Työtodistus (tai työtodistuskirje) on virallinen kirjeenvaihto, jonka työnantaja yleensä kirjoittaa pyynnön esittäneelle osapuolelle ja jonka tarkoituksena on vahvistaa työntekijän työhistoria. Työtodistus vaaditaan yleensä lainan hakemiseen, asunnon vuokraamiseen, uuden työpaikan hakemiseen tai muista syistä työhistorian tarkistamiseen. Kun kirjoitat työtodistusta, kerro kuka olet, anna rehellinen yhteenveto työntekijän tehtävistä ja tarkista työ. Tässä todistuksessa on käytettävä ammattimaista kirjelomaketta, ja siinä on oltava yhteystiedot ja allekirjoitus. Lue alla olevat ohjeet saadaksesi täydellisen ja tarkan työtodistuksen.
Vaihe
Osa 1/2: Työtodistuksen kirjoittamisen valmistelu
Vaihe 1. Mieti, miksi kirjoitat työtodistuksen
Kirjeen kielen sisältö ja sävy riippuvat vastaanottajasta. Käytä rahoituslaitoksissa ammattimaista kieltä ja liitä mukaan taloudellisia tietoja (esim. Palkat, palkkiot, korotukset ja bonukset). Toisaalta, jos kirjoitat työtodistusta työntekijälle, joka hakee uutta työtä, kielen sävy voi olla epämuodollisempi eikä siinä saa olla taloudellisia tietoja.
Ymmärtämällä sen tarkoituksen ja laajuuden voit kirjoittaa kirjeen, joka sopii vastaanottajan tarpeisiin
Vaihe 2. Mieti, kuka sen kirjoittaa
Yleensä työtodistuksen kirjoittaa esimies. Tässä tilanteessa työntekijä pyytää sinua työnantajana kirjoittamaan työkirjan tiettyihin tarkoituksiin. Toisaalta työntekijät voivat kirjoittaa työtodistuksen itselleen. Tässä tilanteessa sinä työntekijänä kirjoitat sen itse ja pyydät pomoa allekirjoittamaan tai muuttamaan sen tarvittaessa. Aina kun mahdollista, työnantajan tulee kirjoittaa se työntekijän puolesta, ei päinvastoin.
- Jos olet pomo, joka kirjoittaa kirjeitä työntekijöille, voit jäsentää ne omien vaatimustesi mukaan ja hallita niissä olevia viestejä. Lisäksi työnantajana kirjoittamaasi kirjettä pidetään aidona ja rehellisenä. Suurin este on kuitenkin siihen kuluva aika. Esimiehenä sinulla on tietysti kiireinen aikataulu, kun taas tämän kirjeen valmistelu vie aikaa. Tästä syystä työtodistukset ovat yleensä lyhyitä ja ytimekkäitä, joten et tuhlaa liikaa aikaa, varsinkin jos olet jo tehnyt niin.
- Jos olet itse kirjoittaja, voit päättää, mitä tietoja välittää vastaanottajille, eikä sinun tarvitse löytää aikaa jakaa ideoita pomollesi. Lisäksi pomo ei myöskään rasitu sen kirjoittamiseen tarvittavasta ajasta (jos kirjoitat sen itse, pomo voi olla onnellinen, koska hänen ei tarvitse tehdä sitä itse). Pomon on kuitenkin aina allekirjoitettava ja on mahdollista, että hän on haluton tekemään niin lukiessaan kirjeesi sisällön. Jos näin on, sinun tulee joko kirjoittaa se uudelleen tai suostutella häntä kirjoittamaan se puolestasi.
Vaihe 3. Kerää tarvittavat tiedot
Kun tiedät vastaanottajan ja kirjeen kirjoittajan, sinun on kerättävä tarvittavat tiedot kirjeeseen.
- Jos olet pomo, keskustele työntekijän kanssa nähdäksesi, mitä hän haluaa sisällyttää. Keskustele siitä, kuka vastaanottaja on, mikä kirjeen tarkoitus on, mitä eritelmiä on sisällytettävä ja milloin se lähetetään.
- Jos olet työntekijä ja kirjoitat kirjeen itse, kaikki tarvittavat tiedot ovat jo olemassa, mutta sinun on ensin keskusteltava esimiehesi kanssa ja kysyttävä, millaista kirjettä hän odottaa. Näin varmistat, että kirjoitat kirjeen, joka on työnantajan vaatimusten mukainen ja saa hänen allekirjoituksensa.
Osa 2/2: Työtodistuksen kirjoittaminen
Vaihe 1. Käytä yrityksen kirjelomaketta
Kirjoita työtodistus yrityksen viralliselle kirjelomakkeelle. Jos olet pomo, tämä paperi on ilmainen. Jos olet työntekijä, kysy ensin, voitko käyttää heitä. Yrityksen virallinen kirjelomake vahvistaa kirjeesi ja saa vastaanottajan uskomaan sen sisältöön.
Jos sinulla ei ole virallista kirjelomaketta, voit luoda kirjeotsikoita tietokoneella. Otsikon tulee sisältää yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Anna myös tiedot kirjeen tekijästä (ja otsikosta) ja päivämäärästä, jolloin kirje on kirjoitettu
Vaihe 2. Osoita kirje vastaanottajalle mahdollisimman tarkasti
Jos tiedät vastaanottajan nimen, osoita se suoraan asianomaiselle henkilölle. Jos et tiedä, kuka sen lukee, osoita se organisaatiolle aihealueella, joka kuvaa kirjeen sisällön.
- Jos esimerkiksi tiedät vastaanottajan osoitteen ja nimen, kirjoita se otsikon alle. Seuraa sitä sopivalla tervehdyksellä, kuten "Hyvä [herra Sudirman]".
- Jos et tiedä kenelle kirje on osoitettu, lähetä se asianomaiselle osastolle ja kirjoita kirjeen sisältö. Jos esimerkiksi haluat lähettää lainaa varten kirjeen rahoituslaitokselle, voit lähettää kirjeen paikalliseen sivukonttoriin, jonka otsikko on "Työntekijän kuvaus lainahakemukseen". Jatka tervehdystä, kuten "Kenelle se koskee".
Vaihe 3. Kuvaile kuka olet
Selitä ensimmäisessä kappaleessa kuka olet ja kirjeen kirjoittamisen tarkoitus. Ilmoita asemasi, palvelusaikasi ja kuinka kauan olet tuntenut todistuksen pyytäneen työntekijän. Jos olet työntekijä, joka kirjoittaa itse, jatka kirjoittamista kuin kirjeesi olisi tullut esimieheltäsi, koska hän allekirjoittaa sen.
Esimerkiksi: "Nimeni on Budi Jatmiko ja olen PT: n markkinointi- ja myyntivarapäällikkö. Olen työskennellyt PT. ABC: ssä 12 vuotta ja tuntenut tämän työntekijän seitsemän vuoden ajan. Kolmen viime vuoden ajan ollut työntekijän suora esimies."
Vaihe 4. Anna vahvistus
Seuraavassa kappaleessa esitetään yhteenveto työntekijän työstä, mukaan lukien työsuhteen alkamispäivä, otsikko, onko työ määräaikainen vai vakituinen ja onko työntekijä edelleen siellä. Tämä kohta sisältää tarvittaessa työntekijöiden taloudellisia tietoja.
- Esimerkiksi: "Tämä kirje on vahvistus siitä, että työntekijä todellakin työskentelee täällä. Hän on työskennellyt PT. ABC: ssä seitsemän vuoden ajan 7. syyskuuta 2003 lähtien. Hänellä on myynnin apulaisjohtaja, joka on vakituinen PT. ABC. Hän jatkaa 7. tammikuuta 2011 saakka tässä tehtävässä PT. ABC: ssä."
- Toinen esimerkki: "Tämä kirje vahvistaa, että työntekijä työskenteli PT. ABC: ssä seitsemän vuotta. Asianomainen henkilö työskenteli PT. ABC: ssä 7. syyskuuta 2003 - 7. tammikuuta 2011. Hän toimi PT: n varajohtajana. ABC Hän työskenteli vakituisena työntekijänä seitsemän vuotta PT ABC: ssä 35 miljoonan IDR: n kuukausipalkalla."
Vaihe 5. Tee yhteenveto työntekijän tehtävistä
Tässä kappaleessa kuvataan työntekijän velvollisuudet, joita tarvitaan erittäin paljon muita töitä hakevien työntekijöiden työtodistuksessa. Vaikka työtodistus ei ole suosituskirje, ei ole mitään väärää sisällyttää työntekijään myönteinen arvio. Nämä lisätiedot parantavat mainettasi työnantajana ja auttavat työntekijöitä löytämään uusia työpaikkoja, omaisuutta tai lainoja.
Esimerkiksi: "Työntekijän tehtävät PT. ABC: ssä ovat seuraavat: Vastaa patterien myynnistä Bogorin alueella ja sen ympäristössä. Hänellä on johtava asema ja hän on vastuussa seitsemän - yhdeksän hengen joukkueen motivoimisesta. Hänen on varmistettava asiakastyytyväisyys, ratkaista asiakkaiden valitukset ja raportoida myynnin edistymisestä kolmen kuukauden välein pääkonttorille."
Vaihe 6. Vältä arkaluonteisia tai laittomia tietoja työntekijöistä
On määräyksiä siitä, mitä voidaan sisällyttää työviitteisiin ja muihin lausuntoihin mahdollisille työnantajille. On olemassa ehto, että voit sisällyttää työntekijöitä koskevia tietoja vain asianmukaisen luvan avulla. On myös sääntö, että voit luovuttaa mitä tahansa tietoja kyseisestä työntekijästä, kunhan ne ovat rehellisiä ja hyvässä uskossa. Ennen kuin paljastat arkaluonteisia tietoja, tarkista, mikä on hyväksyttävää ja sopivaa sisällyttää sosiaalisen sopivuuden ja sovellettavan lain mukaan.
Vaihe 7. Anna yhteystietosi
Viimeisen kappaleen tulisi sisältää (työnantajasi) yhteystietosi. Nämä tiedot vaaditaan, jos vastaanottajalla on kysyttävää. Muista ilmoittaa, että vastaanottaja voi ottaa sinuun yhteyttä.
Esimerkiksi "Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja, ota rohkeasti yhteyttä minuun (021) 21215555 tai [email protected]."
Vaihe 8. Allekirjoita ja lähetä
Kun kirje on kirjoitettu, lopeta se viimeisellä tervehdyksellä, allekirjoita se ja anna se pyynnön esittäneelle työntekijälle tai lähetä se itse vastaanottajalle.
- Sulje kirje tervehdyksellä "Terveisin".
- Laita allekirjoituksesi, koko nimesi ja asemasi.
- Lisää virallinen tai vahvistusleima, jota yritykset yleensä käyttävät tämän tyyppisiin kirjeisiin.
Vinkkejä
- Jotkut viisumihakemusprosessit edellyttävät, että kirjoitat työntekijän tehtävän, jos viisumi myönnetään. Sinun on ehkä selitettävä viisumia hakevan työntekijän työn merkitys.
- Jotkut työnantajat pyytävät työntekijää laatimaan kirjeen, jonka hän sitten allekirjoittaa. Jos pyydät työntekijöitä kirjoittamaan oman, lue ne huolellisesti ennen allekirjoittamista.
- Joillakin yrityksillä on tietty henkilö, joka on määrätty suorittamaan työn todentaminen, ja on myös yrityksiä, joilla on tietty malli. Jos olet epävarma, tarkista henkilöstöosastolta.
Varoitus
- Anna taloudelliset tiedot vain työntekijän pyynnöstä. Jos olet työntekijä ja kirjoitat kirjeen itse, voit syöttää tarvittavat tiedot.
- Älä anna työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja, elleivät he salli sitä.
- Jos työntekijä, joka on pyytänyt työtodistusta, ei enää työskentele kanssasi, älä perustele lähtöäsi, vaikka tapausta tai ongelmaa ei olisi.
