Microsoft Excelissä on useita ominaisuuksia, ja yksi niistä luo raportteja automaattisesti. Voit luoda interaktiivisia laskentataulukoita yksinkertaistamaan muiden tietojen syöttämistä työkirjaan ja samalla automatisoimaan raporttien luomista. Molemmat ominaisuudet edellyttävät Visual Basicin riittävää tuntemusta. Molempien tehtävien suorittamisen vaiheet on kuvattu alla.
Vaihe
Tapa 1 /2: Interaktiivisen laskentataulukon luominen
Vaihe 1. Määritä laskentataulukon asettelu
Laskentataulukon asettelu on tehtävä niin, että muut voivat löytää tietojen syöttämiseen tarvittavat kentät.
Laskentataulukon asettelut voidaan asettaa vaaka- tai pystysuunnassa. Useimpien käyttäjien on helpompi työskennellä pystysuunnassa, varsinkin jos laskentataulukko tulostetaan
Vaihe 2. Luo laskentataulukolle tekstitunnisteet
Kirjoita tarra jokaisen sarakkeen yläosaan ja jokaisen solun vasemmalle puolelle sarakkeessa, jota aiot käyttää tietojen syöttämiseen.
Vaihe 3. Paina näppäimiä alt="Kuva" ja F11 yhdessä
Tämä näppäinyhdistelmä avaa Microsoft Visual Basic -editorin.
Vaihe 4. Kaksoisnapsauta "Tämä työkirja" "Project-VBA Project" -ruudussa vasemmassa yläkulmassa
Ikkuna koodin kirjoittamiseen ilmestyy editorin pääosaan.
Vaihe 5. Valitse Lisää -valikosta "Menettely"
Lisää menettely -valintaikkuna tulee näkyviin.
Vaihe 6. Kirjoita toimenpiteen nimi Nimi -kenttään
Anna menettelylle mielekäs nimi, kuten "SumExpenses", jos laskentataulukkoa käytetään matkakulujen raportointiin. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
- Toimenpiteiden nimet eivät voi sisältää välilyöntejä, mutta voivat käyttää alaviivaa (_) välilyönnien korvaamiseen.
- Kun Lisää menettely -valintaikkuna sulkeutuu, näkyviin tulee rivi "Julkinen ali" ja sen jälkeen menettelyn nimi. Tämän rivin alapuolella on välilyönti ja sanat "Lopeta alaosa".
Vaihe 7. Anna laskentataulukon jokaisen syöttökentän koodi
Kirjoitat jokaiselle merkinnälle kaksi riviä koodia.
- Ensimmäinen koodirivi on muodossa "Alue (" solunimi "). Valitse", "solunimi" edustaa solua, johon syöte on syötetty. Kirjoita tekstitunnisteen oikealla puolella olevan solun nimi. Jos tekstitunniste on solussa A2, syötettävä kenttä on solu B2 (Alue ("B2"). Valitse). Lainausmerkit ennen solun nimeä ja sen jälkeen kirjoitetaan edelleen tässä vaiheessa, mutta ne eivät enää sisälly täydelliseen koodilauseeseen.
- Toisen rivin koodi on "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" edustaa tekstiä, joka näyttää ilmoittavan käyttäjälle syötettävään soluun syötettävien tietojen tyypin. Jos syötesolu on esimerkiksi täynnä ruokakustannuksia, korvaa "InputPrompt" ilmaisulla "Anna aterioiden kokonaiskulut, mukaan lukien vinkit". (Syöttöohjeen lainausmerkit ovat edelleen mukana, kun taas lainausmerkkejä ennen ja jälkeen komentoa ei tarvitse kirjoittaa.)
Vaihe 8. Syötä jokaisen laskukentän koodi
Jälleen kaksi käytettyä riviä ovat samat kuin aiemmin, mutta tällä kertaa ActiveCell. Value on laskutoimitus numeerisesta funktiosta, esimerkiksi SUM, jossa InputBox -toimintoa käytetään syöttöohjeiden näyttämiseen.
Vaihe 9. Tallenna interaktiivinen laskentataulukko lisäämällä koodirivi
Muoto on "ActiveWorkbook. SaveAs Tiedostonimi: =" Tiedostonimi.xls "." Tiedostonimi "on interaktiivisen laskentataulukon nimi. (Lainausmerkit ennen ja jälkeen" Tiedostonimi.xls "jäävät kirjoitetuiksi, kun taas kaikkien komentojen lainausmerkit ovat ei vaadittu.)
Jos käytät Microsoft Excel -versiota 2007 tai uudempaa, käytä.xlsx -tiedostoa.xls -tiedoston sijaan. Jos interaktiivisia laskentataulukkolaskentakäyttäjiä on kuitenkin Excel 2003 -versio ja sitä vanhemmat, he eivät voi käyttää laskentataulukkoa ilman lukulaajennusta
Vaihe 10. Paina alt="Kuva" ja Q -näppäimiä samanaikaisesti
Visual Basic -editori sulkeutuu.
Vaihe 11. Paina alt="Kuva" ja F8 -näppäimiä samanaikaisesti
Makro -valintaikkuna tulee näkyviin.
Vaihe 12. Napsauta toimenpiteen nimeä Makrot -luettelossa
Jos luotu menettely on ainoa luettelossa, se valitaan automaattisesti.
Vaihe 13. Napsauta Asetukset -painiketta
Sinua pyydetään kirjoittamaan näppäimistön merkki, jota käytetään pikakuvakkeena Ctrl -näppäimen kanssa. Valitse mielekäs kirjain, jota ei ole käytetty pikanäppäimenä, kuten "e" merkinnässä.
Vaihe 14. Sulje Makroasetukset -valintaikkuna napsauttamalla "OK"
Nyt voit jakaa interaktiivisia laskentataulukoita käyttäjille. Avaamisen jälkeen käyttäjä voi tehdä merkintöjä pikanäppäimillä ja noudattaa luomiasi ohjeita tietojen täyttämiseksi.
Tapa 2/2: Raporttien luomisen automatisointi
Vaihe 1. Luo raportti pivot -taulukkoon
Pivot -taulukot on suunniteltu tiivistämään tiedot, jotta voit verrata lukuja ja tunnistaa trendejä. Pivot -taulukon on liityttävä tietoihin, jotka ovat jossakin tietojenkäsittelijöistä tai tuodut tietystä tietokannasta.
Vaihe 2. Kirjoita Visual Basic -skripti raportin avaamiseksi ja sulkemiseksi
Skriptin pitäisi pystyä suorittamaan alla luetellut eri toiminnot. Jokainen toiminto kuvataan ja sen jälkeen suluissa annettu koodi sen toteuttamiseksi. Kun kirjoitat todellista koodia, kirjoita se yhteen lohkoon ja korvaa esimerkin nimi omallasi, äläkä sulje sulkeita koodinäytteen alkuun ja loppuun.
- Avaa laskentataulukko vain luku -tilassa. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / tiedostonimi.xls, 3,]
- Lataa tiedot uudelleen ja tallenna raportti, tässä esimerkissä se tallennetaan PDF -tiedostona päivämäärän tekstityksen kanssa. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Oikea ("0" & DatePart ("d", Nyt ()), 2) & ".pdf"] Jos tulostettavan asiakirjan muoto on erilainen, korvaa.pdf-muoto oikea jatke halutulla tavalla.
- Sulje laskentataulukko tallentamatta sitä ja sulje sitten Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Käytä laskentataulukon lopussa ".xlsx" ".xls" sijaan, jos laskentataulukko on tallennettu Excel 2007: ssä ja uudemmassa XML-muodossa.
Vaihe 3. Käynnistä Visual Basic -komentosarja kirjoittamalla eräskripti
Kirjoituksen tarkoitus on, että Visual Basic -komentosarjat voidaan suorittaa automaattisesti. Ilman eräskriptiä VB -komentosarjat on suoritettava manuaalisesti.
Käsikirjoitus on kirjoitettu seuraavassa muodossa korvaten tässä esimerkissä annetun nimen oman kansion ja tiedostonimen kanssa: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Vaihe 4. Kirjoita eräskripti varmistaaksesi, että tulostiedosto on luotu
Skriptisi pitäisi suorittaa alla olevat toiminnot. Kunkin toiminnon jälkeen tulee suluissa annettu koodi sen toteuttamiseksi. Kun kirjoitat todellista koodia, kirjoita se yhteen lohkoon ja korvaa esimerkin nimi tarvitsemallasi nimellä, äläkä sulje sulkuja näytteen koodin alkuun ja loppuun.
- Tarkista, onko tulostustiedostoa. [For /f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') do set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Jos tulostustiedostomuoto ei ole PDF, korvaa ".pdf" asianmukaisella laajennuksella.
- Jos tulostiedosto/raportti on olemassa, lähetä se sähköpostina sitä tarvitsevalle henkilölle. [Jos on olemassa / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Ajoitettu raportti -m Report %% report%on liitetty. -A / pdfloc \%rreport%-s sinun palvelimesi: portti -xu -käyttäjänimi -xp -salasana)]
- Jos tulostiedostoa/raporttia ei ole määritetyssä paikassa, luo menettely, jotta se voi lähettää sinulle viestin, että toimitus epäonnistui. [Muussa tapauksessa (sendmail -f lähettäjä@senderdomain.com -t [email protected] -u Raporttia ei suoritettu -m tiedosto % rreport % ei ole / pdfloc / -s omassa palvelimessasi: portti -xu käyttäjätunnus -xp salasana)]
Vaihe 5. Varmista, että "Desktop" -kansio on tietokoneessa
Sinun on tarkistettava työpöytäkansion olemassaolo sekä 32- että 64-bittisissä järjestelmissä. Muussa tapauksessa Excel ja laskentataulukko on avattava manuaalisesti.
- 32-bittinen järjestelmän sijainti: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- 64-bittinen järjestelmän sijainti: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Vaihe 6. Ajoita tehtävät skriptien suorittamiseksi tarpeen mukaan
Eräskriptit on suoritettava peräkkäin ja jatkuvasti, vaikka kukaan ei käyttäisi tietokonetta. Oikeudet on asetettava mahdollisimman korkealle.
