Tiivistelmä on liiketoiminta -asiakirjan tärkein osa. Se on ensimmäinen (joskus jopa ainoa) asia, jonka ihmiset lukevat, ja viimeinen asia, jonka sinun pitäisi kirjoittaa. Tämä yhteenveto on lyhyt yhteenveto asiakirjasta, jos asiakirjan lukemisesta vastaavat kiireiset johtajat tietävät tarkalleen, kuinka paljon lukea ja mitä tehdä.
Vaihe
Menetelmä 1/2: Perusteet
Vaihe 1. Ymmärrä, että yhteenveto on lyhyt yhteenveto yritysasiakirjasta
Tässä tapauksessa avainsanat ovat "lyhyt" ja "yhteenveto". Tiivistelmä ei ole mitenkään kattava eikä korvaa alkuperäistä. Tiivistelmän tulee olla enintään 10% alkuperäisestä. Tavoittele niin, että voit kirjoittaa 5-10 prosenttia.
Tiivistelmä on erilainen kuin tiivistelmä. Tiivistelmä antaa lukijalle vilauksen ja suunnan, kun taas yhteenveto antaa lukijalle yleiskatsauksen. Tiivistelmiä kirjoitetaan yleisemmin akateemisessa maailmassa, kun taas johtopäätöksiä käytetään enemmän liiketoiminnallisiin tarkoituksiin
Vaihe 2. Varmista, että tämä yhteenveto noudattaa tiettyjä rakenne- ja tyyliohjeita
Arvovaltaisimmat lähteet, jotka kirjoittivat tiivistelmiä, ovat yhtä mieltä siitä, että tiettyjä rakenteellisia ja tyylillisiä ohjeita on sovellettava. Tämä opas sisältää:
- Kappaleiden tulee olla lyhyitä ja ytimekkäitä.
- Tiivistelmän pitäisi olla järkevä, vaikka et olisi lukenut alkuperäistä raporttia.
- Tiivistelmä tulee kirjoittaa kohdeyleisölle sopivalla kielellä.
Vaihe 3. Määritä ongelma
Tiivistelmässä on määriteltävä asia selvästi, olipa kyse toimitusketjun hallinnasta tai ulkomaisesta markkinointikampanjasta. Tiivistelmä edellyttää erityisesti ongelman selkeää määrittelyä, koska asiakirjan, johon se perustuu, ehdotuspyyntö (RFP) on usein kirjoittanut tekninen henkilö, jolla on heikko käsitys käsitteellisistä kysymyksistä. Varmista, että ongelma on määritelty selkeästi ja helposti ymmärrettävin termein.
Vaihe 4. Tarjoa ratkaisu
Ongelma tarvitsee aina ratkaisun. Jotta voit esittää korvausvaatimuksen tarkoituksesta (ja syistä hankkeen rahoittamiseen), sinun on keksittävä ratkaisu, jolla voidaan ratkaista ongelma tehokkaasti. Jos ongelmasi ei ole selkeästi kirjoitettu, ratkaisusi ei ole järkevä.
Vaihe 5. Käytä grafiikkaa, osoittimia ja otsikoita, jos asiakirja on helpompi lukea yhdellä silmäyksellä
Tiivistelmä ei ole essee, joka vaatii pitkiä tekstilohkoja. Jos vain voit parantaa ymmärrystä tai tee yhteenveto luettavampi yhdellä silmäyksellä, sopii käyttää:
- Kartoittaa. Hyvin sijoitettu kaavio, joka kuvaa tarkasti asiakkaan ongelman ominaisuudet, voi korostaa tärkeää osaa yhteenvedosta. Visuaalisten aistien stimulointi on usein yhtä tehokasta kuin analyyttisten aistien stimulointi.
- Pisteiden yksityiskohdat. Pitkät tietoluettelot voidaan jakaa sulavampiin yksityiskohtiin.
- Otsikko Kehitä tarvittaessa yhteenvetoteema käyttämällä otsikkoa. Tämä auttaa lukijaa orientoitumaan, kun he uppoavat yhteenvetoon.
Vaihe 6. Pidä kirjoituksesi tuoreina ja ammattikieltä vapaina
Jargon on ymmärryksen vihollinen. Muuten ammattikieli on erittäin suosittua liike -elämässä. Sanat, kuten "käyttöliittymä", "vipuvaikutus", "ydinosaaminen" ja "alustan kriittinen", ovat sanoja, joita sinun pitäisi yrittää välttää. Nämä sanat hämärtävät niiden todellisen merkityksen ja voivat tehdä yhteenvedostasi epämääräisen ja turhan.
Menetelmä 2/2: Tarkat tiedot
Vaihe 1. Aloita alkuperäisestä asiakirjasta
Koska tiivistelmä on yhteenveto toisesta asiakirjasta, sinun on tutustuttava alkuperäiseen, jotta voit tiivistää sen informatiiviseksi ja käytännölliseksi versioksi. Olipa kyseessä raportti, liiketoimintasuunnitelma, ehdotus, käsikirja tai muu asiakirja, tarkista alkuperäinen ja etsi pääideoita.
Vaihe 2. Kirjoita lyhyt yhteenveto
Mikä on asiakirjan tai alkuperäisen asiakirjan sponsoroivan yrityksen tarkoitus? Mikä on kattavuus?
Esimerkki: "Women WorldWide on voittoa tavoittelematon järjestö, joka yhdistää naisia ympäri maailmaa tehokkailla ratkaisuilla perheväkivaltaan ja tarjoaa samalla tukiverkoston perheväkivallan uhreille. Vaikka se toimii pääkonttoristaan Albertassa Kanadassa, sillä on saada viittauksia naisilta 170 maassa ympäri maailmaa."
Vaihe 3. Tee "ydin" erottuvaksi
Tämä osa on luultavasti tärkein osa koko tiivistelmää. Kahdessa tai kolmessa virkkeessä sinun odotetaan kertovan lukijalle, miksi yrityksesi on erityinen. Miksi liiketoiminta kannattaa tarkistaa, saada liiketoimintatarjous tai yhteistyö tiivistelmän lukijalta?
- Ehkä sinulla on Michael Jordan asiakkaana ja hän on mainostanut tuotettasi Twitterissä ilmaiseksi. Ehkä olet juuri allekirjoittanut kumppanuuden Googlen kanssa. On myös mahdollista, että sinulle on juuri myönnetty patentti tai olet juuri tehnyt ensimmäisen suuren myyntisi.
- Joskus yksinkertainen lainaus tai suositus riittää. Tärkeintä on herättää lukijan huomio, saada yrityksesi maine näyttämään mahdollisimman hyvältä ja houkutella lukija lukemaan asiakirjan loppuun asti.
Vaihe 4. Määrittele suuri ongelma
Tiivistelmän ensimmäinen konkreettinen ainesosa on keskustelu ongelmasta, joten kuvaile ongelma, jota tuotteesi/palvelusi käsittelee. Varmista, että ongelma on määritelty mahdollisimman selkeästi. Ongelmat, joita ei ole kuvattu yksityiskohtaisesti, eivät kuulosta vakuuttavilta eivätkä tee ratkaisustasi niin merkittävää kuin haluaisit sen olevan.
Esimerkki: "Los Angeles on vammautunut liikenneruuhkissa. DC -metroalueen lisäksi Los Angelesissa on maan pahimmat liikenneruuhkat. Liikenneruuhkien aiheuttama savu ja saastuminen vähentävät työn tuottavuutta, lisäävät astmaa ja hitaasti aiheuttaa vakavia terveysongelmia. LA: ssa on enemmän autoja kuin tarpeeksi vanhoja ajamaan."
Vaihe 5. Esitä ainutlaatuinen ratkaisusi
Suuri ongelma on helppo osa. Nyt sinun on vakuutettava lukijat siitä, että sinulla on ainutlaatuinen ratkaisu tähän suureen ongelmaan. Jos pystyt toimittamaan nämä kaksi materiaalia, sinulla on materiaalia loistavan idean saamiseksi.
Esimerkki: "Innotech on luonut uraauurtavan liikenteenohjausjärjestelmän, joka voi lyhentää matkustusaikaa asentamalla patentoituja" älykkäitä verkkoja "stop -kyltteihin, jotka voivat lukea autojen määrän tietyllä kaistalla ja ohjata liikennettä olosuhteiden mukaan. Amerikkalaiset kuljettajat eivät. joutuu odottamaan uudelleen punaisessa valossa minuutteja, kun vihreä valo vilkkuu osoittaen, että vastakkaiseen suuntaan ei ole autoja."
Vaihe 6. Puhu markkinoiden mahdollisuuksista
Kuvaile suurta ongelmaa toimittamalla toimialallesi tilastoja. Varo teeskentelemästä, että hallitset suurempia markkinoita kuin todellisuudessa olet! Se, että lääkinnällisten laitteiden teollisuuden arvo on 100 miljardia dollaria vuodessa, ei merkitse mitään, koska uusi lääkinnällinen laite palvelee vain tiettyä teollisuuden osaa. Rajaudu realistiseen markkinapotentiaaliin.
Vaihe 7. Anna ainutlaatuinen myyntitarjouksesi
Tässä hetkessä kuvailet ainutlaatuista ratkaisua. Mikä antaa tuotteellesi tai palvelullesi etumatkan kilpailijoihisi nähden? Ehkä kotihoitopalvelusi lähettää lääkärit koteihin vain sairaanhoitajien sijasta, tai ehkä takaat saman päivän vierailut, joten sinun ei tarvitse varata aikaa etukäteen. Näytä miksi yrityksesi on erityinen.
Esimerkki: "Intellilightin lisäetuna on se, että se voi havaita, kun ketään ei ole talossa. Jos valo jätetään palamaan tyhjään huoneeseen, se sammuu ja syttyy automaattisesti uudelleen, kun se havaitsee liikkeen huoneessa. Kuluttajat maksavat sähkölaskut ja tuhlaavat vähemmän energiaa."
Vaihe 8. Keskustele tarvittaessa liiketoimintamallistasi
Jotkut johtopäätökset eivät vaadi liiketoimintamallia. (Voittoa tavoittelemattomien, ei-kaupallisten ja kansalaisjärjestöjen ei välttämättä tarvitse tehdä liiketoimintasuunnitelmaa.) Mutta jos yritykselläsi on sellainen, liiketoimintamallisi on oltava selkeä ja helppo seurata. Pohjimmiltaan vastaat kysymykseen: "Kuinka saat ihmiset ottamaan rahaa lompakostaan ja antamaan sen sinulle?" Pidä malli yksinkertaisena, etenkin tiivistelmässä. Lyhyt yhteenveto on enemmän kuin riittävä.
Vaihe 9. Keskustele tarvittaessa johtoryhmän kanssa
Toimialasta riippuen tämä voi olla yksi tärkeimmistä osista yhteenvedossasi. Sijoittaja tai pankkiiri luottaa tiimiisi, ei esittämääsi ajatukseen. Ideoita on helppo ehdottaa, mutta niiden toteuttaminen edellyttää vahvaa tiimiä. Kerro lyhyesti, miksi tiimilläsi on kokemusta ja tietoa liiketoimintasuunnitelmasi toteuttamiseksi hyvin.
Vaihe 10. Anna taloudellisia ennusteita väitteesi tueksi
Markkinoiden, liiketoimintamallin ja historiallisen kehityksen perusteella sinun on laadittava alhaalta ylöspäin suuntautuva taloudellinen ennuste. Ennusteesi tarkoitus on yksinkertaisesti osoittaa osaamisesi ja kykysi rakentaa taloudellisia ennusteita vakuuttavien olettamusten perusteella.
Jos suunnitelmasi on sijoittajaryhmälle, älä käytä liikaa aikaa tähän osioon, koska he tietävät, että sinulla ei ole aavistustakaan kuinka paljon rahaa voit ansaita. Sijoittajat eivät yleensä tee kyllä tai ei -päätöstä taloudellisten ennusteidesi perusteella. He tekevät pohjimmiltaan omat rahoitusennusteet
Vaihe 11. Tasoita pyyntösi polku
Nyt on aika lähettää investointi- tai lainahakemus tiivistelmäsi tavoitteista riippuen. Sinun on toistettava, miksi yrityksesi tarjoaa tietyn arvon. Muistuta lukijoita tärkeästä ongelmasta, jota ratkaiset tuotteellasi/palvelullasi, sekä mahdollisista markkinoistasi. Korosta lopuksi tiimisi ja heidän kykynsä tehdä työ uudelleen. Pyydä rahaa, joka tarvitaan seuraavan suuren liiketoiminnan virstanpylvään saavuttamiseen. Älä paljasta, kuinka paljon pääomaa olet valmis luopumaan tai korkoa, jonka olet valmis maksamaan. Tämä tulisi tehdä myöhemmin kasvokkain neuvottelemalla.
Vaihe 12. Lue yhteenvetosi uudelleen
Jos olet kirjoittanut perusasiat, lue ne huolellisesti. Sinun on tarkistettava yhteenveto erittäin huolellisesti. Kun luet uudelleen, ota huomioon myös asiakirjan lukija. Varmista, että uudet viitteet on selitetty hyvin ja kieli on selkeä ihmisille, jotka eivät tunne aihetta. Kirjoita tarvittaessa uudelleen.
- Pyydä muita tuorein mielin lukemaan tiivistelmäsi ja kiinnittämään huomiota:
- Selkeys. Ovatko käytetyt sanat selkeitä, ajatukset selkeitä ja yhteenveto ei käytä ammattikieltä?
- Virhe. Kielioppi-, välimerkki- ja kirjoitusvirheitä voi esiintyä. On myös hyvä pyytää jotakuta muuta tarkistamaan tosiasiat ja tilastot.
- pakko. Kuulostavatko yhteenvedon ideat ylenmäärityksestä? Missä on ylennyksen puute, jos sellaista on?
- Johdonmukaisuus. Mitkä osat eivät sovi yhteen? Mikä osa on sopiva?
Vinkkejä
- Mitä kiireisempi johtaja, sitä vähemmän hän lukee. Kirjoita tarpeeksi.
- Aloita kokeilemalla useimpien tekstinkäsittelyohjelmistojen mukana tulevia asiakirjamalleja.
- Yhteenvetoasiakirjojen pituus voi vaihdella, mutta niiden on oltava lyhyitä. Tavoitteesi on välittää mahdollisimman paljon tietoa pienestä tai kohtalaiseen lukumäärään. Jos sisällytät yhteenvetoosi yksityiskohtia, sisällytä ensin tärkeimmät kohdat, kuten johtopäätökset ja suositukset.
- Näitä samoja neljää aluetta voidaan käyttää johtoryhmän yhteenvetoina eri liiketoiminnoissa.
