Monet ihmiset tuntevat usein ajanpuutteen, koska he ovat helposti hajamielisiä, haluavat rentoutua tai haluavat viivyttää, vaikka monia tehtäviä on vielä kesken. Haluatko tietää, miten voit käyttää aikasi tuottavasti? Lue tämä artikkeli!
Vaihe
Tapa 1 /4: Työaikataulun luominen
Vaihe 1. Tee päivittäinen aktiivisuunnitelma
Kirjoita muistiin kaikki päivittäiset/viikoittaiset työt ja toiminnot tai tee luettelo tehtävistä, jotka on suoritettava. Tehtävälistat auttavat sinua lisäämään työn tuottavuutta, mutta ne ovat hyödyllisiä oikein käytettynä.
- Tee luettelo erityisistä, toimivista tehtävistä. Esimerkiksi kirjoittamisen, "talon siivoamisen", "olohuoneen siivoamisen", "lattian lakaisemisen" tai "roskan viemisen" sijaan. Mitä selkeämpi ja yksityiskohtaisempi, sen parempi.
- Älä anna tehtävälistan hukuttaa tai häiritä sinua. Jos tuhlaat aikaa vain miettiessäsi kirjoitettavia tehtäviä, on parasta olla tekemättä luetteloita. Kirjoita muistiin tehtävät tai toiminnot, jotka on tehtävä päivän aikana. Älä lisää sen jälkeen muita tehtäviä luetteloon, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä.
Vaihe 2. Luo työaikataulu
Määritä tehtävät, jotka pystyt suorittamaan, ja tilaa ne sitten prioriteetin mukaan. Tee sitten aikataulu varaamalla aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen, tekemiseen, lounaan syömiseen ja lepoon.
Muista, että tehtäviin käytetty aika on joskus enemmän tai vähemmän kuin suunniteltu. Älä tunne syyllisyyttä tästä ja älä anna työsuunnitelmasi kaatua. Jos asiat eivät suju suunnitelmien mukaan, tee muutoksia ja toimi sitten normaalisti
Vaihe 3. Priorisoi ja älä priorisoi haluamiasi tehtäviä
Joskus työ kasaantuu, jotta et työskentele aikataulussa. Siksi määritä priorisoitavat tehtävät ja suorita ne ensin. Ehkä haluat suorittaa kaikki tehtävät ja lemmikkikoirien uiminen, mutta yksi on lykättävä. Älä tee useita tehtäviä samanaikaisesti, jotta et tunne olosi ylikuormitetuksi. Tehokas tapa lisätä työn tuottavuutta on suorittaa tehtävät yksi kerrallaan.
Jos jokin tehtävä on edelleen kesken, älä anna sen häiritä mieltäsi. Aseta määräaika tai varaa aika sen suorittamiseen. Harkitse myös lykkäämistä, kunnes sinulla on tarpeeksi aikaa
Vaihe 4. Määritä työkohteet
Riippumatta päivittäisistä tehtävistäsi, kuten kodin siivoamisesta, opiskelusta tai toimistotyöstä, aseta tavoitteet, jotka ovat realistisia, mutta riittävän haastavia. Aseta esimerkiksi tavoite kirjoittaa muutama sana, lukea muutama sivu tai laatia raportti. Älä luovuta ennen kuin tavoite saavutetaan. Sen sijaan, että olisit hukkua, ole positiivinen käyttämällä tavoitteita motivaation lähteenä. Voit saavuttaa tavoitteesi, jos pysyt keskittynyt työskentelyn aikana.
Aseta rangaistus tai valmista itsellesi palkinto. Sitoudu palkitsemaan itsesi, kun saavutat tavoitteesi. Määritä epämiellyttävät seuraukset, kuten lahjoittaa rahaa, jos tavoitetta ei saavuteta. Tätä menetelmää voidaan käyttää, jos kysyt ystävältä, joka antaa sinulle rangaistuksen tai lahjan, jotta et riko sitoutumista itseesi
Vaihe 5. Arvioi työn tehokkuus
Sen sijaan, että miettisit, kuinka tuottava olet työssäsi, kiinnitä huomiota myös muihin näkökohtiin, kuten kykyyn keskittyä työssä, tavoitteiden saavuttamiseen ja työaikataulujen laatimisen tarkkuuteen. Ota huomioon odottamattomat ongelmat tai esteet, jotka estävät työprosessia, ja määritä niiden ratkaisutavat.
Kirjaa toteutetut ja odottavat suunnitelmat päiväkirjaan jokaisen työn jälkeen
Vaihe 6. Ota tavaksi säilyttää tavaroidesi siisteys
Tehtävien tai toimintojen suorittaminen vaikeutuu, jos menetät tärkeät tiedostot, kiireellisesti tarvittavat laitteet tai joudut avaamaan sähköpostin vahvistaaksesi tapaamisen. Varmista siis, että otat käyttöön tiedostojen tallennusjärjestelmän, siistit työvälineet ja merkitset tapahtumien aikataulun esityslistalle.
Tapa 2/4: Tarkennuksen säilyttäminen
Vaihe 1. Vältä häiriötekijöitä
Päivittäisten toimintojen aikana on monia ärsykkeitä ja häiriötekijöitä, joita on vaikea välttää, kuten televisio, blogit ja tekstiviestit. Myös ystävät, perheenjäsenet tai lemmikit voivat joskus olla niin häiritseviä, että menetät koko päivän. Älä anna tämän tapahtua! Keskity tavoitteisiin ja palkintoihin, jotka on asetettu jättämällä huomiotta asiat, jotka häiritsevät sinua työaikataulustasi.
- Sulje sähköpostit ja sosiaalisen median sivustot. Hiljennä ärsyttävä ilmoituksen soittoääni. Varaa tarvittaessa muutama minuutti päivässä saapuvien sähköpostien tarkistamiseen ja tärkeiden tietojen selvittämiseen. Tuottavuus kuitenkin laskee, jos sähköposti ja sosiaalinen media pidetään auki töissä.
- Käytä sovellusta estääksesi ajanhukkaa. Verkkosivustot ovat täynnä mielenkiintoisia asioita, kuten valokuvia, kuvia, videoita ja artikkeleita, jotka voivat viedä paljon aikaa, jos et ole varovainen. Vältä tämä asentamalla puhelin tai tietokoneohjelma (kuten StayFocusd, Leechblock tai Nanny), jotta voit rajoittaa aikaa, jolloin käytät huomiota herättäviä verkkosivustoja, tai estää sinua tarkistamasta sähköpostiasi tiettyinä aikoina. Voit välttää kiusauksen tarkistaa sähköpostisi, käyttää suosikkiblogiasi tai katsella komediavideoita eri tavoilla.
- Sammuta puhelin. Älä käytä matkapuhelintasi töissä, esimerkiksi puheluiden soittamiseen tai viestien lähettämiseen. Aseta puhelin vaikeasti saavutettavaan paikkaan. Soittaja jättää viestin, jos se on todella tärkeää. Hätätilanteen ennakoimiseksi voit tarkistaa matkapuhelimesi kerran tunnissa.
- Kerro ystävillesi ja perheenjäsenillesi, ettet halua häiritä sinua. Älä jätä lemmikkejä työtilaan, jotta voit keskittyä.
- Kytke valkoinen melu päälle estämään häiritsevää kohinaa tai kohinaa. Voit helpottaa keskittymistäsi ja parantaa tuottavuuttasi toistamalla valkoista kohinaa tai kuuntelemalla tallennettuja luonnonääniä, kuten sateen ääntä tai Noisli -verkkosivuston läpi virtaavaa jokea.
- Sammuta televisio ja radio. Työstäsi riippuen keskittyminen on helpompaa, kun työskentelet kuunnellen rentouttavaa musiikkia, erityisesti kappaleita ilman sanoituksia. Meluisa media kuitenkin heikentää tuottavuutta, jos joudut työskentelemään keskittämällä mielesi.
Vaihe 2. Suorita tehtävät yksi kerrallaan
Ajatus siitä, että olet tuottavampi työskennellessäsi useiden tehtävien kanssa samanaikaisesti, on harhaanjohtava. Itse asiassa pystymme toimimaan hyvin, jos tehtävät suoritetaan yksi kerrallaan. Muuten olemme vain niin kiireisiä siirtyessäsi tehtävästä toiseen, että aika loppuu ja meillä on keskittymisvaikeuksia. Jotta voit työskennellä tuottavasti, suorita ensimmäinen tehtävä kokonaan ja jatka sitten seuraavan tehtävän kanssa.
Vaihe 3. Pidä koti ja työtila siistinä
Siivous on työtä, joka vie aikaa ja vaivaa, mutta voi olla vaikeaa keskittyä ja olla tuottamaton, jos työskentelet sotkuisessa paikassa. Pidä siksi työpöytäsi, koti tai työtila siistinä, jotta siellä ei ole hajallaan olevia esineitä.
Tapa 3/4: Huolehdi itsestäsi
Vaihe 1. Ota tavaksi mennä nukkumaan aikaisin ja nukkua tarpeeksi yöllä
Uneliaisuus tai unen puute tekee sinusta helposti hajamielisen ja tuottamattoman.
Vaihe 2. Aseta ajastin ja poistu sängystä heti, kun hälytys soi
Älä sammuta herätystä toistuvasti, jotta nukahdat uudelleen. Vaikka se kestää vain muutaman minuutin, myöhäinen nouseminen voi sotkea työaikataulusi ja estää sinua keskittymästä työhön koko päivän.
Vaihe 3. Syö ravitsevia ruokia.
Ehkä et ole ymmärtänyt, että olet helpommin hajamielinen, stressaantunut ja sinulla on keskittymisvaikeuksia, jos et huolehdi terveydestäsi. Lisäksi sinun on korjattava työsi, koska teet usein virheitä. Muista syödä terveellistä ruokaa tasapainoisella ruokalistalla joka päivä.
Älä valitse ruokia, jotka saavat sinut tuntemaan itsesi hitaasti ja uneliaaksi. Ruoan sulattaminen vaatii paljon energiaa. Sinusta tulee uninen ja keskittymisvaikeuksia, jos syöt suuria määriä rasvaista ruokaa
Vaihe 4. Ota aikaa levätä
Älä pakota itseäsi töihin, ennen kuin tunnet itsesi väsyneeksi tai nukahdat tietokoneen ääressä. Tee kevyitä venytyksiä ja rentouta silmiäsi aina, kun työskentelet noin 15 minuutin ajan. Varaa aikaa harjoitteluun, syö välipaloja ja lepää 5-10 minuuttia 1-2 tunnin välein.
Menetelmä 4/4: Työsuorituksen arviointi ja parantaminen
Vaihe 1. Arvioi itseäsi viikoittain työsuorituksen mittaustyökalun avulla
Vaihe 2. Selvitä työn tuottavuutta heikentävät esteet ja häiritsevät asiat
Vaihe 3. Aseta tavoitteet ja suorita viikoittaiset työarvioinnit
Vaihe 4. Pyydä palautetta työtovereiltasi ja esimiehiltäsi varmistaaksesi, että onnistut lisäämään tuottavuutta
Vaihe 5. Säilytä innostus ja työkyky
Vinkkejä
- Aseta prioriteetit. Aseta tärkeät tehtävät etusijalle! Suorita vaikeat tehtävät ennen kuin työskentelet helppojen parissa.
- Jos sinun on suoritettava kasa tehtäviä, varaa koko päivä tekemättä muita suunnitelmia ja käytä aikaa tuottavaan työskentelyyn!
- Älä tunne taakkaa monista tehtävistä, jotka on suoritettava. Pidä tauko jäähtyäksesi. Jaa tarvittaessa haastavat tehtävät helpommiksi vaiheiksi. Ota tapa herätä aikaisin, syö ravitseva aamiainen ja varaa aikaa rentoutumiseen.
