Ehdotuksen tekeminen on välttämätön taito monissa toiminnoissa, kuten yliopistoon ilmoittautumisessa, yrityksen johtamisessa tai geologian parissa. Useimmissa tapauksissa ehdotukset lähetetään sopivalle henkilölle, joka hakee tukea tietylle hankesuunnitelmalle. Ehdotuksen vastaanottaja on todennäköisesti samaa mieltä lähetetystä ideasta tai ideoista, jos siitä tiedotetaan selkeästi, suoraan ja älykkäästi. Yksi tapa menestyä erilaisten hankkeiden toteuttamisessa on tehdä houkutteleva ja vakuuttava ehdotus, kuten tieteellinen ehdotus tai kirjan kirjoittaminen. Ehdotuksia tulee tehdä tarpeen mukaan, mutta ehdotuksen kirjoittamisen ohjeet ovat pohjimmiltaan samat.
Vaihe
Osa 1/2: Valmistautuminen ehdotuksen kirjoittamiseen
Vaihe 1. Päätä, kuka lukee ehdotuksen
Ennen kuin kirjoitat, päätä, kenelle ehdotus lähetetään ja mitä hän jo tietää tai ei tiedä suunnitelmastasi. Ajattele myös sitä, onko lukija kiireinen henkilö, vain selaamassa ehdotusta, eikä hänellä ole aikaa harkita ideoitasi. Yritä sen jälkeen välittää ideasi ja suunnitelmasi vakuuttavasti, tehokkaasti ja tehokkaasti vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:
- Kuka lukee ehdotuksesi? Kuinka hyvin hän ymmärtää keskustelun aiheen? Tarvitseeko sinun selittää tai antaa lisätietoja?
- Mitä odotat lukijoilta ehdotuksen jättämisen jälkeen? Mitä sinun on sanottava saadaksesi ehdotuksen lukijat tekemään päätöksesi odotustesi mukaisesti?
- Valitse oikeat sanat, jotta ehdotusmateriaali vastaa lukijan odotuksia ja etuja. Ennen kuin kirjoitat ehdotuksen, harkitse lukijan odotuksia, tehokkainta tapaa saada ehdotuksen vastaanottaja kiinnostumaan lukemisesta ja parasta tapaa saada lukija ymmärtämään, mitä sinulla on sanottavaa.
Vaihe 2. Määritä ongelma, jonka haluat korjata
Ymmärrät jo ongelman, jonka haluat välittää, mutta varmista, että myös lukija saa saman ymmärryksen. Mieti myös, onko lukija luottavainen, että ymmärrät asian hyvin. Osoittaaksesi hyvää kirjoitusetiikkaa tue selitystäsi esittämällä todisteita tai tietoja. Kun olet määritellyt aiheen, josta haluat keskustella, yritä vakuuttaa lukija, että olet sopivin henkilö toteuttamaan ehdotuksessa oleva projekti. Ennen kuin kirjoitat, harkitse seuraavia asioita:
- Mikä on tavoitteesi kirjoittaa ehdotus?
- Miksi haluat kirjoittaa ehdotuksen?
- Oletko varma, että syy on syy eikä mikään muu? Mikä saa sinut tuntemaan itsesi luottavaiseksi?
- Onko kukaan muu keskustellut samasta asiasta?
- Jos kyllä: toimiiko? Mikä on syy?
-
Jos ei: miksi? Älä anna tietoja, jotka kaikki jo tietävät.
Osoita, että olet tehnyt perusteellista tutkimusta ja arviointia ymmärtääksesi ehdotuksessa käsitellyt asiat.
Vaihe 3. Määritä haluamasi ratkaisu
Välitä selitykset yksinkertaisilla ja helposti ymmärrettävillä sanoilla. Kun olet määrittänyt ongelman, johon aiot puuttua, kerro haluamasi ratkaisu. Ehdota ratkaisuja lyhyillä ja tehokkailla lauseilla. Älä jätä huomiotta ehdotuksen kirjoittamiselle asetettuja vaatimuksia.
Hyödynnä käytettävissä olevat varat budjetissasi.
- Kuvaile kohtaamaasi ongelmaa ja ehdota ratkaisua, joka vakuuttaa kaikki ehdotuksesi lukijat, myös skeptikot, jotka eivät ole kiinnostuneita suunnitelmastasi. Tarjoa hyödyllisiä loogisia ratkaisuja selkeällä aikataululla, koska on mahdollista, että ehdotuksen lukija ei ole henkilö, johon voi helposti vaikuttaa.
- Ajattele ratkaisuja, jotka tukevat tavoitteidesi saavuttamista. Ensisijaiset tavoitteet ovat tavoitteita, jotka sinun on saavutettava, ja toissijaiset tavoitteet ovat muita tavoitteita, jotka haluat saavuttaa tekemällä ehdotuksessa kuvatun projektin.
- Harkitse muita ratkaisuja, jotka ovat hyödyllisiä "saavutusten" ja "tulosten" yhteydessä. Saavutuksia voidaan tulkita kvantitatiiviseksi todisteeksi siitä, että tavoitteesi on saavutettu. Esimerkiksi: jos haluat lähettää liiketoimintasuunnitelman, jonka tavoitteena on "voiton lisääminen", saavutus olisi "voiton kasvu 100 000 000 IDR". Tulos on tuote tai palvelu, jonka tarjoat suorittamalla projektin. Esimerkiksi: tieteellisen hankkeen tuloksena on rokote tai uusi lääke. Muista, että ehdotuksen lukija haluaa yleensä tietää suunnitellun hankkeen saavutukset ja tulokset, jotta hänen on helpompi määrittää hankkeesta saatavat edut.
Vaihe 4. Käytä oikeaa kielityyliä
Valitse kielityyli ehdotuksen tarkoituksen ja lukijan mukaan. Mieti lukijoiden odotuksia ja etuja ratkaistaksesi ongelmasi. Älä käytä ammattikieltä, epätyypillisiä lyhenteitä tai vaikeasti ymmärrettäviä lauseita, esimerkiksi: epätasapainon korjaaminen työpaikalla.
Käytä lyhyitä, helposti ymmärrettäviä lauseita, esimerkiksi: lomauta työntekijä.
Pidätkö mieluummin vakuuttavasta tyylistä? Emotionaalinen ehdotus voi olla vakuuttavampi, mutta sinun on asetettava etusijalle tosiasioiden esittäminen väitteesi perustana. Esimerkiksi: ehdotus pandojen säilyttämisohjelmaksi voisi aloittaa ilmaisemalla, kuinka surullista olisi, jos tulevat sukupolvet eivät voisi nähdä pandoja, mutta väitteesi ei saisi lopettaa tähän. Jotta voisit olla vakuuttavampi, esitä esittämäsi tosiasiat ja ratkaisut
Vaihe 5. Esitä ehdotus
Ehdotus ei ole osa lopullista ehdotusta. Sinun on helpompi ajatella tärkeitä asioita esittämällä ehdotus. Varmista, että sinulla on yksityiskohtaiset tiedot ennen ehdotuksen laatimista.
Esitä ehdotus kirjoittamalla: ongelma, jota olet kohdannut, ratkaisu, jota ehdotat, miten ongelma ratkaistaan, miksi ratkaisu on sopivin ja johtopäätökset. Jos haluat kehittää liiketoimintasuunnitelman, liitä mukaan yksityiskohtainen analyysi organisaation talousarviosta ja hallinnosta
Osa 2/2: Henkilökohtaisen ehdotuksen laatiminen
Vaihe 1. Aloita johdannolla
Aloita ehdotus asioilla, jotka kiinnittävät lukijan huomion ja herättävät lukijan kiinnostuksen. Tee hyödyllinen ehdotus tarkoituksen mukaan. Selitä miksi kirjoitat ehdotuksen, jotta lukijat tietävät motiivisi. Kerro tämän jälkeen, mikä on ehdotuksesi lähettämisen tarkoitus.
Jos voit esittää tosiasioita, jotka selittävät, miksi ongelmaan on puututtava välittömästi, mainitse se ehdotuksen alussa, mutta varmista, että kerrot tosiasiat, et mielipiteitä
Vaihe 2. Kuvaile ongelma, jota kohtaat
Esittelyn jälkeen rakenna ehdotuksesi pääosa sanomalla kohtaamasi ongelma. Jos lukija ei ymmärrä ehdotuksen jättämisen taustaa, anna selitys. Ajattele tätä osaa ongelman tunnistamisvaiheena. Mikä on sinun ongelmasi? Mikä sen aiheutti? Mitkä ovat tämän ongelman seuraukset?
-
Selitä, miksi ongelmaan on puututtava nyt. Mitkä ovat seuraukset lukijalle, jos ongelma ei ratkea? Vastaa kaikkiin kysymyksiin antamalla tutkimustuloksia ja tukemalla tosiasioita luotettavista lähteistä. Älä luota tunteisiin tai uskomusarvoihin.
Näytä suora yhteys keskustelun kohteena olevan asian ja lukijan kiinnostuksen tai tehtävänkuvauksen välillä.
Vaihe 3. Ehdota ratkaisu
Tätä osaa voidaan pitää ehdotuksen tärkeimpänä osana, koska voit selittää, miten ongelma ratkaistaan, miksi valitsit tämän menetelmän ja mitä tuloksia saadaan. Jos haluat tehdä vakuuttavan ehdotuksen, harkitse seuraavaa:
- Keskustele ideoidesi vaikutuksista. Hyödyllisten ideoiden esittämisen sijasta esitä ideoita, joilla on kauaskantoisia vaikutuksia herättääksesi lukijan innostusta. Esimerkiksi:”Laajempi tieto tonnikalan käyttäytymisestä on erittäin hyödyllistä määritettäessä tehokkaita tonnikalasäilykkeitä ja hoitostrategioita tulevien sukupolvien hyvinvoinnin kannalta.”
- Toimintasuunnitelmasi ilmoittamisen lisäksi sinun on myös selitettävä, miksi haluat ryhtyä toimiin. Tee ehdotus olettaen, että lukijat ovat skeptisiä eivätkä ota ideoitasi itsestäänselvyytenä. Jos haluat tehdä ehdotuksen 2 000 tonnikalan viljelystä, miksi? Miksi tämä projekti on mielestäsi paras? Jos vaihtoehto on melko kallis, miksi et valitse halvempaa vaihtoehtoa? Osoita, että olet harkinnut kaikkia näkökohtia ennakoimalla ja antamalla vastauksia kaikkiin näihin kysymyksiin.
- Anna selitys, jotta lukija todella uskoo, että pystyt ratkaisemaan ongelman tehokkaasti. Pohjimmiltaan sinun on selitettävä ongelman ratkaisu ja miten se tehdään.
- Tee perusteellinen tutkimus ennen kirjoittamista. Ollaksesi vakuuttavampi, anna enemmän esimerkkejä ja tukevia faktoja tehdyn tutkimuksen tulosten perusteella. Älä käytä henkilökohtaista mielipidettä.
- Ehdotukset hylätään, jos lähetät ratkaisun ilman todisteita. Jos ehdotettu ratkaisu ei toimi, jätä se huomiotta. Ennen ratkaisun tarjoamista selvitä ensin seuraukset tekemällä tarvittavat testit ja säädöt.
Vaihe 4. Liitä rahoitussuunnitelma ja budjetti
Ehdotukset vaativat yleensä investointeja. Varmistaaksesi lukijat, että olet tekemässä arvokasta sijoitusta, anna yksityiskohtaisia tietoja realistisesta talousaikataulusta ja budjetista. Älä välitä tavoitteita, jotka ovat epäselviä, mittaamattomia tai liittyvät ongelmaan.
Kuvaile vastuut ja määräajat, jotka osaston tai yksittäisen henkilöstön on noudatettava.
- Milloin projekti alkaa? Kuinka kauan projekti kestää? Mitä toimintoja aiot tehdä? Voiko useita toimintoja tehdä samanaikaisesti? Anna yksityiskohtainen ja täydellinen selitys, jotta lukija uskoo, että olet valmistautunut mahdollisimman hyvin ja pystyt hallitsemaan sijoittamiaan varoja.
- Valmistele ehdotus, joka on taloudellisesti harkitsemisen arvoinen. Ennen kuin lähetät idean, harkitse sen yrityksen tai henkilön taloudellista tilaa, jolle lähetät ehdotuksen. Jos he eivät pysty tarjoamaan tarvitsemiasi varoja, ideasi hylätään. Lähetä siis ehdotus yritykselle tai henkilölle, jolla on taloudelliset mahdollisuudet, ja selitä hyödyt, joita he saavat, jos he sijoittavat aikaa ja rahaa projektisi tukemiseen.
Vaihe 5. Tee johtopäätös ehdotuksen lopettamiseksi
Tee yhteenveto ehdotuksessa antamastasi selityksestä korostaaksesi johdannossa mainitsemaasi tarkoitusta. Jos on vielä asioita, joita et ole sanonut, lisää ne johtopäätökseen. Selitä lyhyesti, että suunnittelemasi projekti tuottaa tuloksia, jotka ovat paljon suurempia kuin aiheutuneet kustannukset. Anna lukijalle mahdollisuus tehdä päätös ja kiitä häntä huomiosta ja ajasta.
- Jos on asioita, jotka eivät liity suoraan ehdotukseen, ilmoita ne liitteessä. Lukijat voivat kuitenkin ärsyttää, jos he hyväksyvät liian rohkean ehdotuksen. Älä siis anna tarpeettomia liitteitä.
- Kirjoita A, B jne. jos sisällytät kaksi tai useampia liitteitä, esimerkiksi: tietotaulukot, painetut artikkelit, suosituskirjeet jne.
Vaihe 6. Muokkaa ehdotustasi
Tee ehdotuksia huolellisesti kirjoittaessasi, muokatessasi ja suunnitellessasi. Tee tarvittavat muutokset niin, että ehdotusmateriaali on selkeää ja ytimekästä. Pyydä muilta palautetta ja parannusehdotuksia. Valmistele järjestelmällinen ja hyödyllinen ehdotus, jotta voit herättää lukijan huomion ja kiinnostuksen.
- Pyydä muita lukemaan ehdotus, joka muistuttaa sinua unohtamistasi asioista, esimerkiksi: ratkaisu ongelmaan, josta et ole keskustellut perusteellisesti, tai selitys, jota ei ole saatu valmiiksi.
- Vältä jargonin tai kliseiden käyttöä, koska se kuulostaa laiskalta ja voi johtaa väärinkäsityksiin. Älä käytä pitkiä lauseita, jos voit käyttää lyhyitä.
-
Vältä passiivisia lauseita mahdollisimman paljon. Passiivinen ääni ei oikeastaan selitä mitä yrität välittää. Vertaa seuraavia kahta virkettä: "Ehdotus on tehty" ja "Olen tehnyt ehdotuksen". Ensimmäisessä virkkeessä et tiedä kuka teki ehdotuksen ja sanot vain jotain, joka on jo tapahtunut. Toisessa virkkeessä tiedät, kuka ehdotuksen teki. Älä käytä lauseita "Uskon, että …", "Ratkaisu auttaa …" jne.
Käytä selkeitä suoria lauseita, esimerkiksi: "Hankkeen toteuttaminen tässä ehdotuksessa voi vähentää köyhyyttä huomattavasti."
Vaihe 7. Tarkista ehdotuksesi
Muista muokatessasi, että sinun on esitettävä selkeä ja ytimekäs sisältö. Tarkista ehdotus huolellisesti oikeinkirjoitus-, kielioppi- tai välimerkintöjen varalta.
- Ehdotuksesi virheet saavat sinut näyttämään kouluttamattomalta ja epäluotettavalta, mikä vähentää mahdollisuuksiasi saada hyväksyntää.
- Käytä kirjoitusmuotoa määritettyjen ehdotusten kirjoittamisohjeiden mukaisesti.
Vinkkejä
- Käytä lauseita, jotka on helppo ymmärtää kaikille ehdotuksen lukijoille. Valitse lyhyitä lauseita, jotka ovat selkeitä ja yksinkertaisia.
- Rahoitustiedot ja muut tiedot on esitettävä huolellisesti ja esitettävä realistiset ja kannattavat rahoitusennusteet sijoittajille.
Aiheeseen liittyvät wikiHow -artikkelit
- Kuinka kirjoittaa ehdotus hallintoon
- Kuinka kirjoittaa tiivistelmä
- Kuinka kirjoittaa ääriviivat
