Monet yritykset pyytävät työntekijöitään laatimaan työsuoritusraportteja arvioimalla itseään, jotta he voivat raportoida tekemänsä tietyn ajanjakson aikana. Jos työskentelet kokousmuistiinpanon tekijänä, sinua voidaan myös pyytää tekemään raportti. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten laaditaan hyvä suoritusraportti, koska sillä on tärkeä rooli urasi onnistumisen tai epäonnistumisen määrittämisessä.
Vaihe
Osa 1/3: Työsuoritusten raporttimuotojen ymmärtäminen
Vaihe 1. Aloita raportin valmistelu kirjoittamalla lyhyt yhteenveto saavutuksistasi
Esitä raportin yläosassa yhteenveto toimittamistasi tiedoista, jotta saat yleiskuvan työtehtävistäsi.
- Esimerkiksi: Työskentelet voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa ja pomosi pyytää sinua tekemään tulosraportin. Kerro lyhyesti yhdestä kappaleesta kaikki suoritetut tehtävät, esimerkiksi: olet järjestänyt organisaation omistajalle hyödyllistä toimintaa, onnistunut saamaan tunnustusta alalla ja rakentanut suhteita liikekumppaneihin.
- Älä sisällytä tiettyjä asioita yhteenvetoon, koska sinun on esitettävä vain tärkeitä tietoja, jotta voit antaa yleiskuvan työn saavutuksista yleensä. Raportit on esitettävä oppaana 2 -sivuisina, ellei työnantaja määritä muuta muotoa. Varmista ensin, onko sinun tehtävä raportti tietyssä muodossa.
Vaihe 2. Anna yksityiskohtaisia tosiasioita
Jos haluat tukea raportin alussa esitetyn yhteenvedon kaikkia tietoja, kirjoita tiedot seuraavien ohjeiden mukaisesti:
- Käytä luettelomuotoa. Tee raportit jokaisesta toiminnasta erikseen. Sisällytä toiminta raportin otsikkoon ja sen jälkeen kuvaus toiminnasta otsikon alle. Esimerkiksi: tekemäsi toiminta on”Tapahtuman valmistelu ja toteutus”.
- Tee otsikon alle luettelo numeroilla tai kirjaimilla kuvaamaan lyhyesti ja tarkasti järjestämääsi tapahtumaa, mukaan lukien sen tarkoitus ja edut organisaation tehtävän saavuttamisessa.
Vaihe 3. Luo raportti vakiomuodossa, jotta se näyttää ammattimaiselta
Älä esitä satunnaisia raportteja. Valmista sen sijaan siististi kirjoitettu raportti ammattimaisella fontilla vakiokokoisella paperilla.
- Laita raportin otsikko paperin keskelle lihavoiduilla kirjaimilla, jotta tiedot on järjestetty siististi.
- Kirjoita raportin yläosaan raportin valmistumispäivä. Ilmoita myös raportin laatineen henkilön nimi, virka ja virka.
Vaihe 4. Kirjaa raportointijakson aikana
Raporttien kokoaminen on helpompaa, jos teet muistiinpanoja heti, kun toimintoja suoritetaan.
- Valmista muistikirja tai kansio tallentamaan työsuorituksia tietyn ajan. Tämä helpottaa raporttien laatimista, jos pomosi pyytää sinua.
- Jos näin ei tehdä, tärkeät saavutukset raportointikauden alussa voidaan unohtaa.
Osa 2/3: Laadukkaan sisällön toimittaminen
Vaihe 1. Kuvaile tavoite, jonka haluat saavuttaa, ja työn odotukset, jotka sinun on täytettävä
Muistuta lukijoita, että raportointikauden alussa on tavoite, jonka haluat saavuttaa. Varmista, että tiedät organisaation tavoitteet ja sinulta odotetun työpanoksen. Jos et vielä tiedä, kysy näistä asioista työnantajalta.
- Selitä sitten, että olet saavuttanut tavoitteesi toimittamalla todellisia tietoja. Tee raportti, jossa esitetään vertailu kohteen ja sen toteutumisen välisistä tiedoista.
- Esimerkiksi: Onnistuit keräämään enemmän varoja kuin tavoiteltu, ja tämä saavutus on myönteinen asia sijoittajille ja työnantajille. Tämän työn tuloksia ei kuitenkaan voida pitää menestyksenä, ja on vaikea määrittää menestyksen korkeutta, jos vertailutietoja ei ole.
Vaihe 2. Sisällytä raporttiin visuaalisia tietoja
Liitä taulukot tai kaaviot, joiden avulla lukijoiden on helpompi visualisoida esittämäsi tiedot.
- Muista, että kiireiset lukijat yleensä vain lukivat raportteja. Joskus visuaaliset keinot pystyvät välittämään tietoa tehokkaammin.
- Älä kuitenkaan esitä liikaa grafiikkaa. Valitse 1-2 kaaviota, jotka voivat selittää tärkeitä tietoja.
Vaihe 3. Keskity autoon
CAR tarkoittaa: Haaste (haaste), Toiminta (toiminta), Tulokset (tulokset). Voit tehdä systemaattisen työnraportin keskustelemalla näistä kolmesta asiasta.
- Määritä kohtaamasi haasteet. Kuvaile toimia, joita teit haasteiden voittamiseksi ja mitä tuloksia saatiin. Esimerkiksi: kirjoita ravintolapäällikkönä raporttiin:”Haaste: jonot pitenevät ruuhka -aikaan illallisella ja valittavat asiakkaat kasvavat 10%. Toimi: pyydä yhtä tarjoilijaa aloittamaan työ 1 tunti aikaisemmin palvelun laadun parantamiseksi ruuhka -aikoina. Tulos: valittavat asiakkaat vähenivät kahdelle henkilölle tai vähenivät 80%.
- Tee raportti antamalla tarkkoja tietoja. Saavutukset, joita ei voida mitata, esimerkiksi: "Pystyn toimimaan hyvin tiimissä" ovat hyödyttömiä, koska kaikki voivat sanoa saman. Sinun on siis pystyttävä osoittamaan tulosten ja käsiteltävien ongelmien välinen suhde ja raportoitava suorituskyky toimittamalla erityisiä tietoja.
Vaihe 4. Kuvaile käyttämäsi menetelmä
Jos sinun on kerättävä tietoja raportin kirjoittamisen perustana, kuvaile lyhyesti käyttämääsi tiedonkeruumenetelmää.
- Kerro lukijalle syyt, miksi valitsit kyselymenetelmän, sen hyödyt ja tulokset. Selitä myös, miksi menetelmää pidetään uskottavana. Jatka yllä olevan esimerkin ravintolaskenaariota ja selitä, miksi käytät asiakkaiden valitustietoja kyselymenetelmänä.
- Liitä mukaan kyselyn päivämäärä tai ajanjakso ja se, mitä haluat saada kyselystä.
Vaihe 5. Keskity työn saavutusten raportointiin
Jos haluat pitää raportin tiedot keskittyneinä työsuorituksiin, mieti, mistä olit eniten ylpeä raportointikaudella, esimerkiksi: voitko rauhoittaa ahdistuneen vieraan tai tarjota koulutusta alaiselle. Älä anna lukijalle liian yksityiskohtaisia tietoja.
- Toinen tapa on käyttää STAR -menetelmää, joka tarkoittaa seuraavia: Tilanne (ongelma), Tehtävä (tehtävä), Toiminta (toiminta), Tulokset (tulos). Kuvaile lyhyesti tilannetta, jossa olit, tehtävää, joka sinun oli tehtävä, mitä teit tehtävän suorittamiseksi ja saavutettuja tuloksia. Aivan kuten "CAR" -menetelmän, tavoitteena on näyttää "ongelman" ja "lopputuloksen" välinen suhde ja selittää, miten se saavutetaan.
- Keskity sellaisten raporttien luomiseen, joissa voidaan näyttää seuraavat: vaikeus, etuoikeus, etusija, hyvä näkyvyys, määräajat, innovatiivisuus, työnkuva ja työn vaikutukset organisaatioon.
- Esimerkiksi: ilmoita raportissa, että työntekijöiden vuosiliikevaihto oli 35%, kun sinut ylennettiin sivuliikkeen johtajaksi. Kun olet suorittanut työntekijöiden tyytyväisyyskyselyt, mentoroinut työntekijöitä ja pitänyt viikoittaisia kokouksia koko henkilöstön kanssa, työntekijöiden vaihtuvuus laskee 15 prosenttiin. Tämä esimerkki osoittaa, että saavutusraportissa ei tarvitse käyttää pitkiä lauseita, kunhan lukija ymmärtää suhteen oikein.
Vaihe 6. Selitä toimintasi edut
Älä vain anna tuloksia. Sinun on myös selitettävä, miksi saavutuksesta on hyötyä organisaatiolle.
- Esimerkiksi: Sinulla on tapaaminen henkilökunnan kanssa. Selitä, mitä seuranta on ja mitä hyötyä siitä on organisaatiolle? Mieti tarkkaan, mitä haluat raportoida. Jos siitä ei ole hyötyä, sinun tulee ilmoittaa muista töistä.
- Jos tapaaminen henkilöstön kanssa voi lisätä työmotivaatiota niin, että työntekijöiden poissaolot paranevat ja yrityksen omistajat säästävät rahaa. Tämä on työn tulos, jota pidetään hyödyllisenä.
Vaihe 7. Tarkista raportti ennen sen lähettämistä
Raporttien kirjoittamistavoitteita ei ole saavutettu, jos lähetät raportin, jossa on paljon virheitä ja epäammattimaisia kirjoitusmuotoja.
- Tarkista sanojen kielioppi, välimerkit ja oikeinkirjoitus. Tallenna raporttisi yhdeksi yöksi ja lue se sitten uudelleen aamulla. Älä tee viime hetken raportteja.
- Tulosta raportti paperille ja tarkista, onko jotain muuta korjattavaa. Joskus silmämme ovat niin väsyneitä tuijottamasta tietokoneen näyttöä liian kauan, että virheet jätetään huomiotta.
Osa 3/3: Oikeiden sanojen käyttö
Vaihe 1. Sano negatiiviset asiat positiivisella tavalla
Jos tavoitetta ei saavuteta, on parempi olla ilmoittamatta siitä. Sen sijaan, että lukija olisi keskittynyt tähän, yritä informoida sitä toisella tavalla.
- Kuvaile epätyydyttäviä työtuloksia positiivisilla lauseilla, esimerkiksi keskittämällä selitys konkreettisiin toimenpiteisiin, joita aiot tehdä ongelman ratkaisemiseksi, sen sijaan, että syyttäisit muita ihmisiä tai tekisit tekosyitä.
- Älä syytä muita ihmisiä. Keskity tekemiesi toimien selittämiseen ja sen osoittamiseen, että olet positiivinen henkilö. Jaa asioita, joita sinä tai tiimisi olette tehneet hyvin. Keskity raportteihin työstä, josta voit olla ylpeä.
Vaihe 2. Esitä luvut ja käytä tietoja raporteissa
Jos pystyt esittämään hyvin tarkkoja tietoja, työsi saavutukset ovat uskottavampia. Täydennä antamasi tiedot jollakin mitattavalla todisteella.
- Paljon käytettyjä superlatiivisia sanoja, esimerkiksi: "paras" tai "luotettava", ovat vähemmän hyödyllisiä. Jokainen voi sanoa:”Työskentelyni oli erittäin hyvä tänä vuonna”.
- Muista tämä lause: "Todista se, älä vain puhu!" Sen sijaan, että kerrot muille ihmisille, että tänä vuonna pystyit tekemään hyvää työtä, näytä mitä teit hyvin yksityiskohtaisesti tiedoilla ja mittareilla. Älä vain sano, että voit rakentaa hyviä suhteita asiakkaisiin. Lainaa sen sijaan asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia, liitä asiakkaalta saamasi kirje ja anna tietoja valittavien asiakkaiden määrän vähenemisestä.
- Esitä numerot. Sanoa, että pystyt johtamaan useita työntekijöitä, on turhaa, jos lukijat eivät tiedä, kuinka monta ihmistä sinulla on henkilökunnassa. Esitä tiedot numeerisessa muodossa, jotta lukijat tietävät, kuinka monta ihmistä kutsut "moniksi", ja selitä tekemäsi työn kuvaus.
Vaihe 3. Kerro totuus joka tapauksessa
Älä liioittele tai valehtele. Joudut suuriin vaikeuksiin, jos jää kiinni.
- Vaikka se olisi täysin tahatonta, sinulla on suuria ongelmia, jos valehtelet. Tunnet olosi turvattomaksi ja urapolku estetään.
- Tee rehellinen itsearviointi ja kerro vahvuutesi ja heikkoutesi sellaisina kuin ne ovat. Yritä voittaa puutteet positiivisella tavalla.
Vaihe 4. Tunnusta muiden työ
Liiketoiminta- ja insinööriraporttien kirjoittamisen kurssit viittaavat siihen, että et käytä sanaa "minä", mutta sitä voidaan tietyissä tapauksissa käyttää tulosraporteissa.
- Esimerkiksi: jos raportoit: "Olen palkannut 100 työntekijää", älä unohda selittää, että menestyksesi on tuettu muiden ihmisten tai tiimin antamilla panoksilla.
- Saat lisäarvoa, jos et ole ylimielinen. Järjestä erilaisia lauseita, jotta ne eivät aina ala sanalla "minä".
Vinkkejä
- Älä koskaan käytä sanoja, jotka ilmaisevat vihaa suoritusraportissa. Teet hyvän vaikutelman, jos olet aina positiivinen.
- Käytä ammattimaisia sanoja. Älä käytä epävirallista kielityyliä.
