on varustettu sovelluksilla, joita voidaan käyttää faksien lähettämiseen. Esimerkiksi Windows 7 tarjoaa faksi- ja skannaustyökalun faksien lähettämiseen ilman faksilaitetta.
- Jos haluat käyttää tietokoneohjelmaa, liitä tietokone ensin lankapuhelimeen. Jos tämä ei ole mahdollista, käytä vain verkkopalvelua.
- Jotkin käytettävissä olevista verkkopalveluista ovat eFax, MyFax ja FaxZero. Jotkut palvelut ovat ilmaisia ja toiset maksavat tilauksen tai jäsenyyden. On myös palveluita, jotka veloittavat maksun jokaisesta lähetetystä faksista.
Vaihe 2. Avaa haluamasi ohjelma ja luo uusi faksi
Kaikki ohjelmistot eivät ole samanlaisia, mutta sinulle annetaan mahdollisuus luoda uusi faksi ("luo uusi faksi") tai jotain vastaavaa.
Vaihe 3. Liitä asiakirja
Jos haluat lähettää faksin tietokoneen kautta, sinun on ladattava asiakirja viestissä. Löydät painikkeen, joka sanoo "lataa asiakirjoja" tai jotain vastaavaa.
- Jos sinulla on sähköinen asiakirja, etsi se tietokoneeltasi ja liitä se viestiin.
- Jos asiakirja on edelleen paperia, käytä skanneria muuntaaksesi sen digitaaliseksi tiedostoksi. Jos sinulla ei ole skanneria, voit ottaa valokuvan asiakirjasta ja lähettää sen sähköpostitse itsellesi tai siirtää sen suoraan tietokoneellesi.
Vaihe 4. Anna faksinumero ja viestin teksti
Kirjoita vastaanottajalle tekstiviesti näytössä näkyvään tilaan aivan kuten sähköpostiviestin lähettämisen yhteydessä. Se toimii kansilehtenä, joten sinun ei tarvitse kiinnittää erillistä kansilehteä. Sinun on myös syötettävä vastaanottajan faksinumero TO -kenttään.
Sinun on ehkä myös annettava vahvistuskoodi todistaaksesi, että et ole robotti
Vaihe 5. Paina "Lähetä" -painiketta
Kun olet liittänyt asiakirjan, kirjoittanut viestin ja syöttänyt vastaanottajan faksinumeron, lopeta työ painamalla Lähetä -painiketta.
Tapa 3/3: Puhelimen tai tabletin käyttö
Vaihe 1. Lataa sovellus
Tabletteja ja puhelimia varten on monia sovelluksia, joilla voit lähettää fakseja aivan kuten tietokoneen kautta. Jotkut sovellukset voidaan ladata ilmaiseksi, kun taas toiset ovat maksullisia. Joitakin suosittuja sovelluksia ovat Fax Burner, Files Anywhere ja JotNot Fax.
Jotkin sovellukset antavat sinulle väliaikaisen faksinumeron. Tämä ei ole ihanteellinen, jos lähetät ja vastaanotat fakseja usein
Vaihe 2. Suorita sovellus ja valitse lähetettävä asiakirja
Kun sovellus on avattu mobiililaitteellasi, sinua kehotetaan luomaan uusi faksi. Ensimmäinen asia on valita asiakirja, jonka haluat faksata.
- Jos asiakirja on tallennettu laitteellesi, sähköpostiin tai pilvipalveluun, kuten DropBoxiin, etsi ja lataa asiakirja kyseisestä sovelluksesta.
- Jos asiakirja on edelleen paperi, ota tabletista tai puhelimesta valokuva asiakirjasta ja liitä se viestiin.
Vaihe 3. Anna faksinumero ja viestin teksti
Kirjoita viesti faksin vastaanottajalle aivan kuten tietokoneella. Muista kirjoittaa vastaanottajan faksinumero viestin TO -kenttään.
Vaihe 4. Kosketa Lähetä -painiketta
Kun olet liittänyt asiakirjan, kirjoittanut viestin ja syöttänyt vastaanottajan faksinumeron, lähetä faksi painamalla Lähetä -painiketta.
Vinkkejä
- Osta all-in-one-tulostin, jotta voit lähettää fakseja töistä tai kotoa ilman ohjelmien lataamista, asiakirjojen lataamista Internetiin tai erillisen faksilaitteen ostamista. Tarvitset kuitenkin edelleen lankapuhelimen.
- Jos sinulla on tili, joka tarjoaa online -faksipalvelua, kuten RingCentral tai eFax, käytä kyseistä tiliä faksien lähettämiseen suoraan Gmailista. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa vastaanottajan faksinumero ja sen jälkeen @domainname.com TO -kenttään. Jos käytät esimerkiksi eFaxia, kirjoita [email protected].
- Faksilaitteet voivat juuttua ja paperiasiakirjat tarttua toisiinsa. Jos näin on, asiakirja on toimitettava uudelleen.
