Käydään paljon keskustelua siitä, miten köyhyys voidaan voittaa ja kuinka paljon rahaa on annettava avun tarpeessa olevien auttamiseksi. Yksi ratkaisu, joka voidaan tehdä, on järjestää varainkeruutoiminta hauskan tapahtuman kanssa! Valmistaudu määrittelemään organisaatiota, jota haluat auttaa, kerää ideoita varojen keräämisestä, määritä toiminnan suorituspaikka ja laatia luettelo kutsuvista vieraista.
Vaihe
Osa 1/4: Perusteiden päättäminen
Vaihe 1. Määritä lahjoituksen vastaanottava organisaatio
Jos et voi päättää, keskustele tästä ystävien ja perheenjäsenten kanssa.
Ilmoita suunnitelmasi yhteisön organisaatiolle, kuten uskonnolliselle järjestölle, orpokodille, hoitokodille, veteraanijärjestölle, kouluille tai kirjastolle. Panoksestasi on paljon hyötyä yhteisölle, koska organisaatio tarvitsee yleensä taloudellista apua
Vaihe 2. Määritä varainkeruun tarkoitus
Sinun on asetettava tavoite sille, kuinka paljon rahaa haluat kerätä. Yleensä mahdolliset avunantajat ovat innostuneempia, jos he tietävät konkreettiset tavoitteet, jotka tällä toiminnalla on saavutettava.
Vaihe 3. Päätä, kenet kutsut
Mieti, haluatko kutsua ystäviä, heidän vanhempiaan, perheenjäseniä, työtovereita tai yliopiston alumnia? Tämän toiminnan tapahtumien järjestelyt on mukautettava kutsutun yleisön etuihin ja etuihin.
- Jos kerätyt varat lahjoitetaan esimerkiksi kampuksen musiikkiryhmän tukemiseen, saatat joutua järjestämään elintarvikemyynnin tai basaarin.
- Älä pidä toimintaa, joka ei ole kiinnostunut yleisöstä. Jos esimerkiksi haluat kerätä varoja konservatiivisen kirkon toiminnan tukemiseen, älä järjestä hienoa muotinäytöstä.
Vaihe 4. Määritä pidettävä tapahtuma
Ajattele luovia ideoita tapahtumiin, joissa on mahdollisimman suuri yleisö, kuten kirjallinen huutokauppa tai illallinen. Ehkä sinun on järjestettävä ainutlaatuinen toiminta, kuten juoksukilpailu, rantakilpailu tai kerättävä lahjoituksia pukeutumalla oudosti koko päivän. Mieti luovia ideoita!
- Varmista, että toiminta on "hauska kokemus" yleisölle. Yritä sitä varten järjestää tapahtumia, jotka saavat yleisön osallistumaan, esimerkiksi kutsumalla vierailevia puhujia, musiikkiryhmiä, illallisen jälkeisiä aktiviteetteja jne.
- Tarjoa yleisölle palveluita tapahtuman aikana, kuten autopesupalvelujen tarjoaminen, tanssikilpailujen tai karaokekilpailujen järjestäminen. (Sinun on kutsuttava tuomaristo, jos haluat järjestää kilpailun tai kilpailun).
Vaihe 5. Valmistele talousarvio
Joskus sinun on käytettävä rahaa ansaitaksesi rahaa. Sinun on kuitenkin laadittava talousarvio sen määrittämiseksi, voidaanko varoja kerätä tämän toiminnan kautta.
- Kirjaa maksettavat kulut, esimerkiksi huoneen tai kokouspaikan vuokraamisesta, matkamuistojen, ruoan, juomien ostamisesta, puhujan tai muusikon palveluista maksaminen, esitteiden ja lippujen tulostaminen.
- Selvitä, onko olemassa yrityksen omistajia, jotka ovat valmiita lahjoittamaan lainaamalla kokouspaikan tai tarjoamalla palveluja ja erilaisia tarpeita, jotka on valmisteltava. Kuvaile suunnitelmiasi järjestää hyväntekeväisyysrahasto. Lahjoittamalla yritykset voivat rakentaa positiivisen imagon yhteisössä ja esitellä liiketoimintaansa.
Vaihe 6. Selvitä, onko organisaatiolla, jota haluat auttaa, luettelo ihmisistä, jotka haluavat ottaa yhteyttä
Sähköposti on erittäin hyödyllinen yhteydenpitoon moniin ihmisiin kerralla, erityisesti vapaaehtoisten löytämiseksi.
Käytä puhelinnumeroiden luetteloa rekrytoidaksesi henkilöstöä, jolla on kokemusta suunnittelemastasi varainkeruutoiminnasta. Pienikin kokemus on silti hyödyllistä, eikä sinun tarvitse etsiä ketään, joka oli kerran vastuussa. Jos sinulla ei ole vielä kokemusta, tämä menetelmä on erittäin hyödyllinen
Vaihe 7. Avaa pankkitili
Pankkitili on välttämätön, jos haluat kerätä varoja jonkun tai perheen auttamiseksi. Joissakin maissa sinun on avattava pankkitili, ennen kuin pyydät yleisöltä lahjoituksia hyväntekeväisyyteen. Pankkitilit on nimettävä veroraportointia varten. Jos esimerkiksi haluat kerätä rahaa syöpää sairastavan lapsen (esimerkiksi Susan Smithin) auttamiseksi, avaa pankki -tili nimeltä Fund for Susan Smith.
Osa 2/4: Valmistautuminen tapahtumaan
Vaihe 1. Etsi paikka varainkeruutapahtuman järjestämiseksi
Voit etsiä suuren huoneen, kuten kirkkosalin, koulun, ravintolan tai muun organisaation. Selvitä huoneet, joita on käytetty samaan toimintaan, ja kysy sitten saatavuus. Toimintasi eduista riippuen jotkut saattavat haluta tarjota huoneen ilmaiseksi. Hyödynnä yhteystietoluetteloa ja pyydä tietoja sopivimmista aktiviteettikohteista.
Vaihe 2. Käy käytetyssä paikassa selvittääksesi, onko tilaa riittävästi ja mitä laitteita voidaan käyttää
Kun kävelet ympäri paikkaa, tee suunnitelma niin, että yleisö ei kasaudu tiettyyn paikkaan, esimerkiksi siksi, että oven edessä on jono, koska sisäänkäynti on vain yksi.
Vaihe 3. Määritä toiminnan päivämäärä ja kellonaika
Selvitä, onko muita varainkeruutoimia. Kun päätät, kuinka kauan toiminta kestää, harkitse aikaa, joka kestää siivoamiseen tapahtuman päätyttyä.
Vaihe 4. Määritä hyväksytty maksutapa
Käteinen ja sekit ovat kätevin maksutapa. Yleisösi antaa sinulle todennäköisesti enemmän rahaa, jos käytät luottokorttia, mutta tämä menetelmä on monimutkaisempi. Harkitse, saavatko yleisöt siirtää varoja mobiilisovelluksen kautta, koska niistä yleensä veloitetaan. Luottokorttiyhtiöt veloittavat myös prosenttiosuuden tapahtuman arvosta.
- Avaa PayPal -tili lahjoitusten vastaanottamiseksi.
- Kun asetat vastaanottoa, lähetä selkeä ilmoitus, jotta lahjoittajat ilmoittavat oikein saajan nimen antaessaan sekkejä.
Vaihe 5. Selvitä, onko sinun toimitettava asiakirjoja asianomaisille viranomaisille
Jos haluat esimerkiksi antaa lahjan, ota ensin yhteyttä verotoimistoon. Jos haluat myydä ruokaa, hae tietoa terveysosastolta.
Vaihe 6. Päätä, etkö veloita rekisteröintimaksua tai haluatko myydä lippuja
Jos yleisön on ostettava lippu, määritä hinta (yksin, kaksi, perhe) ja tulosta lippu. Lippujen tulostuskustannukset ovat suhteellisen halpoja. Joten enemmän lippuja on parempi kuin vähemmän. Käytä ilmaista Internet -lipunmyyntipalvelua ja/tai hyödynnä vierailijaluettelo.
- Jos haluat järjestää konsertin, veloita sisäänpääsymaksu ja anna sitten lahja tapahtuman lopussa. On hyvä idea antaa lahjoittajille useita mahdollisuuksia osallistua.
- Järjestettävästä tapahtumasta riippuen anna ystävillesi ja sukulaisillesi mahdollisuus lahjoittaa vastineeksi, koska he saavat osallistua.
Vaihe 7. Valmista käteistä vaihtoa varten ja lukittava laatikko lahjoittajien antamien rahojen ja sekkien säilyttämiseksi
Aseta suuri kukkakimppu vieraspöydälle ja vetoa siihen, jotta yleisö haluaa lahjoittaa enemmän. Tämä menetelmä on erittäin hyödyllinen. Kiinnitä erityistä huomiota käteiseen ja valintaruutuihin. Vaikka mitään ei tapahtuisikaan, joku voisi vain noutaa sen ja kävellä pois.
On hyvä idea antaa tehtäviä yhdelle tai kahdelle henkilölle seuraamaan lahjoituksia, joita on seurattu jatkuvasti, jotta ongelmia ei ilmene
Vaihe 8. Osta tarvittavat laitteet
Tee luettelo laitteista, jotka on valmisteltava. Jos haluat järjestää kirjallisen huutokaupan, valmistele pöytä, liitutaulu, paperi, kuulakärkikynä ja huutokaupattavat tavarat/palvelut. Jos tarjoat catering- tai viihdepalveluja, valmista ruokaa, laseja, lautasia, sähköliitäntöjä jne.
Osa 3/4: Uutisten levittäminen
Vaihe 1. Tee ilmoitus
Selvitä, onko olemassa mainontayrityksiä, jotka ovat valmiita auttamaan, kuten sanomalehtien kustantaja. Ota yhteyttä mainosten julkaisuosastoon mainoksen sijoittamiseksi ja toimitukselliseen osastoon tai kirjoittajiin raportoimaan tästä toiminnasta. Ota yhteyttä radio- ja televisioasemiin ja kysy, voidaanko toimintaasi kattaa tai ilmoittaa yleisölle. Hyödynnä yhteystietoluetteloita, jotta ne voivat auttaa levittämään sanaa sähköpostitse, Twitterissä, Facebookissa jne.
Vaihe 2. Tee esite ja lähetä se eri paikkoihin
Jos olet luonut esitteen tietokoneellasi PDF- tai JPEG -muodossa, lähetä se sähköpostitse yhteystietoluettelossa oleville henkilöille, jotka haluavat tulostaa ja jakaa esitteen.
Vaihe 3. Myy lippuja, jos veloitat rekisteröintimaksun
Käytä ilmaisia verkkosivustoja tähän tarkoitukseen. Näin ihmiset, jotka eivät voi tulla, voivat silti lahjoittaa. Lisäksi tämä menetelmä antaa käsityksen siitä, kuinka suosittu tämä toiminta on. (Tämä menetelmä on hyödyllinen laitteita ostettaessa). Anna vapaaehtoisille mahdollisuus myydä lippuja ja vastaanottaa lahjoituksia hyväksi mainontatavaksi.
- Tarjoa "early bird" -alennus, jos myyt lippuja saadaksesi yleisösi ostamaan liput etukäteen.
- Tarjoa myös ryhmäalennuksia kannustaakseen heitä jakamaan tietoja ystäviensä kanssa ja ostamaan lippuja suuremmissa ryhmissä.
- Harkitse tapahtuman järjestämistä VIP -vieraille. Jos haluat esimerkiksi järjestää kirjallisen huutokaupan, veloita lisämaksu VIP -lipuista, jotta he voivat päästä huutokauppasivustoon aikaisin ja selata huutokaupattavia kohteita. Jos haluat järjestää konsertin, valmistaudu erityistapahtumaan VIP -vieraiden vastaanottamiseksi ennen toiminnan alkamista.
Osa 4/4: Toimien suorittaminen
Vaihe 1. Aloita toiminta hyvin valmistautumalla
Vähän ennen tapahtuman alkua tapahtuu usein odottamattomia asioita, joten toiminta viivästyy. Yritä valmistautua parhaalla mahdollisella tavalla ennen toiminnan suunniteltua alkamista. Vapaaehtoistyö, johon osallistuu paljon henkilöstöä, on erittäin avulias tapahtuman sujuvuuden kannalta.
Vaihe 2. Luo miellyttävä ilmapiiri
Tämä on erittäin hyödyllistä varainkeruutoiminnassa, mutta harkitse huolellisesti varainkeruutoiminnassa järjestettäviä tapahtumia. Sisäillallisilla on kynttilöitä ja kukka -asetelmia pöydällä, kun taas ulkotapahtumat ovat yleensä vähemmän muodollisia. Varmista, että tapahtuman ilmapiiri heijastaa tunnelmaa, jonka haluat luoda.
Vaihe 3. Anna selkeät ohjeet
Varmista, että vieraat tietävät minne mennä ja mitä kukin alue tekee. Jos esimerkiksi haluat järjestää kirjallisen huutokaupan, lähetä suuria ohjeita kertoaksesi, missä huutokauppa pidetään, missä maksetaan jne. Aseta pöytiä luodaksesi käytäviä, jotka johtavat yleisön sinne, minne heidän on mentävä.
Vaihe 4. Aloita tapahtuma
Yritä järjestää hauska tapahtuma olemalla positiivinen ja innostunut. Ole vuorovaikutuksessa yleisön kanssa. Näytä kuinka kiitollinen olet heidän anteliaisuudestaan.
Vaihe 5. Korjaa tapahtuman päätyttyä käytetty paikka
Säilytä kuitit ja asiakirjat mahdollisimman hyvin.
Lähetä kiitoskirjeet lahjoittajille ja sponsoreille toiminnan päätyttyä
Vaihe 6. Säästä kerätyt rahat lahjoitettavaksi
Voit asettaa jonkun vastuulle tästä.
Vinkkejä
- Ole ystävällinen ja ystävällinen asiakkaille tai lahjoittajille.
- Älä anna vieraan astua sisään, jos hän ei halua maksaa.
- Jos myyt lippuja, älä peri kohtuutonta rekisteröintimaksua.
- Jos haluat tarjota autopesupalvelun, muistuta kaikkia tuomaan vaihtovaatteet.
- Tarjoa hyvityksiä lahjoittajille, jotka muuttavat mieltään.
