Pyydetty tai ei, tilaraportin kirjoittaminen voi olla loistava tapa kommunikoida saavutuksista. Hyvä tilaraportti auttaa pomoa sekä sinua seuraamaan tehtäviä ja työn tuloksia. Seuraavassa on opas helppolukuisten tilaraporttien kirjoittamiseen.
Vaihe
Tapa 1: 1: Tilaraportin kirjoittaminen
Vaihe 1. Anna raportille otsikko ja päivämäärä
Otsikko, joka sisältää päivämäärän (esimerkiksi "Joulukuun ensimmäisen viikon tulokset"), on tehokas otsikkovaihtoehto. Muista kirjoittaa päivämäärä raporttiin.
- Jos raportti lähetetään sähköpostitse, voit käyttää otsikkoa nimeä ja päivämäärää.
- Jos raportti on asiakirja, kirjoita otsikko ja päivämäärä asiakirjan pääksi.
Vaihe 2. Kirjoita yksityiskohtaiset tiedot projektista, kuten projektin nimi, aloitus-/päättymispäivä ja henkilöstön nimet
Vaihe 3. Kuvaile saavutuksia otsikoilla "Saavutukset", "Tehtävä suoritettu" ja vastaavilla
- Muista mainita raportointijakso, esim. Viikko, kuukausi, vuosineljännes jne.
- Käytä raportin käynnistämiseen aktiivisia verbejä, kuten "viimeistely", "selitä", "suunnittelu", "paranna", "tarkenna" jne.
- Viikkoraporteissa voit yksinkertaisesti lisätä 3–6 pistettä, jokainen lause.
Vaihe 4. Kirjoita ylös, mitä seuraavan raportointikauden aikana on tehtävä, otsikot "Seuraava suunnitelma", "Seuraava tehtävä", "PR" jne
- Laske tehtävän suorittamiseen kuluva aika, jos mahdollista, esimerkiksi "Suunnittele suunnittelumuutos (Arvioitu aika: 2 päivää)".
- Sovita seuraava tehtävä projektisi aikatauluun.
- Viikkoraporteissa voit yksinkertaisesti lisätä 3–6 pistettä, jokainen lause.
Vaihe 5. Kirjoita myös ylös ongelmat, joita sinulla on tai tulee olemaan otsikoissa "Ongelmat" tai "Ongelmat ja kommentit"
Tätä osaa varten voit kirjoittaa 1-2 lyhyttä kappaletta.
- Jos sinulla on esimerkiksi ongelmia ottaa yhteyttä toimittajaan, koska tällä viikolla ei ole ketään toimistossa, tai sinulla on ehdotuksia yrityksesi toiminnan parantamiseksi, kirjoita ne "Ongelmat ja kommentit" -osioon.
- Jos ilmoitat vain ongelmasta, mutta et tarvitse apua sen kirjoittamisen aikana, älä unohda mainita sitä. Kommentit, kuten "Ongelma ratkaistu 2 päivän kuluessa", kertovat esimiehellesi, että älä puutu asiaan, mutta pidä silmällä ongelmaa.
- Jos työongelmasi ei ratkea, esimies ei voi sanoa, ettet kertonut hänelle.
Vaihe 6. Lue raportti uudelleen ja lähetä se asianomaisille osapuolille
Esimerkki
Tässä on esimerkki wikiHow -editorin tilaraportista. Yhdistä tämän esimerkin tyyli, muoto ja saavutusten luettelo työsi tietoihin, mutta muista, että jokainen vaihe alkaa aktiivisella verbillä.
Tilaraportti 26.9.2011.
Valmis
- Aloitettiin 3 artikkelia: 1 artikkeli omasta ideastasi, 2 artikkelia pyyntöjen täyttämiseksi.
- Kehitä 2 artikkelia
- Kirjoita 1 artikkeli uudelleen
- Partioi lähes 400 muutosta ja tarkistaa kirjoitusvirheiden/päällekkäisyyksien muokkauspyynnöt.
Seuraava suunnitelma
- Kuvan lisääminen yhteen artikkeliin.
- Lue ja muokkaa 1 artikkeli.
- Pyydä toimittajaa, jolla on lääketieteellinen tausta tai ensiapua, lukemaan murtumia käsittelevät artikkelit. Tekijällä ei ole lääketieteellistä taustaa, joten hän epäilee tutkimuksensa tuloksia.
- Tarkistetaan 1 artikkeli, joka on jo hyvä, mutta vaatii tyylillistä parannusta ja lisätietoja.
Ongelmia/kommentteja
- Kiitos ohjelmoijille, koska he varmistivat, että tämän viikon ohjelmistopäivitys sujui ongelmitta. Ongelmista ilmoitetaan myöhemmin.
- Vapaaehtoinen on surullinen, koska hänen kissansa kuoli. Vapaaehtoisia pyydettiin lepäämään ensin.
Vinkkejä
- Jos mahdollista, kirjoita positiivinen raportti. Raportit eivät ole paikka valittaa, suuttua tai tekosyitä. Yksi tapa kirjoittaa positiivinen raportti on antaa ehdotuksia tai ainakin ohjeita ongelman ratkaisemiseksi, jos ilmoitat ongelmasta. Ehdotuksesi on todiste siitä, että olet tehnyt aloitteen ongelman ratkaisemiseksi.
- Sano kiitos oikeassa paikassa, esimerkiksi työtoverillesi, joka on auttanut sinua. Jos autat toista työtoveriasi, mainitse se myös raportissa.
- Ole rehellinen raportoinnissa. Älä ilmoita asioista, joita et tee.
- Kirjoita lyhyt raportti. Esimiehesi on kiireinen henkilö, eikä hänellä ole paljon aikaa lukea raporttiasi. Jos johtaja tarvitsee lisätietoja, hän kysyy.
- Jos kirjoitat raportin perjantai -iltapäivänä, tiedät kuinka pitkälle työsi etenee, kun palaat töihin maanantaiaamuna.
- Jos sinulla on paljon seurattavaa (ostopyynnöt, muutospyynnöt, työpyynnöt, muistiinpanot jne.), Taulukon tai tietokannan luominen voi olla hyvä tapa seurata niitä.
- Kirjoita erityisiä raportteja.
- Tee kopio raportista itsellesi. Kopio voi auttaa sinua, kun kirjoitat ansioluetteloa tai kirjoitat saavutuksia, kun on aika korottaa.
- Jos haluat kirjoittaa tilaraportin, kirjoita raportti säännöllisesti tai ainakin saavutus, jotta et käytä tuntikausia tekemiesi tekojen seurantaan. Kirjoita päivittäin saavutukset, kun täytät läsnäolokortin.
- Tätä tilaraportin kirjoittamistapaa voidaan käyttää myös silloin, kun raportoit projektin tilan kokouksessa.
- Raportointi jostain juuri aloittamastasi, juuri lukemastasi kirjasta tai tutkimastasi asiasta on hyvä. Kaikkea ei voida tehdä viikossa, ja valmistelut voivat viedä aikaa ja tuoda lisäarvoa projektiin.
Varoitus
- Kirjoita raportteja ammattimaisesti. Raporttisi saattaa lukea enemmän ihmisiä kuin luuletkaan, varsinkin jos se lähetetään sähköpostitse.
- Jos lähetät pomollesi ei -toivotun raportin, ole valmis kirjoittamaan saman raportin ensi viikolla!
- Yleensä älä tee liikaa lupauksia. Kerro vain mitä voit tehdä.
