Nykypäivän digitaalisessa maailmassa sähköpostin käyttäminen työharjoitteluun on yhä yleisempi. Jos näet ilmoituksen harjoittelupaikan avoimesta työpaikasta tai haluat tiedustella mahdollisesta harjoittelusta, lähetä sähköpostia sähköpostitse mainittuun yhteyshenkilöön. Muista kirjoittaa yhtä muodollinen sähköposti kuin tavallisen kirjeen kirjoittaminen. Käytä tervehdyksiä, sulkemisia ja kielioppia. Tarkista sähköpostisi ja valmistaudu vastaukseen.
Vaihe
Tapa 1 /4: Valmistautuminen sähköpostin kirjoittamiseen
Vaihe 1. Luo ammattimainen sähköpostiosoite
Kun lähetät yrityssähköposteja, käytä selkeää ja ammattimaista sähköpostiosoitetta. Vältä lempinimiä tai tarpeettomia symboleja ja numeroita. Nimien muunnelmia voidaan käyttää. Esimerkiksi: [email protected] voidaan käyttää.
Jos nykyinen sähköpostiosoitteesi on linkitetty sosiaalisen median profiiliin, joka sisältää ammattimaista sisältöä, luo ja käytä toista osoitetta. Säädä myös henkilökohtaisia asetuksia sosiaalisessa mediassa
Vaihe 2. Tutki yritystä
Ennen kuin haet harjoittelupaikkaa, tutustu yritykseen, jossa haluat työskennellä. Vieraile verkkosivustolla. Lue uutisartikkeleita yrityksestä. Jos yritykselläsi on esteettömiä ominaisuuksia, kuten sosiaalista mediaa, käytä niitä viikon ajan oppiaksesi niistä. Käytä tietämystäsi kirjeen kirjoittamiseen. Mahdolliset työnantajat arvostavat ehdokkaita, jotka tietävät jotain yrityksestä ja voivat osoittaa tämän tietämyksen perusteellisesti.
Vaihe 3. Etsi yhteinen linkki
On hyödyllistä olla parisuhteessa yrityksessä. Käytä sosiaalisia verkostoja, kuten LinkedIn ja Facebook, tehdäksesi avainsanahakuja näille yrityksille. Jos yrityksessä näkyy yhteystietoja, tarkista heidän sijaintinsa. Pyydä kohteliaasti haastattelu puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Pyydä ohjeita harjoitteluhakemuksiin liittyen.
- LinkedInin avulla näet muita tuntemiesi henkilöiden yhteystietoja yrityksessä. Voit vapaasti pyytää tuttaviasi ottamaan yhteyttä johonkin heidän yhteystietoihinsa. Tee kuitenkin varovasti äläkä pyydä samalta henkilöltä apua uudestaan ja uudestaan.
- Monet yliopistot tarjoavat alumnitietokantoja verkossa. Näiden sivustojen kautta voit etsiä ihmisiä, joilla on tietty työpaikka tai työpaikka. Yhteystietoja antavat alumnit ovat usein avoimia vastaanottamaan sähköpostiviestejä tai puheluita opiskelijoilta.
- Kun keskustelet yrityksestäsi yhteyshenkilösi kanssa, mainitse, että olet kiinnostunut harjoittelusta. Kysy yrityksen organisaatiorakenteesta, työympäristöstä, tavoitteista ja niin edelleen.
Vaihe 4. Selvitä vastaanottaja
Sisältääkö harjoittelupaikkoja koskeva ilmoitus yhteyshenkilön nimen? Jos on, käytä henkilön nimeä ja sähköpostiosoitetta. Jos yhteyshenkilön nimeä ei ole luettelossa, ota yhteyttä yritykseen ja kysy, kuka vastaa harjoittelijoiden palkkaamisesta. Jos kukaan ei ole valtuutettu, lähetä sähköpostisi yrityksen henkilöstöosaston johtavalle työntekijälle. Jos keskustelet kenenkään kanssa yrityksessä, voit mainita tämän sähköpostin alussa.
Jos et löydä yrityksen henkilöstön nimeä, lähetä sähköpostiviesti "Dear Sir/Madam"
Vaihe 5. Kirjoita tietyn aiheen otsikko muistiin
Haluat tietysti, että sähköpostisi huomataan suuren määrän postilaatikossa. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Yrityksen X harjoitteluhakemus: amiraali". Jos mahdollista, käytä tiettyä aiheen otsikkoa työnantajan pyynnöstä.
Tapa 2/4: Ensimmäisen kappaleen kirjoittaminen
Vaihe 1. Sano sähköpostin vastaanottajan nimi virallisesti
Aloita ensimmäisellä rivillä sähköposti "Hyvä tohtori/rouva Smith" yhteyshenkilön nimen, arvon ja sukupuolen mukaan. Älä kirjoita "Hei Mary" tai "Hei". Käytä samoja muodollisuuksia kuin tavallisesti ammattikirjeitä kirjoittaessasi.
Jos et voi määrittää henkilön sukupuolta, kerro koko nimi. Kirjoita esimerkiksi "Rakkaat romantiikkatiedot"
Vaihe 2. Esittele itsesi
Ilmoita sähköpostisi vastaanottajalle nimesi ja asemasi (esim. Kolmannen vuoden biologian opiskelija X -yliopistossa). Selitä, miten olet saanut harjoittelutietoja verkossa, sanomalehdessä tai yhteyshenkilön kautta. Jos sinulla on yhteinen yhteyshenkilö, selitä tämä heti. Voit esimerkiksi kirjoittaa: [ohjelmajohtaja/professori/jne.], [Nimi ja nimi] ja ehdottaa, että otan sinuun yhteyttä.
Vaihe 3. Ilmoita saatavuus
Selitä työn alkamis- ja päättymispäivät ja ovatko nämä päivämäärät joustavia. Esimerkiksi, jos olet valmis tekemään kevätlukukauden harjoittelun ja kokopäiväisen kesäharjoittelun, selitä se myös. Kuvaile, kuinka monta tuntia viikossa voit työskennellä.
Vaihe 4. Ilmoita harjoittelun tarkoitus
Tarvitsetko harjoittelun kurssikokeeseen? Jos mahdollista, selitä, että harjoittelumahdollisuutesi on ensisijaisesti hankkia kokemusta ja olla joustava työtehtävien ja palkkojen suhteen. Kirjoita ylös, mitä taitoja haluat saada harjoittelusta.
Vaihe 5. Kuvaile, mitä ihailet yrityksessä
Kuvaile jotain, mitä tiedät tai ajattelet yrityksen arvioinnista organisaatiosta. Älä mainitse negatiivisia uutisia. Tee kirjeestäsi positiivinen. Voit esimerkiksi sanoa: [Yrityksen nimi] on erinomainen maine, ja arvostan tämän yrityksen sitoutumista [Ilmainen budjetti laiminlyötyjen eläinten hoitoon].
Tapa 3/4: Toisen kappaleen kirjoittaminen
Vaihe 1. Keskustele pätevyydestäsi ja kokemuksestasi
Selitä muutamalla lauseella tietoja kursseista, aiemmasta työkokemuksesta ja asiaan liittyvistä kyvyistä. Näytä, miten tietosi voivat hyödyttää yritystä. Sisällytä tietoja työtehtävistä ja vapaaehtoistyöpaikoista ja siitä, miten nämä kokemukset ovat valmistaneet sinut näihin tehtäviin. Korosta, miten voit osallistua yritykseen. Mahdollisten työnantajien on luotettava siihen, että pystyt hoitamaan sinulle annetut tehtävät.
- Kuvaile työkokemusta vahvoilla verbeillä. Sen sijaan, että kirjoittaisit: "Olin markkinointiharjoittelija kaksi vuotta", selitä "Markkinointiharjoittelijana luon uutta sisältöä, suunnittelen digitaalisia ja painettuja esitteitä ja hallinnoin sosiaalista mediaa 50 työntekijän yritykselle.
- Taidot voivat olla sosiaalisen median käsittelyä, tapahtumien järjestämistä tai monia muita asioita.
Vaihe 2. Listaa akateeminen tai oppituntien ulkopuolinen menestys
Kirjoita akateemiset pätevyytesi muistiin. Jos sinulla on ollut johtava rooli, kuvaile velvoitteesi ja/tai saavutuksesi. Oletko koskaan toiminut komitean puheenjohtajana? Oletko koskaan johtanut tiimiä? Ole lyhyt, jotta et menetä sähköpostisi lukijoiden huomiota.
Sen sijaan, että käyttäisit adjektiiveja kuvaamaan itseäsi, käytä konkreettisia esimerkkejä, jotka osoittavat ominaisuutesi. Esimerkiksi sen sijaan, että sanot”olin kunnianhimoinen oppilas”, kirjoita”olin jatkuvasti luokan kymmenen parhaan prosentin joukossa”
Tapa 4/4: Sähköpostin lopettaminen
Vaihe 1. Ilmoita milloin voit ottaa yhteyttä
Keskustele siitä, milloin ja miten otat yhteyttä työnantajaan seurataksesi hakemuksen tilaa. Anna yhteystietosi, nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja saatavuutesi. Voit kirjoittaa: Minut tavoittaa puhelimitse tai sähköpostitse. Jos et tavoita minua, soitan sinulle [ensi maanantaina].
Vaihe 2. Lopeta sähköposti
On kohteliasta kiittää sähköpostin lukijoita, jotka käyttivät aikaa tarkistaa sinua koskevat tiedot. Lopeta lämmin sulkeminen, kuten "hyvästi". Jos olet aiemmin puhunut sähköpostin lukijalle puhelimitse tai henkilökohtaisesti, voit käyttää tervehdystä, kuten "Tervehdys". Älä käytä "Kiitos" tai "Terveisiä" virallisena kirjeen loppukirjeenä. Kirjoita koko nimesi, esimerkiksi Nita Laksamana, älä vain Nita.
Vaihe 3. Tutki liitteet
Älä liitä ansioluetteloita ei -toivottuihin harjoittelusähköposteihin. Työnantajat eivät ehkä halua avata liitetiedostoja, varsinkin jos heillä on työpaikkakäytäntö liitteisiin, ellei yritys etsi aktiivisesti harjoittelijoita. Jos harjoitteluilmoitus pyytää jatkoa, liitä asiakirja PDF -muodossa (toisin kuin Word -asiakirja, jossa muotoilu voi kadota/muuttua, jos se avataan toisella järjestelmällä).
Jotkut työnantajat voivat ilmoittaa, että he eivät avaa sähköpostin liitteitä. Jos on, liitä saatekirjeesi ja ansioluettelosi sähköpostin runkoon. Muista erottaa ne toisistaan, jotta työnantajien on helpompi erottaa asiakirjat toisistaan
Vaihe 4. Seuraa kuten on luvattu
Jos et kuule vastausta yritykseltä, lähetä toinen sähköposti tai mieluiten puhelu. Voisit kirjoittaa näin: Hyvä tohtori. Hansen, nimeni on [nimesi], ja seuraan viime viikolla lähettämääni sähköpostia harjoittelumahdollisuudesta [syksy]. Arvostaisin mahdollisuutta keskustella tästä kannasta. Kiitos. Terveisin, Nita amiraali.
Vinkkejä
- Saatekirjeen liittäminen luo muodollisen tunteen, koska sähköpostiviestit ovat yleensä satunnainen viestintätapa. Jos liität saatekirjeen, sähköpostiviestin tulee olla lyhyt, mutta kohtelias, se on osoitettava työnantajalle, ilmoitettava, kuka olet, miksi haet ja selitä, että ansioluettelo ja saatekirje ovat liitteenä. Kirjoita nimesi sähköpostiviestiin ja anna yhteystietosi.
- Älä luo tavallisen sähköpostin kaltaista sähköpostia. Ole tarkka jokaisesta lähettämästäsi sähköpostista, jotta työnantajat tietävät, ettet käytä yleisiä menetelmiä harjoittelupaikkojen etsimiseen.
