Henkilöstöosaston henkilöstö, joka vastaa työhakemusten vastaanottamisesta, yleensä odottaa hakijoiden lähettävän myös saatekirjeen, ei vain bioa. Työnhakijoille saatekirje on tapa esitellä itsesi ja selittää lyhyesti, miksi tietosi täyttävät vaaditut pätevyysvaatimukset. Selitä saatekirjeellä, miksi haluat työskennellä tietyssä yrityksessä, koska tausta- ja kokemustiedot ovat jo biossasi. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten saatekirje kirjoitetaan henkilökohtaisesti, osuvasti, ammattimaisesti ja ilman kieli- ja kirjoitusvirheitä.
Vaihe
Osa 1/2: Valmistautuminen saatekirjeen kirjoittamiseen
Vaihe 1. Määritä kirjeen kirjoittamisen tarkoitus
Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, mieti tavoitteita, jotka haluat saavuttaa kirjoittamalla saatekirjeesi. Kun lähetät biodatasi tai lyhyen ansioluettelosi henkilöstöosastolle, liitä mukaan saatekirje. Vaikka haet työtä, jota ei mainostettu, selitä motivaatiosi saatekirjeellä ja kerro, miksi valitsit tietyn yrityksen.
- Jos haet työtä ilmoitetun avoimen työpaikan täyttämiseksi, kirjoita kirje, jossa selität olevasi hyvä ehdokas tehtävään.
- Jos kirjoitat saatekirjettä määrittelemättä avointa työpaikkaa, kuvaile kaikki osaamisesi ja miten niitä käytetään yrityksessä.
- Olipa tavoitteesi mikä tahansa, selitä lyhyesti ja tarkasti, mitä voit tehdä yrityksellesi sen sijaan, että haluat saada jotain yritykseltä.
Vaihe 2. Tiedä kenelle sinun pitäisi lähettää saatekirjeesi
Ennen kuin kirjoitat, yritä selvittää, kuka lukee kirjeesi. Jos haet tiettyä avointa työpaikkaa, ensimmäinen henkilö, joka lukee kirjeen, on yleensä henkilöstöosasto ennen sen lähettämistä asianomaiselle johtajalle, joka tarvitsee työntekijöitä. Henkilöstö, joka hoitaa työntekijöiden rekrytointia, on erittäin kokenut työhakemusten lukemisessa. Joten yritä tehdä positiivinen vaikutelma alusta alkaen.
- Jos et tiedä hakemuksen vastaanottamisesta vastaavan henkilöstön nimeä, etsi henkilöstöjohtajan nimi verkkosivustolta.
- Vaikka se saattaa tuntua vähäpätöiseltä, kirjeen lähettäminen oikealle henkilölle on yksi tapa luoda positiivinen vaikutelma.
- Vaihtoehtoisesti voit soittaa asianomaiselle yritykselle ja kysyä sen henkilön nimen, jonka haluat sisällyttää kirjeen vastaanottajaksi.
- Jos et voi määrittää vastaanottajan sukupuolta nimen perusteella, kirjoita "Hyvä" ja sen jälkeen koko nimi.
- Nimiä Dian ja Sri voivat käyttää sekä miehet että naiset. Etsi tiedot yrityksen verkkosivustolta tai soita vahvistaaksesi vastaanottajan sukupuolen virheiden välttämiseksi.
Vaihe 3. Tutki työnkuvauksia ja työpaikkailmoituksia
Jos kirjoitat tiettyä työtä hakevaa kirjettä, valmistele kirje luonnos, jossa keskustellaan työstä. Etsi työkuvaukset ja muut tiedot ja määritä avainsanat, tehtävät ja työtehtävät lukemalla mainos mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Selitä saatekirjeelläsi parhaalla mahdollisella tavalla, että täytät vaaditut pätevyydet hahmottamalla kaikki taidot ja kokemukset, jotka hyödyttävät yritystä.
Kirjoita muistiin kaikki mainoksessa luetellut vaatimukset ja ryhmittele ne pää-, tuki- ja lisävaatimuksiksi
Vaihe 4. Piirrä kirje
Kun tiedät, mitä kirjeessä on selitettävä, aloita kirjeluonnoksen valmistelu. Kirjoita lyhyt luonnos jokaisesta tärkeästä näkökohdasta, jonka haluat käsitellä. Yritä kirjoittaa selkeä ja ytimekäs kirje. Kirjoita saatekirje, joka koostuu useista kappaleista seuraavassa järjestyksessä:
- Ensimmäisessä kappaleessa selitetään, miksi lähetät kirjeen, esimerkiksi:”Tämän kirjeen kautta haen töitä…”
- Toisessa kappaleessa selitetään, että olet oikeutettu työhön akateemisen pätevyytesi, työkokemuksesi ja ammattitaitosi perusteella, joita vaaditaan tehtävänkuvauksesi tai henkilökohtaisten vaatimustesi mukaan.
- Kolmannessa kappaleessa kuvataan panos yritykselle ja pitkän aikavälin urasuunnitelmasi.
- Neljäs kappale paljastaa, miksi haet työtä ja olet sopivin ehdokas hyväksyttäväksi työhön. Kerro lyhyesti, että olet valmis kutsumaan haastatteluun.
- Lopeta allekirjoittamalla kirje ja liittämällä koko nimesi.
Osa 2/2: Saatekirjeen kirjoittaminen
Vaihe 1. Käytä oikeaa kirjainmuotoa
Jotta lähettämäsi saatekirje näyttäisi ammattimaiselta, käytä vakiokirjeformaattia sisältämällä päivämäärä, nimesi ja osoitteesi, yrityksen nimi ja osoite sekä henkilöstöosaston nimi kirjeen vastaanottajana. Etsi saatekirjeformaatteja Internetistä, jotta voit kirjoittaa vakiomuotoisen saatekirjeen.
- Kirjoita kirjeen vasempaan yläkulmaan yrityksen nimi ja osoite.
- Ohita kaksi tyhjää riviä ja kirjoita päivämäärä, jolloin kirjoitit kirjeen päivän numerolla, kuukauden nimellä ja vuodella.
- Ohita vielä kaksi riviä ja kirjoita sitten kirjeen vastaanottavan henkilöstöosaston henkilön nimi. Jos et tiedä nimeä, kirjoita osaston nimi, esimerkiksi "Henkilöstöosasto" tai "Henkilöstövuokrauspäällikkö", ja kirjoita sitten yrityksen osoite sen alle.
- Ohita kaksi riviä ja kirjoita sitten tervehdys, esimerkiksi "Arvoisa herra Slamet" tai "Kunnioittavasti", jos et tiedä kirjeen vastaanottajan nimeä. Ohita sen jälkeen yksi rivi ja aloita sitten ensimmäisen rivin kirjoittaminen.
Vaihe 2. Kirjoita hyvä alkukappale
Aloita kirje selkeällä ja tarkalla ensimmäisellä virkkeellä, jotta lukija tietää heti, mikä on kirjeen kirjoittamisen tarkoitus. Mainitse haluamasi työ kirjeen alussa, esimerkiksi ensimmäisellä virkkeellä: "Tällä kirjeellä haen työtä PT XYZ: n myyntityöntekijänä."
- Jos saat työviitteen joltakulta, kirjoita hänen nimi. Varmista, että henkilöstöosasto tuntee viitteen antajan.
- Esimerkiksi: "Marisa palkitsemisosastolta kertoi, että PT XYZ tarvitsi myyjän."
Vaihe 3. Kirjoita ylös mitä haluat
Kun olet kirjoittanut ensimmäisen kappaleen, siirry paljastamaan miksi lähetät saatekirjeesi ja kuvaile lyhyesti kuka olet. Selitä, että taitosi, pätevyytesi ja kokemuksesi täyttävät kriteerit, joita tarvitaan haluamasi tehtävän täyttämiseen. Käytä mainoksessa lueteltuja avainsanoja ja termejä. Tukea osaamistasi kuvaamalla lyhyesti kokemuksiasi urasi aikana.
- Esimerkiksi: jos työnhakuun vaadittavat kriteerit ovat kyky kommunikoida hyvin, kirjoita kirje: "Asiakaspalvelun aikana olen osallistunut useisiin koulutuksiin, jotta voin kommunikoida erittäin hyvin." Kerro sen jälkeen ongelmasta, jonka olet ratkaissut käyttämällä tätä taitoa.
- Saatekirjeen kirjoittaminen neljän kappaleen muodossa tuottaa lyhyen ja selkeän kirjeen, ja henkilöstöosaston henkilökunta lukee sen loppuun.
Vaihe 4. Kirjoita myös asiaan liittyvät saavutukset muistiin
Henkilöstöosasto lukee saatekirjeen yleensä nopeasti. Muista siis luetella saavutukset ja onnistumiset, jotka liittyvät haluamaasi työhön. Tämä menetelmä saa rekrytoijat muistamaan sinut hakijana, jolla on etu muihin hakijoihin nähden. Kirjoita saavutuksesi kohta kohdalta, jotta ne näyttävät erilaisilta kuin muut kirjeet.
- Lyhyt kirjallinen tieto helpottaa kirjeen lukemista. Esseen muodossa esitetyt tiedot osoittavat kuitenkin hyvät kirjoitus- ja viestintätaidot.
- Antaaksesi lukijoille vahvan ensivaikutelman, kirjoita vaikuttavin menestys ensimmäiselle riville.
- Säilytä tasapaino innokkuuden, ammattitaidon ja luottamuksen välillä.
Vaihe 5. Lopeta kirje kiittämällä
Kirjoita positiivinen päätöslause, jossa kiitokset kirjeesi lukemisesta tai työhakemuksesi käsittelystä, esimerkiksi:”Kiitos huomiostasi. Odotan lisää uutisia työhakemuksesta, jonka lähetin tämän kirjeen kautta.” Kerro myös, miten sinuun otetaan yhteyttä viittaamalla kirjeen alussa mainittuun osoitteeseen tai bion yhteystietoihin.
- Kirjoita "Terveisin" tai "Wasalam" viimeiseksi tervehdykseksi ja allekirjoita ja kirjoita koko nimesi.
- Muista, että koko nimi on kirjoitettava allekirjoituksen alle.
Vaihe 6. Käytä yksinkertaista muotoa
Koska saatekirje on virallinen kirje, sen pitäisi näkyä kirjeen muodossa ja toimituksessa. Käytä vakiokirjeformaattia, joka on 2,5 cm: n marginaali. Käytä Times New Roman- tai Arial -fonttia lukemisen helpottamiseksi. Tulosta mustalla musteella sileälle, tavalliselle valkoiselle paperille.
- Jos lähetät sähköpostia, pidä se virallisena lisäämällä selkeä aihe ja vastaanottajan nimi ikään kuin kirjoittaisit tavallista kirjettä.
- Käytä oikeaa sähköpostiosoitetta, jos haluat lähettää hakemuksesi sähköpostitse. Luo sähköpostiosoite käyttämällä nimeäsi tai nimikirjaimiasi. Älä koskaan lähetä työhakemusta sähköpostiosoitteeseen [email protected].
Vaihe 7. Tarkista posti huolellisesti
Sinun tulee lukea ja tarkistaa kirje huolellisesti ennen sen lähettämistä. Kirjeet, joissa on kirjoitus-, oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä, antavat vain huonon ensivaikutelman itsestäsi ja ammattitaidostasi. Saatekirje on osa hakemusta ja heijastaa viestintätaitojasi ja huomiota yksityiskohtiin.
- Älä vain luota oikeinkirjoituksen tarkistusohjelmaan elektronisessa laitteessa.
- Lue saatekirje ääneen, niin kuulet, jos virheitä ei näy.
- Tallenna kirje hetkeksi ja lue se uudelleen silmiesi lepäämisen jälkeen.
Vinkkejä
Valmista mahdollisimman paljon yhden sivun saatekirje. Henkilöstöosasto arvostaa lyhyttä, ammattimaista kirjettä
Varoitus
- Digitaalikaudella monet ihmiset haluavat lähettää hakemuskirjeitä ja biodataa elektronisten laitteiden kautta. Varmista, että lähettämäsi työhakemussähköpostin sisältö on vakiomuotoisen liikekirjeen muodossa.
- Jos haluat lähettää työhakemuksen sähköpostitse, säilytä ammattimainen ja liikekirjeen kirjoitustyyli.
