Hallintasuunnitelma on kuvaus siitä, miten organisaatio tai liiketoiminta toimii. Hallintasuunnitelman avulla voit muotoilla johtamisrakenteita ja toimintoja. Suunnitelma varmistaa myös, että kaikilla jäsenillä on sama näkemys ja tavoitteet saavutetaan. Voit laatia hallintasuunnitelman helposti muutamalla yksinkertaisella vaiheella.
Vaihe
Osa 1/4: Hallintasuunnitelman aloittaminen
Vaihe 1. Selvitä hoitosuunnitelman tarve
Hallintasuunnitelman tarkoituksena on muotoilla organisaatiolle tärkeitä menettelytapoja ja käytäntöjä sekä kaikkien asianosaisten vastuita ja valtuuksia. Ilman suunnitelmaa toiminta voi olla epäjohdonmukaista, vastuut epäselviä ja organisaatio ei ole valmistautunut tiettyihin tapahtumiin.
- Liiketoimintasuunnitelman avulla kaikki organisaation jäsenet voivat tietää selvästi asemansa, mukaan lukien sen, kenelle heidän tulee raportoida, kuka raportoi heille ja vastuunsa.
- Roolivapaus luo myös vastuuntunnon, koska on selvää, kuka on syyllinen, jos jotain tapahtuu tai ei tapahdu.
Vaihe 2. Esitä suunnitelma
Hallintasuunnitelman tulisi sisältää useita keskeisiä osia. Piirrä yksinkertainen ääriviiva taululle tai tietokoneasiakirjaan ja näytä hallintasuunnitelman osat, jotta sinä ja tiimisi voitte keskustella niistä. Hallintasuunnitelman tulisi sisältää seuraavat osat:
- Kuvaus hallintorakenteesta.
- Osio, jossa esitetään yksityiskohtaisesti jokainen jäsen ja heidän vastuunsa ja valtuudet.
- Kaavio, joka näyttää vuorovaikutuksen ja vastuut organisaation kunkin tason välillä.
- Osat, jotka kuvaavat hallinnoitavan organisaation eri näkökohtia sekä johtamispolitiikkoja ja -menettelyjä.
- Aikataulu hallinto- ja hallintasuunnitelmien päivittämiseen, laajentamiseen ja kehittämiseen.
Vaihe 3. Kuvaile johtamisrakenteesi
Jokaisella organisaatiolla tai yrityksellä on hieman erilainen johtamisrakenne. Kuvaile suunnitelman alussa hallintorakennetta sanoin tai kaavioin. Tee selväksi, kuka tekee lopulliset päätökset, onko johto, hallitus tai yksittäinen henkilö. Sisällytä ulkopuoliset ja sisäiset päätöksentekijät sekä konsultit. Selvitä tarvittaessa, miten päätöksenteon kohdentaminen perustuu organisaatiohierarkiaan.
Vaihe 4. Luettele suunnitelman mukaisesti hallinnoitavan organisaation eri näkökohdat
Jaa kaikki prosessit ja toiminnot luokkiin. Luokat voidaan määritellä suuryrityksen osaston tai pienyrityksen liiketoimintaprosessin mukaan. Toimintaan liittyvät näkökohdat, jotka yleensä sisältyvät, ovat henkilöstön hallinta, varainhoidon valvonta, varaston tai tarjonnan valvonta, markkinointi tai suhdetoiminta sekä toiminta (kuten valmistus tai myynti). Jaa kaikki organisaation osa -alueet, jotta voit määrittää niiden roolit ja menettelytavat.
Osa 2/4: Omistajuuden ja hallinnon kuvaaminen
Vaihe 1. Kiinnitä huomiota organisaation omistajuustyyppiin
Kuvaile yrityksen omistusta selkeästi. Ilmoita, onko organisaatio julkinen, yksityinen vai voittoa tavoittelematon. Lisäksi, jos omistajia tai sijoittajia on useita, sinun on selitettävä toimivallan, velkojen ja osakkeiden jako. Esimerkiksi organisaation omistus voidaan jakaa kumppanuus- tai yhtiön osakassopimuksessa.
Vaihe 2. Listaa hallituksen jäsenten nimet
Jos yritykselläsi on hallitus, luetteloi jäsenet. Kirjoita yhteenveto heidän johtamisestaan, kokemuksistaan, vahvuuksistaan ja heikkouksistaan. Yksityisillä yrityksillä ei ehkä ole hallitusta. Jos taulua ei ole, sinun ei tarvitse mennä tähän osioon.
Liitä mukaan kopio hallituksen käytännöistä, mukaan lukien vaaliehdot, toimikausi, vastuut, valtuudet ja konfliktinratkaisu. Nämä tiedot on mainittava liiketoimintasopimuksessa tai muussa perustamisasiakirjassa
Vaihe 3. Esittele avainhenkilöt
Kirjoita ylös kunkin jäsenen pätevyys ja kokemus. Omistajien ja hallituksen jäsenten lisäksi tähän osioon kuuluvat sijoittajat, johtajat, johtajat, avainhenkilöt ja henkilökunta sekä yrittäjät. Kuvaile jäsenten taustaa sekä niiden ominaisuuksia ja panosta liiketoiminnan menestymiseen.
Vaihe 4. Esitä johtoryhmän jokaisen henkilön vahvuudet
Selitä, kuinka arvokkaita nämä ominaisuudet ovat kunkin jäsenen asemassa. Sisällytä ominaisuuksia, kuten motivaatiokyky, taloudellinen kyky ja liiketoimintaosaaminen.
- Luettele kunkin jäsenen aiemmat tehtävät ja tehtävät, jotka koskevat heidän nykyisiä velvoitteitaan. Selitä, miten velvoite hyödyntää valmiuksia ja vahvistaa johdon asemaa.
- Anna kunkin esimiehen koulutus. Selitä, miten heidän koulutuksestaan on hyötyä yritykselle. Sisällytä koulutus, joka koskee vain heidän nykyistä asemaansa.
- Jos olet ainoa työntekijä, liitä mukaan omat kokemuksesi ja vahvuutesi.
Vaihe 5. Kuvaile vuokrausprosessia
Selitä uusien työntekijöiden rekrytoinnin perusteet. Ilmoita kunkin tehtävän edellyttämä pätevyys ja kokemus. Tämä on erityisen tärkeää, jos et ole palkannut esimiestä. Sisällytä koulutusprosessi ja kaikki toteutetut kannustus- tai palkitsemisohjelmat. Kuvaus eduista voidaan myös lisätä tähän.
Vaihe 6. Kirjoita käyttämäsi konsultin tai ulkopuolisen neuvonantajan nimi
On ihmisiä, joihin voit ottaa yhteyttä markkinointia, henkilökohtaista neuvontaa ja talousneuvontaa varten. Yrityksesi voi esimerkiksi tarvita:
- Lakimies
- Kirjanpitäjä
- Vakuutusasiamies
- Konsultti
Vaihe 7. Liitä yhteenveto johtoryhmän ominaisuuksista
Kirjoita lyhyt kuvaus siitä, miksi tiimisi menestyy. Kerro hallintasuunnitelman lopussa, miksi tiimisi määrää yrityksen menestyksen. Selitä, kuinka tämän liiketoimintamallin johtajien yhdistelmä auttaa yritystä tulevina vuosina. Tässä osassa yhdistyvät suunnitelman eri kohdat.
Esimerkiksi:”Tiimillämme on erilaisia kykyjä omaavia ihmisiä, joilla on 40 vuoden kokemus tällä alalla. Koordinoidulla demokraattisella rakenteella he voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä saavuttaakseen halutut tulokset. Uskomme tämän tiimin kanssa, että liiketoiminta on kannattavaa kahden vuoden kuluttua.”
Vaihe 8. Kuvaile johdon, omistajien ja työntekijöiden välistä suhdetta
Tärkeä osa johtamista on vuorovaikutus johtotasojen välillä sekä johdon/omistajien ja työntekijöiden välillä. Kuvaile kunkin tason valtuudet, vastuu ja rooli liiketoiminnan osa -alueilla. Sisällytä yhteiset päätöksenteko- ja yhteistyöprosessit sekä tarvittavat kokoukset tai viestintälinjat. Varmista, että kaikki ovat yhtä mieltä siitä, miten riidat ratkaistaan ja valtaa jaetaan.
Osa 3/4: Kirjoituspolitiikat ja -menettelyt
Vaihe 1. Harkitse kirjallisen käytännön tarvetta
Kirjallisten käytäntöjen tarkoituksena on määritellä toiminta suurissa organisaatioissa. Käytännöt luovat johdonmukaisuuden ja varmistavat, että kaikki prosessit toimivat sujuvasti. Hyvin pieni yritys tai organisaatio ei kuitenkaan välttämättä tarvitse käytäntöä. Käytännöt voivat joskus rajoittaa yhteistyötä ja hidastaa pienryhmätyötä. Mieti organisaatiosi kokoa ja tarpeita ennen politiikan laatimista.
Vaihe 2. Kokoa ryhmä johtoa ja työntekijöitä
Kerää jokaisessa toiminnassa huomioon otettava johto ja työntekijät, jotka vaikuttavat suoraan prosessiin tai alueeseen tai ovat vastuussa siitä. Määritä käytännöt ja menettelyt heidän kanssaan, hyväksy panos ja selvennä kaikki yksityiskohdat. Tämä mahdollistaa suunnitelmien toteuttamisen todellisessa toiminnassa ja antaa työntekijöille omistajuuden tunteen.
Vaihe 3. Kirjoita käytäntöjä ja menettelytapoja liiketoiminnan jokaiseen osaan
Tätä käytetään selityksenä johdolle ja työntekijöille siitä, miten tätä organisaation osaa käytetään. Organisaatiopolitiikat, filosofiat ja määräykset on suunniteltu saavuttamaan tavoitteet ja varmistamaan, että toiminta on organisaation periaatteiden mukaista. Tämä politiikka toteutetaan menettelyillä, jotka ovat erityisiä menetelmiä liiketoiminnan toteuttamiseksi.
Esimerkiksi käytäntö käyttää ja myydä vain ympäristöystävällisiä materiaaleja ja tuotteita. Menettely tämän politiikan tukemiseksi on ostaa tavaroita ympäristöystävällisiltä toimittajilta tai tarkistaa käytettyjen materiaalien tai tuotteiden ympäristövaikutukset
Vaihe 4. Varmista, että käytäntö sopii kulttuurisi ja filosofiasi
Politiikat ja menettelyt on tehtävä filosofian ja tavoitteiden mukaisesti. Tarkista jokainen käytäntöpiste varmistaaksesi, että ne johtavat samaan lopputulokseen. Jos jokin ei ole linjassa tai se on kyseenalaista, tee muutoksia sopimaan paremmin tehtävään.
Osa 4/4: Suunnitelman tarkistaminen
Vaihe 1. Lue suunnitelma uudelleen huolellisesti
Hallintasuunnitelman on oltava ammattimainen. Asiakirjassa ei saa olla kirjoitus- ja kielioppivirheitä. Tulosta rypyttömälle, tahrattomalle valkoiselle paperille.
Vaihe 2. Valitse selkeä muoto
Hallintasuunnitelman muodon tulisi olla sama kuin minkä tahansa muun liiketoimintasuunnitelman. Voit merkitä pääosat lihavoiduilla otsikoilla. Käytä helppolukuista fonttia. Vakiokirjasin on Times New Roman, koko 12. Voit luetelmakohdilla luetella kokemuksesi, kykysi ja vastuusi tai esittää tärkeitä tietoja lyhyissä kappaleissa.
Vaihe 3. Harkitse liikekonsultin pyytämistä tarkistamaan suunnitelmasuunnitelma
Mitä enemmän ihmisiä lukee sen, sen parempi. Liikekonsultti tai taloussuunnittelija voi antaa parempia neuvoja. Keskustele konsultin kanssa. He voivat löytää puutteita tai ristiriitoja.
Vaihe 4. Lähetä se kaikille omistajille
Kaikkien yrityksen omistajien ja korkean tason johtajien on hyväksyttävä hoitosuunnitelma. Varmista, että jokaisella omistajalla on kopio. He voivat lähettää sinulle korjauksia ja korjauksia. Harkitse heidän panostaan huolellisesti. Jos et hyväksy muutosta, keskustele siitä heidän kanssaan löytääkseen kompromissin.
Kun he ovat sopineet, pyydä kaikkia omistajia allekirjoittamaan hoitosuunnitelma, ennen kuin luovutat sen sijoittajille, pankeille tai rahoituslaitoksille
Vaihe 5. Sitoudu muuttamaan suunnitelmaa tarvittaessa
Kaikki äskettäin luodut hoitosuunnitelmat ovat testaamattomia, ja niitä on todennäköisesti tarkistettava, kun ne on otettu käyttöön. Siksi sinun tulee sisällyttää ehto, että suunnitelmia voidaan muuttaa ja tarkistaa liikematkojen aikana. Aloita tekemällä arviointiaikataulu ja ilmoittamalla, milloin pidetään kokous, jossa keskustellaan suunnitelman tehokkuudesta ja sen toteuttamisen onnistumisesta tai epäonnistumisesta.
- Varmista, että koko johto ja työntekijät voivat antaa palautetta hallintasuunnitelmasta.
- Luo sitten hyväksymismenetelmä ja ota muutokset käyttöön.
