Ehdotuksen kirjoittaminen johdolle voidaan tehdä, kun haluat ehdottaa parannuksia työmenettelyihin, ehdottaa tapoja säästää, antaa tietoa voitto mahdollisuuksista tai ehdottaa muutoksia. Jos haluat kirjoittaa ehdotuksen yrityksen johtamisesta, käytä aikaa tarvittavien tietojen keräämiseen. Keskustele ideoista työtovereidesi kanssa saadaksesi selville heidän mielipiteensä ja käsittele johdon taitavasti.
Vaihe
Menetelmä 1/2: Ehdotuksen suunnittelu
Vaihe 1. Määrittele ehdotuksessa käsiteltävä idea tai ongelma, kuten työnkulun parantaminen tai kustannusten vähentäminen
Yleensä voit visualisoida ideat selkeästi. Jos kuitenkin haluat ratkaista ongelman tai tehdä ehdotuksen tärkeäksi, kiinnitä huomiota kaikkeen asiaan.
Vaihe 2. Tee tutkimuksesi ja tarkista nykytilanne ennen ehdotuksen kirjoittamista
Keskustele asianomaisten osapuolten, kuten työtovereiden, johtajien tai asiakkaiden, kanssa. Etsi tietoja kilpailijoista ja katso, miten he toimivat.
Jos esimerkiksi luulet, että toimiston ateriapalvelua on muutettava, keskustele ensin keittiön henkilökunnan kanssa. Ovatko he työskennelleet muualla eri catering -palveluntarjoajien kanssa? Mitä työtoverisi ajattelevat? Voi olla, että tyytymättömyytesi ei ole laatuongelma, vaan vain makuasia
Vaihe 3. Kirjoita ongelman kuvaus
Aloita ehdotus selittämällä nykyiset ehdot. Liitä mukaan kaikki asiaankuuluvat tosiasiat, kuten tekijä, päivämäärä ja sijainti. Kun teet avausehdotusta, älä tee arvioita. Selitä olosuhteet todellisuuden mukaan.
Esimerkiksi "PT Sukses Maju on käyttänyt rouva Nyengirin ateriapalveluja seitsemän vuoden ajan. Päävalikko on kuitenkin vähitellen vähentynyt viidestä valikosta kahteen. Tämä vaikuttaa myös kasvisruokien saatavuuteen. Itse asiassa tiettyinä päivinä Kasvisruokia ei ole saatavilla."
Vaihe 4. Kirjoita ongelman kuvaamisen jälkeen ylös ratkaisu, jota haluat ehdottaa, ja vaiheet sen toteuttamiseksi
Aloita kirjoittamalla ratkaisun ydin ja kuvaile havaintojesi perusteella havaitsemasi.
Esimerkiksi: "Mielestäni PT Sukses Majun pitäisi etsiä uusi catering -palveluntarjoaja. PT Fast Bangkrut käyttää useita muita catering -palveluita. Catering Sisca Soewitomo ja Rudi Chaeruddin tarjoavat enemmän menuja kilpailukykyiseen hintaan. Mr. yhtä monipuolinen kuin Rudi Chaeruddinin catering-ravintola. Vuoden 2011 henkilöstötutkimuksen mukaan 40% PT Sukses Majun työntekijöistä on kasvissyöjiä, 10% vegaaneja ja 2%: n on syötävä gluteenitonta ruokavaliota."
Vaihe 5. Luo toteutussuunnitelma
Selitä jokainen vaihe, joka on otettava, sekä aika ja kustannukset. Kirjoita ylös mitä tiedät ja mitä sinun on vielä opittava. Kirjoita vaiheet luettelon muodossa ja selitä ne sitten yksityiskohtaisesti. Älä liioittele muutoksia. Älä kuitenkaan unohda selittää näiden muutosten mahdollisia seurauksia.
Esimerkiksi: "Jos haluat käyttää toista catering -palvelua, yrityksen on: 1. irtisanottava sopimus rouva Nyengirin kanssa. 4. Tee sopimus valitun ruokailijan kanssa. Vaaditut ruokailumaksut eivät eroa paljoakaan rouva Nyengirin ruokailumaksuista. Niin kauan kuin yritys täyttää sopimusvelvoitteensa rouva Nyengirin kanssa, yritystä ei rangaista Lisäksi jos työntekijät pitävät tarjotusta ruoasta parempana, he ovat tyytyväisempiä työoloihin."
Vaihe 6. Kirjoita suunnitelmasi mahdollinen vastustus
Hylkäävätkö suunnitelmasi jotkut työntekijät? Tässä tapauksessa jotkut työntekijät saattavat pitää rouva Nyengirin ruoan mausta. Tai jos ehdotat tuoteideaa, voitko vakuuttaa asianomaisen toimiston virkamiehet, että uusi tuote on turvallinen käyttää? Kirjoita muistiin vaiheet, joilla voit vakuuttaa muut projektistasi.
Vaihe 7. Kirjoita vaiheiden kirjoittamisen jälkeen tarvittavat materiaalit tai mahdolliset henkilöresurssit muistiin
Kirjoita myös muistiin muutosten toteuttamiseen kuluva aika, koska aika on rahaa. Tee yksinkertainen tarkistuslista. Yllä olevan esimerkin tapauksessa voit luoda luettelon seuraavasti:
Tarvittavat resurssit: catering-arvioinnin alakomitea (4 henkilöä eri osioista), 2 tuntia makutestausta ja 3 tuntia raportin kirjoittamista
Vaihe 8. Päätä ehdotus kirjoittamalla uudelleen haluamasi muutokset ja niiden tärkeimmät edut
Kirjoita kolme pääkohtaa uudelleen ja tee lopetuslause. Ajattele ehdotuksen loppua tiivistelmänä. Esimerkiksi:
- "Kuten aiemmin selitettiin, rouva Nyengirin ruokailu on vähentänyt vähitellen päävalikkoa viimeisten 7 vuoden aikana. Ateriapalvelu Sisca Soewitomo ja herra Rudi Chaeruddin tarjoavat monipuolisemman ruokalistan kilpailukykyiseen hintaan. Siksi ehdotan PT Sukses Majua tekemään tämä makutesti ja valitse yritykselle uusi ateriapalvelu. Tämän uuden pitopalvelun avulla työntekijöiden tyytyväisyyden odotetaan kasvavan ja työntekijät pysyvät todennäköisemmin."
- Ilmoita muutoksen mahdolliset määrälliset tai taloudelliset hyödyt.
- Selitä muutoksen laadulliset edut. Joskus muutoksen hyötyä ei voida mitata numeroilla tai tosiasioilla. Jos ehdotettu muutos liittyy työntekijöiden onnellisuuteen, selitä se. Laadullinen muutos voi olla yhtä arvokas kuin määrällinen muutos.
Tapa 2/2: Ehdotuksen jakaminen
Vaihe 1. Pyydä työtoveriasi lukemaan ehdotuksesi ja antamaan siitä palautetta
Hän voi hyväksyä ehdotetut muutokset tai ei. Jos hän ei ole samaa mieltä, mieti miksi. Jos syyt ovat päteviä ja vaikuttavat ehdotukseesi, ole valmis tarkistamaan sitä. Voit myös lisätä kumppanisi erimielisyyden "Erimielisyys" -sarakkeeseen, jos ymmärrät ajatuksen, mutta et ole samaa mieltä.
Vaihe 2. Kun olet luonut ehdotuksen ja pyytänyt kollegoilta palautetta, tarkista ehdotuksen kulku, kielioppi, tarkkuus ja sanamäärä
Älä tee liian pitkää ehdotusta, jotta johtaja huomaa ehdotuksesi. Tee ehdotus 1-2 sivun pituiseksi, jos mahdollista.
Vaihe 3. Kun ehdotus on valmis, tiedä kenelle se on toimitettava ja lähetä sitten ehdotus
Joissakin yrityksissä päätöksentekijät ovat selkeitä, mutta toisilla rakenne on joustavampi, minkä vuoksi on vaikea tietää, keneen ottaa yhteyttä. Tarkastele yrityksen taustaa selvittääksesi, kenelle sinun pitäisi lähettää ehdotus.
