Yhdistäminen on Office -ohjelmien yleinen toiminto, joka sopii yhteen asiakirjaan useille vastaanottajille. Voit järjestää ja yhdistää kaikenlaisia asiakirjoja, kuten kirjekuoria, tarroja, lomakekirjeitä, sähköpostiviestejä, fakseja ja numeroituja kuponkeja. Lue alla olevat vaiheet saadaksesi tietää, miten yhdistämistä käytetään tietokoneessa.
Vaihe
Menetelmä 1: 3: Valmistelu
Vaihe 1. Luo datatiedosto
Tiedot voivat olla laskentataulukkotiedostoja (laskentataulukoita), tietokantatiedostoja tai jopa tekstiasiakirjoja sopivassa muodossa. Laskentataulukkotiedostot ovat yleisimmin käytettyjä; Tässä oppaassa oletetaan, että käytät laskentataulukkoa.
-
Tiedostotietojen on sisällettävä kaikki tiedot, jotka muuttuvat jokaisessa kopiossa. Jos esimerkiksi kirjoitat lomakekirjettä, tiedosto sisältää kaikkien niiden ihmisten nimet ja mahdollisesti osoitteet, joille haluat kirjoittaa.
Kirjoita tiedot kussakin rivin solussa niin, että jokainen tietotyyppi (etunimi, sukunimi, kunnianosoitus ja niin edelleen) on omassa sarakkeessaan
-
Luo järkeviä sarakkeiden nimiä. Yhdistäminen lukee kunkin sarakkeen tiedot ja olettaa, että jokaisen tietosarakkeen ensimmäinen merkintä on kyseisen tyyppisten tietojen yleinen nimi, joten käytä järkevää nimeä.
Aloita esimerkiksi etunimikenttä kirjoittamalla "etunimi" ja kirjoita sitten kaikki etunimet sen alle. Kun sinua pyydetään syöttämään tietosarake kirjeessä, näet "etunimen" vaihtoehtona ja muistat heti, mitä sarakkeessa on
- Microsoft Office -käyttäjät, jotka käyttävät Outlookia sähköpostin lähettämiseen, voivat halutessaan käyttää Outlook -osoitekirjaa datatiedostona.
Vaihe 2. Tallenna datatiedosto
Tallenna tiedosto, jotta löydät sen helposti. Anna sille nimi, joka on helppo muistaa.
Vaihe 3. Kirjoita pääasiakirja
Tämä asiakirja sisältää tietoja. Jos esimerkiksi kirjoitat lomakekirjettä, pääasiakirja on kirje. Jokainen postilaatikkoon yhdistettävä sisältö (kuten nimi) jätetään tällä hetkellä tyhjäksi.
Tapa 2/3: Yhdistäminen MS Officessa
Vaihe 1. Avaa Yhdistämisen tehtäväruutu
Napsauta pääasiakirjan ruutua avataksesi sen. Jos et näe sitä, siirry Työkalut -valikkoon ja valitse luettelosta Yhdistäminen.
Vaihe 2. Vastaa MS Officen esittämiin kysymyksiin
Officen Yhdistämistoiminto sisältää useita vaiheita, joiden tarkoituksena on helpottaa tiedostojen yhdistämistä älykkäämmin ja tarkemmin.
- Aloita valitsemalla kirjoittamasi asiakirjan tyyppi. Napsauta sopivinta ja napsauta sitten Seuraava.
- Valitse aloitusasiakirja, jota haluat käyttää. Jos noudatat näitä ohjeita, voit valita Käytä tätä asiakirjaa. Napsauta Seuraava.
Vaihe 3. Valitse yhdistettävät tiedostot
Tämä on aiemmin luomasi datatiedosto. Valitse sopiva valintanappi ja napsauta sitten Seuraava, jos haluat etsiä tiedoston ja linkittää sen pääasiakirjaan.
Jos haluat käyttää Outlook -osoitekirjaa, napsauta tätä vaihtoehtoa
Vaihe 4. Valitse käytettävät tiedot
Officen avulla voit valita haluamasi tietorivit tai poistaa niiden valinnan. Voit valita datatiedoston tiedot, jotka haluat yhdistää pääasiakirjaan, jotta datatiedostosta on myöhemmin hyötyä, jos käytät sitä eri tarkoituksiin. Kun olet tyytyväinen, napsauta Seuraava.
Tiedot voidaan lajitella napsauttamalla kunkin sarakkeen otsikoita. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat nopeasti etsiä paljon tietoa
Vaihe 5. Anna tietokentät
Tehtäväruudun seuraavalla sivulla sinua kehotetaan kirjoittamaan asiakirja, jos et ole jo tehnyt sitä, ja sinua esitetään erilaisia vaihtoehtoja tietojen lisäämiseksi tiedostosta asiakirjaan.
-
Anna tietosarake asettamalla kohdistin kyseiseen tietosarakkeeseen ja lisää sitten se napsauttamalla tehtäväpalkin asianmukaista painiketta.
Voit poistaa väärin sijoitetut tai päällekkäiset tietokentät painamalla Delete -näppäintä aivan kuten tavalliset kirjaimet tai numerot
-
Esiasetetut vaihtoehdot muuttuvat hieman valitsemasi asiakirjan tyypin mukaan. Office tekee parhaansa täyttääkseen tarvittavat tiedot antamistasi tiedoista. Jos esimerkiksi kirjoitat yrityslomakekirjettä, saatat nähdä vaihtoehdon lisätä osoitelohko, joka sisältää kunkin vastaanottajan etu- ja sukunimen sekä koko osoitteen siististi järjestettynä useille riveille.
- Jotkin esiasetetut vaihtoehdot avaavat lisäikkunoita, jotta voit täyttää tarvittavat tiedot. Kaikki on enemmän tai vähemmän suoraviivaista ja helppo ymmärtää.
- Jos käytät esiasetettuja asetuksia etkä löydä tarvittavia tietoja, määritä oma sarakkeen nimi, joka vastaa oletusnimeä, napsauttamalla Vastaavat kentät -painiketta. Voit esimerkiksi määrittää sukunimen luokan datatiedostossa täyttääksesi sukunimi -tiedot osoitelohkoon.
- Jos haluat käyttää omaa saraketta, napsauta lisää vaihtoehtoja. Näet kullekin sarakkeelle antamasi nimet ja voit käyttää niitä sen sijaan.
Vaihe 6. Tarkista sähköposti
Yhdistäminen ei näytä tiettyjä tietoja pääasiakirjaan käyttämissäsi kentissä, ennen kuin tulostat sen, mutta Office tarjoaa esikatselutoiminnon, jonka avulla voit tarkistaa ja varmistaa, että näytettävät tiedot vastaavat haluamiasi sarakkeita asiakirja. Käytä niitä, kunnes olet tyytyväinen näytettyyn tilaukseen.
Vaihe 7. Suorita yhdistäminen
Yhdistämisen tehtäväruudun viimeinen näyttö ilmoittaa, että kaikki on kunnossa ja valmis asiakirjan tulostamiseen. Jokainen tietosarja näkyy tulostetussa asiakirjassa ja ohjelma tulostaa niin monta kopiota tietosarjasta kuin on.
Jos haluat muokata tiettyjä kirjaimia itse, voit tehdä sen myös tästä tehtäväpalkin näytöstä napsauttamalla ensin "muokkaa yksittäisiä kirjaimia"
Tapa 3/3: Yhdistäminen OpenOffice.org -sivustossa
Vaihe 1. Luo tietokanta
Vaihe 2. Anna tietokentät
Olet nyt linkittänyt tietosi tietokantaan, jonka OpenOffice.org voi ymmärtää, ja tietokannan käyttäminen sähköpostien yhdistämiseen on helppoa, kunhan tiedät mistä etsiä.
- Valitse Lisää -valikosta kentät ja sitten muut… alivalikosta. Vaihtoehtoisesti voit painaa Ctrl+F2.
- Napsauta avautuvassa ikkunassa Tietokanta -välilehteä.
-
Napsauta Selaa -painiketta ikkunan oikeassa alakulmassa ja etsi juuri luomasi tietokantatiedosto.
Kun tietokanta on valittu, se näkyy luettelossa, jonka otsikko on tietokannan valinta ikkunan oikealla puolella
- Valitse ikkunan vasemmalla puolella olevasta tyyppiluettelosta yhdistämiskentät.
- Napsauta tietokannasi vieressä olevaa "+" -merkkiä, ja sen alle ilmestyy laskentataulukkotiedosto. Napsauta "+" hänen vierellään, ja näet laskentataulukon luomisen yhteydessä valitsemasi tietosarakkeen nimen.
-
Valitse lisättävä tietosarake ja aseta tietosarake pääasiakirjaan napsauttamalla Lisää.
- Muista asettaa kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä tietosarakkeen, ennen kuin napsautat Lisää, muuten sinun on siirrettävä se oikeaan kohtaan.
- Aivan kuten Officessa, tekstikenttiä käsitellään pääasiakirjan aakkosnumeerisina merkeinä. Voit siirtää sen välilyönnillä ja poistaa sen Delete -näppäimellä.
Vaihe 3. Suorita yhdistäminen
Tarkista jokainen tietosarakkeen sijoitus. Kun olet valmis, tulosta pääasiakirja. Yhdistäminen tulostaa yhden kopion jokaista asiakirjaan yhdistetyn tiedoston merkintöjä varten.
Vinkkejä
- Tekstinkäsittelyohjelmissa on yleensä malleja, joiden avulla voit luoda pääasiakirjan.
- Muista jakaa sarakkeet tarkimpiin avainsanoihin. Voit esimerkiksi käyttää lempinimiä (herra, rouva, neiti), etunimeä ja sukunimeä. Käytä nimeä varten kolme erillistä saraketta, ja jokaisessa sarakkeessa on yksi tietosaraketyyppi.
