Vahvistuskirjeet voidaan tehdä eri muodoissa, joista jokaisella on eri muoto. Vahvistuskirje, jossa kerrotaan yksityiskohdista kokouksen, toiminnan tai muun tapahtuman tuloksista, on yleensä lyhyt ja suoraviivainen. Työntekijän hyväksymiskirje on yleensä pidempi, koska se sisältää ehdot, jotka on täytettävä. Jos haluat kirjoittaa kirjeen jollekin, joka ottaa vastaan vahvistussakramentin, valmista henkilökohtaisempi kirje.
Vaihe
Menetelmä 1/3: Kirjeiden kirjoittaminen vahvistettaville ehdokkaille
Vaihe 1. Aloita kirje sanomalla uskon vahvistamisen tärkeys
Vahvistuksen sakramentti on vahvistus kasteella saadusta siunauksesta vahvistamaan sakramentin saajan ja kirkon välistä suhdetta. Onnittele sakramenttiehdokasta henkilökohtaisesti, koska hän on halukas ja on päättänyt, että he haluavat saada vahvistuksen sakramentin.
- Sano esimerkiksi kirjeessä: "Tukeakseni halukkuuttasi vastaanottaa Vahvistuksen sakramentti, minulla on kunnia saada tilaisuus palvella sinua tehdessäsi tätä tärkeää päätöstä vahvistaa henkilökohtaista suhdettasi Jeesukseen Kristukseen ja kirkkoon."
- Käytä sanoja ja lauseita katolisessa katekismuksessa korostaaksesi tämän päätöksen merkitystä ehdokkaan uskonmatkalla.
Vaihe 2. Keskustele suhteestasi hänen kanssaan
Jaa muistoja ja tapahtumia, jotka olet jakanut hänen kanssaan motivoidakseen ja vahvistaakseen hänen aikomuksiaan. Tue esitystäsi Raamatun jakeella tai lainauksella toisesta lähteestä. Kerro mennyt tarina tai tapahtuma, joka osoittaa, että rakastat häntä ja tuet hänen uskonmatkaansa.
- Kerro esimerkiksi tarina ajasta, jolloin hänet kastettiin. Asioita, joita hän on kysynyt sinulta kirkon opetuksista tai uskomuksistasi, voidaan käyttää mielenkiintoisena pohdintamateriaalina kirjeen alussa.
- Sinun ei tarvitse kirjoittaa pitkiä tai hyvin yksityiskohtaisia kirjeitä. Lyhyt kirje on edelleen hyödyllinen.
Vinkkejä:
Ennen kirjeen kirjoittamista valmistele ääriviivat ja tee useita luonnoksia parhaan kirjeen käsikirjoituksen muodostamiseksi.
Vaihe 3. Listaa jokin Raamatun jae, joka motivoi tai inspiroi
Käytä lainausta selittääksesi vahvistus sakramentin ja kirkon opetusten merkityksen. Käytä verkkosivustoa tai Raamatun sopusointua löytääksesi inspiroivia Raamatun jakeita.
- Sisällytä esimerkiksi jae: "HERRAN nimi on vahva torni, johon vanhurskas juoksee ja hän pelastuu." (Sananlaskut 18:10).
- Toinen esimerkki lainattavasta jakeesta: "Sillä minä tiedän, mitä suunnitelmiani minulla on sinua kohtaan, sanoo Herra, rauhansuunnitelmat eikä katastrofisuunnitelmat antaakseni sinulle toivoa täynnä olevan tulevaisuuden." (Jeremia 29:11).
- Sisällytä myös jae: "Minä pystyn kaikkeen Hänen kauttansa, joka antaa minulle voimaa". (Filippiläisille 4:13).
Vaihe 4. Yritä vakuuttaa vastaanottaja, että olet valmis tarjoamaan tukea
Lopeta kirje selittämällä, että tuet ja rukoilet hänen puolestaan. Sano kiitos, koska hänen rakkautensa ja läsnäolonsa tekevät sinusta kiitollisia ja onnellisia.
Kirjoita esimerkiksi kirje: "Päätöksesi saa minut tuntemaan oloni erittäin ylpeäksi ja siunatuksi. Minulla on kunnia olla todistaja, kun vastaanotat vahvistuksen sakramentin. Rukoilen, että jatkat kasvamista uskossa, toivossa ja rakkaudessa."
Vaihtoehtona:
Jos tiedät kirjeen vastaanottajan nimen, kirjoita kirjeen loppuun rukous suojeluspyhimykselle.
Vaihe 5. Valmistele käsinkirjoitettu kirje, jotta siitä tulee henkilökohtaisempi
Toisin kuin tavallisesti kirjoitettavat muodolliset kirjeet, käsin kirjoitetut vahvistuskirjeet tuntuvat henkilökohtaisilta ja aitoilta ikään kuin ne olisi sanottu suoraan sydämestä, mikä antaa erittäin merkityksellisen kosketuksen.
Kun kirjoitat kirjettä käsin, älä kiirehdi. Kirjoita mahdollisimman siististi ja varmista, ettei siinä ole virheitä. Helpottaaksesi kirjoita ensin ja kopioi sitten
Tapa 2/3: Työn vahvistuksen lähettäminen
Vaihe 1. Kirjoita virallinen kirje liiketoimintaa varten yrityksen kirjelomakkeella
Yrityksen kirjelomakkeella kirjoitetut muodolliset kirjeet liiketoiminnallisiin tarkoituksiin ovat hyödyllisiä viestien tehokkaaseen välittämiseen ja kirjeiden esittämiseen virallisena viestintävälineenä. Kirjoita kirje, jossa on vakiofontit ja marginaalit. Kirjoita kirjaimet vasemmalle kohdistetussa muodossa, 1 riviväli ja 2 riviväli.
- Älä lyhennä osoitetta, kun kirjoitat virallista liikekirjettä. Kirjoita esimerkiksi "Jl. Utama Raya 123" kirjoittamisen sijaan "Jalan Utama Raya 123".
- Sinun ei tarvitse kirjoittaa yrityksen osoitetta, jos kirjelomakkeessa on jo yrityksen osoite.
Vinkkejä:
Valtion virastojen ja yritysten kirjepaperit voivat yleensä ladata valtuutetut henkilöt, ja ne sisältävät kaikki oikeudelliset näkökohdat, jotka on täytettävä voidakseen toimittaa vahvistuksen työntekijöiden hyväksymisestä.
Vaihe 2. Listaa tehtävänimike, palkka ja aloituspäivä
Aloita kirje innokkaalla alkusanalla, kun välität onnittelut liittymisestä uutena työntekijänä. Voit lähettää lyhyen työnkuvauksen, ellei tehtävä ole sitä selittänyt.
Sano esimerkiksi kirjeessä: "Vastaan tämän kirjeen kautta PT XYZ: n johdon puolesta, että sinut on hyväksytty toimimaan hallituksen sihteerinä, jonka palkka on Rp. 10000000 kuukaudessa, ja aloita työskentely 1. maaliskuuta 2019."
Vaihe 3. Anna yhteenveto ehdoista, jotka on täytettävä
Kerro selvästi, jos kirjeen vastaanottajan on täytettävä ehdot. Samoin, jos haet ehtoja, tämä on ilmoitettava kirjeessä.
- Esimerkiksi kirjeen vastaanottajan on läpäistävä biodatatarkistus tai läpäistävä huumeeton testi.
- Ilmoita myös kirjeessä, jos uuden työntekijän on allekirjoitettava sopimus, kuten työsopimus tai muu sopimus.
- Jos lähetät vaatimuksia, anna määräaika, jonka kuluessa vastaanottaja voi täyttää ne ennen määräaikaa. Jos hänen on allekirjoitettava asiakirjoja, kerro hänelle, että tämä voidaan tehdä ensimmäisenä työpäivänä.
Vaihe 4. Kuvaile yksityiskohtaisesti yrityksen tarjoamia etuja
Jos yritys tarjoaa sairausvakuutusetuuksia, eläke -etuuksia, koulutusetuuksia, lomakorvauksia tai muita etuja, sisällytä ne kirjeeseen. Kerro vaatimukset, jotka on täytettävä, ja miten saat lisätietoja tästä, jotta uudet työntekijät ovat oikeutettuja etuuksiin.
Jotkut yritykset tarjoavat etuja työntekijän aloittamisen jälkeen, mutta yleensä työntekijöillä on oikeus saada etuuksia vähintään 60 päivän työskentelyn jälkeen
Vinkkejä:
Työntekijän hyväksymiskirje voi olla enemmän kuin 1 sivu, mutta enintään 2 sivua. Älä sisällytä yksityiskohtaisia tietoja, jotka kirjeen vastaanottaja voi lukea muiden kirjeen mukana toimitettujen asiakirjojen kautta.
Vaihe 5. Lopeta kirje kiittämällä
Sano kiitos, koska hän haluaa työskennellä yrityksessäsi ja sinä nautit työskentelystä hänen kanssaan. Ilmaise innostusta tai innostusta uuden työntekijän liittymisestä tiimiin.
- Sano esimerkiksi kirjeessä: "Kiitos tuestasi PT XYZ: n tehtävän toteuttamisessa. Johto on tyytyväinen läsnäoloosi tiimissä ja odottaa panostasi yrityksen kehitykseen."
- Lisää virallinen päätös tervehdys juuri allekirjoituksen yläpuolelle, kuten "Terveisin" tai "Tervehdys".
Vaihe 6. Kirjoita otsikko nimesi alle
Valmistele liikekirjeen mallin mukaisesti 4 tilaa allekirjoitukselle viimeisen tervehdyksen alla. Kirjoita allekirjoituspaikan alle koko nimesi. Listaa nimi ja yrityksen nimi alla.
Kirjoita esimerkiksi otsikko ja yrityksen nimi: "PT XYZ: n operatiivinen johtaja"
Vaihe 7. Tarkista posti huolellisesti
Varmista, että kirje on kirjoitettu oikein kirjoittamalla ja kieliopilla. Pyydä joku henkilöstöosastolta lukemaan kirje varmistaaksesi, että pääkirjoitus on oikea.
Priorisoi kirjeessä lueteltujen numeroiden kaksinkertainen tarkistus. Numeeriset virheet tapahtuvat usein tahattomasti, ja tämä voi johtaa väärinkäsityksiin, joskus jopa oikeudellisiin seurauksiin
Vaihe 8. Tulosta kirje ja allekirjoita se ennen lähettämistä
Laadukkaalla paperilla painetut kirjeet näyttävät ammattimaisemmilta. Vaikka lähetät kirjeen sähköpostitse, lähetä allekirjoitettu virallinen kirje. Käytä kirjaimia sinisellä tai mustalla musteella varustetulla kuulakärkikynällä. Lisää otsikko, esimerkiksi "S. Kom". tai "M. Si." tarvittaessa.
Lähetä kirje mahdollisimman pian, jotta uudet työntekijät saavat kirjeen ennen suunniteltua päivämäärää ensimmäisenä työpäivänä
Vinkkejä:
Kirjekuoreen kirjoitettu osoite saa kirjeen näyttämään ammattimaisemmalta. Kirjainten kirjoittamiseen tarkoitetut ohjelmat tarjoavat malleja, joiden avulla voit tulostaa osoitteen oikeaan kohtaan kirjeen kannessa.
Tapa 3/3: toisen virallisen vahvistuskirjeen laatiminen
Vaihe 1. Kirjoita kirjain muodollisen liikekirjeen muodossa
Tämä kirje osoittaa vilpittömyyttä ja välittää viestin oikeilla sanoilla. Monet kirjainkirjoitusohjelmat tarjoavat yrityskirjeen malleja vahvistuskirjeiden luomiseen. Käytä vakiokirjasinta, kuten Times New Roman tai Arial.
- Oikeudellisesti vahvistuskirjettä voidaan käyttää suullisen sopimuksen pöytäkirjana. Liikekirje hyväksytään todisteeksi tuomioistuimessa, koska se käyttää muodollista kirjeen muotoa.
- Vahvistuskirjeet ovat yleensä hyvin lyhyitä ja enintään 1 sivun pituisia. Joskus vahvistuskirje sisältää vain yhden kappaleen.
Vaihe 2. Anna tervehdys
Yleensä vahvistuskirjeet alkavat tervehdyksellä, kuten "Rakas". jota seuraa "Isä" tai "Äiti" ja kirjeen vastaanottajan täydellinen nimi. Jos hänellä on tohtori, sisällytä tohtori. vastaanottajan nimen edessä. Kirjoita kirjeen vastaanottajan nimen jälkeen pilkku.
- Jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta, kirjoita koko nimi.
- Älä käytä lyhennettä "Mrs.", ellet voi vahvistaa, että vastaanottaja on naimisissa oleva nainen.
Vaihe 3. Vahvista kauppa erityisesti
Vahvistuskirjeiden ei tarvitse alkaa pitkällä johdannolla tai miellyttävillä jutuilla. Ilmoita selkeästi suunniteltu toiminto tai sopimus, jonka haluat vahvistaa, kuten kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka.
- Aloita esimerkiksi kirje kirjoittamalla "Vahvistukseksi" tai "Vahvistan" ja sen jälkeen tiedot, jotka haluat vahvistaa.
- Ilmoittaaksesi, että olet saanut jotain, aloita kirje kirjoittamalla "Tämän kirjeen kautta olen saanut" ja sen jälkeen saamasi tuotteen nimen.
Virheet muodollisuudessa: kirje henkilökohtaisen sopimuksen vahvistamiseksi jonkun tuntemasi henkilön kanssa on rento rento tyyli, mutta varmista, että kirjeesi kuulostaa muodolliselta ja ammattimaiselta.
Vaihe 4. Anna muita tärkeitä tietoja
Sisällytä myös yksityiskohtaisia tietoja, kuten jokaisen asianomaisen henkilön nimi ja virka, heidän tehtävänsä, toiminta -aikataulu tai rahoitussopimukset. Korosta sopimuksen ehtoja selventääksesi odotuksia.
Jos esimerkiksi kirjoitat kirjeen, jossa vahvistetaan, että vastaanottaja aikoo tehdä vapaaehtoistyötä voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle, lisää päivämäärä, kellonaika, tapahtuman sijainti ja tehtävät, jotka hänen on tehtävä vapaaehtoisena
Vaihe 5. Pyydä tarvittaessa palautetta
Ennen kirjeen sulkemista kerro, että pyydät kirjeen vastaanottajaa ottamaan sinuun yhteyttä ja antamaan tarvitsemasi tiedot. Jos lähetät kirjeen tehdäksesi pyynnön tai antaaksesi tehtävän, pyydä häntä ilmoittamaan sinulle sopimukseksi ehdoistasi.
Vaikka et pyytäisi kirjeen vastaanottajaa ottamaan sinuun yhteyttä, on hyvä ilmoittaa hänelle, että hän voi ottaa sinuun yhteyttä tietyillä viestintävälineillä, jos hän haluaa kysyä. Esimerkiksi "Jos tarvitset lisätietoja, ota minuun yhteyttä puhelimitse (007) 123-4567."
Vaihe 6. Kiitä kirjeen vastaanottajaa
Tee uusi kappale kiittääksesi, koska hän on valmis liittymään toimintaan tai hyväksymään ehdot, jotka olet esittänyt kirjeen mukaan.
- Esimerkiksi vahvistaaksesi hyväksynnän jonkun, joka on halukas vapaaehtoistyöhön voittoa tavoittelemattomaan järjestöön, kirjoita kirjeessä: "Kiitos paljon sitoutumisestasi osallistua tämän toiminnan tehtävään. Arvostan todella tukea."
- Ilmaise innostusta tarvittaessa. Jos haluat esimerkiksi vahvistaa haastatteluaikataulun, sano kirjeessä: "Arvostan _: lle annettua mahdollisuutta" tai "Odotan innolla keskustelua kanssasi haastattelun aikana".
Vaihe 7. Tarkista ja korjaa kirjain ennen tulostamista
Vahvistuskirjeitä ei oteta vakavasti, jos niissä on kirjoitusvirheitä tai kieliopillisia virheitä. Tarkistamisen lisäksi muista kirjoittaa selkeä ja suoraviivainen kirje.
- Lue kirje ääneen, jotta voit selvittää, mitkä lauseet on muotoiltava uudelleen tai lyhennettävä samalla kun korjaat mahdolliset virheet.
- Vältä liiketoiminnan termejä tai ammattikieltä. Kerro asiat, jotka haluat vahvistaa, selkeästi ja suoraan.
Vaihe 8. Tulosta kirjaimet korkealaatuisella paperilla
Kun kirje on tarkistettu ja virheitä ei ole, tulosta se käyttämällä premium -paperitavaraa. Osta tarpeeksi paperitavaraa paperitavarakaupasta tai verkosta.
- Jos haluat lähettää kirjeen yrityksen tai organisaation työntekijänä tai edustajana, käytä yrityksen tai organisaation kirjelomaketta. Jos haluat kuitenkin vahvistaa henkilökohtaisia asioita, älä käytä yrityksen kirjelomakkeita, vaikka olisit omistaja.
- Kirjainten kirjoittamiseen tarkoitetut ohjelmat tarjoavat malleja, joiden avulla voit luoda henkilökohtaisia kirjelomakkeita, jotta kirjeesi näyttäisi mahdollisimman valmiilta.
Vaihe 9. Allekirjoita kirjain sinisellä tai mustalla musteella
Kun kirje on tulostettu, allekirjoita se siististi nimesi yläpuolella olevaan tilaan. Varmista, että allekirjoituksesi on ammattimainen ja pätevä, älä yritä kuulostaa tyylikkäältä.
Allekirjoita kirje kirjoittamalla koko nimesi tai allekirjoituksesi mukaan henkilökortillesi. Yleensä vahvistuskirjeissä ei saa käyttää etunimiä, nimikirjaimia tai nimikirjaimia
Vaihe 10. Lähetä kirje vastaanottajan osoitteeseen mahdollisimman pian
Kun kirje on allekirjoitettu, lähetä se heti samana päivänä. Et luo hyvää vaikutelmaa, jos lähetyspäivämäärä on muutama päivä kirjeen päivämäärän jälkeen.
