Muistio on eräänlainen asiakirja, jota käytetään sisäiseen viestintään yrityksen työntekijöiden välillä. Muistiinpanot ovat liiketoimintamaailman aikatestattu osa, joka oikein kirjoitettuna voi auttaa pitämään asiat virrassa.
Vaihe
Osa 1/3: Kielen ja muodon valitseminen
Vaihe 1. Vältä liian satunnaista kieltä
Yleensä muistion kielen tulee olla selkeä ja yksinkertainen, mutta ammattimainen. Sinun tulisi välttää muistion epävirallista keskustelun sävyä.
- Älä esimerkiksi kirjoita:”Hei kaikki! Luojan kiitos on perjantai. Haluan puhua tärkeästä bisnesasiasta."
- Sen sijaan siirry suoraan asiaan: "Haluan jakaa Project Z -raportin."
Vaihe 2. Vältä emotionaalista kieltä
Sinun tulisi myös yrittää käyttää neutraalia sävyä ja välttää tunnepuhetta. Yritä esittää tosiasioita ja todisteita väitteiden tueksi.
- Vältä esimerkiksi väitteitä, kuten "Luulen, että olisimme kaikki paljon onnellisempia, jos saisimme pukeutua rennosti perjantaisin."
- Etsi sen sijaan tutkimustietoja siitä, lisääntyykö moraali, kun työntekijät saavat valita vaatteita, ja mainitse nämä tiedot muistiossa.
Vaihe 3. Käytä signaalilauseita
Jos haluat lainata todisteita tai lähteitä, varmista, että käytät kieltä, jonka avulla lukija tietää mitä teet.
Kokeile esimerkiksi ilmausta: "Tuloksemme mukaan…" tai "EPA: n suorittama tutkimus osoittaa, että …"
Vaihe 4. Valitse sopiva malli ja kirjasinkoko
Muistioiden pitäisi olla helppolukuisia. Joten älä käytä pieniä fontteja, oletuskoko on 11 tai 12.
Sinun tulisi myös valita yksinkertainen fontti, kuten Times New Roman. Tämä ei ole aika kokeilla "hauskoja" fontteja, kuten Comic Sans (saatat nauraa tämän fontin valinnalle)
Vaihe 5. Käytä vakiomarginaaleja
Yritysmuistion tyypillinen marginaali on 1 tuuma tai 2,54 cm, vaikka jotkin tekstinkäsittelyohjelmat ovat laatineet muistio -malleja, joiden marginaalit ovat hieman leveämmät (esimerkiksi 1,25 tuumaa tai 3,18 cm).
Vaihe 6. Valitse yksi välilyönti
Yritysmuistioissa ei yleensä käytetä kaksoisväliä. Jos haluat pitää leikekirja -sivun pienenä, harkitse yksittäisiä välilyöntejä, mutta lisää väli kappaleiden tai osioiden väliin.
Kappaleen sisennyksiä ei yleensä vaadita
Osa 2/3: Valmistautuminen yritysmuistion kirjoittamiseen
Vaihe 1. Päätä, onko muistio lähetettävä
Jos sinun on jaettava tärkeitä liiketoiminta -asioita useiden tiimisi henkilöiden kanssa, on hyvä lähettää muistio. Muistioita voidaan myös lähettää, vaikka olisit yhteydessä vain yhden henkilön kanssa tai haluat esimerkiksi pitää kirjaa kirjeenvaihdosta.
- Joissakin tapauksissa on kuitenkin tehokkaampaa puhua suoraan asianomaiselle henkilölle.
- Lisäksi jotkin tiedot voivat olla liian arkaluontoisia lähetettäväksi muistiossa.
Vaihe 2. Määritä muistion kirjoittamisen tarkoitus
Muistioiden sisältö ja asetukset vaihtelevat käyttötarkoituksen mukaan. Useimmat muistiotyypit on kirjoitettu seuraavista syistä:
- Ehdottaa ideaa tai ratkaisua. Jos esimerkiksi tiedät kuinka ratkaista ongelma ylityöaikataulujen kanssa, idea voidaan kirjoittaa muistioon ja lähettää pomollesi.
- Antaa käskyjä. Esimerkiksi muistioiden lähettäminen on myös tehokas tapa siirtää vastuu osastosi isännöimästä konferenssista.
- Raportteja varten. Voit myös lähettää muistioita, joissa kerrot kollegoillesi viimeaikaisista tapahtumista, raportoit projektin päivityksistä, voit antaa edistymisraportteja tai raportoida tutkimuksen tuloksia.
Vaihe 3. Rajaa aihetta
Saatat hoitaa useita projekteja ja saatat houkutusta lähettää muistioita kollegoillesi, pomoillesi tai asiakkaillesi asioiden edistymisestä. Muista kuitenkin, että yritysmuistioiden tulisi keskittyä vain yhteen asiaan.
Muistioiden tulee olla ytimekkäitä, selkeitä ja kiireisten ihmisten helppo lukea nopeasti. Älä siis jätä tärkeitä tietoja huomiotta. Keskitettyjen muistioiden avulla varmistat, että viestisi vastaanotetaan ja ymmärretään
Vaihe 4. Harkitse yleisöä
Yritysmuistion sisältö, tyyli ja sävy määräytyy kohdeyleisön mukaan. Mieti siis tarkkaan, kuka saa muistion.
Esimerkiksi muistio kollegalle, joka suunnittelee yllätysjuhlan järjestämistä jollekin toimistolle, on eri asia kuin esimiehelle lähetetty muistio, joka koskee tutkimuksen tuloksia, joita olet tehnyt kuukausia
Osa 3/3: Liiketoimintamuistion laatiminen
Vaihe 1. Merkitse se
Yrityskirjeenvaihtoa on monenlaista. Muistioiden tavallinen tapa on merkitä asiakirja nimenomaisesti.
- Kirjoita esimerkiksi "Muistio" tai "Muistio" sivun yläosaan.
- Asento voidaan asettaa keskelle tai vasemmalle. Inspiraation saamiseksi tarkista saamasi yritysmuistiot ja kopioi muoto.
Vaihe 2. Kirjoita otsikko
Muistion ensimmäisen osan tulisi sisältää tärkeitä kohtia. Yksityiskohtaiset tiedot kustakin komponentista kuvataan seuraavassa vaiheessa.
- Vastaanottaja: kirjoita muistion vastaanottaneiden ihmisten nimet ja nimikkeet.
- FROM: kirjoita koko nimi ja otsikko.
- PÄIVÄMÄÄRÄ: kirjoita täydellinen ja tarkka päivämäärä, älä unohda vuotta.
- AIHE: kirjoita lyhyt ja tarkka kuvaus muistion sisällöstä.
- Huomaa, että aihe on yleensä merkitty joko "Re:" tai "RE:" (molemmat tarkoittavat asiaa).
Vaihe 3. Valitse vastaanottajalista huolellisesti
Varmista, että otat mukaan kaikki, jotka tarvitsevat tietoa tai kehitystä. Rajoita muistioiden jakaminen ihmisille, jotka tarvitsevat tietää.
- Liiketoiminnallisesti ajatellen ei ole viisasta lähettää muistioita kaikille toimistossa oleville, jos vain harvat ovat huolissaan tai mukana.
- Monet muistioista hukuttavat ihmiset, ja he voivat yleensä jättää huomiotta tai vain selata epäolennaisia muistioita.
Vaihe 4. Käytä vastaanottajaluettelossa olevien henkilöiden oikeita nimiä ja nimikkeitä ja nimikkeitä
Vaikka sinä ja pomosi olette tuttuja päivittäin, on parasta pitää kirjallinen kirjeenvaihto muodollisena. Voit esimerkiksi tervehtiä esimiestäsi nimeltä vain, kun tapaat toimiston käytävällä, mutta muistiinpanojen osalta tervehdi häntä sanoilla "rouva Riana" tai "Dr. Riana ".
Muista, että kirjoittamasi tiedot on tarkoitettu kaikille vastaanottajaluettelossa oleville. Kirjoita siis koko nimi ja otsikko
Vaihe 5. Selvitä sen henkilön nimi, jolle olet puhumassa ulkoisessa muistiossa
Jos lähetät muistion jollekin toimiston ulkopuolelle, on tärkeää määritellä oikea tervehdys. Käytä aikaa kyseisen profiilin etsimiseen, henkilökohtaiset tiedot kuvataan yleensä heidän verkkosivuillaan.
- Esimerkiksi epäilet, onko tutkinto tohtori. Jos kyllä, yleensä tervehdys on Dr. X
- Mikä on hänen asemansa? Onko apulaisjohtaja vai dekaani? Jos on, muista mainita se muistiossa.
Vaihe 6. Kirjoita aihe huolellisesti
Varmista, että aihe on lyhyt, selkeä eikä liian yleinen.
- Esimerkiksi "Uuden liiketoiminnan" aihe näyttää epämääräiseltä, ja jos joku etsii tiedostoa viikkoja tai päiviä eteenpäin, hänen saattaa olla vaikea päättää, mikä muistioistasi on.
- Parempi aihe olisi jotain tällaista,”Asiakaskunnan laajentumisen tutkinnan edistymisraportti”.
Vaihe 7. Harkitse tervehdyksen ohittamista
Voit vapaasti valita, haluatko aloittaa viestin tervehdyksellä, kuten "Hyvä. Rouva Wardani”tai” Rakas. Kollegat. " Muista kuitenkin, että tervehdyksiä ei odoteta yritysmuistiossa.
Muistio on nopea ja tehokas tapa välittää tärkeitä tietoja, ja yleisö tietää selvästi, kuka vastaanottaa ja lähettää muistion
Vaihe 8. Kirjoita johdanto
Selitä muistion kirjoittamisen ja lähettämisen tarkoitus.
Esimerkiksi: "Ilmoitan täten, että …". Johdannossa on oltava yhteenveto muistion sisällöstä
Vaihe 9. Pidä johdanto lyhyenä
Kaikkia ensimmäisessä osassa olevia tietoja ja/tai todisteita ei tarvitse toimittaa.
Muutama lause tai lyhyt kappale riittää
Vaihe 10. Määritä muistion runkoasetukset
Johdannon jälkeen yritysmuistiossa on yleensä kaksi tai neljä lisäkappaletta ennen päättämistä. Sisältö ja asetukset riippuvat aiheesta.
Voit esimerkiksi järjestää tiedot tärkeysjärjestykseen. Tai jos kuvaat prosessia, jaa muistion runko prosessin vaiheiden mukaan
Vaihe 11. Päätä, haluatko sisällyttää tekstitykset
Yritysmuistioiden tulisi koostua selkeistä osista. Yleensä yritysmuistioita jaetaan selvästi, jotta vastaanottaja voi lukea ja sulattaa tiedot helposti. Voit auttaa heitä ymmärtämään luettelomerkkejä merkitsemällä alaotsikot.
Vaihe 12. Kirjoita tietty tekstitys
Varmista, että kunkin alakohdan kohde on vastaanottajalle selvä.
Sisällytä esimerkiksi seuraavat kohdat, kun kirjoitat muistion suunnitellusta toimistomuutosta: "Uusi sijainti pääkonttorillemme", "Tärkeitä ohjeita toimistotarvikkeille" ja "Toimiston muuttoaikataulu"
Vaihe 13. Sisällytä aihelause pääkappaleeseen
Jokaisen alajakson tai kappaleen ensimmäisen virkkeen tulee ilmaista osion pääkohta.
Muistion jokaisen kappaleen tai osan tulisi keskittyä vain yhteen ajatukseen
Vaihe 14. Harkitse luettelomerkkien käyttöä
Jos haluat korostaa tärkeitä kohtia, luettelomerkit tai luettelot voivat olla erittäin hyödyllisiä. Tämä muoto kannustaa lukijoita kiinnittämään huomiota tärkeisiin seikkoihin ja auttaa heitä lukemaan muistioita nopeammin ja tehokkaammin.
Vaihe 15. Pidä muistio lyhyenä
Yleensä yritysmuistioiden pituus on enintään yksi tai kaksi sivua.
Tämä vakiosivurajoitus koskee yleensä yksiväliisiä asiakirjoja ilman ylimääräisiä rivejä osioiden välillä
Vaihe 16. Päätä, tarvitsetko yhteenvetokohdan
Yleensä muistio ei vaadi yhteenvetoa, varsinkin jos ne ovat alle yhden sivun pituisia.
Jos kuvatut tiedot ovat kuitenkin monimutkaisia tai jos muistio on tavallista pidempi, on hyödyllistä saada yhteenveto keskeisistä kohdista
Vaihe 17. Kirjoita loppuosa tai kappale
Vaikka et tarvitsisikaan yhteenvetomuistioita, sinun tulee silti päättää se viimeisellä lauseella. Ajattele seuraavaa:
- Mikä on muistion ydinviesti? Haluatko vastaanottajan tekevän jotain? Onko heidän vastattava viimeistään tiettynä päivänä? Jos kyllä, ilmoita se selvästi.
- Jos toimenpiteitä ei tarvita, lisää yksinkertainen päätöslause, kuten "keskustelen mielelläni lisää" tai "ota yhteyttä minuun, jos sinulla on ongelmia tai kysymyksiä".
Vaihe 18. Allekirjoita, jos haluat
Yleensä muistion loppuun ei tarvitse lisätä nimeä tai allekirjoitusta. Muista kuitenkin, että on turvallisinta seurata muita esimerkkejä oman alan muistioista.
- Jos toinen päättyy muodollisesti (esim. "Terveisin, tohtori Sari), seuraa esimerkkiä.
- Vaikka se ei vaadi allekirjoitusta, sinun on ehkä lisättävä nimikirjaimet asiakirjan loppuun.
Vaihe 19. Ilmoita, onko liitteitä
Jos muistio sisältää myös liitteitä, kuten taulukoita, kaavioita tai raportteja, muista mainita liitteet muistion lopussa. Esimerkiksi "Liitetty: taulukko 1".
- Sinun tulee myös viitata muistion tekstin liitteeseen.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa muistion, joka ilmoittaa työntekijöille tulevasta toimistomuutosta, kirjoittamalla seuraavanlaisia tietoja:”Aiomme saattaa muutto loppuun tämän vuosineljänneksen loppuun mennessä. Katso tarkempi aikataulu liitteenä olevasta taulukosta 1.”
Vaihe 20. Lue huolellisesti kirjoitettu muistio uudelleen
Ennen kuin lähetät, lue uudelleen ja korjaa. Varmista, että lauseen kielioppi on oikein, ettei siinä ole kirjoitusvirheitä tai välimerkkejä ja että sisältö on helppo ymmärtää.
- Harkitse toimituksen lykkäämistä ensimmäisen korjauksen jälkeen, jos ajoitus ei ole ongelma. Jos luet muistion tunnin tai kaksi myöhemmin, saatat löytää virheitä, jotka alun perin jätettiin huomiotta.
- Jos muistio sisältää arkaluonteisia tietoja, tarkista yrityksen käytännöistä, kuka voi tarkistaa muistion puolestasi ja antaa lopullisen hyväksynnän sen sisällölle.
