Kyky hallita aikaa on yksi hyödyllisimmistä taidoista. Hyvä ajoitus auttaa sinua hyödyntämään aikaasi menestyäksesi työssä ja koulutuksessa. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit käyttää aikaa tuottavasti, esimerkiksi valitsemalla oikean työympäristön ja tekemällä tehtävät prioriteettien mukaan. Sammuta tarvittaessa puhelin ja sosiaalinen media, jotta et häiritse sinua. Ota tavaksi tehdä toimintoja säännöllisen aikataulun mukaisesti, jotta voit saavuttaa parhaasi arkea eläessäsi.
Vaihe
Menetelmä 1/3: Käytä aikaa tuottavasti
Vaihe 1. Luo suotuisa työympäristö
Toimiston ympäristöolosuhteet vaikuttavat työn tuottavuuteen. Valitse tai luo sopivin ympäristö, koska ei ole olemassa standardia, joka määrittäisi sinulle sopivimman työympäristön. Järjestä työtilasi koristeilla, jotka lisäävät innostusta ja intohimoa työhön, koska tämä tunne tekee sinusta keskittyneemmän ja tuottavamman.
- Esimerkiksi: osta taiteilijoiden maalauksia, jotka inspiroivat sinua, ja näytä ne sitten työtilassasi.
- Jos voit valita työalueen, valitse sellainen, jossa ei ole häiriötekijöitä. Työskentely television katselun aikana ei ole hyödyllinen tapa. Aseta työpöytä makuuhuoneen nurkkaan, jotta voit työskennellä hiljaa.
Vaihe 2. Tee tehtävälista prioriteetin mukaan
Ennen työn aloittamista määritä ensin tehtävät, jotka on priorisoitava. Kirjoita luettelon sijaan päivittäiset tehtävät tärkeysjärjestykseen ja jaa ne luokkiin.
- Ennen kuin teet luettelon, kirjoita useita luokkia niiden kiireellisyyden mukaan. Esimerkiksi: "kiireellinen" -luokka (tehtävät, jotka on suoritettava tänään), "tärkeä, mutta ei kiireellinen" -luokka (on täytettävä, mutta voidaan silti suorittaa huomenna tai muutaman päivän kuluttua) ja "ei kiireellinen" luokka (saattaa viivästyä).
- Kirjoita tehtävät luokkien mukaan. Esimerkiksi: jos sinun on täytettävä työraportti välittömästi, tämä tehtävä kuuluu "kiireelliseen" -luokkaan. Muut tehtävät, jotka on suoritettava kahden päivän kuluessa, kuuluvat "tärkeä, mutta ei kiireellinen" -luokkaan. Jos haluat harjoitella töiden jälkeen, mutta vain säännöllisenä harjoituksena, tämä toiminto kuuluu luokkaan "ei-kiireellinen".
Vaihe 3. Priorisoi tärkeät tehtävät
Tunnet olosi helpottuneeksi, jos olet tehnyt erittäin kiireellisen tehtävän aamulla. Tärkeän tekemisen onnistuminen tekee jokapäiväisestä elämästä nautinnollisempaa ja vapauttaa stressistä. Aloita päivä suorittamalla luettelossa luetellut tehtävät yksi kerrallaan alkaen tärkeimmistä.
- Esimerkiksi: jos sinun on vastattava 5 sähköpostiin ja tarkistettava raportti, tee se heti, kun pääset toimistoon.
- Älä keskustele tarpeettomasti, ennen kuin olet suorittanut tärkeän tehtävän.
Vaihe 4. Tee jotain odottaessasi
Käytä aikasi parhaalla mahdollisella tavalla työskentelemällä aina, kun joudut odottamaan. Kun istut bussissa matkalla töihin tai yliopistoon, lue raportti tai oppikirja. Käytä supermarketin kassalla jonossa olevaa aikaa sähköpostien lukemiseen matkapuhelimellasi. Voit käyttää aikasi parhaalla mahdollisella tavalla aina tekemällä jotain.
Jos olet vielä yliopistossa, harkitse äänikirjojen ostamista tai nauhoittamista opettajasi opetuksen aikana, jotta voit kuunnella niitä uudelleen odottaessasi jonoa tai matkalla kampukselle
Vaihe 5. Älä tee useita tehtäviä kerralla
Monet ihmiset ajattelevat, että tämä menetelmä on riittävän tehokas päivittäisten tehtävien suorittamiseen ja ajan hyödyntämiseen. Itse asiassa tämä menetelmä vähentää työn tuottavuutta, koska tehtävien suorittaminen kestää kauemmin, koska sinulla on vaikeuksia keskittyä. Jotta voit suorittaa tehtävät nopeammin, hyödynnä aikasi suorittamalla tehtävät yksi kerrallaan.
Esimerkiksi: Kun olet vastannut kaikkiin sähköposteihin, kirjaudu ulos tilistäsi ja tee seuraava tehtävä. Älä toistaiseksi ajattele sähköpostia. Jos sinulla on sähköpostiviesti, johon haluat vastata, tee se myöhemmin, kun olet suorittanut priorisoitavan tehtävän
Menetelmä 2/3: Häiriöiden vähentäminen
Vaihe 1. Sammuta puhelin
Sammuta matkapuhelimesi mahdollisimman paljon, kun työskentelet tai opiskelet. Joskus matkapuhelimet vievät paljon aikaa, jota voitaisiin käyttää tuottavammin. Kun sinulla on mahdollisuus käyttää Facebookia tai lukea sähköpostia, saatat tuntea houkutusta käyttää sitä. Tee kuitenkin palvelus sammuttamalla puhelin, jos sinulla on vielä tehtävää. Jos tartut vahingossa puhelimeen, vain musta näyttö on näkyvissä.
Jos sinun on kytkettävä puhelin päälle työpaikalla, aseta se jonkin matkan päähän työpöydältäsi, jotta voit keskittyä, koska sinun ei tarvitse houkutella käyttämään sitä. Sammuta myös sellaisten ilmoitusten soittoääni, jotka eivät liity työhön
Vaihe 2. Sulje hyödyttömät selaimet
Nykyään monet ihmiset luottavat tehtäviinsä voimakkaasti tietokoneisiin ja Internetiin. Sinulla on kuitenkin vaikeuksia hallita aikaa, jos käytät Facebookia, Twitteriä tai muita huomiota herättäviä verkkosivustoja näytön taustana. Vielä avoinna olevat verkkosivustot tai Internetin kautta haetun tiedon tulokset, joita ei enää tarvita, saavat sinut helposti häiriintymään. Ota tavaksi sulkea nopeasti käyttämättömät selaimet ja keskittyä vain verkkosivustoihin, joita tarvitset työskennellessäsi.
Haasta itsesi avaamaan vain 1-2 verkkosivustoa kerrallaan
Vaihe 3. Estä sosiaalinen media
Joskus kiusausta päästä Facebookiin tai Twitteriin on vaikea voittaa. On kuitenkin olemassa paljon sosiaalisen median estäviä sovelluksia ja verkkosivustoja, jotka voivat kiinnittää huomiosi jonkin aikaa.
- SelfControl on yksi Mac -käyttäjien ilmaisista sovelluksista, jolla estetään väliaikaisesti tiettyjen verkkosivustojen käyttö.
- Jos et halua käyttää Internetiä ollenkaan, käytä Freedom -sovellusta estämään pääsy Internetin kautta 8 tunniksi.
- Käytä Firefoxin Leechblock-lisäosaa rajoittaaksesi pääsyä tietyille sivustoille muutamaksi tunniksi päivässä.
Vaihe 4. Vältä keskeytyksiä mahdollisimman paljon
Keskeytykset häiritsevät työnkulkua. Jos työskentelyn aikana tapahtuu keskeytys ja joudut pysähtymään tekemään jotain muuta, keskeytetyn työprosessin jatkaminen ei ole helppoa. Suorita nykyinen tehtävä ennen kuin siirryt toiseen tehtävään. Niin kauan kuin suoritat tehtävän, anna muiden tehtävien odottaa.
- Esimerkiksi: kun luulet, että sinun on vastattava sähköpostiin, kun työskentelet jonkin muun asian parissa, älä lopeta työskentelyä heti lukeaksesi sähköpostisi. Ota sen sijaan pieni muistutus muistutukseksi ja vastaa sitten sähköpostiin, kun olet suorittanut käsillä olevan tehtävän.
- Muista, että keskeytyksiä on joskus vaikea välttää. Esimerkiksi: jos joku soittaa sinulle, kun olet kiireinen, sinun on tietysti vastattava. Tee parhaasi välttääksesi keskeytyksiä, mutta älä lyö itseäsi, jos häiriötekijöitä tulee esiin työskennellessäsi.
Tapa 3/3: Toteuta paras päivittäinen aikataulu
Vaihe 1. Käytä digitaalista kalenteria
Teknologia on erittäin hyödyllinen työkalu ajan hallintaan ja määräaikojen, tapaamisten jne. Käytä kalenterisovellusta puhelimellasi ja tietokoneellasi. Seuraa päivittäisiä tehtäviä, tapaamisia ja työ- tai opintoaikatauluja. Aseta muistutus asettamalla hälytys. Esimerkiksi: aseta matkapuhelinhälytys soimaan viikko ennen paperin lähettämisen määräaikaa. Tee päivittäinen aikataulu, jotta työ- ja koulutehtävät voidaan suorittaa ajoissa.
Käytä digitaalisen kalenterin lisäksi varmuuskopiona tavallista kalenteria. Laita kalenteri työpöydällesi tai käytä kalenteria esityslistalla. Sinun on helpompi muistaa aikataulu tai määräaika kirjoittamalla se paperille
Vaihe 2. Selvitä, milloin olet tuottavin työssä tai opiskelussa
Jokainen saavuttaa korkean tuottavuuden eri aikoina. Tietämällä tämän voit määrittää, milloin pystyt käyttämään aikaasi optimaalisesti, ja sitten käyttää sitä työhön tai opiskeluun. Esimerkiksi: jos tunnet eniten energiaa aamulla, yritä suorittaa tehtävä aamulla. Ota yöllä aikaa rentoutua ja tehdä asioita, joita rakastat.
Energiatason selvittäminen ei ole helppoa. Aloita siis seuranta silloin, kun sinusta tuntuu eniten virtaa, ja yritä seurata sitä koko päivän ajan vähintään viikon ajan. Tee tämä määrittääksesi, milloin olet tuottavin päivittäisessä elämässäsi
Vaihe 3. Varaa aikaa 30 minuuttia aamulla nousemisen jälkeen ja tee aikataulu toiminnoista
Heti kun heräät aamulla, aloita suunnitella toimintoja, joita tehdään koko päivän ajan. Kun heräät, mieti mitä tehdä ja tee työaikataulu. Täytä velvollisuutesi työ- ja sosiaalielämässäsi parhaalla mahdollisella tavalla äläkä unohda täyttää kotitalousvelvoitteitasi.
- Esimerkiksi: Työskentelet klo 8–16. Tänään haluat soittaa mummolle toivottaa hänelle hyvää syntymäpäivää ja noutaa vaatteet pesulaan töiden jälkeen. Määritä aamulla etukäteen, mitä toimintoja haluat tehdä koko päivän.
- Jos asut hitaammalla aikavyöhykkeellä, sovi puhelu työn päätyttyä. Jos soitat aamulla, isoäiti todennäköisesti nukkuu, koska siellä on vielä keskiyö. Suunnittele sen jälkeen pysähtyä hakemaan vaatteita pesulalta.
Vaihe 4. Aseta aikataulu lepoa ja keskeytysten käsittelyä varten
Yleensä ihmiset eivät voi työskennellä jatkuvasti ilman lepoa tai ilman keskeytyksiä. Varaa aikaa keskeytysten ja häiriötekijöiden käsittelyyn päivittäisessä elämässäsi sisällyttämällä ne aikatauluusi tehtävien välillä. Tällä tavalla keskeytykset eivät ota valtaa ja sotkevat päivittäistä rutiiniasi.
- Suunnittele pitkiä taukoja tai keskeytyksiä kuin häiriötekijöitä, joita voi esiintyä jokapäiväisessä elämässäsi.
- Esimerkiksi: Varaa joka päivä 1 tunnin lounastauko ja katso 30 minuuttia televisiota rentoutuaksesi työsi jälkeen.
- Suunnittele myös pieniä keskeytyksiä työn aikana, esimerkiksi: kirjoita paperi samalla kun tarkistat Facebookia aina, kun olet kirjoittanut 500 sanaa.
Vaihe 5. Suorita tehtävät viikonloppuna
Hyödynnä viikonloppu lepäämään, rentoutumaan ja pitämään hauskaa. Joten älä työskentele liikaa. Kevyiden tehtävien tekemisellä viikonloppuisin on kuitenkin etunsa, esimerkiksi: pienien tehtävien tekeminen, jotka ovat kasaantuneet ja jotka on suoritettava maanantaina.
Esimerkiksi: käytä aikaa sähköpostien tarkistamiseen ja lukemiseen viikonloppuisin ja lähetä sitten muutama sähköpostivastaus, jotta sähköpostipino vähenee maanantai -aamuna. Lisäksi merkitse sähköpostit, joita on seurattava maanantaiaamuna
Vaihe 6. Toteuta yöunen aikataulu joka päivä
Hyvä uniaikataulu on erittäin tärkeä, jotta voit hallita aikasi hyvin. Hyvin nukutut aikataulut varmistavat, että voit herätä aikaisin ja olla valmis päivän aktiviteetteihin. Pidä nukkumaanmenoaikataulu menemällä nukkumaan joka ilta samaan aikaan ja nousta samaan aikaan joka päivä, myös viikonloppuisin. Johdonmukaisen uniaikataulun avulla kehosi voi tottua uni-/herätyskiertoon, joten olet uninen yöllä ja energinen, kun heräät aamulla.
