Viikkoraportteja käytetään yleisesti monissa yrityksissä ja vähittäismyyntiympäristöissä tai tutkimushankkeissa ja harjoittelussa. Kirjoita lyhyitä, ytimekkäitä viikoittaisia raportteja, jotta esimiehelläsi on selkeä kuva edistymisestäsi.
Vaihe
Osa 1/3: Tietojen järjestäminen
Vaihe 1. Selvitä raportin tarkoitus
Vaikka sinun on toimitettava viikoittaiset raportit osana tehtävää, itse raportin tarkoitus ei ole säilyttää työtä. Tietäen syyt, miksi pomosi pyytää viikoittaista raporttia, voit selvittää tarkasti, mitä tietoja raporttiin tulisi sisällyttää ja mikä on tärkeintä.
- Yleensä raportit kirjoitetaan pitämään johtajat ajan tasalla työskentelemäsi projektin tilasta tai auttamaan heitä tekemään päätöksiä.
- Jos olet esimerkiksi vähittäiskaupan johtaja, sinua saatetaan pyytää toimittamaan viikoittainen raportti, jossa esitetään yhteenveto viikon myynnistä. Työnantajat arvioivat näiden raporttien avulla myymälän suorituskykyä, hintatasoa ja saatuja tilauksia.
- Jos lähetät viikoittaisen raportin harjoittelusta tai tutkimusprojektista, raportin tarkoituksena on näyttää esimiehellesi tai opettajallesi, kuinka paljon edistyt, ja jakaa kaikki merkittävät läpimurrot ja löydöt.
Vaihe 2. Päätä, kuka lukee raportin
Raportin suunnittelussa on tärkeää tietää, kuka yleisösi on. Jos et tiedä, kuka lukee raportin (ja miksi), et voi mitenkään tietää, mitkä tiedot ovat tärkeimpiä.
- Yleisön tunnistaminen auttaa myös sinua ymmärtämään, miten raporttisi tulisi rakentaa ja mitä kieltä käyttää. Voit esimerkiksi kirjoittaa todellisen raportin, jos yleisö on viisivuotiaiden ryhmä, kuin jos kirjoittaisit sen suuren yrityksen johtajille.
- Saat myös selkeämmän kuvan siitä, mitä yleisösi jo tietää ja mitä sinun on selitettävä yksityiskohtaisemmin tai jos sinun on annettava lisäviitteitä. Jos esimerkiksi kirjoitat viikoittaisen raportin oikeudellisesta asiasta ja asianajajaryhmä lukee sitä, sinun ei tarvitse antaa yksityiskohtaista yhteenvetoa laista. Tällainen yhteenveto voi kuitenkin olla tarpeen, jos kirjoitat asiasta raportin johtajille tai ylläpitäjille, joilla ei ole oikeudellista tietoa.
- Jos raporttia tarvitaan harjoitteluun, tutkimusprojektiin tai muuhun akateemiseen toimintaan, muista, että yleisö ei ole luennoitsijasi tai opettajasi, vaikka raportti toimitetaan heille. Löytääksesi yleisön tässä yhteydessä, keskity projektisi luonteeseen ja kurinalaisuuteen kokonaisuutena.
Vaihe 3. Aseta etusijalle raportin pääkohdat
Vaikka sinun pitäisi yrittää pitää raporttisi mahdollisimman ytimekkäänä, on mahdollista, että yleisösi ei lue kaikkea. Voit vastata tähän asettamalla tärkeimmät tiedot tai lopputuloksen raportin alkuun.
- Jos esimerkiksi raportin tarkoituksena on verrata ja verrata kolmea eri tuotemerkkiä ja suositella sitä, joka on mielestäsi sopivin yrityksen tarpeisiin, johtopäätös on kirjoitettava alussa. Sitten voit antaa selityksen miksi.
- Yleensä raportin ensimmäisellä sivulla on oltava yhteenveto tuloksista, suosituksista tai johtopäätöksistä. Käytä loput raportista kaivaaksesi syvemmälle, ja lukijat lukevat edelleen, jos he katsovat tarpeelliseksi tai haluavat laajentaa ymmärrystäsi havainnoistasi.
Vaihe 4. Ole tietoinen”kohtalosta”, jonka raportti yleensä kokee
Useimmissa tapauksissa viikoittaiset raportit luodaan tietojen säilyttämistä koskevista vaatimuksista ja ne tallennetaan asianmukaiseen arkistoon. Viikkoraportteja luetaan harvoin kokonaisuudessaan useimmissa yhteyksissä, eikä sinun pitäisi odottaa muuta.
- Älä kuitenkaan käytä tätä tosiasiaa tekosyynä raporttien väärentämiselle tai käsittelemällä niitä niin, että ne ovat huonolaatuisia. Raporttien on heijastettava itseäsi ja työmoraaliasi. Huolellisesti muotoiltu raportti todennäköisesti huomataan, ja sanonta "tiesin, ettet lue sitä" ei ole tekosyy epätyypillisen työtuotteen tuottamiseen.
- Vaikka raportin tulisi kokonaisuutena olla laadukas ja hyvin kirjoitettu, keskity raportin osiin, joita yleisö todennäköisesti lukee. Tämä osio on yleensä tiivistelmä tai suositus. Sinun pitäisi kirjoittaa se ilman pienintäkään virhettä.
- Muista, että esimiehet eivät lue raportin koko sisältöä, koska he eivät ole kiinnostuneita tai koska ne eivät ole tärkeitä. Ylimmän johdon tai johtotehtävissä olevat ihmiset ovat erittäin kiireisiä ja he ovat taitavia keräämään tehokkaaseen päätöksentekoon tarvittavat tiedot. He eivät lue koko raporttia, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä, mutta tallentavat sen vain siltä varalta, että he haluavat lukea sen myöhemmin uudelleen.
Osa 2/3: Raporttien muotoilu
Vaihe 1. Pyydä näyte
Monilla yrityksillä on vakiomuotoinen viikoittainen raportti, ja johtajat tai johtajat voivat olla tottuneet vastaanottamaan tietoja tällä tavalla. Erilaisten muotojen käyttäminen voi aiheuttaa turhautumista ja sekaannusta.
- Tämä on erittäin tärkeää myyntiraporttien valmistelussa. Johtajat ovat tottuneet katsomaan raportteja yhdellä silmäyksellä ja tietämään, mistä sivulta he löytävät tiettyjä numeroita tai tietoja. Eri muotojen käytöstä tulee tehoton toimenpide, koska heidän on pakko lukea koko raportti löytääkseen tarvitsemansa tiedot.
- Tarkista hallinnolliselta avustajalta, onko olemassa malli, jolla voit kirjoittaa raportin. Näin sinun ei tarvitse luoda sitä tyhjästä tekstinkäsittelyohjelmalla. Monilla yrityksillä on asiakirjamallit oikeilla asetuksilla, kuten marginaalit, taulukot, kappaletyylit ja fontit.
Vaihe 2. Harkitse toimitustapoja
Jos lähetät raportin tulostettuna asiakirjana tai sähköpostin liitteenä, muoto on erilainen kuin jos kirjoitit sen osana sähköpostin tekstiä.
- Jos esimerkiksi lähetät raportin sähköpostin liitteenä, sinun on sisällytettävä tiivistelmä sähköpostin tekstiin. Näin lukijoiden ei tarvitse avata liitettä ymmärtääkseen raporttisi pääkohdat.
- Jos lähetät raporttisi fyysisenä asiakirjana, sinun on todennäköisesti sisällytettävä saatekirje tai otsikkosivu, jotta raportti voidaan tunnistaa ja arkistoida oikein.
- Riippumatta siitä, miten lähetät raporttisi, varmista, että nimesi on kaikilla sivuilla ja että kaikki sivut on numeroitu muodossa "X of Y" (lue: sivu X / Y yhteensä). Raportteja voidaan helposti hajottaa, ja nopealla vilkaisulla pitäisi pystyä kertomaan, onko raportti valmis ja kuka sen on tehnyt.
- Voit helposti lisätä tarvittavat tiedot ylätunnisteeksi (ylätunnisteeksi) kullekin sivulle. Otsikko voisi esimerkiksi kuulua seuraavasti:”Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, s. 3/7 ".
Vaihe 3. Liitä yhteenveto
Tiivistelmä on lyhyt yhteenveto koko raportista, yleensä vain kappale tai kaksi, ja siinä on muutama lause raportin jokaiselle osalle. Yleinen ajatus on, että johtaja voi lukea tämän yhteenvedon, ja niin kauan kuin se vastaa hänen alkuperäisiä odotuksiaan käsiteltävästä asiasta, hän voi ryhtyä toimiin lukematta tarkemmin.
- Tiivistelmää laadittaessa on erittäin tärkeää käyttää selkeää ja ytimekästä kieltä, jotta se olisi helppo ymmärtää. Vältä ammattikieltä tai erityisiä selitystä vaativia termejä, vaikka tiedätkin, että yleisösi tuntee nämä termit hyvin.
- Kirjoita yhteenveto lopussa, kun olet tehnyt kaikki muut raportin osat. Loppujen lopuksi et voi tiivistää jotain, mitä ei ole vielä kirjoitettu. Vaikka sinulla on jo yksityiskohtainen selvitys siitä, mitä raporttiin kannattaa kirjoittaa, asiat voivat muuttua kirjoitusprosessin aikana.
Vaihe 4. Luo rakenne raportin kappaleille ja osille
Kun olet ymmärtänyt raportin kirjoittamiseen käytettävän muodon, luo raportin osille jäsennys, joka sopii raportin tarkoitukseen.
- Tarkista ääriviivat varmistaaksesi, että kaikki kulkee loogisesti osasta toiseen, ja varmista, että ääriviivat on suunniteltu sopimaan raporttia varten tunnistetulle yleisölle.
- Yleensä raportti sisältää tiivistelmän, johdannon, johtopäätökset ja suositukset, havainnot ja keskustelun sekä luettelon viitteistä. Voit sisällyttää liitteitä, jotka sisältävät asiaankuuluvia tietoja, sekä sisällysluettelon pidemmille raporteille. Viikkoraportit eivät kuitenkaan yleensä ole kovin pitkiä.
- Jokainen raportin osa käsittelee tiettyä aihetta. Tässä osiossa jokainen kappale käsittelee yhtä ajatusta. Jos esimerkiksi raportin yhden osan otsikko on "Lasten suosituimmat merkit", voit kirjoittaa jokaiselle brändille erillisen kappaleen. Jos teet eron poikien ja tyttöjen vaatteiden välillä, luo kutakin tuotemerkkiä varten alaosa (asianmukaisilla tekstityksillä), sitten yksi kappale, jossa käsitellään brändin tarjoamia poikien vaatteita, ja toinen kappale tyttöjen vaatteille.
Vaihe 5. Luo tarvittaessa otsikkosivu tai saatekirje
Lyhyemmät raportit eivät välttämättä vaadi erillistä otsikkosivua, mutta pidempiin raportteihin tulisi sisältyä oma sivu, joka tunnistaa sinut raportin tekijäksi ja selittää lyhyesti raportin tarkoituksen.
- Otsikkosivu on erilainen kuin tiivistelmä ja sisältää olennaisesti hallintotarkoituksiin tarvittavat tiedot, jotta raportti voidaan arkistoida oikein.
- Työnantajilla voi olla erityinen johdantosivu, jota tarvitaan viikoittaisiin raportteihin. Jos näin on, varmista, että käytät oikeaa muotoa.
- Otsikkosivulla on oltava vähintään raportin otsikko tai kuvaus (esim.”Viikoittainen myyntikertomus”), nimesi ja muiden avustajien nimet, yrityksen nimi ja raportin valmistumis- tai lähettämispäivä.
Osa 3/3: Vahvan kielen käyttö
Vaihe 1. Luo tehokkaita nimikkeitä ja tekstityksiä
Otsikoiden ja alaotsikoiden avulla lukijat voivat nopeasti löytää raportista tiettyjä osioita, jotka kiinnostavat heitä tai mitä he haluavat lukea, saadakseen lisää tukevaa tietoa johtopäätöksistäsi tai suosituksistasi.
- Varmista, että otsikko ja alaotsikko kuvaavat osion tai alajakson sisältöä suoraan ja tarkasti.
- Esimerkiksi laatiessasi viikoittaista myyntiraporttia voit sisällyttää osioita, joissa käsitellään "naisten vaatetrendejä", "miesten muotitrendejä" ja "suosittuja lasten merkkejä". Näihin osioihin voit sijoittaa tekstityksen korostaaksesi tiettyjä suuntauksia tai suosittuja tuotemerkkejä.
- Käytä samaa kieliopillista rakennetta kaikissa otsikoissa, jotta raportit kuulostavat loogisilta ja johdonmukaisilta. Jos esimerkiksi ensimmäisessä otsikossa lukee”Jalkojen rakentaminen miesten vaatteisiin”, toisen otsikon tulisi olla”Johtava naisten vaatetrendi”, ei”Naisten vaatteiden myyntiluvut”.
Vaihe 2. Kirjoita raportti selkeillä ja yksinkertaisilla lauseilla
Tiivis kirjoitus lauseilla, jotka on rakennettu vakiomuotoiseen "aihe-verbi-objekti" -järjestykseen, selkeyttää ajattelua ja antaa uskottavuutta suosituksillesi ja johtopäätöksillesi.
- Kun olet kirjoittanut raportin ensimmäisen version, lue se huolellisesti ja poista kaikki tarpeettomat kielet. Etsi toiminto jokaiselle lauseelle ja aseta toiminnan suorittanut verbin viereen. Ajattele jokaista virkettä ikään kuin se sanoisi "kuka teki mitä".
- Poista tarpeettomat lauseet ja käytä taukoilmauksia, kuten "erillään", "tarkoituksella" tai "järjestyksessä".
- Saatat ajatella, että tämä kirjoitustyyli on tylsää, mutta viikoittaisten raporttien kirjoittamisen tarkoitus ei ole viihdyttää. Tämä tyyli on tehokkain saadaksesi pointtisi esille ja välittämään tietoa lukijalle.
Vaihe 3. Varmista, että kirjoituksesi on objektiivinen ja puolueeton
Suositusten tulee perustua konkreettisiin todisteisiin, ei mielipiteisiin tai tunteisiin. Vakuuta lukija vahvoilla, selkeästi kirjoitetuilla tosiasioilla.
- Vältä tarpeettomia adjektiiveja ja muita sanoja sekä ilmauksia, joilla on negatiivinen tai positiivinen merkitys. Keskity sen sijaan tosiasioihin perustuvien argumenttien kirjoittamiseen.
- Oletetaan esimerkiksi, että suosittelet kampanjaa jollekin viikoittaisen raporttisi myyjälle. Tue suositus tosiasioilla, jotka osoittavat, että työntekijä on kelvollinen, sen sijaan, että kirjoittaisit subjektiivisia tai emotionaalisia yksityiskohtia. Sanonta "Sarilla on jatkuvasti korkea myynti myymälässämme, vaikka hän työskentelee vain 15 tuntia viikossa" olisi parempi kuin "Sari on ystävällisin työntekijäni ja yrittää aina parhaansa, vaikka hänen on rajoitettava tuntejaan huolehtiakseen hänestä" sairas äiti."
Vaihe 4. Käytä vahvoja sanoja
Kun kirjoitat aktiivisella äänellä, käytät yhtä sanaa, joka kertoo lukijalle, mitä lauseessa tapahtuu, nimittäin verbiä. Käytä lyhyitä, vahvoja verbejä, jotka kuvaavat selvästi tapahtumaa.
- Valitse yksinkertaisia verbejä. Esimerkiksi "käytä" on parempi kuin "käytä".
- Verbit, jotka kuvaavat prosesseja, kuten ajattelu, tietäminen, ymmärtäminen ja uskominen, ovat joskus välttämättömiä, mutta ovat yleensä vähemmän tehokkaita kuin toimintaa kuvaavat verbit. Sinun on ehkä kaivettava syvemmälle lausunto ja tehtävä siitä teko. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Uskon, että myynnimme kasvaa lähikuukausina." Muokkaa lausuntoa ja selvitä miksi uskot siihen. Sitten voit kirjoittaa lauseen, joka johtaa toimintaan, kuten:”Historiallisesti myynti kasvaa lomakauden aikana. Ennustan myynnin kasvavan marras- ja joulukuussa.”
- Jos haluat säilyttää toimintakeskeisen kirjoituksen, tarkista raportti ja yritä poistaa prepositiot ja korvata ne vahvemmilla verbeillä. Esimerkiksi "yleinen konsensus" voidaan yksinkertaistaa "yksimielisyydeksi", ja jos joku "tarjoaa suojaa", vaikutelma vahvistuu vielä sanomalla, että hän "suojaa".
Vaihe 5. Vältä passiivista ääntä
Kun kirjoitat passiivisella äänellä, painotat vähemmän sitä tekevää henkilöä ja painotat enemmän toiminnan kohdetta. Vaikka joissakin tapauksissa se on tarpeen poliittisista tai diplomaattisista syistä, passiivisen äänen käyttö johtaa usein epäselvään ja hämmentävään kirjoittamiseen.
- Aktiivinen ääni palkitsee toiminnan tehneen henkilön ja näyttää raportin lukijalle vastuun toiminnasta. Ymmärtääksesi, miksi tämä on tärkeää, kuvittele, että luit artikkelin tulipalosta, jossa sanotaan:”Onneksi kaikki lapset pelastuivat.” Lasten pelastaneen henkilön (tai henkilöiden) henkilöllisyys on tärkeä. Jos lauseessa lukee”Paikallinen pappi, isä Johan, kulki edestakaisin tulen läpi, joka ympäröi orpokodin ja pelasti kaikki lapset”, nyt tiedät, kuka ansaitsee kunnian sankarinaan tässä tilanteessa.
- Aktiiviset lauseet ovat myös tärkeitä vastuun ottamiseksi teoista, joilla voi olla kielteisiä seurauksia. Jos kirjoitat raporttiin "Tapahtui virhe", esimiehesi haluaa tietää, kuka teki virheen, jotta hän voi määrätä asianmukaisen rangaistuksen. Jos teet virheen, teon myöntäminen ja vastuun ottaminen auttaa sinua todella.
- Jos haluat löytää ja poistaa passiivisia lauseita kirjallisesti, etsi verbejä, jotka alkavat "di-". Kun löydät sen, tunnista lauseessa oleva toiminto, selvitä kuka sen teki ja siirrä se lauseen alkuun ja keskelle.
Vaihe 6. Välitä tietoa käyttämällä visuaalisia elementtejä
Taulukoita ja kaavioita on paljon helpompi lukea ja seurata kuin kappaleita, joissa on samat tiedot, varsinkin jos välitettävät tiedot koostuvat monista numeroista.
- Valitse oikeat visuaaliset elementit välittääksesi tietoja lukijoille tavalla, joka on heille hyödyllinen ja kuvastaa raportin tarkoitusta.
- Voit esimerkiksi valita viivakaavion näyttääksesi villatakkien myynnin kasvun trendin. Tämä tapa esittää tietoja on tehokkaampi osoittamaan kasvua kuin taulukko, jossa on kuukausittain myytyjen villatakkien määrä, koska taulukko vaatii lukijaa tarkastelemaan kaikkia numeroita, vertaamaan niitä ja tunnistamaan, että kasvu on tapahtunut. Kaikki tämä voidaan tehdä yksinkertaisella viivakaavion näytöllä.
- Muista, että silmä vetää visuaalisia elementtejä. Varmista, että nämä elementit näyttävät siistiltä ja järjestetyiltä ja että ne on sijoitettu oikeaan kohtaan sivun yläreunassa. Esität yksinkertaisesti ne visuaaliset elementit, jotka ovat tärkeitä suosituksellesi tai johtopäätöksellesi.
Vaihe 7. Poista ammattikieltä
Jokaisella toimialalla tai akateemisella tieteenalalla on tiettyjä väistämättömiä termejä sekä tunnettuja kirjoja tai artikkeleita suosivia tunnussanoja. Vaikka nämä sanat ovat joskus hyödyllisiä, ne eivät yleensä tuo lisäarvoa tai eivät välitä viestiä tehokkaasti.
- Saattaa olla hyödyllistä kirjoittaa luettelo alan yleisistä avainsanoista, jotta et käytä niitä liikaa raporteissasi. Kun raportti on valmis, voit etsiä näitä sanoja asiakirjasta ja korvata ne tarvittaessa.
- Muista, että lukijoille trendikkäiden avainsanojen liiallinen käyttö ei tarkoita, että olet "hyvin perillä" alalla, vaan luo päinvastaisen vaikutelman. Yleensä johtajat ja johtajat ovat vanhempia ja ovat nähneet satoja tällaisia sanoja tulevan ja menevän. Jos käytät sitä liikaa, he luulevat, että olet laiska etkä tiedä mistä puhut, tai yrittävät vain tehdä heihin vaikutuksen.
- Sinun tulisi myös välttää liian monimutkaisten termien käyttöä. Jos esimerkiksi kirjoitat raportin, jossa esitetään yhteenveto oikeudellisesta ongelmasta, se ei tarkoita, että sinun on pilattava se paljon oikeudellisella ammattikielellä.
Vaihe 8. Tarkista huolellisesti luonne
Raportit, jotka ovat täynnä typografisia ja kielioppivirheitä, voivat olla lukijoille epämukavia ja heijastaa negatiivista kuvaa sinusta. Laadi raportti hyvissä ajoin ennen määräaikaa, jotta sinulla on tarpeeksi aikaa asianmukaiseen luontotarkistukseen.
- Suorita kielioppi- ja oikeinkirjoitusohjelma käyttämässäsi tekstinkäsittelyohjelmassa. Tämä ohjelma ohittaa paljon virheitä, erityisesti kirjoitusvirheet, jotka johtavat homofonisiin virheisiin (esim. Kirjoittaminen "kuormattu", kun haluat kirjoittaa "ehto").
- Huolellinen luontotarkistus taaksepäin (edestäpäin) on hyvä tapa varmistaa, ettet menetä virheitä. Lisäksi jos tiedät mitä haluat kirjoittaa, välität virheitä, kuten puuttuvia sanoja, koska aivot täydentävät ne automaattisesti. Tätä ei tapahdu, jos tarkistat sen edestä.
- Raporttien lukeminen ääneen on toinen tehokas tapa havaita virheet ja muokata kirjoitustyyliä. Jos sinulla on vaikeuksia lukea tietty lause tai kappale, on todennäköistä, että tätä osaa on vaikea ymmärtää, koska myös lukijoilla on sama ongelma. Korjaa vaikeat osat, jotta ne voivat virrata paremmin.
