Kirjallisissa käytännöissä ja menettelyissä hahmotellaan organisaation ohjeet, säännöt, painopiste ja periaatteet. Yleensä käytännöt ja menettelyt sisältyvät työntekijöille laadittuihin käsikirjoihin. Liiketoimintapolitiikkojen ja -menettelyjen kirjoittaminen riippuu yrityksen tavoitteista.
Vaihe
Osa 1/5: Liiketoimintatavoitteet
Vaihe 1. Tee luettelo tavoitteista
Johtajana tai yrityksen omistajana tiedät yrityksen tavoitteet. Harkitse esimerkiksi myyntitavoitteita, työntekijöiden ja johtamistavoitteita sekä liiketoiminta -asemaa, jonka odotat olevan tulevina vuosina.
- Yritä asettaa tavoitteita, jotka eivät ole vain täsmällisiä, vaan myös saavutettavia ja tavoittelemisen arvoisia. Aseta esimerkiksi taloudellisia tavoitteita, jotka ovat ulottuvilla, ja aseta tavoitteita työntekijöiden suorituskyvylle, jotka voidaan saavuttaa noudattamalla asettamiasi käytäntöjä ja menettelyjä.
- Kun olet asettanut tavoitteesi, varmista, että olet valmis sitoutumaan yrityksen omistajaksi tai johtajaksi. Tavoitteiden asettaminen on tärkeä ensimmäinen askel politiikkojen ja menettelyjen kehittämisessä. Silloin ei ole yhtä tärkeää noudattaa.
Vaihe 2. Kirjoita luettelo tehtävistä ja menettelyistä
Ajattele yrityksesi päivittäisiä tapahtumia ja tehtäviä. Kirjoita muistiin kaikki tehtävät, jotka on suoritettava joka päivä, jotta liiketoiminta sujuu sujuvasti.
Harkitse seuraavaa: Mitkä tehtävät vaativat muodollista kuvausta tai ohjausta? Mitä menettelyjä on suoritettava johdonmukaisesti samalla tavalla? Sen sijaan, että keskittyisit käsityöhön, joka ei vaadi paljon opetusta, keskity suurempiin tehtäviin
Vaihe 3. Listaa mahdolliset ongelmat ja ratkaisut
Toimintaperiaatteilla varmistetaan, että kaikki toimii sujuvasti ja että työntekijöillä ja esimiehillä on suoritustaso. Ajattele ongelmia, joita saattaa ilmetä ilman politiikkaa. Näin voit miettiä tarvitsemiasi käytäntöjä.
Kun ajattelet mahdollista ongelmaa, etsi nopea katsaus ongelman ratkaisemiseen tai korjaamiseen. Ajattele päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä kysymyksiä, kuten taloutta, työntekijöiden ja asiakkaiden vuorovaikutusta sekä työntekijöiden käyttäytymistä ja asenteita
Osa 2/5: Liiketoimintapolitiikkojen kirjoittaminen
Vaihe 1. Listaa käytäntöluokat
Kun olet harkinnut erilaisia mahdollisia ongelmia, jotka on ratkaistava käytännön avulla, mieti kunkin luokkaa. Käytä esimerkiksi luokkia, kuten turvallisuus, aikataulutus, käyttäytyminen, palkka, etuudet, loma tai loma ja syrjintä.
Myöhemmin käsikirjaa laadittaessa luokkiin jaetut käytännöt auttavat sinua järjestämään käsikirjan ja sen osat. Luokat auttavat sinua myös päättämään, mikä on tärkeintä, ja voivat jakaa ne yksityiskohtaisemmin
Vaihe 2. Käytä jäsennysmuotoa erittelemällä kunkin luokan eri käytännöt
Mallin avulla voit kaivaa syvemmälle kunkin käytännön tai luokan näkökohdat ja lisätä termejä ja teknisiä tietoja edetessäsi. Lajittele jokainen osa tai luokka numeroilla.
Aloita lyhyellä ääriviivalla. Kun olet kirjoittanut kaikki alkuperäiset ideat, voit palata ääriviivoihin ja lisätä tai laajentaa sitä muuttuessasi
Vaihe 3. Mieti sopivia seurauksia käytäntörikkomuksille
Käytäntöjen avulla yritykset voivat toimia kunnolla, ja ne toimivat myös standardeina, joita työntekijöiden ja johdon on noudatettava. Käytännöt toimivat myös kirjallisina asiakirjoina, joissa kerrotaan, miten käytäntöihin tai rikkomuksiin puututaan. Tämä on erityisen tärkeää silloin ja jos tarvitaan toimenpiteitä ongelman ratkaisemiseksi.
Virallisissa asiakirjoissa kirjoitetut vakuutukset voivat kattaa työntekijöiden ja yrityksen lailliset oikeudet ja velvollisuudet. Politiikka sisältää tietoa vammaisten työoikeuksista, veroista ja syrjinnän ja häirinnän kieloista työpaikalla. Varmista, että annat tiedot sovellettavan lain mukaisesti
Vaihe 4. Luo selkeä irtisanomispolitiikka
Jos joudut irtisanomaan työntekijän käytännön rikkomisen vuoksi, tämä kirjallinen käytäntö toimii todisteena, jos työntekijä katsoo, että hänet on irtisanottu epäoikeudenmukaisesti. Varmista, että omistat osan keskustellaksesi irtisanomissäännöistä.
Sinun pitäisi myös luoda palkkauspolitiikka. Esimerkiksi taustatarkastukset ennen ehdokkaan palkkaamista tai koeaika sen jälkeen, kun työntekijä on otettu palvelukseen ja ennen kuin hänestä tulee vakituinen työntekijä. Varmista, että luot ja hahmotat selkeät termit
Vaihe 5. Käytä selkeää aktiivista kieltä
Kirjoita kaikki käytännöt selkeästi siten, että niitä ei tulkita väärin tai ymmärretä väärin. Jos on olemassa toinen tulkinta, harkitse sen kirjoittamista toisella kielellä.
Älä esimerkiksi kirjoita: "Lisäsairauslomaa voidaan myöntää tietyissä olosuhteissa." Kirjoita sen sijaan "Lisäsairausloma hyväksytään vain päivystyspäällikön nimenomaisella luvalla"
Osa 3/5: Kirjoitusmenettelyt
Vaihe 1. Määritä, mitkä työt vaativat yksityiskohtaisia toimenpiteitä
Kaikki työt tai tapahtumat eivät vaadi yksityiskohtaisia ohjeita. Priorisoi tehtävät tai menettelyt, jotka on tehtävä johdonmukaisesti, kuten palkka- tai aikataulutus.
Kun päätät, mitkä menettelyt vaativat yksityiskohtia, harkitse seuraavia kysymyksiä: Oliko menettely pitkä vai monimutkainen? Mitä seurauksia on, jos toteutusvirhe? Onko viimeaikaisia tärkeitä muutoksia toteutettu? Tarvitseeko tämä menettely tärkeitä tai laajoja asiakirjoja? Ovatko työntekijät usein hämmentyneitä menettelystä?
Vaihe 2. Kerää tarvittavat tiedot kustakin toimenpiteestä
Ennen menettelyn hahmottamista sinun on tiedettävä kaikki vaiheet ja niiden näkökohdat. Harkitse esiin tulleita työntekijöiden kysymyksiä ja mahdollisia ongelmia.
Vaikka sinulla olisi kaikki tiedot, sinun on silti pidettävä kiinni itse menettelyn perusteista. Mieti, mitä lukijoiden tai työntekijöiden on ymmärrettävä ja suoritettava menettely
Vaihe 3. Kirjoita selkeä menettely käyttämällä kaikkia tietoja
Käytä aktiivista kieltä. Yritä välttää pitkiä ja turhia sanoja. Varmista, että et käytä vaikeasti ymmärrettävää kieltä, mukaan lukien ammattikieltä, jota työntekijät eivät ehkä tiedä.
Esimerkiksi kirjoittamisen sijaan "Henkilökunnan repeytyneet palkkakuitit on säilytettävä taloustiedostossa", käytä seuraavaa kieltä: "Säilytä repeytyneet palkkakuitit taloustiedostossa"
Osa 4/5: Laillisuuden ymmärtäminen
Vaihe 1. Siirry syrjinnän vastaiseen politiikkaan
Kaikkien yritysten omistajien on noudatettava hallituksen asettamia syrjinnän vastaisia käytäntöjä. Muista sisällyttää käytäntöä koskevat tiedot ja odotukset siitä, että kaikki työntekijät noudattavat sitä.
Tiedot yhtäläisistä työmahdollisuuksista olisi myös sisällytettävä politiikkaan, samoin kuin vammaisten oikeutta tehdä työtä koskeva lainsäädäntö ja häirintäpolitiikka
Vaihe 2. Varmista, että käytäntösi on laillinen
Sinun on varmistettava, että kaikki laaditut käytännöt ovat oikeudenmukaisia ja lain mukaisia. On monia resursseja, joiden avulla voit selvittää, onko käytäntösi sovellettavan lain mukainen.
Voit myös pyytää lakimiestä tutustumaan laatimaasi käytäntöihin ennen niiden soveltamista työntekijöihin. Yrityksen omistajana on erittäin hyödyllistä saada säännöllinen neuvonantaja, jolta saat neuvoja
Vaihe 3. Pyydä työntekijöitä allekirjoittamaan luonnokset käytännöiksi ja menettelyiksi
Uusia työntekijöitä on pyydettävä hyväksymään ja allekirjoittamaan toiminta- ja menettelyasiakirjat, ja heille on toimitettava kopio viitteelliseksi. Lisäksi kaikkien työntekijöiden on allekirjoitettava kaikki muutokset. Tällä varmistetaan, että politiikka sitoo heitä kaikkia, jos molemmat osapuolet ryhtyvät oikeustoimiin tulevaisuudessa.
Alaikäiset eivät voi laillisesti tehdä sopimuksia. Jos palkkaat alle 18 -vuotiaita työntekijöitä, varmista, että heillä on huoltajan kirjallinen lupa tehdä sopimus, koska vanhempi tai huoltaja voi laillisesti purkaa sopimuksen
Osa 5/5: Käsikirjan kokoaminen
Vaihe 1. Järjestä tiedot loogiseen järjestykseen
Aloita suuremmilla pisteillä ja seuraa sitten pienemmillä. Aloita esimerkiksi käsikirja palkitsemisprosessista tai kelpoisuusluokasta sen sijaan, että aloittaisit korvausluokasta.
- Harkitse käsikirjan avaamista, jossa kuvataan yrityksen tavoitteet, kuten aiemmin esittelit. Kirjoita selkeä, yhtenäinen kappale tai kaksi, joka tiivistää käsikirjan, mitä työntekijät voivat odottaa yritykseltä ja mitä yritys odottaa työntekijöiltä.
- Käytä ääriviivoja alaluokkien luomiseen käsikirjassa. Tee sisällysluettelo, kun olet valmis, jotta jokainen tieto on helppo löytää.
Vaihe 2. Käytä kuvaa, kaaviota tai kaaviota
Jotkut ihmiset ovat visuaalisempia, joten käsikirjan kaaviot, kaaviot tai kuvat voivat auttaa erityyppisiä työntekijöitä ymmärtämään käsitteitä. Kuvat voivat yksinkertaistaa menettelyjä ja käytäntöjä.
Voit esimerkiksi luoda kaavion tai taulukon, jossa luetellaan eri nimikkeet ja niiden tehtävät. Voit myös käyttää kysymysten ja vastausten taulukkoa, jota työntekijät voivat käyttää tarvittaessa viitteenä
Vaihe 3. Tarjoa oppaita kaikille työntekijöille, jotta he voivat käyttää niitä helposti
Ihannetapauksessa uudet työntekijät saavat kopion käsikirjasta, kun heidät palkataan, ja vanhat työntekijät saavat uuden kopion tarkistuksen yhteydessä. Harkitse, että kaikki työntekijät allekirjoittavat sopimuksen, jonka mukaan he ymmärtävät kaikki käsikirjassa esitetyt kohdat ja hyväksyvät sen.
