Raportti voi olla yksi harjoitteluprosessin läpäisemisen edellytyksistä, mutta se on myös tilaisuutesi jakaa kokemuksiasi. Järjestäminen on erittäin tärkeää tehokkaan raportin kirjoittamisessa. Tarvitset ammattisivun ja sen jälkeen lukuja, jotka kertovat harjoitteluprosessista. Merkitse luvut siististi. Jotta raporttien kirjoittaminen onnistuu, jaa kokemuksesi selkeästi ja objektiivisesti.
Vaihe
Osa 1/3: Otsikkosivun luominen ja asiakirjan muodon asettaminen
Vaihe 1. Numeroi sivut
Varmista, että laitat sivunumeron jokaisen sivun oikeaan yläkulmaan, paitsi otsikkosivulle. Ota sivunumerotoiminto käyttöön tekstinkäsittelyohjelmasi tehtäväpalkin valikkovaihtoehtojen avulla. Tämä toiminto luo sivunumerot automaattisesti.
- Jos käytät sivunumeroita, lukijat voivat käyttää sisällysluetteloa.
- Sivunumerot auttavat sinua järjestämään raportteja ja korvaamaan puuttuvat sivut.
Vaihe 2. Luo kansilehti raportin otsikon avulla
Kansilehti on ensimmäinen sivu, jonka lukija näkee. Kirjoita otsikko sivun yläreunaan lihavoituna. Tehokas otsikko kuvaa mitä teit harjoittelusi aikana. Älä lisää vitsejä tai kommentteja kokemuksestasi tähän osioon.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Report on Investment Banking Internship at Gringotts Bank".
- Yleinen otsikko, kuten "Harjoitteluraportti", on yleensä hyväksyttävä, jos et löydä toista otsikkoa.
Vaihe 3. Kirjoita kansilehdelle harjoitteluohjelman nimi ja tiedot
Kirjoita otsikon alle harjoitteluohjelmasi päivämäärä. Kirjoita nimesi, koulusi nimi ja esimiehesi nimi, jos sinulla on sellainen. Liitä mukaan myös sen organisaation nimi ja yhteystiedot, jossa harjoittelu suoritetaan.
- Kirjoita esimerkiksi”Harjoitteluohjelman raportti. Paikallishallinto, touko-kesäkuu 2018.”
- Kirjoita tiedot siististi. Kirjoita keskelle ja rivien väliin.
Vaihe 4. Kirjoita kiitoskansi sivulle kannen jälkeen
Nimeä sivu kannen jälkeen "Kuittaus" tai "Kuittaukset". Tällä sivulla kiität ihmisiä, jotka ovat auttaneet sinua harjoitteluohjelman aikana.
- Voit mainita mentorit koulussa, työssä ja ihmiset, joiden kanssa työskentelet.
- Sano esimerkiksi: "Haluan kiittää Dr. Sutrisno, joka on antanut minulle mahdollisuuden osallistua harjoitteluohjelmaan.”
Vaihe 5. Luo sisällysluettelo, jos raporttisi on pitkä
Sisällysluettelo on erityisen hyödyllinen, jos raportissasi on vähintään 8 lukua. Sisällytä sisällysluetteloon kunkin otsikon kappaleiden nimet ja sivunumerot. Tämä luettelo auttaa lukijoita löytämään tietyt kohdat, joita he haluavat lukea.
- Kiitossivu on sisällytettävä sisällysluetteloon. Kansilehteä ei tarvitse sisällyttää sisällysluetteloon.
- Jos raportissasi on grafiikkaa tai kuvia, luo erillinen sisällysluettelo, jossa lukijat voivat nähdä tiettyjä grafiikoita tai kuvia.
Vaihe 6. Kirjoita abstrakti sivu, joka tiivistää kokemuksesi harjoittelun aikana
Tiivistelmä tai yhteenveto tarjoaa lyhyen yleiskuvan tehtävästäsi. Kuvaile siinä missä työskentelet ja mitä teet. Kirjoita lyhyesti yhteen työsi ja kokemuksesi.
Aloita esimerkiksi seuraavasti: "Tämä raportti kuvaa harjoitteluohjelmaa Stark Industriesissa Etelä -Tangerangissa, Bantenissa. Työskentelen robotiikkaosastolla.”
Osa 2/3: Raportointielimen kirjoittaminen
Vaihe 1. Nimeä raportin jokainen luku
Kun olet kirjoittanut yhden luvun, aloita seuraavan luvun kirjoittaminen uudelle sivulle. Luo kuvaava otsikko jokaiselle luvulle. Kirjoita sivun yläreunaan lihavoituna.
- Esimerkiksi yksi luvuista voisi olla nimeltään "Gringotts Bankin yleiskatsaus".
- Joitakin yksinkertaisia lukuotsikoita ovat "Johdanto", "Harjoittelukokemus" ja "Johtopäätös".
Vaihe 2. Avaa johdanto, jossa on faktoja työpaikasta
Laajenna yhteenvetoa johdannon avulla. Aloita kertomalla tarina yrityksen toiminnasta. Keskustelkaa organisaatiosta, heidän asemastaan alalla, heidän toiminnastaan ja työntekijöiden määrästä.
Kirjoita esimerkiksi:”RamJack toimittaa palveluntarjoajan robotteja eri puolilla maailmaa. Alan edelläkävijänä RamJackilla on ainutlaatuinen pätevyys puhdistaa katastrofin jälkeiset alueet.”
Vaihe 3. Kuvaile osa, jossa työskentelet
Jokaisella yrityksellä tai organisaatiolla on yleensä useita osioita. Ole tarkka sitoutumisesi suhteen. Käytä tätä johdanto -osaa ohjaamaan lukija henkilökohtaisiin kokemuksiisi.
- Kirjoita esimerkiksi: "Toukokuusta kesäkuuhun 2018 työskentelin sähköosastoilla harjoittelijana yhdessä 200 muun työntekijän kanssa."
- Muista, että tämä on tarina sinusta, joten käytä omaa tyyliäsi kiinnittääksesi lukijan huomion.
Vaihe 4. Kuvaile vastuusi
Kerro mitä teit harjoittelun aikana. Anna mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Vaikka tietyt tehtävät, kuten siivoaminen tai muistion kirjoittaminen, voivat aluksi tuntua ikäviltä, ne voivat lisätä raporttisi merkitystä.
Voit kirjoittaa: "Yksi työpaikoistani Ramjackissa on juotosten juottaminen, mutta teen myös komponenttien huoltotöitä."
Vaihe 5. Kirjoita ylös, mitä olet oppinut harjoittelun aikana
Aloita keskustelu velvollisuuksista ja siirry sitten työn tuloksiin. Kerro esimerkkejä siitä, mitä olet oppinut harjoittelun aikana. Selitä perusteellisesti, miten tämä muutos tapahtui.
- Ajattele muutoksia, joita olet kokenut ihmisenä, ei vain työntekijänä.
- Voit esimerkiksi sanoa: "Opin paljon siitä, miten kommunikoida ihmisten kanssa yhteisöissä, jotka ovat hyvin erilaisia kuin minä."
Vaihe 6. Arvioi kokemuksesi harjoittelun aikana
Voit arvostella organisaatiota, jossa työskentelet, mutta toimita se oikeudenmukaisesti ja puolueettomasti. Käytä konkreettisia faktoja ja esimerkkejä. Keskity siihen, mitä olet oppinut ja mitä voit soveltaa tulevaisuudessa. Älä syytä ketään.
Voit kirjoittaa:”Olisi hyödyllistä, jos RamJack parantaisi viestintää. Usein esimiehet eivät tiedä, mitä he odottavat minulta.”
Vaihe 7. Mieti suoritustasi harjoittelun aikana
Kirjoita raportin johtopäätös keskustelemalla kokemuksistasi. Kirjoita objektiivisesti, kerro negatiivisista ja positiivisista kokemuksistasi. Voit myös kuvata harjoittelun aikana saamasi palautteen.
Voit kirjoittaa: "Aluksi olin hyvin hiljainen, mutta opin olemaan päättäväisempi ja luottavaisempi, joten johto otti ideani vakavasti."
Vaihe 8. Liitteen avulla voit liittää muita tietoja
Liite -osio sisältää päiväkirjoja, julkaistuja papereita, valokuvia, tallenteita ja muuta tukimateriaalia. Käytettävän tukimateriaalin määrä riippuu työtehtävästäsi harjoittelun aikana. Jos mahdollista, liitä mukaan materiaalia, joka kuvaa työsi saavutuksia harjoittelun aikana.
- Jos esimerkiksi työskentelet viestinnän parissa, liitä mukaan lehdistötiedotteita, mainoksia, kirjeitä tai nauhoituksia.
- Jos sinulla ei ole lisämateriaalia, sinun pitäisi todennäköisesti kirjoittaa kappale siitä, miksi sinulla ei ole lisämateriaalia.
Osa 3/3: Kirjoittaminen hyvillä tekniikoilla
Vaihe 1. Järjestä tiedot ääriviivojen avulla ennen kirjoittamista
Ennen kuin kirjoitat raportin, jaa kokemuksesi osiin. Tee luonnos paperille ja luettele kohdat, joista haluat puhua kussakin osassa.
Tämä menetelmä auttaa sinua järjestämään kirjoituksesi. Varmista, että raportin osiot kulkevat johdonmukaisesti ilman, että tietoja toistetaan
Vaihe 2. Kirjoita vähintään 5-10 sivua
Varmista, että sinulla on tarpeeksi tilaa kuvaamaan kokemusta yksityiskohtaisesti, mutta älä mene ohi aiheen. Liian pitkät raportit tuntuvat vähemmän teräviltä ja hienostuneilta. Raportit, jotka eivät ole liian pitkiä, ovat yleensä riittäviä.
- Jos sinulla ei ole tarpeeksi materiaalia, on parempi kirjoittaa lyhyt raportti.
- Sinun on ehkä kirjoitettava yli 10 sivua, varsinkin jos harjoittelusi on laaja tai opiskelet korkeammalle tasolle.
- Sivumäärän vaatimukset voivat vaihdella harjoitteluohjelman mukaan.
Vaihe 3. Käytä objektiivista sävyä koko raportissa
Raporttisi on akateemista materiaalia, joten tee siitä akateemisen materiaalin näköinen. Kuvaile itseäsi positiivisesti pitämällä aina kiinni konkreettisista tosiasioista ja esimerkeistä, kun jaat kokemuksiasi. Ole varovainen kirjoittaessasi ja vältä kuulostamasta liian kriittiseltä.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Työskentely Wayne's Companylla oli vaikeaa, mutta opin paljon." Älä sano: "Waynen yritys on huono yritys."
- Esimerkki tosiasioihin perustuvasta kirjoituksesta on: "Waynen yhtiöllä on 75%: n osuus älypuhelinten markkinoista."
Vaihe 4. Käytä erityisiä esimerkkejä havainnollistamaan kokemustasi
Vältä yleistämistä. Näytä kokemuksesi antamalla esimerkkejä jokaisesta käsiteltävästä aiheesta. Konkreettisten yksityiskohtien avulla lukija voi kuvitella kokemuksesi.
- Kirjoita esimerkiksi:”Acme Company laski vakuudettoman dynamiitin alas. Minusta tuntuu turvattomalta työskennellä siellä.”
- Voit kirjoittaa:”Esimieheni pyysi minua kuvaamaan jokidelfiinin, joka huuhtoutui rannalle lähellä Bolivian kylää.”
Vaihe 5. Sisällytä havaintojasi elämän näkemyksistä
Tämä näkemys on laajempi kuin koulutyön laajuus. Nämä oivallukset voivat koskea organisaatiota, jossa työskentelet, ihmisiä, jotka työskentelevät siellä, ja maailmaa yleensä. Nämä oivallukset vaihtelevat työsi laajuuden mukaan harjoittelusi aikana, mutta jos sinulla on niitä, ne osoittavat, että olet kasvanut ihmisenä.
- Voit työskennellä laboratoriossa ja kirjoittaa: "Työntekijät työskentelevät koko päivän, mutta he ovat tietoisia siitä, että he auttavat monia ihmisiä, joten he tulevat aina täynnä energiaa aamulla."
- Toinen esimerkki:”Oscorp on erittäin kiireinen ja työntekijöiden on hyödyllistä, jos yritys tarjoaa lisäresursseja. Tämä on ongelma, jota monilla tämän maan yrityksillä on.”
Vaihe 6. Lue raportti uudelleen sen kirjoittamisen jälkeen
Ota aikaa lukea raportti uudelleen ainakin kerran. Ota huomioon epäjohdonmukaiset lauseet. Kiinnitä huomiota raportissa kuvaamiisi kokemuksiin sekä koko raportin sävyyn. Raportin koko sisällön pitäisi tuntua lukijalta sujuvalta, objektiiviselta ja selvältä.
Ääneen lukemisesta voi olla hyötyä. Voit myös pyytää muita lukemaan kirjoituksesi
Vaihe 7. Muokkaa raporttia ennen sen lähettämistä
Sinun on ehkä tarkistettava raportti monta kertaa ja muutettava sitä. Tarkista raporttisi niin paljon kuin tarvitaan hyvien tulosten saavuttamiseksi. Kun olet tyytyväinen, luovuta se esimiehellesi, jotta he voivat lukea kokemuksistasi.
Kiinnitä huomiota raporttien lähettämisen määräaikoihin. Varaa riittävästi aikaa raportin muokkaamiseen ennen raportin lähettämisen määräaikaa
Vinkkejä
- Ammattimaisen näköisen raportin saamiseksi käytä ansioluettelopaperia ja laita se päiväkirjaan, jossa on irtolehtinen muistikirja tai opinnäytetyö.
- Tulosta raportti paperin toiselle puolelle tavallisilla kirjasimilla ikään kuin tekisit kouluraportin.
- Kirjoita harjoittelukokemuksesi mahdollisimman yksityiskohtaisesti.
- Kirjoita vakuuttava raportti, mutta pysy objektiivisena.
