Yksi tapa yrityksille pysyä kilpailukykyisenä on parantaa liiketoimintaprosessejaan sekä toiminnallisesta että taloudellisesta näkökulmasta. Tämä edellyttää tapaa mitata prosessin edistymistä. "Mitä ei voida mitata, sitä ei voida hallita." Yritys ei voi hallita prosessia, jos sillä ei ole asianmukaista mittausmenetelmää. Siksi mittareita (mitattavia prosessitietoja) käytetään tietojen keräämiseen ennen ja jälkeen muutosten toteuttamista. Analysoimalla nämä mittarit tarjoavat tietoja, jotka ilmaisevat prosessin muutoksista johtuvan parannuksen määrän. Aloita valitsemalla ensin mittari, joka sopii mitattavaan prosessiin.
Vaihe
Osa 1/3: Prosessinparannusjärjestelmän käyttöönotto
Vaihe 1. Määritä mitattava
Eli mitä tarkoitat "parannuksella". Haluatko prosessin, joka on luotettavampi, nopeampi, tehokkaampi tai parempi jossain muussa? Tämä selventää projektiasi. Varmista, että prosessisi tuottaa mitattavissa olevaa tuotosta.
Esimerkiksi yritys, joka haluaa nopeuttaa tuotteiden toimittamista, mittaa toimitusajan. Datan digitalisointiyritykset saattavat haluta mitata merkkivirheiden prosenttiosuuden erässä tai prosessituloksen
Vaihe 2. Varmista, että projektisi sanasto on johdonmukainen
Käytä yleisesti ymmärrettyjä termejä mittausten tarkkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Tämä varmistaa muiden osapuolten kanssa eri paikoista ja tiloista jaettujen tietojen luotettavuuden. Tämä estää väärinkäsityksiä ja selventää kaikkien mitattavien muuttujien määritelmiä.
Esimerkiksi yritys mittaa ajan päivinä. Saman yrityksen muilla sivuliikkeillä voi olla erilaisia tulkintoja sanasta "yksi päivä". Ehkä he ajattelevat sen olevan 8 tunnin työpäivä eikä 24 tuntia. Tällaiset asiat voivat johtaa väärinkäsityksiin yrityksen sivuliikkeiden välillä
Vaihe 3. Päätä, miten tiedot kerätään
Tiedot on kerättävä samalla tavalla koko yrityksessä. Jos esimerkiksi yksi osasto käyttää tietojen keräämiseen satunnaista otosta, kaikkien osastojen tulisi noudattaa esimerkkiä. Muuten tiedot eivät ole vertailukelpoisia. Lisäksi mittayksiköiden on oltava samat. Varmista, että käytetyt mittayksiköt ovat samat, kun mittaat lähtöä.
Toimitusnopeus voidaan esimerkiksi mitata minuutteina tai tunteina. Yksiköstä toiseen siirtyminen on vain ajanhukkaa
Vaihe 4. Määritä laskentatarkkuuden taso
Tämä tarkoittaa, että yksi osasto ei saa pyöristää numeroita ennen kuin pilkkuja ei ole ja toinen osasto pyöristää enintään kaksi numeroa pilkun jälkeen. Ero yksityiskohtien tasossa numeroissa sotkee tulokset. Älä unohda, pienemmät yksiköt antavat yleensä tarkempia tuloksia.
Esimerkiksi kaikkien osastojen on sovittava numeroiden pyöristämisestä
Osa 2/3: Projektille sopivien mittareiden määrittäminen
Vaihe 1. Valitse ensisijainen muuttuja
Keskeiset mittarit määrittelevät prosessin parantamisen tulokset tai tavoitteet. Esimerkiksi autonvalmistaja voi mitata tunnissa tuotettujen autojen määrän. Ennen prosessin parantamista mittausperuste otetaan ensin. Projektin lopussa prosessi mitataan uudelleen. Sitten lasketaan prosessin parannusten lukumäärä.
Vaihe 2. Yhdistä tärkeimmät tiedot liiketoiminnan mittareihin
Liiketoimintamittarit mittaavat, miten operatiivisten prosessien parannukset saavuttavat yhden yrityksen tavoitteista. Jos ensisijainen mittari on esimerkiksi tuotteiden tuotannon nopeuttaminen, liiketoimintamittari voi lisätä voittoja tai vähentää kiinteitä kustannuksia. Keskeisten ja liiketoimintatietojen välillä on syy-seuraussuhde. Tämä ero selittää syyn siihen, miksi tärkeimpien mittareiden parantaminen parantaa myös yrityksen suorituskykyä.
Vaihe 3. Harkitse mahdollisia odottamattomia tuloksia
Odottamattomia kuormia voi syntyä prosessin parantamisprojektien seurauksena. Jos ensisijainen mittari mittaa sitä, mitä pitäisi parantaa, on olemassa muita seuraavia mittareita sen mittaamiseksi, mitä ei pitäisi muuttaa. Seuraavat mittaritiedot on hankittava ennen projektia, sen aikana ja sen jälkeen. Hankkeen monista mahdollisista seuraamuksista vain harvat vaikuttavat merkittävästi tuotannon laatuun ja ne on otettava huomioon.
Esimerkiksi yrityksen, joka haluaa lisätä toimitusnopeutta, ei pitäisi saada lisääntyneitä kustannuksia huonon käsittelyn ja tuotevaurioiden vuoksi. Tässä tapauksessa tuotteen vikojen osuus on johdonmukainen mittari
Vaihe 4. Määritä taloudelliset mittarit
Rahan säästäminen ei välttämättä ole yrityksen ensisijainen mittari. Yritysten on kuitenkin seurattava prosessien parantamisen taloudellisia tuloksia. Tätä ei pidä sekoittaa hankkeen kirjanpitokustannuksiin. Taloudellisten mittareiden tulisi olla työkalu toteutettujen hankkeiden taloudellisten hyötyjen analysoimiseksi. Monet yritykset seuraavat taloudellisia mittareita jopa vuoden ajan hankkeen valmistumisen jälkeen.
Esimerkiksi valmistusajan pidentymisen voidaan odottaa lisäävän yhtiön liikevaihtoa. Yhtiö seuraa tuloja muut tekijät, kuten voitto, muutoksen toteuttamishetkestä lähtien ja mittaa prosessimuutoksen vaikutusta
Osa 3/3: Tietojen kerääminen
Vaihe 1. Mittaa aika
Prosessiaika mittaa tuotteen tai palvelun kestävyyden vaiheiden pituuden. Muut aikamittarit mittaavat, kuinka kauan projekti tuo lisäarvoa tai kuinka kauan asiakaspyyntöön vastaaminen kestää. Mittarin laskeminen voi olla prosenttiosuus toimitusajasta.
Prosessiajan lyhentämisen strategioiden on osoitettu lisäävän liiketoimintaa. Tämä voi lisätä tuotantoa ja nopeuttaa tuotteiden tai palveluiden toimittamista. Jos tavaroiden tai palvelujen hinta ja laatu ovat samat kuin kilpailijoilla, asiakkaat päättävät ostaa tavaroita tai palveluja, jotka hyväksytään nopeammin. Jos käsittelyaikaa voidaan lyhentää, mahdollisuudet saada uusia tilauksia ja liiketoiminta ovat suurempia
Vaihe 2. Mittaa kustannukset
Kustannusmittari arvioi tuotantoprosessin kokonaiskustannukset. Tämä mittari mittaa myös käyttökustannuksia suhteessa tuotantotasoon. Transaktiokustannus mittaa yhden yksikön valmistuskustannuksia. Kustannussäästöt mittaa kustannusten alenemista tapahtumaa kohden. Työvoiman säästö mittaa tavaroiden tai palvelujen tuottamiseen tarvittavan työajan lyhentämistä.
Kustannusten alentamisstrategiasta tulee tärkeä, kun yritysten tulot alkavat laskea. Esimerkiksi Bank of America koki lainaus- ja kaupankäyntitulojen laskua vuonna 2011. Siksi ne vähensivät työvoimaansa maksaakseen edelleen osakkeenomistajilleen. Pankkien johtajat ja konsultit päättivät käyttää kustannusmittareita työpaikkojen tunnistamiseen, jotka voitaisiin kirjata pois säästääkseen rahaa vahingoittamatta yritystä
Vaihe 3. Mittaa laatu
Laatumittarit mittaavat asiakastyytyväisyyttä. Asiakastyytyväisyystietoja voidaan saada kyselyiden, asiakkaiden valitusten ja muun palautteen avulla. Laatumittarit arvioivat myös, tuoko prosessi lisäarvoa asiakkaalle. Tässä mittarissa tarkastellaan myös virheiden ja uudelleenkäsittelyjen taajuutta. Virheiden prosenttiosuus näkyy tuotteen vikojen tasossa. Valmistumisprosentti ja tarkkuustaso mittaavat virheettömien prosessien taajuutta.
- Terveydenhuoltoala luottaa vahvasti laatuun. Laadun parantamisen on perustuttava tietoihin. Analyytikot tarkastelevat taloudellisia ja kliinisiä tietoja määrittääkseen terveydenhuollon tarjoamisen vaihtelut. Palvelun toimitusprosessi hajotetaan ja etsitään sitten tuhlaavia tai tarpeettomia alueita prosessin luomiseksi, joka tuottaa korkealaatuisia tuloksia. Kustannusten alentaminen ei tuo lisäarvoa, jos se ei voi parantaa tai ylläpitää tiettyä laatutasoa.
- Avain laadun parantamiseen on tehokkuuden lisääminen tehokkuutta vähentämättä. Tehokkuus viittaa resurssien määrään, joka tarvitaan tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Tehokkuus viittaa siihen, kuinka hyvin tuotteen tai palvelun tavoitteet saavutetaan.
Vaihe 4. Mittaa ulostulo
Tuotostiedot mittaavat tietyn ajanjakson aikana tarjotun tuotteen tai palvelun määrää. Tuotantotavoitteiden on oltava linjassa asiakkaiden vaatimusten kanssa. Tulosmittareissa tarkastellaan myös tilauskantaa ja ylimääräistä varastoa (molempien summan tulisi olla minimaalinen). Lopuksi keskeneräistä työtä mitataan sen määrittämiseksi, kuinka monta tuotetta tai palvelua on kesken.
Yksi strategia tuotannon lisäämiseksi on standardoitu työ. Esimerkiksi autoteollisuudessa autonvalmistajilla on vakiomenetelmät autojen asentamiseksi. Valmistajat voivat asettaa tuotantoprosessistandardeja lisätäkseen tuotantoaan. Mittarit voivat auttaa analysoimaan, kuinka hyvin prosessi parantaa tulosta. Prosessin sanotaan onnistuneen, jos tuote valmistetaan tietyn ajan kuluessa uuden standardoidun prosessin määrän kasvaessa
Vaihe 5. Mittaa prosessin monimutkaisuus
Tämä mittari mittaa, kuinka monta tuotantoprosessin vaihetta on läpäistävä. Tämä mittari näyttää myös prosessin hidastumisen taajuuden, joka johtuu käsien vaihdosta tai esimiehen hyväksyntäpyynnöistä. Prosessin vaiheiden lukumäärä lasketaan yhdessä arvonlisäysprosessin vaiheiden kanssa. Nämä vaiheet tekevät tuotteesta tai palvelusta arvokkaamman. Mittari mittaa myös tuotteiden palautustiheyden vikakorjauksia varten.
