Työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnilla on tärkeä rooli liiketoiminnan menestyksen kehittämisessä tai parantamisessa, koska sillä on valtava vaikutus yhtiön toiminnan jatkuvuuteen. Työntekijöiden suoritusten arviointiin on olemassa erilaisia menetelmiä, esimerkiksi yksilöllisesti tai tiimeissä sisäisten ja ulkoisten näkökohtien perusteella. Jos etsit parasta tapaa arvioida työntekijöiden suorituksia, tässä artikkelissa kuvataan joitakin menetelmiä, joita monet yritykset jo käyttävät.
Vaihe
Menetelmä 1/4: "360 asteen" menetelmän arviointi
Vaihe 1. Pyydä palautetta alaisilta
Varmista, että työntekijät eivät laita nimeään palautelomakkeeseen, jotta he voivat antaa tietoja sellaisenaan ilman huolta. Tämä menetelmä on hyödyllinen arvioitaessa esimiesten suoritusta työntekijöinä ja johtajina. Jos haluat saada rehellistä palautetta pomosi suorituksesta, kysy hänen alaisiltaan seuraavia kysymyksiä:
- "Pystyykö pomosi johtamaan joukkuetta hyvin?"
- "Anna tietoja, jotka osoittavat, että pomosi on onnistuneesti parantanut johtamistyyliään."
- "Anna tietoja, jotka osoittavat, että esimiehesi toimii hyvin".
Vaihe 2. Pyydä työntekijöitä arvioimaan itse
Yksi tehokas tapa mitata työntekijöiden suorituksia on pyytää heitä arvioimaan itseään. Työntekijä tietää vahvuutensa ja heikkoutensa paremmin kuin kukaan muu. Työntekijät voivat yliarvioida itsensä. Siksi tätä menetelmää on tuettava suorituskyvyn arviointijärjestelmällä, jolla on erilainen lähestymistapa. Seuraavat kysymykset auttavat työntekijöitä arvioimaan työsuoritustaan.
- "Kuvaile kaikkien aikojen parasta työkykyä."
- "Kuvaile työaikatehokkuutesi tukemiseksi toteuttamiasi toimia".
- "Mitä työtoverisi (esimiehet ja alaiset mukaan lukien) ajattelevat työsuorituksestasi?"
Vaihe 3. Kerää palautetta arvioitavan työntekijän työtovereilta
Työntekijöiden palautetta voidaan käyttää yrityksen ja asianomaisten työntekijöiden suorituskyvyn parantamiseen, koska he ymmärtävät tiettyjen tehtävien hoitamiseen tarvittavat vastuut ja osaamisen. Työkavereiden palaute on erittäin hyödyllistä työntekijöille, jotka haluavat tietää vahvuutensa ja heikkoutensa.
- "Verrattaessa muihin työntekijöihin, joilla on sama asema, määritä arvo kollegoillesi heidän työnsä perusteella".
- "Anna neuvoja, jotta hän voi parantaa työntekoa".
- "Anna tietoa parhaista töistä, joita hän on koskaan osoittanut".
Vaihe 4. Pyydä esimieheltä arvio
Henkilö, jolla on ylivoimainen asema, ymmärtää hyvin alaistensa työntekijöiden velvollisuudet, vastuut ja työn laadun perustana arvioitaessa työn tuottavuutta. Hän on myös pätevin päättämään alaisten ylennyksestä tai ylennyksestä heidän työnsä laadun ja tulosten perusteella. Kysy seuraavat kysymykset saadaksesi työntekijöiden arviointitulokset esimiehiltä:
- "Ovatko työntekijät mielestäsi tyydyttäviä?"
- "Mitä ehdotatte hänen työsuorituksensa parantamiseksi?"
- "Miksi hän on oikeutettu ylennykseen?"
Vaihe 5. Tunne 360 asteen menetelmän rajoitukset
Tätä menetelmää käytettäessä saatu palaute on hyvin subjektiivista ja siihen vaikuttaa yleensä arvioijan ja arvioidun välinen suhde. Älä siis luota pelkästään tähän menetelmään arvioidessasi työntekijöiden suorituksia.
Menetelmä 2/4: Määrällisen arvioinnin suorittaminen
Vaihe 1. Käytä kvantitatiivisia menetelmiä
Työntekijöiden suoritusten arviointi edellä kuvatulla tavalla on yleensä subjektiivista. Jos haluat tehdä arvioinnista objektiivisemman, käytä tiettyjä kriteerejä, kuten tuottavuussuhdetta, liikevaihtoa, kustannusbudjettia ja virhesuhdetta. Jokaisella osastolla on oltava mitattavissa olevat kriteerit, jotta saavutettuja tuloksia voidaan verrata sovellettaviin standardeihin, osastojen/divisioonien tavoitteisiin, liiketoimintatrendeihin ja kunkin työntekijän työtavoitteisiin. Kerää tiedot järjestelmällisesti ja määritä sitten, ovatko yrityksen strategiat ja tavoitteet liiketoiminnan menestyksen vertailuarvoja.
- Voit esimerkiksi seurata, kuinka kauan asiakas odottaa jonoa tuotteen ostamiseen.
- Kirjaa tuotettujen tuotteiden määrä tai työntekijöiden laatimat raportit (jotka arvioidaan) 1 tunnissa.
- Muista selittää suoritusten arviointikriteerit ja työkohteet kullekin työntekijälle ennen arviointijakson alkua. Järjestä koulutusta ja sosiaalistumista suorituskyvyn arviointijärjestelmästä kaikille työntekijöille.
Vaihe 2. Vertaa saavutettuja tuloksia työsuunnitelmaan ja määrällisiin tavoitteisiin
Ennen arviointijakson alkua määrittele ensin työsuunnitelma ja tavoitteet, jotka kunkin työntekijän on saavutettava. Kun suoritustiedot on kerätty, vertaa niitä kvantitatiivisiin tavoitteisiin saadaksesi selville saavutuksen. Jos tavoitetta ei saavuteta, johdon on muutettava tai mukautettava käytäntöä perustana uusien tavoitteiden asettamiselle yrityksen organisaation parantamiseksi.
- Jos esimerkiksi asiakkaat odottavat keskimäärin 3 minuuttia palveluakseen, yritä lyhentää asiakkaiden odotusaikoja.
- Yksi haastavimmista tehtävistä on valitusten käsittely asiakaspalvelussa. Tallennettuaan puhelinkeskustelujen ajanjakson tietyn ajanjakson aikana, johto voi tehostaa asiakaspalvelumenettelyjen kehittämistä tunnistamalla pidemmän aikavälin puhelut.
- Lisää tavoitteita käyttämällä määrällisiä tietoja prosentteina. Esimerkiksi viimeisen neljänneksen aikana yhtiön liikevaihto oli 500 000 dollaria. Tavoitteena on seuraavan neljänneksen liikevaihdon kasvu 1%.
Vaihe 3. Käytä arvioinnin tuloksia työsuunnitelman laatimiseen
Työn etenemistä on mitattava säännöllisesti ja sitä on seurattava erityisesti silloin, kun yrityksen tulos ei ole hyvä. Edistymisen varmistamiseksi tarvitaan määräajoin suoritusten arviointeja. Lisäksi arvioinnin tuloksia voidaan käyttää määrittämään laadittujen suunnitelmien tehokkuus.
- Järjestä koulutusohjelmia heikosti toimiville työntekijöille.
- Jos arvioinnin tulokset osoittavat, että työntekijä ei edisty, muuta työsuunnitelmaa tai tavoitetta.
Tapa 3/4: Työn laadun varmistaminen saavutetaan
Vaihe 1. Suorita arviointi työntekijän työn laadun arvioimiseksi
Työsuoritusten arvioinnin tulokset heijastavat jokaisen työntekijän suoritusta kaikilta osin alkaen työetiikasta yksittäisiin saavutuksiin. Tätä arviointimenetelmää voidaan käyttää arvioimaan jokaisen työntekijän vuosittainen työsuoritus kokonaisuutena. Arvioinnin jälkeen työntekijät saavat palautetta työn laadun parantamiseksi ja arvostavat työsuoritustaan.
- Kuinka monta yksikköä työntekijä tuotti tai myi (arvioituna)?
- Kuinka hyvä työn laatu on?
- Kuinka paljon työaikaa hän käyttää tuotteiden valmistamiseen tai myyntitapahtumiin?
Vaihe 2. Suorita kattava arviointi
Kattava arviointi on hyödyllinen vaihtoehtoisten ratkaisujen tarjoamisessa etenkin yrityksille, joilla on ongelmia. Yleensä ongelmat johtuvat kuitenkin työprosessien tehottomuudesta, riittämättömästä koulutuksesta tai huonosta liiketoiminnan johtamisesta. Siksi johdon on tarkasteltava menettelyjä perusteellisesti keräämällä panosta eri osapuolilta, tekemällä päätöksiä, ryhtymällä toimiin ja tekemällä politiikkoja monimutkaisten tai monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseksi.
Palkkaa ammatillisia konsultteja puolueettomaksi osapuoleksi arvioimaan objektiivisesti yrityksen päivittäistä toimintaa ja työntekijöiden suorituksia
Vaihe 3. Suorita satunnaisia tarkastuksia valvoaksesi työn laatua
Tällä menetelmällä on myönteinen vaikutus, koska työntekijät ovat tietoisia tarkastuksesta, mutta eivät tiedä aikataulua. Työntekijät, jotka ovat laiskoja tai joiden suorituskyky ei ole hyvä, paljastetaan. Suorita seuraavat vaiheet pitääksesi työntekijät motivoituneina.
- Suorita yllätystarkastuksia tuotteen laadun tarkistamiseksi.
- Arvioi satunnaisia puhelinkeskusteluja.
- Tarkista yrityksen toimintakertomukset aika ajoin.
Vaihe 4. Kerää palautetta asiakkailta
Asiakastyytyväisyyden on oltava yrityksen päätehtävä, ja sitä voidaan käyttää yhtenä kriteerinä arvioitaessa työntekijöiden suorituksia. Kysy asiakkailta, ovatko he tyytyväisiä yrityksesi tuotteisiin tai palveluihin. Palautteen pyytäminen yrityksen toiminnasta ulkopuolisilta osapuolilta on varma tapa kerätä arviointimateriaaleja arvioidakseen yrityksen toimintaa objektiivisesti.
- Varo asiakkaiden hyvin lannistavaa palautetta. Useat teollisuudenalat ja yritykset, erityisesti moottoriajoneuvoliiketoiminta, saavat usein erittäin negatiivisia kommentteja asiakkailta.
- Kun pyydät palautetta, käytä standardia työkalulla tai lomakkeella, jolla on tietty muoto, jotta kaikki tiedot voidaan käyttää mahdollisimman hyvin.
- Yleensä asiakkaiden palaute on subjektiivista ja paljastaa useimmiten huonon kokemuksen. Arvioi asiakaspalvelun suorituskykyä käyttämällä objektiivisia arviointiperusteita, kuten ongelmanratkaisun kestoa, tarjottuja ratkaisuja ja asiakkaiden palauttamien tuotteiden määrää.
Menetelmä 4/4: Ajanhallinnan parantaminen
Vaihe 1. Laske tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittava aika
Yksi tapa mitata ajanhallinnan tehokkuutta on laskea kunkin työntekijän tehtävän suoritusaika. Varmista, että käytät järjestelmän kautta saatavia tietoja, kuten läsnäolokorttia tai tietokoneohjelmaa. Tarkkojen arviointitulosten saamiseksi manuaalinen tiedonkeruu, esimerkiksi syöttämällä tiedot taulukoihin, on epäluotettava ja tehoton.
- On olemassa useita ohjelmistoja, jotka valvovat tietokoneen käyttäjien toimintaa. Näin voit arvioida työntekijöitä, joiden työsuoritus ei saavuta tavoitetta, selvittääkseen miksi.
- Kiinnitä erityistä huomiota työntekijöihin, joiden työtulokset ovat selvästi alle keskiarvon, jotta he voivat saavuttaa määritellyt työtavoitteet.
Vaihe 2. Anna palautetta, mutta älä liian usein
Palaute on erittäin hyödyllistä työntekijöille, mutta päivittäinen valvonta moraalin parantamiseksi on kaksiteräinen miekka. Sen sijaan, että käyttäisit tätä menetelmää keinona johdolle seurata työntekijöiden suorituksia ja vastuita, suosittelemme, että teet viikoittaisia tai kuukausittaisia arviointeja. Lisäksi lisää työntekijöiden motivaatiota tarjoamalla bonuksia ja pitämällä jokaisen työntekijän arvot luottamuksellisina sen sijaan, että nöyryyttäisit häntä.
Vaihe 3. Varmista, että työetiikkaa noudatetaan oikein
Yksi tapa arvioida työn suoritusta on tutkia asiakirjoja yrityksen sääntöjen rikkomisesta. Tee se seuraavasti:
- Tarkista tiedot myöhäisestä saapumisesta töihin. Työntekijät, jotka tulevat usein myöhään toimistoon, lyhentävät heidän vastuullaan olevaa työaikaa. Tällä on myös huono vaikutus työtovereihin, koska se tekee työilmapiiristä epämiellyttävän.
- Kiinnitä huomiota työntekijöiden vaatteiden siisteyteen. Rento pukeutuminen toimistossa ollessa voi heijastaa samoja olosuhteita työssä.
- Selitä toimistovaraston käyttöä koskevat säännöt. Varmista, että jokainen työntekijä ymmärtää toimistotarvikkeiden, kuten autojen, puhelimien tai tietokoneiden, käytön säännöt. Toimistovarastoa väärin käyttävät työntekijät eivät käytä työaikaa järkevästi.
