Liiketoimintaprosessi on järjestelmä, jota yritys käyttää tavoitteidensa saavuttamiseen. Tätä prosessia voidaan tulkita myös askeleiksi, jotka on tehty arvon tuottamiseksi asiakkaille. Johtajat analysoivat liiketoimintaprosesseja arvioidakseen, kuinka hyvin ne toimivat. Esimies analysoi ensin käynnissä olevat prosessit. Tämän jälkeen johto voi määrittää muutoksia nykyisten prosessien parantamiseksi. Prosessin parannukset voivat auttaa yrityksiä säästämään aikaa, alentamaan kustannuksia tai luomaan asiakkaille sopivampia tuotteita.
Vaihe
Osa 1/2: Liiketoimintaprosessien luomisen määrittäminen
Vaihe 1. Määritä liiketoimintaprosessit
Liiketoimintaprosesseilla tarkoitetaan toimintoja, joita työntekijät suorittavat päivittäin organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä prosessi kuvastaa yrityksen toimia tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Liiketoimintaprosessin on sisällettävä kaikki prosessin muunnelmat tai poikkeukset. Jotta ymmärrät liiketoimintaprosessin analysoinnin, sinun on harkittava, miten liiketoimintaprosessi luodaan.
- Harkitse tehtävän laajuutta. Voit esimerkiksi päivittää prosessin, jota käytetään laskujen lähettämiseen asiakkaille. Tehtävän laajuus viittaa siihen, kuinka laaja tehtävän laajuus on suoritettava. Tässä tapauksessa oletetaan, että soveltamisala on kaikki asiakkaalle lähetetyt laskut. Voit määrittää, että kuukaudessa asiakkaille lähetetään keskimäärin 200 laskua.
- Määritä haluttu tulos. Mieti, mitä tämä prosessi yrittää saavuttaa. Tässä tapauksessa haluat, että laskut lähetetään täsmällisesti jokaiselle asiakkaalle heti, kun tuote on lähetetty. Lähetät fyysisen kopion laskusta tilausta tehdessäsi. Lähetät jokaiselle asiakkaalle myös sähköisen laskun sähköpostitse.
- Luettele prosessin aliprosessit. Mitä tarkempi prosessi on, sitä helpompi on analysoida ja parantaa.
- Dokumentoi liiketoimintaprosessit. Voit dokumentoida prosessin vaiheiden luettelona ja harkita niiden esittämistä vuokaaviossa. Prosessit ylittävät usein useita osastoja suurissa organisaatioissa. Esimerkiksi laskujen luomisprosessiin kuuluisivat laskutus- ja kirjanpito -osastot.
- Määrittele prosessin eri osastot tai kokonaistoiminnot sekä kaikki tulot ja lähdöt. Esimerkiksi palkkalaskelman tekeminen vaatii tuotantotoimistolta tietoja työläisten lukumäärän ja tuntien selvittämiseksi, henkilöstöosasto selvittääkseen hinnat ja palkkojen alennukset jne.
- Luettele kaikki prosessin poikkeukset. Lähes kaikissa liiketoimintamenettelyissä on poikkeuksia ja muunnelmia. Voit esimerkiksi saada tiettyjä asiakkaita saamaan suuria alennuksia. Tämä asiakas tilaa tuotteita suuria määriä. Suuren alennuksen antaminen tekee laskutushenkilöstöstä vähennyksen laskutusohjelmistossa lasketun alennuksen summasta. Suuret alennukset on syötettävä manuaalisesti tarkan laskun luomiseksi.
Vaihe 2. Dokumentoi liiketoimintaprosessi ja mieti, millainen liiketoimintaprosessi luodaan
Useiden liiketoimintaprosessien erottaminen tyypin mukaan auttaa liiketoimintaprosessien analysointia ja prosessien parantamista. Jos kaksi prosessia ovat samantyyppisiä, prosessin päivitykset voivat olla samanlaisia. Tietty prosessi voi olla operatiivinen, tuki- tai hallintaprosessi.
- Toimintaprosesseilla tarkoitetaan päivittäisiä tehtäviä toimittaa tuotteita asiakkaille. Laskujen luominen asiakkaille voidaan sisällyttää operatiiviseen prosessiin. On erittäin tärkeää lähettää tarkat laskut asiakkaille, jotta maksut voidaan periä mahdollisimman nopeasti.
- Tukiprosessit viittaavat yrityksesi operatiiviseen tukitoimintaan. Henkilöstöosasto on esimerkki yrityksen tukialueesta. Tämä osasto tukee osastojen johtajia uusien työntekijöiden haastattelussa ja rekrytoinnissa. Vaikka henkilöstö ei ole suoraan tekemisissä asiakkaiden kanssa, he tukevat operatiivista osastoa.
- Jokainen organisaatio tarvitsee johtoa yrityksen yleisen liiketoiminnan ohjaamiseksi. Talousarvion suunnittelu ja toteuttaminen on johtamisprosessi. Kaikilla yrityksillä pitäisi olla muodollinen budjetointiprosessi. Tässä prosessissa johto joutuu keskustelemaan talousarviosta talousjohtajan kanssa.
Vaihe 3. Analysoi liiketoimintaprosesseja löytääksesi prosessin tehottomuuden oireita
Liiketoimintaprosessit koostuvat panoksista (panokset) ja tuotoksista (tuotokset). Työ, energia, materiaalit ja pääomalaitteet katsotaan panoksiksi. Panokset ovat varoja, joita käytetään tulojen ja voiton tuottamiseen. Toisaalta tulos on fyysinen tuote tai palvelu. Tulot tulevat prosessiin ja tuottavat tuloksia. Sinun on suoritettava analyysi tämän prosessin tehottomuuden selvittämiseksi.
- Prosessisi on käytettävä panoksia tehokkaasti tuotosten tuottamiseksi. Hallitset esimerkiksi korjaamon haaraa. Panoksesi on työ, laitteet ja osat. Tuotoksesi on asiakkaiden ajoneuvojen korjauspalvelut.
- Pitkä korjausaika tai työkanta on osoitus prosessin tehottomuudesta. Ongelma voi johtua siitä, että joidenkin asiakkaiden korjausaikataulu on liian lähellä.
- Osoituksia prosessin tehottomuudesta voidaan nähdä myös, jos osien vaihtamisesta aiheutuvat kustannukset ylittävät selvästi budjetin. Tässä tapauksessa ongelma voi olla vain hankintaosastolla tai toimittajan osilla.
- Määritä tunnistettavat ongelmat, mitkä prosessit tarvitsevat parannusta. Sinun on asetettava etusijalle useita liiketoimintaprosesseja. Valitse prosessi, jolla on eniten vaikutusta yritykseesi. Voit esimerkiksi haluta korjata ajonaikaisuuden ensin. Pitkä käsittelyaika johtaa siihen, että yritys menettää asiakkaita. Priorisoi prosessin parantaminen.
Osa 2/2: Liiketoimintaprosessin analysointi
Vaihe 1. Keskustele avainhenkilöiden kanssa yrityksen sisäisistä prosesseista
Kun olet määrittänyt parannettavan prosessin, keskustele prosessista sen täytäntöönpanosta vastaavien henkilöiden kanssa. Varaa aikaa tärkeimpien osallistujien haastatteluun ja pyydä parannuksia, joita voitaisiin tehdä.
- Kysy henkilöstön toimista ja miksi.
- Määritä kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava syöttö ja mistä saat jokaisen syötteen. Jos yritys valmistaa denim -farkkuja, sinun on tiedettävä, kuka on denim -toimittaja ja kuinka usein raaka -aineet lähetetään yritykselle.
- Tunnista kunkin tehtävän tulokset ja kuka ne saa. Jos johdat työpajaa, korjaamon henkilökunnan on dokumentoitava työnsä. Korjaushenkilöstön on toimitettava tiedot laskutusosastolle, joka luo sitten laskun asiakkaalle.
- Pyydä ehdotuksia henkilöstön havaitsemien prosessitehokkuuksien korjaamiseksi.
Vaihe 2. Luo liiketoimintakaavio jokaiselle prosessille
Prosessikaavioiden avulla voit kuvata liiketoimintaprosesseja. Voit käyttää prosessikeskustelun asiakirjoja vuokaavion luomiseen. Tässä vuokaaviossa on oltava kaikki tarvittavat vaiheet tietyn liiketoimintaprosessin loppuun saattamiseksi.
- On tärkeää huomata, että liiketoimintaprosessien vuokaavion tulisi sisältää vain määritellyt menettelyt, joita työntekijöiden on noudatettava.
- Vuokaaviot voidaan piirtää manuaalisesti tai ohjelmistolla. Sivu- ja laskentataulukko -ohjelmia, joissa on kartoitusmahdollisuudet, voidaan käyttää vuokaavioiden luomiseen. Löydät myös erikoisohjelmiston vuokaavioiden luomiseen.
- Vuokaaviot ovat erittäin hyödyllisiä työkaluja nähdäksesi liiketoimintaprosessit selvästi edessäsi. Tämä työkalu helpottaa tehottomuuksien tunnistamista ja korjaamista.
- Kun prosessiin on tehty muutoksia, tarkista tulokset uudelleen ja katso, onko prosessi parantunut odotuksillesi. Jos ei, toista analyysiprosessi ja yritä tunnistaa parannettavia alueita. Liiketoimintaprosessianalyysi on jatkuva toiminta yrityksessäsi.
Vaihe 3. Suorita aivoriihi löytääksesi parannuksia prosessiin
Moniin prosesseihin liittyy useampi kuin yksi osasto yrityksessäsi. Ryhmäistunnot tunnistavat prosessin tehottomuuden, joka vaikuttaa useampaan kuin yhteen osastoon. Nämä istunnot voivat myös vahvistaa osallistujien henkilökohtaisissa haastatteluissa annetut tiedot.
- Tee yhteenveto saaduista tiedoista ja jaa ne prosessin osallistujien kanssa. Tämä koskee osallistujia, joita ei ole aiemmin haastateltu. Pyydä palautetta kaikilta. Tämä palaute antaa lisäohjeita analyysiisi.
- Prosessin osallistujilta saatujen tietojen pitäisi antaa sinulle selkeä käsitys prosessin toiminnasta ja ongelmasta.
- Ihmisten välisestä keskustelusta tulee perusta prosessin muutoksille. Muutokset voivat olla kustannusten alentamista, prosessisyklin lyhenemistä, prosessien yksinkertaistamista tai palvelun parantamista asiakkaille.
