Jos työsi edellyttää, että otat yhteyttä asiakkaisiin puhelimitse, jätät todennäköisesti ääniviestejä paljon. Mitä on kuitenkin sanottava, kun puhelimesta kuuluu äänimerkki? Kaikkien asiaankuuluvien tietojen toimittaminen vastaajan kautta voi olla pelottavaa, joten monet yksityiskohdat jäävät huomiotta. Korvaa ääniviestien improvisoitu toimitus oikealla järjestelmällä. Muutaman helposti muistettavan kohdan avulla voit varmistaa, että kaikki tärkeät tiedot välitetään vastaanottajalle, jotta mahdollisuudet saada takaisinsoitto lisääntyvät.
Vaihe
Tapa 1 /3: Esittele itsesi
Vaihe 1. Käytä sopivaa ääniä
Heti kun viesti alkaa tallentaa, puhu selkeällä ja helposti kuultavalla äänellä. Älä mumise tai puhu liian nopeasti. Yritä saada äänesi kuulostamaan houkuttelevalta ja energiseltä saadaksesi kuuntelijan huomion. Vaikka hän ei näe sinua, sävysi on selkeä. Varmista siis, että käytät oikeaa ääniääntä.
- Lausu jokainen sana ääneen. Huono signaali voi sumentaa äänesi, jopa saada sanasi loppumaan. Tavallisen keskustelun ääni kuuluu epäselvästi soitettaessa.
- Äänenlaadun tulee heijastaa puhelun tarkoitusta. Voit esimerkiksi jättää kovan ääniviestin onnitellaksesi veljentytäräsi koulun valmistumisesta. Jos kuitenkin haluat ilmaista surunvalittelusi, jätä vakava ja kunnioittava ääniviesti.
Vaihe 2. Sano nimesi
Kerro nimesi viestin alussa. Näin soittaja tietää, kuka olet. Yksinkertaisia sanoja, kuten”Tämä (lempinimesi)”, voidaan käyttää monissa tilanteissa. Voit myös käyttää kohteliaampia lauseita, kuten”Nimeni on (koko nimi)”, jos soittaja ei ole koskaan tavannut sinua. Ystävät ja perheenjäsenet voivat tunnistaa sinut ilman tunnistamista. Jos puhelu liittyy työhön, puhelun vastaanottaja tarvitsee nimen tietääkseen puhelun tarkoituksen, jotta hän voi olla vuorovaikutuksessa henkilökohtaisemmin.
- Yllä olevat vaiheet kuulostavat vähäpätöisiltä, mutta hermostuneet soittajat unohtavat ne usein jättäessään ääniviestejä.
- Jos sinulla on ammattinimike tai itsekuvaus, joka voi auttaa soittajaa tunnistamaan sinut, kerro se nimesi jälkeen. Esimerkiksi "Nimeni on Dr. Arief, radiologi Tangerangin yleissairaalasta”tai” Tämä on Tasya, olen Selvyn äiti, joka on samassa luokassa kuin lapsesi.”
Vaihe 3. Ilmoita puhelinnumerosi
Kerro puhelinnumerosi nimen mainitsemisen jälkeen. Useimmat puhelimen vastaanottajat odottavat vastaajaviestin loppuun saadakseen yhteystiedot, mutta jos vastaanottaja ei poista sitä heti, heidän on aloitettava viesti uudelleen. Muista puhua hitaasti ja selvästi, kun mainitset puhelinnumeron, jotta vastaanottaja kuulee sen hyvin.
- Yksinkertainen tapa sanoa puhelinnumero viestin alussa on sanoa esimerkiksi "Tämä on (nimesi), minun numeroni (puhelinnumerosi)" tai "Tämä on (nimesi) numerosta (puhelinnumerosi))."
- Vaikka soittajan tunnistus -ominaisuus sallii vastaanottajan nähdä numerosi, on silti suositeltavaa mainita puhelinnumero siltä varalta, että numeroasi ei tallenneta tai haluat vastaanottajan soittavan sinulle toiseen numeroon.
Vaihe 4. Muodosta yhteys
Kun kuulet liiketoimintaan liittyviä ääniviestejä tuntemattomilta lähettäjiltä, ihmiset alkavat epäillä tai menettävät kiinnostuksensa, jos he eivät tiedä kuka olet ja mikä on puhelun tarkoitus. Rauhoita heidät mainitsemalla tunnetun ystävän tai numeron antaneen henkilön nimi. Jälleen tämä menetelmä voi saada puhelun tuntumaan henkilökohtaisemmalta. Vastaajaviestit ovat epäilyttäviä ja saat todennäköisesti odotetun vastauksen.
- Yritä tehdä lyhyt johdanto, jotta kuulijat voivat tietää, kuten "Sain tämän numeron Andilta, joka sanoi, että aiot myydä veneesi".
- Vaikka et kutsuisi liiketoimintaa, henkilökohtaisen yhteyden luominen voi saada vastaanottajan tuntemaan olonsa mukavaksi. "Tämä on Bob, naapurisi talon toisella puolella" kuulostaa ystävällisemmältä kuin "Tämä on Bobby Rahmadika Setiawan".
Tapa 2/3: Selitä tarpeesi
Vaihe 1. Mieti etukäteen, mitä sanoa
Ennen kuin jätät vastaajaviestin, sinun on tiedettävä, mitä yrität välittää. Tämä ei ole ongelma, jos sinulla on jokin tietty tavoite mielessäsi, mutta ääniviestin nauhoittamisesta ilmoittavien piippausten kuuleminen voi tehdä kenestä tahansa hermostuneen. Jaa tiedot, jotka haluat välittää useisiin kohtiin, ja selitä sitten kaikki ennen kuin lopetat puhelun.
- Erityisesti erittäin tärkeille ääniviesteille voit kirjoittaa karkean käsikirjoituksen ennen viestin tallentamista.
- Jos yhtäkkiä änkytät, keskity lyhyesti mainitsemaan nimesi, yhteystietosi ja soittamisen syy.
- Kuvittele, että lähetät ääniviestin jättääksesi romanttisen viestin edellisenä iltana tapaamisesta. Kuvittelemalla toimittamasi ääniviestin ennen viestin tallentamista voi antaa sinulle viileän, rauhallisen ja mukavan tunteen hermostuneisuuden ja ujouden sijasta.
Vaihe 2. Pidä viestisi lyhyenä
Rajoita vastaajaviestisi 20-30 sekuntiin. Harvoin tarvitset sitä pidempää ääniviestiä. Et halua vastaanottajien väsyvän kuulemaan liian pitkiä ja sanallisia viestejä. Pysy keskittyneenä ja vie viesti suoraan asiaan. Lyhyet viestit voivat herättää uteliaisuutta niin, että vastaanottaja on kiinnostunut soittamaan takaisin.
- Toisaalta, jos vastaajaviestisi on liian lyhyt, vastaanottaja voi pitää sitä merkityksettömänä ja poistaa sen kuuntelematta sitä ensin. Tämä on todennäköistä, jos soitat tuntemattomasta numerosta.
- Vastaajaviestin jättämisen tarkoitus on saada joku soittamaan takaisin, ei jakamaan kaikkia tietoja, jotka haluat antaa suorassa puhelussa.
Vaihe 3. Aloita vastaajaviestit tärkeimmillä tiedoilla
Älä lyö pensaita syilläsi soittaa. Jos haluat vain kysyä, miten voit, sano vain. Jos haluat tarjota tietyn tuotteen tai vahvistaa tapaamisen, sano se. Kuuntelijat menettävät nopeasti kiinnostuksensa ja poistavat viestin, jos et mainitse puhelun tarkoitusta viestin alussa.
- Sinulla on hyvin vähän aikaa viestin välittämiseen. Jos puhut liikaa, kuulijat voivat mykistää viestin ennen kuin se saa tärkeitä tietoja.
- On parempi kertoa huonoja uutisia, kuten "isä sairaalassa", ja käyttää loput ajasta myötätunnon ja selitysten välittämiseen sen sijaan, että pyörittäisitte ympäriinsä, kunnes kuulija on huolissaan.
Vaihe 4. Jätä viestit henkilökohtaisesti ja orgaanisesti
Vastusta pakkoa puhua yhtä jäykästi kuin puhelimessa. Ole ystävällinen, ole oma itsesi ja puhu luonnollisesti. Ihmiset voivat huomata myyjän yrittävän saada heidät ostamaan jotain, ja he kuuntelevat todennäköisemmin vastaajaviestiäsi, jos he tuntevat olevansa kohteliaita.
Käsikirjoituksen lukemisesta puhuminen antaa vaikutelman, että kuuntelija on vain yksi monista ihmisistä, joille soitat tarjoamaan saman asian
Tapa 3/3: Sulje vastaaja
Vaihe 1. Anna tietty kysymys tai pyyntö
Kun lopetat viestin, kerro miksi haluat vastaanottajan soittavan takaisin. Kysy tietty kysymys tai tee pyyntö, joka motivoi häntä ottamaan puhelimen. Jos vastaanottaja tuntuu hämmentyneeltä tai epävarmalta kohdepaikastaan kuultuaan ääniviestin, viesti epäonnistui.
- Kokeile käyttää lauseita, kuten "Kerro minulle, pidätkö lähetetystä reseptistä" tai "Haluaisin kuulla ajatuksiasi tästä ehdotuksesta".
- Ihmiset ovat motivoituneempia soittamaan takaisin, jos teet tietyn pyynnön sen sijaan, että sanot vain "Soita takaisin, okei".
Vaihe 2. Muuta nimesi ja yhteystietosi
Lopeta viesti toistamalla nimesi ja puhelinnumerosi. Toista puhelinnumerosi kahdesti, jotta vastaanottaja ei kuule väärin ja voi tehdä muistiinpanoja. Muista sisällyttää kaikki hyödylliset tiedot, kun vastaanottaja soittaa takaisin, kuten silloin, kun sinulla on aikaa ja milloin on paras aika soittaa.
- Puhelinnumeron sanominen useammin kuin kaksi kertaa viestin lopussa on liikaa ja voi olla loukkaavaa viestin vastaanottajalle.
- Sinun ei tarvitse harjoitella tätä vaihetta, jos viesti välitetään satunnaisesti ystäville tai perheelle.
Vaihe 3. Älä lopeta viestiä sanasta sanaan
Kun on aika lopettaa puhelu, älä jatka chattailua tai pidennä viestejä tarpeettomasti. Jos vastaanottaja ei ole joku, josta välität, sinun ei tarvitse jättää makeita sanoja. Mitä pidempi viesti, sitä vähemmän huomiota se saa vastaanottajalta. Älä siis menetä keskittymistä lopussa. Kiitos hänelle annetusta ajasta ja anna hänen jatkaa viestintää.
- Loppusanat, kuten "odotan innolla kuulevani sinusta", ovat paljon lämpimämpiä ja tehokkaampia kuin juustolliset kaupalliset sanat, kuten "Hyvää päivää".
- Älä tee johtopäätöksiä tai tiivistä viestiäsi lopussa. Jos vastaanottajan on harjoiteltava tiettyjä tietoja, hän voi toistaa viestisi myöhemmin.
Vinkkejä
- Muista, kun sait vastaajaviestin, joka sai sinut miettimään "Mitä tämä henkilö haluaa?" Jätä ääniviesti, jonka haluat kuulla.
- Anna sähköpostiosoitteesi tai yhteystietosi puhelinnumerosi lisäksi, jos sillä on edelleen merkitystä vuorovaikutuksellesi viestin vastaanottajan kanssa.
- Muista mainita päivämäärä, jos jätät viestiin ajankohtaisia tietoja.
- Hymy! Hymysi välitetään, vaikka se ei olisi näkyvissä.
- Jos soitat arkaluontoiseen aiheeseen, rajoita vastaajaviestissä jaettavia tietoja, jotta kukaan muu ei kuule niitä.
- Hätätilanteessa tai luonnonkatastrofissa käytä vastaajaa viestillä, että olet kunnossa.
Varoitus
- Jos yrität saada jonkun soittamaan takaisin, älä kerro hänelle aiemmista puheluista. Tämä ärsyttää kuulijaa eikä hän tunne olonsa mukavaksi asioidessa kanssasi.
- Ammatillisesti sinun tulee aina jättää vastaajaviesti, jos puhelimessa oleva henkilö ei vastaa. Jos näet paljon vastaamattomia puheluita ilman vastaajaa, yrityksesi ei ole tärkeä.
