Sinun on täytynyt olla tekemisissä pankkien, vakuutusyhtiöiden, valtion virastojen, yritysten työnantajien tai jopa koulujen kanssa. Jos näin on, sinun täytyy saada joku tekemään tai auttamaan sinua tekemään jotain. Kuinka kirjoittaa vakuuttava tai vakuuttava kirje, joka tuottaa tuloksia? Tässä on joitain keskeisiä ideoita, joita voit käyttää vakuutuskirjeessäsi.
Vaihe
Osa 1/4: Valmistautuminen kirjeen kirjoittamiseen
Vaihe 1. Edistä hyviä ideoita
Ennen kuin kirjoitat kirjeen, kerro mitä haluat, miksi haluat sen, syyt, miksi se olisi hyväksyttävä, sekä perustelut sitä vastaan. Kaikkien ideoiden korostaminen voi auttaa sinua laatimaan kirjeen ja ymmärtämään täysin kantasi aiheeseen.
- Aloita tästä: Haluan saada "lukijani" olemaan "tavoitteeni". Vaihda "lukijani" siihen, mitä haluat vakuuttaa, ja "tavoitteeni" siihen, mihin suostuttelet heidät tekemään.
- Kun yllä oleva on selvää ja yksiselitteistä, kysy itseltäsi: Miksi näin? Listaa syyt, miksi haluat lukijoidesi tekevän haluamasi.
- Kun olet kartoittanut syyt, lajittele ne sen mukaan, mikä taso on tärkeämpi. Laita kaikki tärkeät yksityiskohdat yhteen sarakkeeseen ja sitten vähemmän tärkeät toiseen. Tämä auttaa sinua kaventamaan mielesi tärkeimpiin ja tärkeimpiin painopisteisiin.
Vaihe 2. Tiedä tavoitteesi
Varmista, että tiedät tarkalleen mitä haluat tai tarvitset. Mitä haluat saavuttaa? Miten tämän toimiston pitäisi toimia?
Kun määrität tavoitteita, mieti kaikkia mahdollisia ratkaisuja, joita voit tarjota
Vaihe 3. Tutustu lukijoihisi
Lukijoiden analysoiminen ja ymmärtäminen auttaa sinua päättämään kirjeen kehyksestä. Jos mahdollista, päätä, onko lukija samaa mieltä kanssasi, eri mieltä vai neutraali. Tämä auttaa sinua päättämään, kuinka paljon painoarvoa haluat antaa väitteesi kummallekin puolelle.
- Yritä löytää kirjeessä henkilö, jolle voit puhua. Keitä he ovat, mikä voima heillä on auttaakseen sinua? Ohittavatko he vain valituksenne? Miten heitä pitäisi tervehtiä? Ovatko he johtotehtävissä vai toimivissa tehtävissä? Puhu heidän asemansa mukaan.
- Yritä paljastaa lukijoiden uskomukset ja ennakkoluulot aiheestasi. Millaisia kiistoja sinun ja lukijoidesi välillä voi syntyä? Kuinka esität vasta-argumentin kunnioittavasti?
- Selvitä, mitä lukijat ovat huolestuneita aiheestasi. Onko heillä rahaa rajoitetusti käytettäväksi? Vaikuttavatko aiheesi niihin suoraan? Kuinka kauan heillä on aikaa harkita asiakirjaasi?
- Mieti, millaisia todisteita lukijasi tarvitsevat väitteessä vakuuttaakseen heidät.
Vaihe 4. Tutki aihetta
Tehokas vakuutuskirje sisältää todisteita ja tosiasiatietoja, jotka tukevat kantaa. Muista harkita useita näkökulmia. Älä vain tutki näkökulmaasi; Mainitse myös vastakkaiset mielipiteet ja niitä ympäröivät tosiasiat.
- Käytä tosiasioita, logiikkaa, tilastoja ja anekdoottisia todisteita väitteidesi tueksi.
- Älä heti sano, että oppositio on väärässä. Ole sen sijaan kunnioittava, kun selität, miksi asemasi on vahvempi ja ansaitsee huomiota.
Osa 2/4: Kirjainten muotoilu
Vaihe 1. Käytä lohkomuotoa
Liikekirjeillä on erityinen muoto. Jos muoto on siisti ja oikea, se ei muuta lukijoiden mielipidettä vähääkään. Jos muoto on kuitenkin väärä ja sotkuinen, ne tekevät sinusta huonon vaikutelman ja mahdollisesti heitetään pois.
- Aloita käyttämällä kaksoisvälejä, lohkokappaleita.
- Tasaa jokainen kappale vasemmalle; toisin sanoen, älä sisennä kappaleita kuten proosassa tai esseissä.
- Jätä yksi riviväli jokaisen kappaleen jälkeen.
- Käytä vakiokirjasinta, yleensä Times New Roman tai Arial, koko 12.
Vaihe 2. Osoita kirjelomake oikein
Aloita kirjoittamalla osoite vasempaan yläkulmaan. Älä kirjoita nimeäsi - kirjoita vain kadun nimi, kaupunki, alue ja postinumero. Voit myös lisätä puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen, kukin omalle rivilleen. Jos asut Isossa -Britanniassa, osoite on kirjoitettava oikealle. Täytä yksi rivi.
- Kirjoita päivämäärä. Kirjoita koko päivämäärä, kuukauden nimi ja vuosi. Täytä yksi rivi.
- “4. kesäkuuta 2013”
- Kirjoita vastaanottajan nimi ja osoite. Yritä löytää tietty osapuoli, jolle kirje lähetetään. Täytä yksi rivi.
Vaihe 3. Aloita kirje tervehdyksellä tai tervehdyksellä
Yleensä sanan "rakas" muodossa ja sen jälkeen osoitetun henkilön nimen. Varmista, että olet kirjoittanut nimen oikein kirjoittaessasi. Nimen on oltava sama kuin osoitteen kirjelomakkeella kirjoitettu nimi.
- Kun tervehdit jotakuta, käytä oikeaa otsikkoa tai arvoa (Pak/Madam/Dr./etc) ja sen jälkeen sukunimeä. Jos et ole varma siitä, mitä nainen haluaa kutsua, kirjoita vain "Miss".
- Seuraa aina tämän jälkeen kaksoispisteellä.
- Täytä tervehdyksen ja ensimmäisen kappaleen välinen rivi.
- "Rakas tohtori. Ruskea:"
Vaihe 4. Sulje kirje päätteellä
Ajattele ja harkitse esseesi sävyä, kun valitset päätöslauselman. Sanonnat, kuten "Kiitos", ovat melko tavallisia, kun taas muut muodot, kuten "Tervehdys", ovat intiimimpiä. Päätä, haluatko saatekirjeesi olevan muodollinen vai intiimi. Valitsitpa minkä tahansa, ensimmäinen sana on kirjoitettava isoilla kirjaimilla ja seuraava sana on yksinkertainen. Seuraa sulkemista pilkulla.
- Valitse sana "Kunnioittavasti", jos haluat sen olevan muodollisempaa. "Tervehdys", "Tervehdys", "Kiitos" tai "Ystävällisin terveisin" ovat yrityssähköpostien vakiomuotoisia loppuhuomautuksia. Vaikka sanat "Tervehdys", "Tervehdys" tai "Nähdään" näyttävät rennommilta ja intiimiltä.
- Ohita seuraavat 4 riviä ja jätä tilaa allekirjoituksellesi ennen kuin kirjoitat nimesi.
- "Kiitos,"
Osa 3/4: Kirjeiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Lyhyt ja ytimekäs
Vakuuttavan kirjeen tai vakuutuksen tulee olla ytimekäs ja kohtelias. Kiireiset ihmiset lukevat harvoin yli sivua pitkiä kirjeitä tai kun sävy on ankara. Älä ole liian kukkaisia sanoja. Yritä käyttää selkeitä ja siistejä lauseita. Älä esitä vääristynyttä ja tarpeetonta tietoa, mukaan lukien anekdootteja.
- Vältä liian pitkiä lauseita. Muista käyttää vahvoja deklaratiivisia lauseita. Kirjoituksesi tulee olla ytimekäs, ytimekäs, ytimekäs ja helppolukuinen.
- Älä vedä kappaleita liian pitkiä. Älä ahdista niin paljon tietoa, että lukija menettää kiinnostuksensa, eksyy pääkohdasta tai vaikeuttaa ymmärrystäsi. Pidä kiinni asiaankuuluvista tiedoista ja vaihda kappaleita aina, kun haluat välittää uuden idean tai pointin.
Vaihe 2. Ilmoita pääkohdasi ensimmäisissä lauseissa
Aloita ystävällisellä aloituslauseella ja siirry sitten asiaan. Ilmoita tarpeesi (kirjeen kirjoittamisen päätarkoitus) kahdessa ensimmäisessä virkkeessä.
Tämä kappale voi koostua vain 2-4 virkkeestä
Vaihe 3. Korosta pyyntösi merkitystä toisessa kappaleessa
Tässä kohdassa tiivistä huolesi, pyyntösi tai väitteesi. Tässä vaiheessa et ole antanut mitään erityisiä syitä, tukea tai pääkohtia; tässä vaiheessa selität täysin asemasi, huolenaiheen tai pyynnön parametrit ja syyt, joiden vuoksi on riittävän tärkeää toimia.
Muista pitää kirjeen looginen, kohtelias ja tosiasiallinen. Vältä liian tunteellista kieltä, älä vaadi toimia tai puhu ankarasti henkilöä tai yritystä vastaan, jolle kirje on osoitettu, tai oppositiota vastaan
Vaihe 4. Tue hakemustasi seuraavassa kappaleessa
Seuraavien kappaleiden pitäisi pystyä perustelemaan kantaasi antamalla taustaa ja yksityiskohtaisia tietoja. Varmista, että nämä tiedot ovat loogisia, tosiasiallisia, perusteltuja, käytännöllisiä ja oikeutettuja. Älä perusta pyyntöäsi pelkästään henkilökohtaisiin tunteisiin, uskomuksiin tai toiveisiin. Älä kyllästy lukijaa pitkiin tarinoihin; päästä asiaan nopeasti ja tarkasti. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi voit käyttää useita erilaisia strategioita:
- Anna katkelmia tilastoista ja tosiasioista houkutellaksesi lukijoiden myötätuntoa ja logiikkaa. Varmista, että tilastot ja tosiasiat ovat peräisin uskottavista ja kunnioitettavista lähteistä ja että käytät tietoja myös vilpittömästi, poistamatta niitä asiayhteydestä.
- Ehdota lainauksia aiheen asiantuntijoilta, jotka tukevat kantaasi tai kiistävät opposition. Näiden asiantuntijoiden on oltava omalla alallaan arvostettuja henkilöitä ja heillä on oltava asianmukainen pätevyys saadakseen lausunnon käsiteltävästä aiheesta.
- Esitä syyt, miksi pyyntösi pitäisi hyväksyä. Ihmisten pakottaminen tekemään mitä haluat ei ole tehokas vakuutustekniikka, mutta jos selität miksi uskot, että jotain on tehtävä, se voi auttaa muuttamaan heidän mieltään. Selitä nykyinen tilanne ja miksi sen pitäisi muuttua.
- Esitä sijaintisi ja sovelluksesi tiedot, tekniset tiedot ja rajoitukset. Keskustelkaa aiemmin tehdyistä ponnisteluista, jotka koskevat sovellusta, tai vaikka niitä ei olisi tai ne olisivat puutteellisia.
- Anna esimerkkejä todistuksistasi, jotka liittyvät kantaasi. Ajattele muita todisteita, jotka voitaisiin esittää siitä, miksi asemasi on tärkeä.
- Muista rajoittaa mitä voit ja haluat sisällyttää kappaleeseen. Tee kantasi ja tilanteesi selväksi. Älä liioittele liikaa yksityiskohtia, mutta sisällytä kaikki tärkeät kohdat. Valitse vain olennaisimmat tilastot, asiantuntijat ja todistukset.
Vaihe 5. Pyydä oppositiota
Yksi tehokkaimmista tavoista saada vakuutus tai vakuutus on valittaa oppositioon. Sinun on kyettävä ennakoimaan lukijoiden vastalauseet, vastaväitteet tai kysymykset, jotta voit vastata niihin kirjeessä. Löydä yhteinen kantasi opposition kanssa tai tue vahvasti omaa kantaasi.
- Varmista, että tunnustat julkisesti erot asemasi ja opposition välillä. Älä piilota sitä, koska se heikentää väitteitäsi. Korosta yhteisiä arvoja, kokemuksia ja ongelmia opposition kanssa.
- Vältä syyttäviä väitteitä. Tämä tekee kirjeestä liian tunteellinen ja heikentää loogista vetoomustasi. Liian negatiivinen ja syyttävä asenne estää myös oppositiota hyväksymästä väitteesi.
Vaihe 6. Sulje kirje vahvistamalla hakemuksesi
Toista pyyntösi tai mielipiteesi kirjeen lopussa. Tämä on kohta, jossa esität ratkaisun tai pyydät toimia. Kerro lukijalle, että seuraat tätä kirjeenvaihtoa puhelimitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti.
- Lopeta kirje vahvalla lauseella, joka auttaa suostuttelemaan lukijan ottamaan puolesi tai ainakin näkemään selkeämmin omasta näkökulmastasi.
- Tarjoa omia ratkaisuja tai apua. Hyväksy kompromissi tai tapaa keskellä. Osoita, että olet tehnyt tai valmis käsittelemään tilanteen.
Osa 4/4: Viimeisten kosketusten tekeminen
Vaihe 1. Tarkista mahdolliset virheet
Virheet kieliopissa, ääntämisessä ja sanojen oikeinkirjoituksessa antavat huonon vaikutelman. Haluat lukijan keskittyvän ajatukseen ja pyyntöön, ei kirjoitusvirheeseen. Lue kirjeesi uudelleen useita kertoja ennen sen lähettämistä. Lue se ääneen kuullaksesi miltä se kuulostaa.
Pyydä tarvittaessa joku tarkistamaan kirjoituksesi kirjoitusvirheiden varalta (tai käytä ohjelmiston oikeinkirjoitustoimintoa)
Vaihe 2. Laita oma allekirjoituksesi
Jos haluat lähettää kirjeet postitse sähköpostitse, sinun on allekirjoitettava. Se personoi ja vahvistaa kirjeesi.
Vaihe 3. Anna tarvittaessa kopiot virallisesta kirjeestäsi muille keskeisille osapuolille
Jos joku muu kohdeyrityksestä tai -organisaatiosta lukee myös kirjeesi, anna heille kopio. Tämä tarkoittaa useamman kuin yhden alkuperäisen allekirjoituksen sisältävän kirjeen tulostamista ja lähettämistä.
Vaihe 4. Säilytä kopio itsellesi
Säilytä aina kopio kirjeistäsi ja tee henkilökohtaisia muistiinpanoja sekä muistiinpanoja siitä, milloin kirje on lähetetty ja kenelle. Kirjoita muistiin tekemäsi seuranta, kunnes ongelma on ratkaistu.
Vinkkejä
- Pysy aiheessa. Varo lisäämästä satunnaisia tietoja, jotka eivät liity keskusteltavaan asiaan. Pidä kiinni asiaan liittyvistä tosiasioista ja pidä se yksinkertaisena. Käytä näitä faktoja kuvaavammaksi.
- Käytä luetelmakohtia kappaleen keskellä vain, jos olet täysin varma ja selvä vaiheista, toimista tai suosituksista.
- Räätälöi luettelomerkkisi yrityksen tai kohdeorganisaation tyypin mukaan. Voittoa tavoittelemattomilla yhteisöillä on erilainen ajattelutapa kuin suurilla yrityksillä.
- Kirjoita indonesialaiselle vakiomuotoiselle lomakkeelle. Tämä ei ole tekstiviestejä tai sosiaalista mediaa; vaan virallinen kirje. Pikakirjoituksen, slangin ja hymiöiden käyttö voi saada sinut huomiotta.
- Älä kohtele lukijoitasi ikään kuin he olisivat sinulle jotakin velkaa, ja silloin sinusta tuntuu oikeudelta nostaa kanne. Vakuuta heidät pitäen kirjeen sävy ystävällisenä ja ammattimaisena.
