Google -dokumentit on erinomainen online -tekstinkäsittelyohjelma, jonka avulla voimme jakaa tietoja ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa. Eri jakamisvaihtoehtojen avulla voimme asettaa jakamisoikeudet ihmisille, joille annamme käyttöoikeuden. Lisäksi voimme toteuttaa maailmanlaajuista yhteistyötä jakamalla asiakirjoja muiden ihmisten kanssa ympäri maailmaa.
Vaihe
Tapa 1 /2: Jakaminen muiden Googlen käyttäjien kanssa
Vaihe 1. Avaa asiakirja, jonka haluat jakaa
Voit jakaa Google -asiakirjoihin sisältyvät tiedostot itse Google -dokumenttien verkkosivuston (docs.google.com) tai Google Driven (drive.google.com) kautta. Tiedostot sijaitsevat molemmilla verkkosivustoilla. Ero on siinä, että Google Drive voi hallita kaikkia Goggle Drive -tilisi tiedostoja, kun taas Google -dokumentit käsittelee vain nämä tiedostot.
Sinun on kirjauduttava sisään Google -tiliisi, johon tiedostosi on tallennettu
Vaihe 2. Napsauta "Jaa" tiedoston oikeassa yläkulmassa
Sitten Jaa -ikkuna avautuu.
Jos käytät Google Drivea, voit napsauttaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valita "Jaa". Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä Google -dokumenteissa
Vaihe 3. Lisää ihmiset, joiden kanssa haluat jakaa
Voit kirjoittaa heidän nimensä Google -yhteystiedoista tai sähköpostiosoitteesta, jotta he voivat käyttää tiedostoa. Jos vastaanottaja ei ole Google -dokumenttien käyttäjä, häntä pyydetään luomaan ilmainen tili ennen tiedoston käyttämistä.
Voit lisätä muistiinpanoja muokkauskutsuun
Vaihe 4. Määritä käyttöoikeusasetukset jokaiselle lisäämällesi henkilölle
Oletusarvoisesti nämä lisäämäsi ihmiset voivat muokata tiedoston sisältöä. Voit kuitenkin muuttaa kunkin henkilön käyttöoikeuksiksi "Voi kommentoida" tai "Voi katsoa".
Käyttäjät, joilla on oikeus kommentoida, voivat jättää vain muistiinpanoja tiedostoon tekemättä muutoksia. Samaan aikaan käyttäjät, joilla on lupa katsella, voivat vain avata sen, eivät voi jättää kommentteja tai tehdä muita muutoksia
Vaihe 5. Kun olet lisännyt, napsauta "Valmis"
Sähköpostit lähetetään lisäämillesi henkilöille. He voivat napsauttaa sähköpostissa olevaa tiedostolinkkiä tai löytää sen Google Driven Jaettu minulle -osiosta.
Tapa 2/2: Julkinen tiedostojen jakaminen
Vaihe 1. Päätä, haluatko näyttää tiedoston julkisesti
Joskus saatat haluta tehdä tiedostoistasi kaikkien saatavilla. Voit antaa kenelle tahansa pääsylinkin ja tarkastella tiedostoa avoimesti.
Voit asettaa muokkausrajat nimettömille käyttäjille
Vaihe 2. Avaa tiedosto, jonka haluat jakaa, ja napsauta sitten "Jaa" oikeassa yläkulmassa
Seuraavaksi jakoikkuna avautuu.
Vaihe 3. Napsauta "Lisäasetukset" -vaihtoehtoa
Kun napsautat "Lisäasetukset", jakamisikkuna on laajempi ja tarjolla on monia vaihtoehtoja. Löydät myös suoran linkin tiedostoihisi.
Vaihe 4. Määritä, kuka voi käyttää tiedostoa, valitsemalla Yksityinen -kohdan vieressä Muuta
Voit jakaa linkin muiden kanssa kolmella tavalla:
- Päällä - Julkinen verkossa: Kaikki voivat käyttää tiedostoa, vaikka siinä ei olisi linkkiä. Hakukoneet voivat näyttää tiedostoja hakutuloksissa. Tässä tapauksessa Google -tiliä ei tarvita.
- Päällä - Kaikki linkin saaneet: Kaikki linkin vierailijat voivat käyttää tiedostoa ilman Google -tiliä.
- Pois - Tietyt ihmiset - Tämä vaihtoehto on palauttaa tiedosto jakamisasetuksiin, jotka ovat ominaisia tietyille henkilöille (katso edellinen osa).
Vaihe 5. Aseta käyttöoikeudet
Jos olet valinnut "Päällä", voit määrittää nimettömien vierailijoiden muokkausoikeuden tason. Jos et halua muiden tekevän muutoksia, valitse Access -valikosta "Can view".
Koska jaat tiedoston ihmisten kanssa, joilla on linkki, useimmat ihmiset, jotka avaavat tiedoston, kirjautuvat sisään nimettömästi. Et voi seurata muutoksia, joita he tekevät tiedostoihisi
Vaihe 6. Määritä, kuka voi lisätä ihmisiä tai muuttaa käyttöoikeuksia
Oletuksena toimittajat voivat lisätä ihmisiä muokkausluetteloon ja muuttaa muiden käyttäjien käyttöoikeuksia. Voit lukita tiedostosi napsauttamalla "Vain omistaja".
- Valitse Jakaminen -ikkunan alareunasta Muuta, jos haluat määrittää, kuka voi lisätä ihmisiä ja muuttaa käyttöoikeuksia.
- Vain tiedoston omistaja voi poistaa koko tiedoston.
Vaihe 7. Jaa linkkisi
Linkki on "Jakaminen" -ikkunan yläosassa. Kaikki linkin saaneet voivat käyttää tiedostojasi. Voit jakaa linkin sähköpostitse, tekstiviestillä, tekstiviestillä jne.
Palvelun avulla voit myös lyhentää linkkiä (URL -osoitetta), kun haluat twiittaa Twitterissä tai vain tehdä linkistä suppeamman
Vinkkejä
- Et voi jakaa tiedostoja, joita et omista. Alkuperäinen omistaja on asettanut luvan.
- Yllä olevia vaiheita voidaan soveltaa myös silloin, kun haluat jakaa muun tyyppisiä tiedostoja Google Drivessa, kuten Sheets ja Slides.
