Kuka sanoo, että sähköpostin kirjoittaminen on helpoin tapa kommunikoida? Itse asiassa sähköpostien kirjoittamisella on myös etiikkaa. Toisin sanoen luokkatovereille ja opettajille suunnatun sähköpostin kielityyli on tietysti erotettava, varsinkin koska muodollinen koulutus on portti mahdolliseen ammatilliseen uraan. Siksi kaikki siinä tapahtuvat vuorovaikutukset on tehtävä ammattimaisesti, myös sähköpostiviestejä lähetettäessä. Esimerkiksi sähköpostit tulee aina lähettää akateemisen sähköpostiosoitteesi kanssa, ja ne on aina avattava virallisella tervehdyksellä. Käsittele vuorovaikutusta kuin virallista liikekirjettä. Eli ota pointtisi selväksi, ytimekkäästi ja selkeästi ja käytä hyvää kielioppia!
Vaihe
Osa 1/3: Positiivisen vaikutelman luominen
Vaihe 1. Lue kurssin opetusohjelma löytääksesi vastaukset kysymyksiisi
Yleensä kysymyksiinne on vastattu luennoitsijan alussa luentomateriaalissa. Tämän seurauksena, jos vaadit kysymään professoriltasi, saat vain näyttämään vakavalta opiskelijalta, ja se voi myös ärsyttää luennoitsijaa siitä, että sähköpostisi sisältö vie arvokasta aikaa.
- Kurssin opetusohjelma sisältää yleensä tietoja tehtävistä, tehtävien lähettämisen määräajoista, luokan käytännöistä ja tehtävien muodoista.
- Jos luennoitsija antaa vain lukulistan, ei ole mitään väärää lähettää sähköpostia, jossa pyydetään materiaalia, jota ei ole selitetty luentosuunnitelmassa.
Vaihe 2. Käytä akateemista sähköpostiosoitettasi
Todennäköisesti professori saa kymmeniä kymmeniä sähköposteja päivittäin. Siksi sinun pitäisi käyttää akateemista sähköpostiosoitetta, jotta sähköpostit eivät automaattisesti pääty roskapostikenttään. Lisäksi akateemisen sähköpostiosoitteen sisältävän sähköpostin lähettäminen näyttää paljon ammattimaisemmalta ja auttaa luennoitsijoita tunnistamaan lähettäjän nimen selvästi, varsinkin kun akateemiset sähköpostiosoitteet sisältävät yleensä opiskelijan koko nimen.
Vaihe 3. Sisällytä edustava aihe
Toisin sanoen varmista, että sähköpostisi sisältö on luennoitsijan tiedossa, vaikka hän vain lukisi aiheen. Kun tiedät sähköpostisi tarkoituksen alusta alkaen, opettajasi voi varata oikean ajan sen lukemiseen ja siihen vastaamiseen. Liitä siis aina selkeä ja ytimekäs sähköpostin aihe!
Voit esimerkiksi kirjoittaa "Kysymyksiä viimeaikaisista tehtävistä" tai "Lopulliset esseet"
Vaihe 4. Aloita sähköposti mainitsemalla luennoitsijan nimi ja virka
Olipa toiveesi kuinka tärkeä tahansa, aloita sähköpostisi aina muodollisella tervehdyksellä, kuten kirjoittaessasi samanlaista virallista kirjettä. Aloita esimerkiksi kirjoittamalla Hyvä. DR. Jones”, jota seuraa pilkku. Älä unohda käyttää lempinimeä, joka vastaa luennoitsijan mieltymyksiä, okei!
- Jos et ole varma, että kyseinen opettaja on suorittanut tohtorin tutkinnon, sano hänelle yksinkertaisesti "Mr. Jones".
- Jos teillä molemmilla on usein henkilökohtaista vuorovaikutusta, ei ole mitään väärää käyttää rennompaa tervehdystä, kuten”Hei, herra/tohtori. Jones."
Osa 2/3: Sähköpostisisällön luominen
Vaihe 1. Tunnista itsesi selvästi
Koska kyseinen luennoitsija ei vain opeta sinua, on todennäköistä, että häntä on muistutettava henkilöllisyydestäsi. Aloita siksi aina sähköposti sanomalla nimesi sekä kurssin nimi, joka toi sinut yhteen, ja luentoajat, kuten "Markkinointitunti iltapäivällä".
Vaihe 2. Keskity asiaan
Muista, että luennoitsijat ovat erittäin kiireisiä ihmisiä. Varmista siksi, että sähköpostisi sisältö ei ole sekava, jotta et vie liikaa aikaa merkityksettömiin asioihin. Vie pointtisi ytimekkäästi, suoraviivaisesti ja selkeästi ja vältä merkityksettömiä tai epäolennaisia yksityiskohtia.
Jos sinulla on esimerkiksi kysymys tehtävästä, sano se selkeästi:”Haluan kysyä sinulta jotakin viime torstaina antamastasi tehtävästä. Tehtävä on itse asiassa tehtävä ryhmissä tai yksitellen, eikö, herra/rouva?"
Vaihe 3. Kirjoita täydellisinä lauseina
Muista, että nämä sähköpostit eivät ole Facebook -latauksia tai tekstiviestejä vertaisillesi! Käytä aina täydellisiä ja muodollisia lauseita ammattitaitosi osoittamiseksi.
- Älä esimerkiksi kirjoita: "Viimeisen luokan aineisto oli todella siistiä, herra/rouva!"
- Yritä sen sijaan kirjoittaa: "Kiitos viimeisestä opettamastasi materiaalista, joka valaisi ymmärrystäni."
Vaihe 4. Käytä oikeaa sähköpostiääntä
Kun otat yhteyttä opettajaan ensimmäistä kertaa, muista käyttää ammattimaista sävyä ja kielioppia. Eli älä käytä hymiöitä jostain syystä! Jos olet lähettänyt viestin luennoitsijalle useita kertoja, kirjoita myös sähköpostisi rennommalla äänellä, varsinkin jos luennoitsija toimii ensimmäisenä epävirallisesti (kuten lähettää sinulle hymiöitä).
Vaihe 5. Esitä pyyntösi kohteliaasti
Itse asiassa melko monet opiskelijat haluavat asettaa vaatimuksia opettajilleen. Älä tee sitä, koska se ei auta sinua saamaan mitään! Ilmoita sen sijaan aikomuksesi pyynnön muodossa, jonka professori voi hyväksyä tai olla hyväksymättä.
Jos esimerkiksi haluat pyytää pidennystä tehtävien lähettämiselle, älä kirjoita: "Isoäitini kuoli äskettäin, joten pidennä tehtävien lähettämisen määräaikaa, okei?" Kirjoita sen sijaan kohteliaampi lause, kuten, "Olen pahoillani, herra/rouva, tämä viikko on ollut minulle erittäin vaikea, koska isoäitini on juuri kuollut. Haluaisitteko antaa minulle lisäaikaa asiakirjojen lähettämiselle?"
Vaihe 6. Käytä oikeita välimerkkejä
Jos sähköposti on suunnattu vertaisryhmille, sähköpostin vastaanottajalla ei tietenkään ole ongelmia pisteiden tai pilkujen asettamisessa väärin. Jos sähköposti on kuitenkin opettajalle, varmista, että jokainen välimerkki on sijoitettu oikeaan paikkaan.
Vaihe 7. Kirjoita jokainen sana oikeinkirjoituksella
Huolimatta tekstikielen laajasta käytöstä Internetissä, älä koskaan käytä sitä ammattimaisessa sähköpostissa! Toisin sanoen, kirjoita jokainen sana täydellisessä muodossaan, kuten”herra””herran” sijasta. Käytä oikeinkirjoitusta saadaksesi sähköpostisi ammattimaisemmiksi!
Muista tarkistaa sähköpostin sisällön oikeellisuus sovelluksen tai tietokoneohjelman avulla oikeinkirjoituksen tarkistamiseksi
Vaihe 8. Aseta isot kirjaimet oikein
Erityisesti lauseiden alussa luetellut sanat on kirjoitettava isoilla kirjaimilla, samoin kuin tietyt substantiivityypit (kuten lempinimet). Älä käsittele sähköposteja tekstiviestikeskusteluina ja varmista, että käytät isoja kirjaimia aina oikein.
Osa 3/3: Sähköpostin lopettaminen
Vaihe 1. Ilmoita opettajasi tekemät toimet
Toisin sanoen varmista, että toiveesi tai pyyntösi on selvästi ilmoitettu sähköpostin lopussa. Jos esimerkiksi haluat vastauksen häneltä, älä unohda sanoa sitä. Jos sinusta tuntuu tarpeelliselta tavata hänet, kerro siitä myös.
Vaihe 2. Lue sähköpostissa käytetty kielioppi uudelleen
Skannaa sähköposti varmistaaksesi, että kieliopillisia virheitä ei ole tehty. Usein tämä prosessi auttaa sinua havaitsemaan yhden tai kaksi pientä korjattavaa virhettä.
Vaihe 3. Lue sähköposti uudelleen opettajasi näkökulmasta
Varmista, että sähköpostisi ei kuulosta siltä, että vaadit jotain. Varmista myös, että aikomuksesi on välitetty suoraan, selkeästi, eikä niitä värjätä vähemmän tärkeillä henkilökohtaisilla tiedoilla. Sen lisäksi, että tämä toiminta on tehotonta, se on myös epäammattimaista.
Vaihe 4. Lopeta sähköpostiviesti muodollisella viimeisellä tervehdyksellä
Aivan kuten aloitat sähköpostisi ammattimaisella tervehdyksellä, tee sama lopettaaksesi sähköpostin. Käytä esimerkiksi virallista päätöstervehdystä, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Tervehdys", jota seuraa pilkku ja joka päättyy koko nimesi.
Vaihe 5. Lähetä sähköpostia uudelleen viikon kuluttua
Kun sähköposti on lähetetty, älä terrorisoi professoriasi saadaksesi vastauksen. Jos sähköpostiisi ei kuitenkaan ole vastattu viikkoon tai pidempään, on hyvä yrittää lähettää sama sähköposti takaisin, siltä varalta, että hän unohti ensimmäisen sähköpostisi.
Vaihe 6. Vastaa saamaasi sähköpostivastaukseen
Kun olet saanut vastauksen kyseiseltä luennoitsijalta sähköpostitse, älä unohda vastata osoittaaksesi, että olet saanut sähköpostin oikein. Voit esimerkiksi lähettää lyhyen kiitosviestin tai tarvittaessa lähettää pidemmän vastauksen samoilla kirjoitussäännöillä, jotta se kuulostaa ammattimaiselta. Jos ongelmaasi tai kysymykseesi ei ole vastattu sähköpostitse, pyydä häntä tapaamaan henkilökohtaisesti.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa:”Kiitos vastauksesta, herra/rouva. Nähdään luokassa."
- Jos sinusta tuntuu tarpeelliselta tavata luennoitsija myöhemmin, yritä kirjoittaa:”Arvostan todella näkemyksiäsi tästä asiasta. Jos haluat, voinko tavata suoraan kanssasi keskustelemaan siitä tarkemmin?”
