Oletko koskaan ollut jumissa puhelinkeskustelussa, joka näytti loputtomalta? Joten mitä pitäisi tehdä lopettaakseen keskustelun kohteliaalla tavalla? Jos tämä kysymys on mielessäsi, yritä lukea tämä artikkeli lopettaaksesi puhelinkeskustelun kohteliaasti ylläpitääksesi positiivisia suhteita lähimpiesi kanssa!
Vaihe
Osa 1/3: Keskustelun voimakkuuden vähentäminen
Vaihe 1. Keskity keskusteluun
Keskustelun lopussa varmista, ettet "kutsu" toista henkilöä kertomaan sinulle jotain muuta. Esimerkiksi vaikka olisit aidosti kiinnostunut hänen esittämästään aiheesta, älä kysy kysymyksiä, jotka kutsuvat hänet jatkamaan.
- Jos esimerkiksi äitisi kertoo todella kuumaa juorua, älä kysy avoimia kysymyksiä, kuten "Mistä olet kuullut sen?" Vastaa sen sijaan tarinaan esimerkiksi "Et voi helposti uskoa muiden ihmisten sanoja, ah." Lausunnot ovat hyödyllisiä keskustelun sulkemisessa ja auttavat sinua siirtymään muihin, tärkeämpiin aiheisiin.
- Jos henkilö on liikekumppanisi ja tilanne vaatii sinua saamaan keskustelun takaisin raiteilleen, yritä vastata hänen sanoihinsa lausunnoilla, jotka osoittavat, että hänen juuri sanomansa asiat ovat myös tärkeitä sinulle. Nosta sitten heti uusi aihe. Voit esimerkiksi sanoa: "Kiitos, että otit esiin palkka -asian, okei? Tämän jälkeen välitän suoraan yrityksen johtajalle. Voi, halusin keskustella neljännesvuosikatsauksesi etenemisestä.”
Vaihe 2. Odota, että keskustelussa näkyy tauko
Itse asiassa koko keskustelu on varmasti sävyissä. Kun toinen henkilö lopettaa puhumisen, käytä taukoa ilmaistaksesi, että sinun on lopetettava keskustelu välittömästi.
Varmista, että et ole tauko. Jos tilanne muuttuu, pelätään, että henkilö alkaa kertoa sinulle uuden tarinan. Jos näin on, kerro heille vain, että keskustelet mielellään heidän kanssaan ja että olet jälleen yhteydessä heihin, mutta sinun on lopetettava keskustelu nyt. Älä pidennä hyvästit
Vaihe 3. Keskeytä sanat
Vaikka tätä käyttäytymistä pidetään usein epäkunnioittavana, tosiasia on, että voit myös keskeyttää jonkun sanat kohteliaasti!
- Käytä tätä menetelmää vain, jos tilanne on kiireellinen eikä ole muuta tapaa yrittää. Muista jakaa anteeksipyyntösi sen jälkeen! Voit esimerkiksi keskeyttää hänen sanansa, kun on hätätilanne, joka on käsiteltävä tuolloin. Voit myös soveltaa tätä menetelmää, jos olet ilmoittanut tietyn aikarajan etukäteen.
- Voit esimerkiksi kommunikoida liikekumppanin kanssa, kun joku tulee yhtäkkiä huoneeseen ja muistuttaa sinua osallistumaan kokoukseen. Esittele tilanne toiselle henkilölle ja selitä, että otat häneen yhteyttä uudelleen ratkaistaksesi keskeneräiset keskustelut.
- Jos joudut hätätilanteeseen, sano yksinkertaisesti: "Anteeksi, että keskeytin sinut, mutta koirani vain oksensi ja minun on tarkistettava hänet."
- Jos olet maininnut tietyn aikarajan etukäteen, muistuta toista henkilöä sanomalla: "Anteeksi sukellus, mutta taukoni on ohi ja minun on palattava töihin."
Vaihe 4. Määritä aikarajasi
Jos aikaraja on ilmoitettu alusta alkaen, yrityksesi lopettaa keskustelu ei tee tilanteesta hankalaa tai epämiellyttävää. Sano alussa, että sinulla on vain 5 tai 10 minuuttia aikaa keskustella. Jos hänen on kysyttävä tai sanottava jotain tärkeää, näiden rajojen tunteminen voi auttaa häntä keskittymään todella tärkeisiin aiheisiin.
- Lisäksi aikarajat voivat myös yhdistää sinut viimeiseen aiheeseen tai kysymykseen. Kun henkilö on vastannut, kiitä ja lopeta keskustelu välittömästi.
- Jos kyseinen henkilö on liikekumppanisi, aikarajan asettaminen voi auttaa molempia osapuolia asettamaan tärkeimmät asiat tärkeysjärjestykseen. Voit esimerkiksi sanoa: "Minulla on vain viisi minuuttia ennen seuraavaa kokousta, mutta minun on kysyttävä, miten neljännesvuosikatsauksesi etenee." Kun olet kuullut hänen vastauksensa, kiitä häntä ja kerro hänelle, että hänen on toimitettava raportti lähitulevaisuudessa.
Osa 2/3: Keskustelun lopettaminen
Vaihe 1. Pyydä anteeksi
Jos joudut lopettamaan keskustelun äkillisesti, muista pyytää anteeksi. Selitä, ettet myöskään halua lopettaa keskustelua, mutta sinun on tehtävä se, koska on olemassa tärkeä tilanne, joka on käsiteltävä.
Vaihe 2. Osoita, että pidit keskustelusta
Tee selväksi, että arvostat hänen puhelintasi ja että oli ilo keskustella hänen kanssaan. Tällä tavalla hän ymmärtää, että hänen olemassaolonsa on todella tärkeä sinulle.
Vaihe 3. Suunnittele seuraava chat
Jos henkilö on läheinen ystävä tai sukulainen, seuraavan keskustelun ajoittaminen voi auttaa sinua lopettamaan keskustelun nopeammin. Miksi niin? Näin henkilö tietää, että aihe, josta hän haluaa puhua, voidaan jakaa lähitulevaisuudessa. Toisin sanoen hän ei kokenut tarvetta välittää kaikkea kerralla.
- Älä pyydä hyvää aikaa soittaa hänelle takaisin, jotta keskustelu ei pitkittyisi. Kerro sen sijaan, että otat heihin yhteyttä sähköpostitse tai tekstiviestillä kysyäksesi heidän vapaa -ajastaan.
- Jos et ole löytänyt tiettyä aikaa, kokeile suositella epäselvää ajan adverbiä. Voit esimerkiksi sanoa: "Soitan sinulle uudelleen tällä viikolla tai viikonloppuna, okei?"
- Jos puhut henkilön kanssa tarpeeksi usein, yritä sanoa: "Puhumme myöhemmin, okei?" Tämä osoittaa, että kahden välinen suhde ei katkea ilman, että sinun on rajoituttava tiettyyn ajanjaksoon.
Vaihe 4. Suosittele vaihtoehtoisia tapoja kommunikoida hänen kanssaan
Jos et halua keskustella puhelimitse, suosittele toista viestintäkanavaa, kuten Skypeä, tekstiviestiä tai sähköpostia.
- Jos henkilö on liikekumppani, kerro hänelle, että voit vastata nopeammin sähköpostitse puhelimen sijaan. Yritä aloittaa kyseinen viestintälinja lähettämällä ensimmäinen sähköpostiviesti. Jatka sähköpostissa keskustelua puhelimestasi ja kannusta häntä vastaamaan sähköpostitse.
- Joskus puhelinkeskustelut voivat kestää pidempään, koska toinen tuntee tarpeen jakaa kaikki tiedot, joita et ole tiennyt viimeisen keskustelusi jälkeen. Yritä siksi ylläpitää viestintää sosiaalisen median (kuten Facebookin), tekstiviestien tai sähköpostin välityksellä, jotta hän ei kokisi rasittavansa koko tarinaa puhelimitse.
- Kerro henkilölle, että lähetät puhelimessa keskusteltuja asioita sähköpostitse tai tekstiviestillä. Vaikka keskustelu ei pääty heti, ainakin voit hallita sitä halutun tempon mukaan. Loppujen lopuksi tekstiviestien tai sähköpostien lähettäminen on kehittynyt viestintätapa, josta on tullut yhä suositumpaa, tiedäthän!
Osa 3/3: Oikean suunnitelman tekeminen
Vaihe 1. Soita hänelle keskellä toimintaa
Jos tiedät, että puhuva henkilö on erittäin jutteleva, yritä soittaa hänelle aikataulun mukaisten kokousten, tärkeiden toimintojen tai muiden toimintojen välillä. Sano sitten, että sinulla on vain 10 minuuttia aikaa keskustella, mutta sinun on todella puhuttava jostakin. Aikarajan asettaminen keskustelun alussa voi auttaa häntä ymmärtämään tilanteesi.
Usein ihmiset, jotka puhuvat paljon, yrittävät kertoa sinulle "yhden muun asian", kun yrität lopettaa keskustelun. Jos olet tehnyt selväksi alusta alkaen, että sinulla on vain 10 minuuttia, se auttaa häntä priorisoimaan tärkeät aiheet ensin
Vaihe 2. Harkitse kiireisyyttä
Yritä löytää tietoa henkilön päivittäisestä rutiinista. Jos tiedät, että hän syö tiettynä aikana ja sinulla on rajallinen aika keskustella, yritä soittaa hänelle tuolloin. Voit esimerkiksi soittaa hänelle lounasaikaan tai juuri ennen illallista. Näin ollen keskustelun nopean lopettamisen taakka ei ole enää sinun harteillasi, vaan hänen harteillaan.
Osoita, että välität hänen kiireisestä elämästään. Kun soitat hänelle, yritä sanoa: "Tiedän, että syöt lounasta, mutta minun on puhuttava muutamasta asiasta, kun sinulla on aikaa."
Vaihe 3. Soita hänelle takaisin
Jos hän soittaa, kun sinulla ei ole aikaa keskustella tuntikausia, älä vastaa! Varmista kuitenkin, että otat uudelleen yhteyttä häneen samana päivänä, jotta hän ei tunne olonsa karkottuneeksi.
- Selitä rehellisesti, miksi et voi ottaa puhelinta. Voit esimerkiksi työskennellä tärkeän projektin parissa, treenata kuntosalilla tai suorittaa akateemisen tehtävän. Pahoittelut myös puhelun puuttumisesta.
- Kun sinulla on tarpeeksi vapaa -aikaa keskusteluun, soita takaisin, jotta henkilö ei ymmärrä väärin. Osoittaaksesi, että arvostat ja välität siitä, mitä hän yrittää kertoa hänelle puhelimitse, soita hänelle takaisin ja kiinnitä täyden huomiosi tällä kertaa.
- Jos huomaat, että sinulla ei ole paljon vapaa -aikaa päivälle, älä unohda puhelinta. Kysy ensin, miksi hän soitti sinulle. On todennäköistä, että hänellä on erittäin tärkeitä tietoja, jotka hänen on välitettävä sinulle. Jos hän sitten sanoo haluavansa vain jutella, kerro hänelle, että olet kiireinen johonkin ja pysyt kiireisenä koko päivän. Kysy sitten, voitko soittaa hänelle takaisin, kun kiire on laantunut.
Vaihe 4. Kirjoita muistiin asiat, jotka haluat käsitellä
Jos joudut soittamaan jollekulle, joka puhuu paljon, tietystä syystä, yritä kirjoittaa nämä syyt muistiin etukäteen, jotta keskustelu ei mene väärille raiteille.
Tämän menetelmän käyttäminen muistuttaa sinua todella tärkeistä aiheista aina, kun keskustelu alkaa kadota. Jos mahdollista, yritä yhdistää toisen sanat aiheeseen, josta olet kirjoittanut saadaksesi virran takaisin: "Voi, muistan kertoneeni sinulle mitä tapahtui eilen!"
Vinkkejä
- Rehellisyys on aina paras tapa toimia. Jos annat jatkuvasti samat tekosyyt, toinen henkilö tuntee itsensä arvostamattomaksi tai jopa syylliseksi siitä, että luulee tehneensä jotain loukatakseen sinua.
- Ole kohtelias ja päättäväinen. Jos hän jättää huomiotta kieltäytymisesi jatkaa puhumista, toista rohkeasti toiveesi lopettaa keskustelu.
Varoitus
- Ole herkempi muiden tarpeille. Mahdollisuudet ovat, että ylimääräisen ajan käyttäminen puhelimessa keskustelemaan kuuntelijaa tarvitsevan kanssa on paljon tärkeämpää kuin kaikki mitä haluat tehdä tuolloin.
- Älä tee järjettömiä tekosyitä (kuten "Voi, minun täytyy syödä tämä piirakka nyt" tai "Olen pahoillani, minun on pestävä hiukseni"). Tällaiset tekosyyt saavat vain toisen tuntemaan olonsa vihaiseksi!
