Työkaverit eivät tule, jos heidät kutsutaan kokoukseen ilman selkeää tarkoitusta. Jos olet vastuussa kokouksen asialistan asettamisesta, vältä tämä määrittelemällä kokouksessa käsiteltävät aiheet ja kunkin aiheen käsittelyyn kuluva aika. Suunnittelemalla ja toteuttamalla sen parhaan kykysi mukaan voit saavuttaa parempia tuloksia, eivätkä kokouksesi osallistujat koe olevansa epäedullisia menetetyn ajan takia.
Vaihe
Osa 1/3: Valmistautuminen
Vaihe 1. Pyydä tietoja kollegoilta
Kokouksen osallistujat tuntevat olevansa enemmän mukana, jos he ovat mukana kokouksen asialistan asettamisessa. Pyydä heitä ehdottamaan aihetta, josta he haluavat keskustella, ja aseta se sitten esityslistalle.
- Lähetä sähköpostia tai tapaa työtoverisi, joka kutsutaan muutama päivä ennen kokousta.
- Tee tämä vaihe vähintään 6-7 päivää etukäteen, jotta heillä on vielä aikaa osallistua. Varmista, että kokouksen esityslista on lopullinen 3-4 päivää ennen kokouspäivää.
Vaihe 2. Määritä päätavoite tai useita saavutettavia tavoitteita
Varmista, että kokous pidetään tiettyä tarkoitusta varten, esimerkiksi tehdä päätöksiä, jakaa tietoja, tehdä työsuunnitelmia tai raportoida tehtävien suorittamisen edistymisestä. Sinun ei tarvitse pitää kokousta, jos sinulla ei ole tarkoitusta.
Kokouksia voidaan pitää useaan tarkoitukseen, esimerkiksi raportoida työn edistymisestä pitkän aikavälin päätösten perustana
Vaihe 3. Keskity aiheisiin, jotka vaikuttavat moniin ihmisiin
Aiheita, joissa on riittävästi keskustelua 2 henkilön kanssa, ei pitäisi sisällyttää esityslistalle. Käytä aikaa löytääksesi ratkaisuja, jotka edellyttävät monien ihmisten osallistumista.
- Pidä esimerkiksi erillinen kokous (kokouksen ulkopuolella), jos haluat työtoverisi kanssa keskustella uudesta tehtävästä.
- Jos pidät kokouksen keskustelemaan ongelmasta, jonka vain harvat voivat ratkaista, kokouksen osallistujien, jotka eivät osallistu keskusteluun aiheesta, pitäisi pystyä jatkamaan työskentelyään. Tämä saa heidät pettyneiksi, koska työaika on hukkaan heitettyä. Käytä siis tätä mahdollisuutta mahdollisimman hyvin, koska kokouksen järjestäminen, johon osallistuu monia ihmisiä, ei ole helppoa.
Vaihe 4. Järjestä kokousohjelma määrittämällä valikoivasti aiheet, joista haluat keskustella
Priorisoi tärkeät aiheet, joista on keskusteltava kokouksessa, koska et voi laittaa kaikkia aiheita esityslistalle.
- Voit esimerkiksi luetella "projektin määräaikaisneuvottelut", "edistymisraporttiesitykset", "uudet hankesuunnitelmat" ja "ehdotukset". Ajanrajoitusten vuoksi et sisällyttänyt aivoriihi -istuntoa kokouksen esityslistalle.
- Mieti, pitäisikö sinun pitää kokous useiden ihmisten kanssa keskustellaksesi tärkeimmistä esityslistoista täysistuntoa valmisteltaessa.
Vaihe 5. Luettele ensin tärkeimmät aiheet
Kokousta suunniteltaessa on hyvä noudattaa tärkeimpien aiheiden asettamista kokouksen alkuun. Tällä tavalla kaikki osallistujat voivat keskustella tärkeistä aiheista, kun heidän mielensä on selkeä ja fyysisesti hyvässä kunnossa kokouksen alkaessa.
- Ajoita esimerkiksi "päätöksenteko" ja sitten "edistymisraportin esittely" (ellei päätöksentekoon tarvita edistymiskertomusta).
- Lisäksi tärkeimmistä aiheista on keskusteltu siltä varalta, että kokous on lopetettava aikaisin tai joidenkin kokouksen osallistujien on poistuttava kokouksesta ennen kokouksen päättymistä.
Vaihe 6. Arvioi kuinka kauan kunkin aiheen käsittely kestää
Vaikka et voi olla varma, kuinka kauan kunkin aiheen käsittely kestää, tee arvio. Mieti kuinka kauan kokous kestää ja kuinka monta aihetta käsitellään. Varaa enemmän aikaa tärkeimmille aiheille.
- Käytä esimerkiksi 30 minuuttia edistymisraportointiin, 10 minuuttia keskusteluun ja 10 minuuttia uusien määräaikojen asettamiseen.
- Usein kokousten esityslistoja ei voida suorittaa loppuun, koska kullekin aiheelle ei ole varattu aikaa. Tee aikajako ennen kokousta varmistaaksesi, että kaikista esityslistalla olevista aiheista voidaan keskustella loppuun asti.
- Ota huomioon kutsutun kokouksen osallistujien määrä, kun lasket lisäaikaa. Jos kokoukseen osallistuu 15 henkilöä ja varaat jokaiselle aiheelle 15 minuuttia, tämä tarkoittaa, että jokainen saa noin 1 minuutin puheajan aihetta kohden. Vaikka kaikki eivät puhuneet, varattu aika oli liian lyhyt.
Osa 2/3: Kokousohjelman valmistelu
Vaihe 1. Kirjoita kokouksen esityslistan otsikko
Käytä kokouksen esityslistan otsikkoa ilmoittaaksesi lukijalle, että hän lukee esityslistan, joka sisältää käsiteltävän aiheen. Kun olet määrittänyt otsikon, aseta se tyhjän asiakirjan yläosaan. Valitse otsikko, joka on yksinkertainen ja suoraviivainen.
- Esimerkkejä kokousten asialistan otsikoista: "Heinäkuun esityslista: Keskustele uusista projektiideoista" tai "Elokuun 2018 esityslista: Projektin määräajan pidentäminen".
- Kirjoita kokouksen esityslista käyttämällä yrityksen kirjasinta, kuten Times New Roman tai Calibri.
Vaihe 2. Ota aikaa tervehtiä ja kiittää osallistujia kokoukseen osallistumisesta
Käytä tilaisuus tervehtiä osallistujia. Tällä hetkellä sinä tai toinen kokouksen puheenjohtaja voit avata kokouksen ja selittää tärkeimmät keskustelut.
- Jos monet kokouksen osallistujista eivät tunne toisiaan, käytä aikaa keventääksesi tunnelmaa.
- Jos haluat järjestää kokouksen esityslistan tärkeälle kokoukselle, kuten konferenssille, kokouksen avaamiseen tarvittava aika on yleensä pidempi. Säännöllisissä toimistokokouksissa avajaisistunto kestää yleensä vain muutaman minuutin.
- Anna aikaa ennakoida muutoksia asialistaan kokouksen alkaessa.
Vaihe 3. Liitä kokouksen esityslista kysymysten muodossa herättääksesi osallistujien uteliaisuuden
He ihmettelevät, muotoiletko kokouksen esityslistan vain muutamalla sanalla. Kysymykset voivat paljastaa keskustelun kontekstin, jotta kokouksen osallistujilla on mahdollisuus miettiä sitä hyvissä ajoin ennen kokousta.
- Esimerkiksi "Keskustelemalla hankkeiden määräajoista" -kirjoituksen sijasta "Onko hankkeiden määräaikoja pidennettävä kysynnän kasvaessa?"
- Anna tarvittaessa lyhyt selitys kysymyksen alle.
Vaihe 4. Listaa arvioitu aika kunkin aiheen vieressä
Vaikka aika -arviot eivät ehkä ole esityslistalla, nämä tiedot auttavat työtovereita valmistautumaan tai pyytämään tarvittaessa lisäaikaa.
Heillä oli myös vielä aikaa lyhentää toimitettavaa raporttia varatun ajan mukaisesti
Vaihe 5. Valmistele keskustelun kulku jokaiselle esityslistalla olevalle aiheelle
Keskustelun kulku on tapa keskustella jokaisesta aiheesta. Esimerkiksi kun keskustellaan hankkeen määräajan pidentämisestä, kaikki keskustelevat ennalta määrätyn kulun mukaan. Siten kaikilla kokouksen osallistujilla on sama näkökulma.
Kokouksessa keskustellaan esimerkiksi hankkeen määräajan pidentämisestä vastaamaan kasvavaa kysyntää. Valmistele tätä varten keskusteluvirta, joka koostuu "10 minuutista keskustelua tähänastisesta edistymisestä; 15 minuuttia päätöksentekoon siitä, kuinka lisätä tuottavuutta; 10 minuuttia harkita myönteisiä ja kielteisiä näkökohtia; 5 minuuttia päättää, jatketaanko määräaikaa"
Vaihe 6. Päätä, kuka johtaa kunkin aiheen keskustelua
Laita hänen nimensä aiheen viereen, jotta hän voi valmistautua. Vahvista tämä tehtävä kyseisen henkilön kanssa muutama päivä ennen kokousta ja ota se esityslistalle.
Jos aiot johtaa kokousta alusta loppuun, lisää se kokouksen esityslistan otsikkoon
Vaihe 7. Varaa aika, jos kokouksessa on vierailevia puhujia
Jos kokouksessa on useita vierailevia puhujia, jotka keskustelevat tärkeästä aiheesta, sinun on varattava heille osa kokousajasta. Aseta esityslistalle aikataulu, jotta jokaisella vieraalla on mahdollisuus puhua, vaikka hän haluaisi keskustella useista aiheista. Näin he voivat valmistaa toimitettavan materiaalin mahdollisimman hyvin.
Muutama päivä ennen kokousta soita vierailevalle puhujalle ja kysy, kuinka kauan sinun on keskusteltava aiheesta, jonka haluat käsitellä. Tämä auttaa sinua järjestämään aikataulusi niin, että ne eivät ole ristiriidassa keskenään
Vaihe 8. Keskustele muista asioista
Suunnittele tämä istunto kokouksen lopussa. Hyödynnä tämä istunto ja kysy kaikilta osallistujilta, onko jotain muuta, josta he haluaisivat keskustella ennen kokouksen päättymistä. Lisäksi ne voivat edelleen välittää asioita, jotka ovat jääneet huomaamatta tai joista ei ole keskusteltu.
- Sisällyttämällä tämän istunnon esityslistalle kutsuttu tietää, että hän voi osallistua, vaikka se, mitä hän haluaa välittää, ei sisälly kokouksen esityslistaan.
- Varaa aikaa kysymyksille ja vastauksille tässä istunnossa.
Osa 3/3: Kokousohjelman viimeistely
Vaihe 1. Listaa kokouksen johtamiseen liittyvät yksityiskohdat
Kirjoita kokouksen aika, päivämäärä ja paikka esityslistalle sekä kokoukseen osallistuvien osallistujien nimet. Näin he tietävät jo, kenet he tapaavat kokouksessa, kun he saavat kutsun.
- On hyvä idea sisällyttää niiden osallistujien nimet, jotka yleensä osallistuvat kokoukseen, mutta eivät voi osallistua tällä kertaa. Ilmoita selvästi, että nimi ei voi osallistua kokoukseen.
- Liitä sijaintikartta ihmisille, jotka eivät tiedä, missä kokous pidetään.
Vaihe 2. Kerro asiat, jotka on valmisteltava ennen kokousta
Kerro kutsutuille työtovereille, jos heidän on valmisteltava asioita etukäteen, kuten raporttien lukeminen, tietojen kerääminen ratkaisujen määrittämiseksi tai ongelmien tunnistaminen.
Sisällytä nämä tiedot kokouksen esityslistan alaosaan lihavoiduilla tai värillisillä kirjaimilla, jotta ne ovat selkeitä ja helppolukuisia kaikille kokouksen osallistujille
Vaihe 3. Tarkista kokouksen esityslista huolellisesti ennen sen jakamista, jotta siinä ei ole virheitä
Kokousohjelma on tärkeä kutsutuille. Tarkista ennen jakelua kokouksen esityslista, että tiedot on kirjoitettu kokonaan ja oikein ja ettei niissä ole kirjoitusvirheitä. Korkean työetiikan osoittamisen lisäksi tämä tapa osoittaa, että kiinnität huomiota yksityiskohtiin ja arvostat niitä.
Vaihe 4. Jaa esityslista 3-4 päivää ennen kokousta
Kutsut vastaanottaneilla kollegoilla on vielä aikaa valmistautua, jos he ovat lukeneet kokouksen esityslistan muutama päivä ennen, mutta älä lähetä sitä liian aikaisin, koska on mahdollista, että se jätetään huomiotta.
Jos haluat pitää tärkeän kokouksen konferenssin aikana, valmista esityslista useita kuukausia etukäteen
Vinkkejä
- Käytä Word -ohjelmassa saatavilla olevaa kokousohjelman muotoa. Monet ohjelmat asiakirjojen luomiseen, kuten Microsoft Office, Pages for Mac jne. joka tarjoaa henkilökohtaisia ja ammattimaisia asiakirjamuotoja, esimerkiksi kokousohjelmien nopeaan ja helppoon järjestämiseen.
- Jos yrityksessäsi on vakiokokouksen esityslista, käytä sitä.
- Varmista, että kokous sujuu ennalta määrätyn aikataulun mukaisesti, mutta ole joustava. Sinun on seurattava kokousta tarkistamalla kello usein. Jos ensimmäisen asialistan keskustelu on saatu päätökseen, ohjaa osallistujia jatkamaan kokousta keskustelemalla seuraavasta esityslistasta. Voit kohteliaasti sanoa: "Käsittelemme seuraavan aiheen, jotta kokous päättyy aikataulussa."
