Kuulemme usein ihmisten valittavan, ettei heillä ole tarpeeksi aikaa tehtävien suorittamiseen. Jos koet saman, älä huoli! Voit hyödyntää käytettävissä olevaa aikaa hyödyntämällä joitakin organisatorisia ja ajanhallinnan perustaitoja. Mitä viisaammin hallitset aikasi, sitä enemmän tehtäviä suoritetaan.
Vaihe
Menetelmä 1/3: Ajan käyttämisen tunnistaminen
Vaihe 1. Tallenna kaikki päivittäiset toiminnot
Tarkkaile, mitä toimintoja teet päivittäin, ja huomaa, kuinka kauan kestää niiden suorittaminen. Ehkä et usko, että hukkaan käytetty aika osoittautuu paljon enemmän kuin aika, joka todella käytetään päivittäisten tehtävien suorittamiseen.
Älä unohda tallentaa rutiinitoimintaa kotona, kuten aamiaisen valmistaminen, talon lakaiseminen, suihkussa käyminen jne
Vaihe 2. Kirjaa kaikki toiminnot muistikirjaan
Kun tiedät päivän aikana tekemäsi toiminnot ja siihen kuluvan ajan, kirjoita ne muistikirjaan. Jos kaikki tiedot yhdistetään ja esitetään yhdellä sivulla, näet malleja ja toimintoja, jotka voivat aiheuttaa ajanhukkaa.
- Pidä täydelliset ja selkeät muistiinpanot. Älä tallenna useita toimintoja yhteen merkintään, älä ohita näennäisesti vähäpätöisiä tehtäviä ja seuraa aikaa tarkasti, kun seuraat päivittäisten toimintojen toteuttamista.
- Ryhmittele toiminnot luokkiin. Huomaa esimerkiksi, että kotitehtävät on merkitty sinisellä, toimistotyöt punaisella ja vapaa -ajan toiminnot mustilla. Tämän menetelmän avulla voit arvioida, kuinka kauan kukin ryhmä kestää.
Vaihe 3. Selvitä, miten käytät aikasi
Vietätkö: 1 tunti päivässä haaveilua? 2 tuntia päättää missä syödä? 8 tuntia aikaa käyttää Internetiä? Etsi malleja, jotka kuvaavat aikasi käyttöä, ja määritä sitten, mitkä toiminnot ovat hyödyllisiä ja mitkä eivät.
- Tuhlaatko aikaa, koska sinulla ei ole itsehillintää? Oletko tottunut viivyttämään työtä? Onko sinulla suuri vastuu? Kysy itseltäsi nämä kysymykset arvioidessasi aikasi käyttöä.
- Ehkä ajoitat päivittäiset toimintasi irrationaalisesti. Esimerkiksi et ole hallinnoinut aikaasi viisaasti, jos työskentelet 30 minuuttia, pidät 10 minuutin tauon huolehtiaksesi vähäpätöisistä asioista ja palaat sitten töihin 30 minuutiksi. Olet keskittyneempi ja tuottavampi, jos työskentelet tunnin ja huolehdit sitten vähäpätöisistä asioista.
- Suorita tehtävät asettamalla määräajat. Tämä tehdään määrittämällä aika, jonka kuluessa tiettyjen tehtävien suorittaminen ilman häiriöitä.
Vaihe 4. Tee aikataulun muutoksia
Kun tiedät tarkalleen, mitä toimintaa tehdä ja mihin käytät aikasi, säädä päivittäistä aikataulua. Varmista, että tiedät, mitä toimintoja et voi tai et halua poistaa ajan puutteen vuoksi. Toiminta, joka vie paljon aikaa, ei aina tuhlaa aikaa.
Vaihe 5. Jos työhön liittyvien sähköpostien lähettäminen kestää 3 tuntia päivässä, ei todennäköisesti vähennä tälle toiminnolle varattua aikaa
Jos kuitenkin vastaat 4-5 henkilökohtaiseen sähköpostiin lähettäessäsi työviestejä, vähennä varattua aikaa.
Vaihe 6. Muuta tapoja ja näkökulmaa
Vaikka sinulla olisi vaikeuksia ajankäytön hallinnassa, ratkaisu löytyy aina. Nyt kun tiedät, miksi tuhlaat aikaasi tai miten sinun pitäisi käyttää aikaasi, seuraava askel on muuttaa tapaasi hallita aikaasi uusien tapojen muodostamiseksi.
- Jos vietät paljon aikaa kodin siivoamiseen tai ruoanlaittoon, on hyvä idea palkata piika tai tilata catering -palvelu. Joillekin ihmisille aika on arvokkaampaa kuin raha.
- Ehkä käytät vähän aikaa Internetin käyttämiseen ilman erityistä tarkoitusta. Rajoita tiettyjen verkkosivustojen tai sosiaalisen median käyttöä, jos sinulla on tärkeämpiä tehtäviä.
Tapa 2/3: Vältä hajautuksia
Vaihe 1. Määritä asiat, jotka häiritsevät sinua päivittäisten toimintojesi aikana
Jatkuva häiriötekijä on suuri este ajan järkevälle hallitsemiselle. Selvitä, mitkä aktiviteetit tai ihmiset vievät paljon aikaasi, kuten ystävät, jotka haluavat keskustella tai haluavat rentoutua, joten unohdat työn. Yritä välttää asioita, jotka saavat sinut tuhlaamaan aikaa.
- Jos tuhlaat paljon aikaa, mutta et saa toivottua tulosta, voit välttää häiriötekijöitä.
- Toimistossa työskennellessäsi saatat kohdata häiritseviä työtovereita. Älä puhu tai puhu tarkoituksetta työaikana. Ole kuitenkin kohtelias heitä kohtaan, koska käyttäytyminen toimistossa on yhtä tärkeää kuin kyky hallita aikaa uran menestymiseen.
Vaihe 2. Älä pysy puhelimessa liian kauan
Jos käytät osan ajastasi pitkiin puhelinkeskusteluihin, muuta tämä tapa. Usein kasvokkain puhuminen on tehokkaampaa kuin puhelimitse. Joten päästä eroon tavasta puhua pitkään puhelimessa.
Puhelimessa keskusteltaessa keskustelun alku tai loppu on yleensä vain vähäpätöisistä asioista. Monet ihmiset eivät pysty keskittymään ja haaveilemaan puhelimessa. Yritä siis olla tietoinen tästä. Parhaan tuloksen saavuttamiseksi pidä kasvokkain tapaaminen, jos haluat keskustella työhön liittyvistä asioista, koska molemmat osapuolet voivat keskustella häiritsemättä kokouksen aikana
Vaihe 3. Älä käytä verkkosivustoa liian usein
Monet ihmiset tarvitsevat Internetin tärkeimpänä välineenä tehtävien suorittamiseen. Monet kuitenkin myös tuhlaavat aikaa ilman, että he etsivät vain artikkeleita, urheilu -uutisia, taiteilijoiden valokuvia, kuvia pennuista tai pennuista. Keskity Internetin käyttöön. On olemassa erilaisia ohjelmia, jotka estävät tiettyjä sovelluksia, verkkosivustoja ja mediaa vähentämään Internetistä peräisin olevia uudelleenohjauksia.
- Sulje Facebook, Twitter ja muu sosiaalinen media, kun haluat keskittyä tärkeämpiin asioihin.
- Aiheiden etsiminen Googlen kautta vie myös paljon aikaa. Aluksi haluat vain löytää tietoja, mutta ennen kuin huomaatkaan, olet selannut eri verkkosivustoja 3 tuntia.
Vaihe 4. Aseta "Ole hyvä ja rauhoitu" -merkki
Ehkä olet nähnyt kyltin roikkuvan hotellihuoneen ovella. Lähetä tämä merkki toimistoosi tai työtilaasi. Sen sijaan, että kysyisit sitä hotellilta, tulosta se itse ja ripusta se tarvittaessa työtilan oveen. Tällä tavalla kukaan ei kutsu sinua keskustelemaan, jotta voit keskittyä työhön.
Jos työskentelet kotoa, aseta erityinen huone työskentelyä varten. Älä työskentele paikassa, jota käytetään yleensä perheenjäsenten kanssa tekemiseen. On helppo häiritä, kun kuulet television äänen, puhelimen soinnin tai videopelin äänen
Vaihe 5. Ole valmis odottamattomiin poikkeamiin
Joskus poikkeamat tulevat väistämättä, esimerkiksi siksi, että pomosi kutsuu sinut keskustelemaan WA: n kautta tai vanhempasi pyytävät apua kevyiden tehtävien suorittamiseen. Jos olet suunnitellut aikataulun, nämä asiat eivät tee sinusta aikaa tehtävien suorittamiseen ja ensisijaisten toimintojen suorittamiseen.
Tapa 3/3: Ajan tehokas käyttö
Vaihe 1. Kirjoita ylös kaikki tehtävät asiat
Älä luota muistiin päivittäisissä tehtävissä. Tee luettelo tehtävistä, jotka on suoritettava, ja lue se mahdollisimman usein, jotta kaikki työtavoitteet saavutetaan.
- Vaikka tietyt tehtävät näyttävätkin vähäpätöisiltä tai kevyiltä, kirjoita ne muistiin. Esityslistan aikataulu sisältää esimerkiksi "Soita Stevelle", "Laske voittomarginaali" tai "Lähetä sähköposti pomolle".
- Ota tavaksi tehdä muistiinpanoja päivittäisten toimintojesi aikana, jotta olet valmis tekemään muistiinpanoja uusista toiminnoista tai tehtävistä. Vaikka voit kirjoittaa sen muistiin myöhemmin, on parasta olla viivyttämättä sitä, jotta et unohda sitä.
Vaihe 2. Käytä kalenteria
Kalenterin tai esityslistan käyttäminen päivittäisten toimintojen ajoittamiseen auttaa hallitsemaan aikaa tehokkaasti. Kirjoita muistiin kaikki uudet asiat, jotka on sisällytettävä aikatauluusi, kuten määräaika, tehtävä tai kokous. Varaa aikaa joka aamu lukemaan esityslistan läpi ja selvittää, mitä toimintaa tehdä koko päivän.
Vaihe 3. Älä varaa tapaamisia samalla aikataululla
Jotta voisit hallita aikaa viisaasti, järjestä aikataulu, joka ei ole liian täynnä. Älä noudata määräaikoja tai varaa tapaamisia samalla aikataululla. Lue esityslista ensin, ennen kuin hyväksyt uuden aikataulun, jotta varmistat ajan saatavuuden. Näin voit hallita aikaasi hyvin ja pysyä johdonmukaisessa päivittäisessä aikataulussa.
Vaihe 4. Vältä häiriötekijöitä
Hyödynnä aikasi tuottavasti poistamalla asiat, jotka häiritsevät sinua tai estävät sinua harhautumasta aikataulustasi ja viivästyttämällä muita toimintoja. Sammuta televisio ja videopelit, jotta voit keskittyä ensisijaisiin tehtäviin ja pitää hauskaa myöhemmin.
Vaihe 5. Priorisoi suoritettavat tehtävät
Järjestä aikasi mahdollisimman hyvin ajoittamalla tärkeimmät tehtävät tai sinun on oltava ensin. Kirjoita tämä tehtävä muistiin aikataulussa käyttämällä kirkkaita värejä tai pieniä tarroja. Suunnittele ensisijaiset tehtävät ensin niin, että niiden suorittamiseen on riittävästi aikaa, ja luetteloi sitten muut toiminnot, jotka voidaan tehdä myöhemmin.
- Ole valmis muuttamaan prioriteettejasi milloin tahansa. On asioita, jotka syntyvät äkillisesti ja joihin on puututtava välittömästi, jotta sinun on lopetettava työskenteleminen huomion kiinnittämiseksi ja varattava aikaa erittäin kiireellisten määräaikojen noudattamiseksi mahdollisimman tehokkaasti. Varmista, että tällaiset tapahtumat ovat harvinaisia.
- Jos muutat päivittäisiä prioriteettejasi usein, näyttää siltä, että jotain on korjattava. Vaikka on normaalia tehdä pieniä muutoksia aikatauluusi, aikataulusi muuttaminen liian usein osoittaa kyvyttömyyttä asettaa prioriteetteja oikein.
Vaihe 6. Ole realisti
Määritä realistinen ajanjako, jotta jokainen tehtävä suoritetaan oikein. Jos tehtävän suorittaminen kestää 30–60 minuuttia, ajoita 60 minuuttia. Kun teet realistisia aika -arvioita, et tunne olosi ylikuormitetuksi tai sinun on muutettava työaikataulua.
On parempi olla varovainen antamalla enemmän aikaa kuin tarvitaan. Jos tehtävä valmistuu aikaisin, jatka seuraavaan tehtävään, eikä sillä ole mitään vaikutusta tuottavuuteen
Vaihe 7. Suunnittele päivittäiset rutiinitoiminnot
Älä unohda suunnitella päivittäistä rutiiniasi, kuten syömistä ja uimista. Tämä todennäköisesti ratkeaa itsestään, mutta sinun on varattava aikaa suunniteltujen tehtävien välille, jotta et menetä tai lykätä muita aikataulutettuja toimintoja.
Vaihe 8. Käytä muistutuksia
Käytä esityslistan lisäksi muita työkaluja muistuttaaksesi sinua tärkeistä tehtävistä tai määräajoista, kuten Post-it-arkkeja tai asettamalla puhelimeesi muistutus, joka soi tai näyttää viestin tiettyyn aikaan muistuttaakseen sinua tekemästä jotain tai valmistaudu seuraavaan aikatauluun. Näin et unohda suunniteltuja toimintoja.
- Älä luota muiden ihmisten muistuttamiseen, koska heillä on hyvät mahdollisuudet unohtaa yhtä hyvin kuin sinä.
- Jos on ajoitettu erittäin tärkeä toiminto, aseta muutama muistutus siltä varalta, että pieni huomautus tai matkapuhelinhälytys jätetään huomiotta.
Vaihe 9. Pyydä apua
Voit pyytää apua muilta tai antaa kevyitä töitä tarvittaessa. Voit tehdä hyvän aikataulun, jos et epäröi pyytää jotakuta muuta auttamaan talon siivoamisessa tai valmistamaan illallinen, jos olet edelleen kiireinen myöhään yöhön.
- Siirrä vastuu henkilölle, johon voit luottaa. Sen sijaan, että pyydät apua ihmisiltä, jotka kykenevät suorittamaan tehtävän, valitse joku, joka on valmis työskentelemään loppuun asti.
- Älä totuta tehtävien siirtämistä muille. Sen lisäksi, että osoitat kyvyttömyyttä hallita aikaa, saatat vaikuttaa laiskalta ja motivoimattomalta.
Vaihe 10. Ota selvää tuottavuudestasi
Ajoittain sinun on varattava aikaa analysoidaksesi, mitä olet saavuttanut, kuinka hyvin suoriudut ja kuinka kauan se kestää. Arvioimalla henkilökohtaisen ja työelämäsi eri näkökohtia voit säätää työaikataulua ja päivittäistä elämäntapaa niin, että voit saavuttaa tavoitteesi ylittävät tulokset.
Vaihe 11. Anna itsellesi lahja
Liian kova tai liian pitkä työ johtaa ikävystymiseen, mikä vaikeuttaa keskittymistä edes helpoimpiin tehtäviin. Ota siis aikaa juhlia saavutuksiasi ja antaa itsellesi lahja, jota rakastat.
- Ota aikaa levätäksesi rentoutuaksesi. Sammuta puhelin ja älä vastaa sähköposteihin. Jos työ ja vapaa -aika yhdistetään, tämä ei ole tapa palkita itseäsi tai estää uupumusta.
- Jos työskentelet maanantaista perjantaihin, ota viikonloppu levätä. Jos olet esimerkiksi saattamassa päätökseen projektia, joka kesti kolme kuukautta peräkkäin, varaa aikaa lyhyelle lomalle sen jälkeen, kun projekti on valmis.
