Nykypäivän kiireisessä elämässä jokainen päivä on käytettävä hyväksi. Jotta voit käyttää aikasi parhaalla mahdollisella tavalla, sinun on työskenneltävä nopeammin ja tehokkaammin säilyttäen korkea laatu. Tämä artikkeli sisältää ehdotuksia, joiden avulla voit työskennellä nopeammin, enemmän ja paremmin työssä tai kotona kotitehtävien suorittamisessa tai päivittäisten tehtävien suorittamisessa.
Vaihe
Osa 1/3: Suunnitelman tekeminen
Vaihe 1. Tee päivittäinen suunnitelma
Paras tapa päästä töihin nopeammin ja paremmin on tehdä suunnitelma ennen kuin aloitat.
- Tee aktiviteettisuunnitelma illalle, valmista kirjoja ja opintotarvikkeita tai ajoita tehtävät, jotka on tehtävä, jotta pääset töihin seuraavana päivänä.
- Seuraa päivittäisiä suunnitelmiasi muistikirjan, digitaalisen laitteen tai esityslistan avulla. Sen sijaan, että sitoudut muistiin, sinun on helpompi muistaa ja suorittaa tehtävät tekemällä muistiinpanoja.
- Päivittäisen toimintasuunnitelman tallentaminen voi myös vapauttaa sinut kiireisestä aikataulusta ja liian raskaasta työtaakasta. On hyvä olla kunnianhimoinen, mutta sinun on myös voitava tehdä realistisia suunnitelmia kykyjesi rajoissa.
Vaihe 2. Päätä päivittäinen teema
Jos sinulla on vaikeuksia hallita aikaa, koska monet tehtävät odottavat tai jopa kasaantuvat, yritä asettaa päivittäisen toiminnan teema, jotta voit työskennellä niiden kanssa yksitellen keskittyneemmin.
- Jos olet opiskelija, käytä tiettyä päivää tietyn aiheen opiskeluun. Aikatauluta esimerkiksi maanantai viikon luonnontieteellisen lukutehtävän suorittamiseen ja tiistai matematiikan opiskeluun.
- Jos työskentelet toimistossa, käytä tiettyjä päiviä tiettyihin tehtäviin. Tee esimerkiksi hallinnollisia tehtäviä maanantaina ja keskity luovien projektien loppuun saattamiseen tiistaina.
Vaihe 3. Jaa päivittäinen työaika tunneilla
Järjestä työsi parhaalla mahdollisella tavalla luomalla päivittäinen aikataulu tuntien perusteella ja suorittamalla tehtävät asettamasi aikataulun mukaisesti.
- Voit esimerkiksi käyttää ensimmäisiä aukioloaikoja vastaamaan sähköposteihin ja vastaamaan puheluihin.
- Aseta muutama hälytys muistuttamaan sinua siitä, että sinun on aika tehdä muita tehtäviä ja pitää sinut työskentelemässä koko päivän.
- Voit myös käyttää lounastaukoa työaikana, varsinkin jos otat tietokoneen syömään. Voit käyttää tämän ajan kahteen asiaan samaan aikaan, lukea sähköpostia lounaan aikana!
Vaihe 4. Opi tekemään useita toimintoja samanaikaisesti
Tämä voi olla kaksiteräinen miekka, joka auttaa sinua suorittamaan useita tehtäviä lyhyemmässä ajassa tai joudut vähentämään aikaa ja huomiota niin, että työn laatu heikkenee. Voit hyötyä ja välttää ongelmia tästä toimintatavasta noudattamalla näitä vinkkejä:
- Keskity aiheeseen liittyviin tehtäviin samanaikaisesti. Säästä henkistä energiaa, jota käytät samanaikaisten tehtävien tekemiseen, yhdistämällä useita tehtäviä. Esimerkiksi vastaaminen kaikkiin sähköpostiviesteihin, vastaajaviesteihin ja kuriirin välityksellä lähetettyihin viesteihin samanaikaisesti.
- Kirjoita ylös mitä asioita haluat tehdä. Et ole helposti hajamielinen tai hajamielinen asioista, jotka ovat meneillään, jos olet tallentanut kaiken tehtävän.
- Käytä aikaa tarkistaaksesi kaikki työt sen jälkeen, kun olet suorittanut työn. Keskittymällä jokaiseen suoritettuun tehtävään voit havaita virheet ja varmistaa, että tulokset ovat sellaisia kuin haluat.
Osa 2/3: Kohdistus
Vaihe 1. Aseta pieni tavoite
Sinun on helpompi, parempi ja motivoituneempi tekemään työsi asettamalla pieniä tavoitteita joka päivä.
- Pienten tehtävien, kuten ruokaostosten tai tavaroiden toimittamisen, suorittaminen helpottaa seuraavana päivänä keskittymistä suurempiin tehtäviin.
- Jaa pitkän aikavälin suunnitelmasi tai suuri projektisi pieniksi saavutettavissa oleviksi tavoitteiksi ja toteuta ne sitten peräkkäisissä vaiheissa tai vaiheissa. Tämä menetelmä voi saada sinut tuntemaan, että olet suorittanut tehtävän onnistuneesti, jotta pysyt motivoituneena.
Vaihe 2. Määritä, mitkä tehtävät kannattaa priorisoida
Prioriteettien asettaminen on hieman erilaista kuin tehtäväluettelon luominen. Sinun on ryhmiteltävä tehtävät ja asetettava etusijalle pienet ja helpot tehtävät sekä tärkeimmät ja vaikeimmat tehtävät.
- Tee luettelo tehtävistä määrittämällä järjestys kunkin suorituksen määräajan perusteella. Aloita tärkeimmistä tehtävistä, jotka on suoritettava välittömästi.
- Kun tehtävä on valmis, voit pitää tauon ja keskittyä seuraavaan tehtävään.
Vaihe 3. Tee pitkän aikavälin suunnitelma
Kun olet oppinut hyvin tekemään lyhyen aikavälin päivittäisiä suunnitelmia, voit laatia pitkän aikavälin suunnitelmia työn ja tehtävien järjestämiseksi, jotka on suoritettava.
- Voit valmistautua parhaiten tietämällä, mitä sinun on tehtävä etukäteen, kuten kirjoittamalla lukukauden loppuasiakirja tai matkustamalla kansainväliseen konferenssiin.
- Tee oma kuukausikalenteri tai koulukalenteri yhdeksi lukukaudeksi.
- Kirjoita tärkeät määräajat tai määräajat tehtävien suorittamiselle ja merkitse ne muistutukseksi viikkoa ennen. Näin pystyt työskentelemään paremmin ja tärkeät tehtävät on helpompi suorittaa.
- Suunnittelemalla hienostuneempaa tapaa voit suunnitella hauskoja aktiviteetteja, lomat ja lomat. Kun tiedät määräajan, voit tehdä suunnitelmia helposti ja varmistaa, että sinulla on aikaa, jotta voit suorittaa tehtävät hyvin ja nauttia vapaa -ajasta.
Vaihe 4. Katkaise tapa viivyttää
Monet ihmiset haluavat lykätä tai viivyttää työtä (erityisesti epämiellyttäviä) niin, että sillä on kielteinen vaikutus tuottavuuteen ja yleiseen työn laatuun.
- Älä pidä kiinni siitä virheellisestä näkemyksestä, että "yksi antaa parhaan tuloksen, koska työskentelee paineen alla". Psykologinen tutkimus osoittaa, että tämä näkemys ei yksinkertaisesti pidä paikkaansa! Ihmiset, jotka haluavat odottaa viimeiseen sekuntiin, antavat yleensä vähemmän tuloksia ja enemmän virheitä.
- Päästä eroon tavasta viivyttää jättämällä huomiotta häiriötekijät. Sammuta internet työn aikana, jotta et provosoi avaamaan verkkosivustoja, tarkistamaan sosiaalista mediaa ja häiritsemään toimintaa kyberavaruudessa.
- Anna itsellesi palkinto, esimerkiksi juhlimalla tai antamalla itsellesi pieni palkinto tehtävän suorittamisesta ajoissa tai aikaisin. Olet motivoituneempi suorittamaan työn, jos sinulla on jotain hauskaa, jota todella kaipaat.
Osa 3/3: Hallitse työaikaa ja vapaa -aikaa hyvin
Vaihe 1. Käytä ajastinta työn aikana
Elinkeinoelämässä on olemassa teoria "Parkinsonin laki", jonka mukaan "työ kasvaa edelleen täyttämään aika, joka on vielä käytettävissä sen suorittamiseen". Toisin sanoen, niin kauan kuin työhön on aikaa, teet pidempiä tunteja kuin jos aikaa olisi rajoitettu.
- Käytä ajastinta seurataksesi kuinka kauan kuluu kunkin tehtävän suorittamiseen.
- Aseta itsellesi tavoite ja ajattele sitä sitten pelinä yrittämällä lyödä kelloa, jotta voit työskennellä nopeammin.
- Suorita vähemmän tärkeät tehtävät kymmenessä minuutissa ja sinulla on ylimääräinen 90 minuuttia päivässä vain tämän tekemiseen. Olisit yllättynyt siitä, kuinka paljon aikaa tuhlataan vähäpätöisten asioiden tekemiseen, kuten sähköpostien kirjoittamiseen!
- Näin saat työpalkintoja, joita käyttäytymispsykologit kuvaavat menestykseksi, tuottavuudeksi ja onnelliseksi.
Vaihe 2. Varaa aikaa aamulla tai viikonloppuna itsellesi
Vaikka se saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, voit parantaa tuottavuuttasi ja työkykyäsi pitämällä taukoja päivällä ja viikonloppuisin.
- Varaa muutama tunti aamulla tekemään hauskoja aktiviteetteja, kuten leikkiä lasten kanssa, kävellä yksin tai lemmikkikoiran kanssa, harjoitella joogaa jne. Näin voit ajatella selkeästi ja tuntea olosi paremmaksi koko päivän, joten voit keskittyä ja työskennellä nopeammin.
- Tutkimukset ovat osoittaneet, että mielemme saavuttaa parhaan suorituskykynsä 2-4 tuntia aamulla heräämisen jälkeen. Käytä siis tätä aikaa muiden kuin työhön liittyvien toimintojen tekemiseen, jotta voit työskennellä rauhallisesti ja tehokkaammin.
Vaihe 3. Suorita tehtävä kotona
Koulut ja toimistot eivät ole ihanteellisia paikkoja tehtävien suorittamiseen, koska ne ovat yleensä erittäin meluisia ja aiheuttavat paljon häiriötekijöitä. Voit voittaa tämän tuomalla työsi kotiin ja viimeistelemällä sen mukavassa ja rauhallisessa ilmapiirissä.
Vaihe 4. Älä ajattele tehtävää tauon aikana
Joskus mielemme pysyy kiireisenä, vaikka emme tee fyysistä toimintaa. Tämä voi väsyttää ja heikentää tuottavuutta ja työn laatua.
- Pidä henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi erillään työ-/koulusähköpostista ja määritä, kuinka monta kertaa tarkistat työ-/oppilaitostilisi viikonloppuna.
- Sammuta puhelin tai tietokone, kun olet kotona tai katsot televisiota, jotta et houkuttele tarkistamaan työsähköpostiasi.
- Yritä rauhoittaa mielesi ja unohtaa kokonaan työongelmat, etenkin viikonloppuisin. Näin voit palata töihin ahkerammin ja tehokkaammin tuoreessa tilassa maanantaina.
