Kun suunnittelet kokousta, sinun on ilmoitettava kaikki olennaiset tiedot selkeästi ja ytimekkäästi. Sinun on annettava kuvaus keskustelun ajankohdasta, paikasta ja aiheesta. Sinun on ehkä myös tehtävä muistiinpanoja, jos kokousta varten tarvitaan valmisteluja tai materiaaleja. Riippumatta käyttämästäsi välineestä, sähköpostista tai Outlook -sovelluksesta, varmista, että tärkeät tiedot välitetään eteenpäin, jotta kaikki kutsutut tietävät sen ja voivat ennustaa, mitä he kohtaavat.
Vaihe
Tapa 1 /3: Vahvien aiheiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita lyhyt aiheeseen liittyvä aihe, jossa on kokouksen päivämäärä ja aihe
Kirjoittamalla nämä asiat aihekenttään kutsutut voivat ymmärtää kokouksen ajan ja aiheen avaamatta sähköpostia. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kokous 01/03: uudet raportointiohjeet".
Varoitus:
Jos et kirjoita kokouksen aihetta, ihmiset voivat vastata kysymällä, liittyykö kokous heidän osastoonsa vai pitäisikö heidän osallistua. Muista siis kirjoittaa kokouksen aihe!
Vaihe 2. Pyydä vahvistusta osallistumisesta aihekenttään
Jos sinun on tiedettävä kuka on tulossa, pyydä vahvistusta aihekenttään. Näin lukijat tietävät, että heidän on vastattava mahdollisimman nopeasti, vaikka he eivät olisi avanneet sähköpostia. Voit kirjoittaa: "Perjantai 10.06 HR -kokous, vahvista pian."
Voit myös kirjoittaa: "Ole hyvä ja vastaa: HR -kokous 10.6."
Vaihe 3. Jos kokous on kiireellinen, kirjoita se aihekenttään
Jos kokouksen aihe on kiireellinen tai vaatii nopeaa päätöstä, joten kokous on pidettävä välittömästi, merkitse hätämerkki aihekenttään. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Hätäkokous maanantaina 31/02: kyberturvallisuus."
On erittäin tärkeää selittää kokouksen aihe, jotta lukija voi arvata, mistä keskustellaan
Vaihe 4. Kirjoita muistiin, onko kokous pakollinen vai vain ehdotus
Jos työskentelet suuressa yrityksessä, tiettyjen ihmisten läsnäolo ei välttämättä ole aina välttämätöntä. Kirjoita asianomaiset osastot aihekenttään tai kerro heille, onko heidän läsnä. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Pakollinen markkinointikokous 6/10."
Jos lukijaa ei vaadita osallistumaan, voit kirjoittaa "On suositeltavaa osallistua tehokkaan markkinointitaktiikan 10.6. Kokoukseen."
Vaihe 5. Käytä täydellisiä sanoja aiheruudussa sekaannusten välttämiseksi
Lyhenteet voivat vaikuttaa tehokkailta, mutta ne ovat itse asiassa vähemmän täsmällisiä kuin täydelliset sanat ja voivat aiheuttaa sekaannusta. Esimerkiksi "KK" voi tarkoittaa "Perhekorttia" tai "Luottokorttia" riippuen siitä, kuka ymmärtää tai ei ymmärrä henkilökohtaista kieltäsi.
Voit kuitenkin käyttää yleisiä lyhenteitä, kuten "RSVP", "HR" ja "KTP"
Tapa 2/3: Sähköpostin sisällön kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita ystävällinen, lyhyt johdanto ja lyhyet muistiinpanot
Esitteleminen on välttämätöntä, jos työskentelet suuressa yrityksessä tai jos et tunne kaikkia. Tässä lyhyessä johdannossa sinun on ilmoitettava, onko asiakirjoja tai materiaaleja, jotka on täytettävä/tuottava kokoukseen.
Luo ystävällinen tai työhön liittyvä johdanto. Esimerkiksi: "Hei, Tim! En malta odottaa, että uusi ohjelma käynnistyy ensi viikolla!”
Kärki:
Muistuta lukijoita, jos heidän on suoritettava tietty tehtävä tai tuottava jotain kokoukseen. Esimerkiksi "Älä unohda tuoda 4 paperiversiota myyjän yhteystietoluettelostasi."
Vaihe 2. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika erilliselle riville niin, että ne erottuvat toisistaan
Tämä on tärkeä tieto kutsutuille. Joten tee se selväksi ja erotu muista sen ympärillä olevista lauseista. Aseta väli kaksi riviä sen ylä- ja alapuolelle tai kirjoita lihavoituna.
- Esimerkki: "6. lokakuuta 2020 klo 10.30-11.45 WIB"
- Jos kokous järjestetään verkossa, anna aikavyöhyketiedot, jotta ihmiset eri aikavyöhykkeillä eivät jää jälkeen väärän viestinnän vuoksi. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "6. lokakuuta 2020 klo 10.30-11.45 WIB (GMT+8)"
Vaihe 3. Kirjoita sijainti päivämäärän ja kellonajan jälkeen
Varmista, että sijainti on myös näkyvästi kirjoitettu kuten päivämäärä ja kellonaika, varsinkin jos kokous pidetään uudessa paikassa, vaikea löytää tai jos tiedät, että jotkut kutsutuista eivät tunne sijaintia. Virtuaalikokouksissa (live -foorumeilla tai videokeskustelulla) anna suora linkki kutsutuille, jotta he voivat helposti käyttää foorumia tai videolinkkiä.
Kun annat ohjeita, ole mahdollisimman yksityiskohtainen. Esimerkki:”Tulkaa kokoushuoneeseen 592 Sasana Widya Sarwono -rakennuksessa (Jalan Gatot Subroto nro 10). Huone 592 sijaitsee rakennuksen 2. kerroksessa. Joten sinun on otettava hissi pohjakerroksesta, pysähdyttävä 12. kerroksessa ja käytettävä hissiä rakennuksen eteläpuolella (vasemmalla puolella) noustaksesi 59. kerrokseen.”
Vaihe 4. Kerro kokouksen tarkoitus
Ilmoita kutsutulle kokouksen tarkoitus. Lyhyen esityslistan kertominen auttaa kutsuvia ymmärtämään, mitkä tehtävät heidän on suoritettava etukäteen. Voit nimetä aiheen (kuten "Kyberturvallisuuspäivitys") tai voit ajoittaa:
- 10.30 - 10.45 Anna viimeisimmät projektin tilatiedot
- 10.45 - 11.10 Vertaa ja valitse kelvolliset tarjoukset
- 11.10 - 11.30 Aivoriihi ja laukaisukohteet
Vaihe 5. Tarkista sähköpostista uudelleen kieliopillisten tai informaatiovirheiden varalta
Tärkeintä tarkistaa asia on kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka. Varmista, että nämä kolme asiaa ovat oikein! Voit myös lukea johdannon, esityslistan tai muut mahdollisesti lisäämäsi muistiinpanot varmistaaksesi, että olet antanut kaikki vaaditut tiedot.
Lue ääneen varmistaaksesi, että kirjoituksesi on selkeä ja ytimekäs ennen sähköpostin lähettämistä
Tapa 3/3: Outlookin tai integroidun kalenterisovelluksen käyttäminen
Vaihe 1. Napsauta "Uusi kokous" Outlookin kotivalikossa
Jos yrityksesi käyttää viestintätietokantaa, jossa on integroitu kalenteri, kuten Outlook, käytä sitä kokousten suunnitteluun. Tämä väline on yleensä viestintäkanava, jonka ovat valinneet ihmiset, joiden kanssa työskentelet.
Jos yrityksesi ei käytä Outlookia tai vastaavaa palvelua, lähetä kutsut toimistosi sähköpostiosoitteella
Vaihe 2. Valitse aika ja päivämäärä "Ajoitusapuri" -ikkunasta
Kun olet luonut uuden kokouksen, näkyviin tulee kalenteri -ikkuna. Napsauta "Ajoitusavustaja" ja korosta kokouksen käytettävissä oleva aika ja päivämäärä.
Varmista, että valitset kutsuvieraille oikean ajan. Yrityksen sovelluksesta riippuen sinun on ehkä muutettava näyttöasetuksiasi siten, että kaikkien (ja sinun) aikataulu näkyy näytöllä
Vaihe 3. Lisää kutsutut kirjoittamalla heidän nimensä tai käyttämällä osoitekirjaa
Kirjoita nimi manuaalisesti napsauttamalla tekstiruutua tai selaa osoitekirjaa ja valitse kutsutun nimi luettelosta. Käytä”Ajoitusavustaja” -toimintoa tarkistaaksesi kutsuajan saatavuuden.
Jos kutsutuilla ei ole vapaa -aikaa, heidän nimensä korostetaan. Aikatauluohjaaja antaa jopa suositeltuja aikoja aikataulusi ja muiden kutsuttavien mukaan
Vaihe 4. Aseta kokouksen alkamis- ja päättymisaika
Varmista, että päivämäärä vastaa aiemmin määrittämääsi. Napsauta kalenteripainiketta, jos haluat muuttaa sitä. Käytä aikaluettelon oikealla puolella olevaa alanuolta valitaksesi sopiva kokousaika.
Kokouksen päättymisajan kirjoittaminen on tapa kunnioittaa toisen henkilön aikaa, jotta hän voi ennustaa, mitä tapahtuu, ja suunnitella matkoja tai töitä päivälle
Vaihe 5. Napsauta "Tapaaminen" -painiketta näytön yläreunan "Kokous" -kohdassa
Palaat aikataulunäyttöön ja näet, että kokous on ajoitettu. Tämän jälkeen voit lisätä aiheen, sijainnin ja muistiinpanoja.
Jos et näe kokouksen merkintää aikataulunäytössä, palaa edellisiin vaiheisiin ja toista, kunnes kokousaikataulu tulee näkyviin
Vaihe 6. Kirjoita aihe, sijainti ja erityiset muistiinpanot muistiin
Kerro kokouksen aihe muutamalla lyhyellä sanalla (esimerkki: "Uuden tuotteen testi"). Kerro tietty sijainti. Kirjoita sijaintiohjeet muistiin, jos paikkaa ei käytetä yleisesti kokouksiin tai jos siihen on vaikea päästä. Anna muita muistiinpanoja (kuten valmisteluja, joita heidän on tehtävä), jotka ovat merkityksellisiä kokouksen kannalta.
- Anna sijainnin osoite, vaikka kutsuttu todennäköisesti jo tietää sen.
- Napsauta "lähetä", kun olet valmis.
Kärki:
Älä käytä liian laajaa aihetta, kuten "aivoriihiä", koska tällaiset sanat eivät anna selkeää tietoa kokouksen tarkoituksesta. Voit korvata sen sanalla "ajattele uuden tuotteen myyjää".
Vinkkejä
- Kun luet sähköpostia tai kutsua uudelleen, varmista, että se on lyhyt ja selkeä.
- Käytä ystävällistä ja ammattimaista sävyä.
- Tarkista vastaanottajien luettelo ja varmista, että kaikki kohteet on kutsuttu.
- Kirjoita sähköpostiosoite "piilokopio" -kenttään, jos haluat piilottaa koko sähköpostiosoitteen vastaanottajilta.
Varoitus
- Älä kirjoita kutsuja tai sähköposteja ilman päivämäärää, aikaa ja sijaintia. Kutsutut ovat hämmentyneitä ja saat kymmeniä vastauksia, joissa kysytään näitä asioita.
- Älä kirjoita isoilla kirjaimilla, koska se tulkitaan huutamiseksi ja se on erittäin epäammattimaista.
