Eri asiat pakottavat sinut joskus peruuttamaan tapaamisen esimerkiksi siksi, että olet hätätilanteessa, jumissa liikenneruuhkissa tai hallitset aikataulusi huonosti. Saatat tuntea olosi huolestuneeksi, kun mietit peruutuksen ilmoittamista, mutta ihmiset, joita ei löydy, voivat ymmärtää, jos ilmoitat heille mahdollisimman pian. Aseta uusi kokousaikataulu, kun otat häneen yhteyttä tai kun tilaisuus tulee. Saa hänet tuntemaan olonsa mukavaksi tarjoamalla tavata paikassa, joka on lähellä kotia tai toimistoa.
Vaihe
Osa 1/2: Tapaamisten kohtelias peruuttaminen
Vaihe 1. Ota yhteyttä kadonneeseen mahdollisimman pian
Ärsytät muita ihmisiä, jos lykkäät tapaamisen peruuttamista viimeiseen minuuttiin. Sanominen hänelle etukäteen osoittaa, että kunnioitat häntä ja arvostat aikaa, jonka hän on valmistanut sinulle.
Vaihe 2. Ilmoita henkilökohtaisesti puhelimitse, jos peruutat hyvin lähellä olevan tapaamisen
Sinun on soitettava ilmoittaaksesi henkilökohtaisesti, jos peruutat tapaamisen samana päivänä. Tapaamisen peruuttaminen äkillisesti, jotta toinen henkilö tuntee olonsa ärsyyntyneeksi, voi tuntua töykeältä, jos ilmoitat siitä sähköpostitse, tekstiviestillä tai jollekulle muulle.
Vaihe 3. Pyydä vilpitöntä anteeksipyyntöä
Vaikka kerrotkin heille etukäteen, varmista, että he tietävät, että olet pahoillani, että jouduit perumaan tapaamisen. Ehkä hän on pettynyt siihen, että peruutit tapaamisesi, vaikka hän on jo peruuttanut muut suunnitelmat tavata sinut.
- Pyydä lyhyt ja suora anteeksipyyntö, esimerkiksi "Anteeksi, en voi tulla huomenna".
- Älä käytä epäselviä sanoja tai sano, ettet "voi" pitää lupaustasi. Kerro uutiset rehellisesti ja suoraan.
Vaihe 4. Anna lyhyt selitys siitä, miksi peruutat tapaamisen
Jos syy on looginen esimerkiksi siksi, että ajoneuvo rikkoutui tai olet sairas, kerro siitä, mitä se on. Jos syytä on vaikea hyväksyä, esimerkiksi koska olet unohtanut varata ajan tai satunnaisesti aikataulussa, kerro yleinen syy, esimerkiksi "Anteeksi, minulla on kiireellinen tarve".
- Sinun ei tarvitse perustella yksityiskohtaisesti, vaikka puhut totta. Pitkillä selityksillä tuntuu siltä, että haluat peitellä jotain.
- Älä sano "Minulla on tärkeämpää tekemistä" tai muuta vastaavaa tekosyytä.
- Älä valehtele, koska suhde on vaikeuksissa, jos paljastuu, ettet ole rehellinen.
Vaihe 5. Varmista, että hän tietää, että arvostat hänen aikaansa
Tee selväksi, että arvostat hänen halukkuuttaan varata aikaa sinulle ja että olet todella pahoillani siitä, että hänen täytyi peruuttaa tapaaminen, koska ymmärrät hänen olevan kiireinen ja varannut aikaa tavata sinut.
Tämä on erityisen tärkeää, jos sovit tapaamisia ihmisten kanssa, joiden kanssa tarvitset apua, kuten professoreiden tai asiakkaiden kanssa
Osa 2/2: Korvaavan aikataulun asettaminen
Vaihe 1. Kysy hänen halukkuudeltaan muuttaa kokouksen aikataulua, kun annat uutisia
Sen lisäksi, että vähennät vaivaa, että joudut ottamaan uudelleen yhteyttä tapaamiseen, tämä vaihe osoittaa, että haluat todella nähdä hänet. Kun soitat tai lähetät sähköpostia, lopeta sanomalla, että haluat varata uuden tapaamisen, jos hän ei välitä.
Vaihe 2. Tarkista aikataulusi ja merkitse muistiin hänen tapaamiseen käytettävissä oleva aika
Voit ehdottaa kokousaikataulua, mutta yritä sovittaa aikataulusi hänen aikatauluunsa. Tarjoa useita vaihtoehtoisia aikatauluvaihtoehtoja ja pyydä sitten palautetta.
Kerro esimerkiksi hänelle: "Aikatauluni ei ole täytetty maanantaisin aamusta iltaan, torstaisin 1-5 ja perjantaisin kahden jälkeen, mutta jos et voi, mukautan aikataulua."
Vaihe 3. Ehdota, että kokous pidetään hänen kotinsa tai toimistonsa lähellä
Korvauksena tapaamisen peruuttamisesta on hyvä järjestää kokous paikkaan, johon hän pääsee helposti, kuten toimistolle tai tiettyyn paikkaan, jonka hän ohittaa matkalla kotiin.
Vaihtoehtoisesti voit ehdottaa tapaamista Skypen tai Google Hangoutsin avulla, jos hän on hyvin kiireinen tai poissa kaupungista
Vaihe 4. Määritä korvaava aikataulu, jonka voit täyttää
Kun olet peruuttanut ensimmäisen tapaamisen, älä anna toisen tapaamisen perua uudelleen. Sen lisäksi, että se on ärsyttävää ja epämukavaa, se voi vahingoittaa mainettasi. Ennen kuin sovit korvaavasta aikataulusta, tarkista aikataulusi huolellisesti ja varmista, että pystyt tapaamaan tapaamisesi uuden aikataulun mukaisesti.
Esimerkiksi sinulla ei ole tapaamisia joulukuun aikana, mutta yleensä sinulla on paljon aktiviteetteja ennen uutta vuotta. Älä siis täytä tätä aikaa korvaavalla aikataululla
Vaihe 5. Kirjaa sovittu uusi kokousaikataulu
Jos korvaava aikataulu on olemassa, kirjoita se esityslistalle. Kirjoita myös aikataulusi paperille ja aseta se helposti näkyvälle paikalle muistutukseksi.
Vaihe 6. Kiitä heitä ymmärryksestä ja kärsivällisyydestä, kun tapaat heidät
Avaa keskustelu kiittämällä häntä (tai heitä) siitä, että he ovat suostuneet peruuttamaan tapaamisen. Sinun ei tarvitse pyytää anteeksi uudelleen. Osoita sen sijaan, että arvostat hänen aikaansa arvostamalla mahdollisuutta muuttaa aikataulua.
Vinkkejä
- Älä peruuta suunniteltuja kokouksia mahdollisuuksien mukaan, koska se voi vahingoittaa mainetta ja suhteita muihin ihmisiin.
- Ennen kuin teet sopimuksen maksullisen palvelun tarjoavan henkilön, kuten konsultin kanssa, selvitä, peruutatko tapaamisesi hänen kanssaan.
