Maksukuitti tai usein myös lasku on asiakirja, joka sisältää tiedot palveluista sekä maksupyynnön, joka toimitetaan oston tehneelle henkilölle. Jos olet esimerkiksi puutarhuri ja olet lisännyt kasveja asiakkaan kotisivulle, sisällytä palvelusi tiedot laskuun saadaksesi maksun.
Vaihe
Osa 1/3: Muotoilun valinta
Vaihe 1. Luo ammattimainen lasku
Jos kirjoitat laskuja usein, on hyvä luoda laskumalli, jota voit muokata aina, kun lähetät uuden laskun asiakkaalle. Tämä malli on erityisen hyödyllinen urakoitsijoille tai muille, jotka tarjoavat palveluja jatkuvasti. Voit luoda laskumalleja suosikki tekstinkäsittelyohjelmasi avulla tai etsiä niitä Internetistä.
- Lasku sisältää yleensä otsikon, jossa on nimesi tai yrityksesi, osoite ja puhelinnumero, sekä yrityksen logo sekä tiedot palveluista, maksettava summa ja maksuohjeet.
- Laskut luodaan yleensä sähköisesti, numeroidaan ja tallennetaan tietokoneelle. Näin sinulla on aina kopio laskustasi, eikä sinun tarvitse huolehtia laskutuspaperisi katoamisesta. Varmista kuitenkin, että varmuuskopioit laskutiedostosi aina käyttämällä online -tiedostojen tallennuspalvelua, kuten Google Drivea tai Dropboxia. Jos tietokoneesi kiintolevy epäonnistuu, sinulla on edelleen kopio laskuistasi.
- Valitse numerointijärjestelmä, joka helpottaa asiakirjojen järjestämistä. Yksi vaihtoehto on käyttää luontipäivää. Joten "FTR311216" on lasku, joka on luotu 31. joulukuuta 2016. Jos luot useamman kuin yhden laskun päivässä, kirjoita myyjän nimikirjaimet.
Vaihe 2. Valitse laskukirja
Laskukirjoja voi ostaa kirjakaupoista tai kiinteistä liikkeistä. Tässä kirjassa on välilyöntejä palveluiden ja erilaisten maksutietojen luetteloimiseksi. Aina kun kirjoitat maksulaskua, sinun tarvitsee vain täyttää tyhjä tila.
- Laskukirjat ovat hyödyllisiä ihmisille, jotka kirjoittavat laskuja myymistään tuotteista. Jos esimerkiksi myyt kotitekoisia kakkuja, voi olla helpompaa kirjoittaa maksukuitti sen sijaan, että luot laskun tietokoneellesi joka kerta, kun myyt.
- Valitse laskukirja, jonka jokaisen tyhjän laskun takana on kerros samaa paperia, jotta sinä ja asiakkaasi voitte saada yhden kopion.
- Tarvitset kuitenkin edelleen turvallisen säilytysalueen. Muista säilyttää kopio laskusta paloturvallisessa tallelokerossa.
Vaihe 3. Käytä verkkomaksujärjestelmää
PayPalin tai Squaren avulla voit lähettää laskuja. Palvelu on kuitenkin maksullinen (2,9% + 30 senttiä laskulta tammikuusta 2017 lähtien), mutta sähköisen maksamisen kätevyys tekee tästä menetelmästä luotettavamman.
- Valitse PayPal -tilisi yläreunasta Lähetä ja pyydä -valikkovaihtoehto. Valitse sitten "Luo ja hallinnoi laskuja" (luo ja hallinnoi laskuja). Napsauta lopuksi Luo -painiketta uuden laskun luomiseksi.
- Sinun on tiedettävä asiakkaan sähköpostiosoite, jotta voit täyttää laskun Laskutus: -osan. PayPal tai Square laskuttaa tiliä kyseisellä sähköpostiosoitteella.
Vaihe 4. Hanki mukautettu laskusovellus
Laskutussovellusten, kuten Invoice2go, avulla voit lähettää ja seurata laskuja puhelimestasi ja asettaa automaattisia maksumuistutuksia. Asiakkaat voivat maksaa verkossa luotto- tai maksukortilla.
Vaihe 5. Luo laskut kirjanpito -ohjelmistolla
Jos käytät kirjanpito -ohjelmistoa liiketoimintasi hallintaan, laskutusjärjestelmä on sisällytettävä. Esimerkiksi QuickBooksissa on kojelaudassa käyttäjäystävällinen Lasku-painike, joka opastaa sinua prosessin läpi. Asiakkaillasi ei ole välittömiä maksuvaihtoehtoja, mutta voit seurata laskutuksen tilaa muiden liiketoimintatietojen ohella.
Osa 2/3: Sisältää perustiedot
Vaihe 1. Sisällytä yritystiedot
Laskutatko tietokoneella tai käytät laskukirjaa, kirjoita yrityksen nimi yläreunaan. Liitä seuraavat tiedot yrityksesi nimen alle:
- Yrityksen koko osoite
- Yrityksen puhelinnumero
- Sähköpostiosoite tai kaikki yhteystiedot
Vaihe 2. Kirjoita päivämäärä muistiin
Sinun ja asiakkaan on tiedettävä laskun päivämäärä. Tämä johtuu siitä, että maksun eräpäivä perustuu yleensä laskun laatimispäivään.
Vaihe 3. Laskun numero tarvittaessa
Tarvitset laskunumerot peräkkäin asiakkaan kanssa tehtyjen tapahtumien määrän mukaan. Jos esimerkiksi myit kakun samalle asiakkaalle kolmessa eri tapahtumassa, kolmannen myynnin lasku numeroidaan #3.
- Jos käytät kiinteää kaupasta ostettua laskulaskua, laskun tulee olla jo numeroitu.
- Jos käytät kirjanpito -ohjelmistoa tai PayPalia, myös lasku numeroidaan automaattisesti.
Vaihe 4. Kirjoita asiakastiedot muistiin
Liitä mukaan asiakkaan tai asiakkaan tai yrityksen nimi. Jos tarjoat urakoitsijapalveluita asiakkaille, sinun on myös ilmoitettava yrityksen osoite ja puhelinnumero.
Osa 3/3: Tiettyjen asioiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita tarjottujen palveluiden kuvaus
Sisällytä kaikki asiakkaan tarjoamat työt, palvelut tai tuotteet. Jos tarjoat useampaa kuin yhtä palvelua, luettele jokainen niistä luettelossa. Sisällytä seuraavat tiedot palvelusta tai tuotteesta liittyvään luetteloon:
- Palvelut tai tuotteet. Esimerkiksi "1 syntymäpäiväkakku Thomas -koristeilla".
- Palvelun toimituspäivä
- Palvelumaksu
- Kun jokainen tuote tai palvelu on listattu, laske kokonaissumma ja sisällytä lopullinen laskutettu summa.
Vaihe 2. Määritä maksuehdot
Jos haluat, että lasku maksetaan ennen tiettyä päivämäärää, sisällytä nämä tiedot. Anna tiedot hyväksytystä maksutyypistä, joko käteisellä, sekillä tai luottokortilla.
Laske myös vero, joka lisätään kustannuksiin. Etsi maassasi sovellettavat verokannat, jotta voit määrittää laskutettavan summan tarkasti
Vaihe 3. Anna lisätietoja
Kirjoita laskun alareunaan kuvaus palautuskäytännöstä. Voit myös käyttää tilaisuutta kiittää asiakasta ja luetella muita tarjoamiasi tuotteita tai palveluita.
