Oletko koskaan kirjoittanut virallisen hakemuskirjeen? Viralliset hakemuskirjeet tehdään yleensä useista eri syistä, kuten velkojen perimiseksi, avun pyytämiseksi tai jonkun muun tekemään jotain erityistä. Ihannetapauksessa hakemuskirjeen pituus saa olla enintään yksi sivu. Toisin sanoen pyyntösi on toimitettava suoraviivaisesti, selkeästi, luottavaisesti ja suoraan tavalla, joka päättyy oikeaan lauseeseen. Joten mikä on oikea lause hakemuskirjeen sulkemiseksi? Yleensä kirjeen viimeinen lause on hyvin riippuvainen kirjeen tarkoituksesta ja kirjeen vastaanottajan henkilöllisyydestä. Jos kirje on esimerkiksi osoitettu henkilölle, jonka tunnet henkilökohtaisesti, lopeta se vapaammin. Jos kirje on kirjoitettu liiketoiminnallisella tarkoituksella, varmista, että lopetat sen muodollisemmalla äänellä.
Vaihe
Tapa 1 /2: Henkilökohtaisen hakemuksen lopettaminen
Vaihe 1. Käytä kohteliasta kielityyliä
Henkilökohtaisessa hakemuskirjeessä on yleensä välttämätöntä, että kirjeen kirjoittajan on ensin esitettävä hakemuksensa syyt ja välitettävä sitten hakemus suoraan, selkeästi ja tarkasti. Älä unohda käyttää kohteliasta ja vähemmän vaativaa kaupunkivalintaa, kuten "Haluaisitko" tai "Haluatko", jotta kirjeen vastaanottaja ei kokisi pyyntösi hukkua.
Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Haluaisitko saada siskoni mukaan hyväntekeväisyystapahtumaan, jotta hänen ei tarvitse mennä yksin?"
Vaihe 2. Esitä seurantapyyntösi uudessa kappaleessa
Jos sinun on saatava vastaus tiettyyn aikaan tai jos vastaanottajan on tehtävä jotain muuta pyyntöön liittyvää, lisää se erilliseen kappaleeseen. Siten kirjeen vastaanottaja tietää, että jatkohakemus on toissijainen, mutta liittyy edelleen pääsovellukseen.
Silti samalla esimerkillä voit lisätä jatkopyynnön, kuten "Olisimme todella kiitollisia, jos ottaisit hänet kotiin menemään hyväntekeväisyystapahtumaan ja jättämään hänet myöhemmin."
Vaihe 3. Kiitä vastaanottajaa pyynnön käsittelystä
Kun pyyntösi on lähetetty, liitä mukaan lyhyt lausunto kirjeen vastaanottajalle. Jos haluat, kerro myös kuinka tärkeä ja merkityksellinen heidän avunsa on sinulle.
Voit esimerkiksi lisätä esimerkiksi seuraavanlaisen:”Kiitos paljon siitä, että olet valmis auttamaan meitä. Apu on erittäin hyödyllinen sisarelleni, joka haluaa osallistua hyväntekeväisyystapahtumaan."
Vaihe 4. Sisällytä vastaanottajan mahdollisesti tarvitsemat lisätiedot
Jos pyyntösi on tehtävä tietyllä tavalla tai tiettynä päivänä ja kellonaikana, lisää se kiittämisen jälkeen. Lisäksi voit lisätä myös yhteystietoja siltä varalta, että kirjeen vastaanottaja haluaa ottaa sinuun ensin yhteyttä.
Voit esimerkiksi kirjoittaa:”Tiedoksi sisareni täytyy tavata järjestäjät ennen tapahtuman alkua. Siksi hänen täytyy saapua tapahtumapaikalle vähintään tunti etukäteen."
Kärki:
Kun olet lisännyt lisätiedot, älä unohda kiittää uudelleen. Näin toimiessaan kirjeen vastaanottaja ei koe olevansa rasittunut pyynnöstä eikä edes tunne, että sinä hyödyt hänen ystävällisyyttään.
Vaihe 5. Lisää viimeinen tervehdys ennen kuin kirjoitat nimesi kirjeen loppuun
Yksinkertainen päätös tervehdys, kuten "Salam", on sopiva sisällyttää henkilökohtaisen hakemuskirjeen loppuun. Jos sinä ja kirjeen vastaanottaja olet lähempänä tai lähempänä, käytä lämpimämpää päätösterveyttä, kuten "Tervehdys" tai "Aina rakkaus".
Lisää pilkku tervehdyksen jälkeen ja jätä kaksi tyhjää riviä allekirjoituksellesi. Näiden kahden tyhjän rivin jälkeen lisää koko nimesi
Tapa 2/2: Liiketoimintasovellusten lopettaminen
Vaihe 1. Määritä sovelluksesi kirjeen runkoon
Kun kirjoitat virallista hakemuskirjettä liike-, ammatti- ja akateemisiin tarkoituksiin, muista sisällyttää kirjeen tarkoitus alusta alkaen. Jos mahdollista, pyydä pyyntösi nimenomaisesti kirjeen ensimmäisessä virkkeessä eikä lopussa.
Koska pyyntösi on selitetty kirjeen alussa, sitä ei tarvitse toistaa kirjeen lopussa
Vaihe 2. Kiitä vastaanottajaa ajasta ja huomiosta
Kirjoita uuteen kappaleeseen lyhyt lause ja kiitä vastaanottajaa siitä, että hän käytti arvokasta aikaa pyyntösi lukemiseen ja käsittelyyn. Varmista, että hän tietää, että arvostat hänen halukkuuttaan.
Voit esimerkiksi lisätä esimerkiksi seuraavanlaisen:”Kiitos, että käytit aikaa pyyntöni käsittelyyn. Olen todella kiitollinen."
Kärki:
Kun olet kiittänyt vastaanottajaa ajasta ja huomiosta, voit myös tarvittaessa pyytää anteeksi, kuten "Anteeksi aiheutuneesta haitasta".
Vaihe 3. Anna määräaika, jonka vastaanottajan on tiedettävä
Jos sinun on vastattava kirjeeseen tiettyyn aikaan mennessä, älä unohda ilmoittaa vastaanottajalle päivämäärää ja kellonaikaa. Joissakin tapauksissa sinun on ehkä esitettävä lyhyt perustelu määräajan asettamisen tärkeydelle.
Voit esimerkiksi lisätä esimerkiksi seuraavan:”Anteeksi äkillisyys, mutta tarvitsen vastauksesi ennen maanantaita 22. huhtikuuta, koska olen jo varannut lentolipun sinä päivänä ja palaan vain (kaupunkisi nimi) 2 viikkoon.. sen jälkeen."
Vaihe 4. Anna yhteystiedot, jotta vastaanottajat voivat ottaa sinuun yhteyttä, jos heillä on kysyttävää
Auta kirjeen vastaanottajaa ottamaan sinuun yhteyttä helposti ja nopeasti, varsinkin jos tarvitset vastauksen lähitulevaisuudessa. Temppu, liitä vain yhteystiedot, joihin hän voi helposti ottaa yhteyttä työaikana.
Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Jos sinulla on kysyttävää, soita minulle toimiston numeroon: 222-123-4567."
Vaihe 5. Lopeta kirje muodollisella ja kohteliaalla päätöstervehdyksellä
Joitakin esimerkkejä viimeisistä tervehdyksistä, jotka voit sisällyttää viralliseen yrityshakemuskirjeeseen, ovat "Terveisin" tai "Tervehdys". Lopputervehdyksen jälkeen älä unohda lisätä pilkkua ja jätä allekirjoitukselle kaksi tyhjää riviä. Näiden kahden tyhjän rivin jälkeen lisää koko nimesi.
Jos tarvitset lisätietoja, kuten tietyn tehtävänimikkeen tai tunnistenumeron, lisää se juuri koko nimesi alle
Vinkkejä
- Muista muokata kirjettä ennen tulostamista ja allekirjoittamista. Muista, että pienin virhe voi vahingoittaa uskottavuuttasi ja vaarantaa, että kirjeen vastaanottaja ei täytä pyyntöäsi.
- Säilytä kopio kirjeestä henkilökohtaiseen tiedostoosi ainakin siihen asti, kunnes hakemuksesi on täytetty.
- Jos aiot lähettää kirjeen Internetin kautta postipalvelun sijaan, käytetty muoto on itse asiassa sama. Jätä kirjeen lopussa tilaa allekirjoitukselle, vaikka se myöhemmin tyhjennettäisiin, ellei sinulla ole digitaalista allekirjoitusta, jonka voit liittää.
