Arkistointi ja automaattinen arkistointi ovat Office 2007: n ominaisuuksia, joiden avulla voit siirtää vanhoja tiedostoja arkistosijaintiin tietyn ajan kuluessa. Yleensä Outlook 2007 arkistoi tiedostot automaattisesti 14 päivän välein, mutta voit arkistoida tiedostot manuaalisesti tai asettaa automaattisen arkistoinnin arkistoimaan tiedostot aikataulun mukaisesti.
Vaihe
Tapa 1 /2: Manuaalinen arkistointi
Vaihe 1. Napsauta Tiedosto Outlook 2007 -ikkunan yläosassa ja valitse sitten Arkistoi
Arkiston valintaikkuna tulee näkyviin.
Vaihe 2. Valitse Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot -painike.
Vaihe 3. Napsauta Arkistoi kohteet vanhemmat -kohdan vieressä olevaa valikkoa ja valitse sitten haluamasi päivämäärä
Vaihe 4. Napsauta Selaa ja valitse sitten arkistotiedoston tallennuspaikka
Vaihe 5. Napsauta OK
Kaikki Outlookin tiedostot, jotka ovat vanhempia kuin valitsemasi päivämäärä, arkistoidaan.
Tapa 2/2: AutoArchiven mukauttaminen
Vaihe 1. Napsauta Työkalut Outlook 2007 -ikkunan yläosassa ja valitse sitten Asetukset
Asetukset -valintaikkuna tulee näkyviin.
Vaihe 2. Napsauta Muut -välilehteä ja valitse sitten Automaattinen arkistointi.
Vaihe 3. Valitse Suorita automaattinen arkistointi jokainen -valintaruutu ja valitse sitten skannaustiheys käytettävissä olevasta valikosta
Yleensä Outlook 2007 skannaa vanhat tiedostot 14 päivän välein.
Vaihe 4. Tarkista yksi tai useampi alla olevista vaihtoehdoista tarpeen mukaan:
- Kysy ennen automaattisen arkistoinnin suorittamista: Tämä ominaisuus näyttää muistutusviestin ennen arkistointia, joten voit peruuttaa automaattisen arkistoinnin istunnon, jos haluat.
- Poista vanhentuneet kohteet: Tämän ominaisuuden avulla Outlook voi poistaa tiedostoja, kun ne ovat riittävän vanhoja.
- Arkistoi tai poista vanhoja kohteita: Tämän toiminnon avulla voit arkistoida tai poistaa tiettyjä tiedostoja, kun ne ovat riittävän vanhoja.
- Näytä arkistokansio kansioluettelossa: Kun tämä ominaisuus on käytössä, Arkisto -hakemisto näkyy Outlookin siirtymisruudussa, joten voit selata arkistoituja tiedostoja helposti.
- Puhdista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin: Tämän asetuksen avulla voit määrittää arkistoitavien tiedostojen iän 1 päivästä 60 kuukauteen.
- Siirrä vanhat kohteet kohteeseen: Tämän toiminnon avulla voit valita arkistoitujen tiedostojen tallennuspaikan.
- Poista kohteet pysyvästi: Tämän ominaisuuden avulla Outlook voi poistaa vanhat tiedostot suoraan arkistoimatta niitä ensin.
Vaihe 5. Napsauta OK. Automaattisen arkistoinnin asetukset tallennetaan ja otetaan käyttöön.
