Koska sitä käytetään usein henkilökohtaisiin ja epävirallisiin tarkoituksiin, muodollisen sähköpostin kirjoittaminen voi olla pelottavaa. Jos joudut kuitenkin kirjoittamaan virallisen sähköpostin opettajalle, pomolle, liikekumppanille, valtion virastolle tai muulle muodollisuutta tarvitsevalle henkilölle, noudata näitä yksinkertaisia ohjeita. Kerro pointtisi lyhyesti ja selkeästi ja noudata kirjoitussääntöjä, tyyliä ja muodollista kirjeen muotoa. Tarkista ja korjaa lopuksi sähköpostisi ennen sen lähettämistä.
Vaihe
Tapa 1 /3: Sähköpostin muotoilu
Vaihe 1. Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Ihannetapauksessa sähköpostiosoite on muunnelma oikeasta nimesi, ei käyttäjänimi tai lempinimi. Käytä pisteitä, viivoja tai alaviivoja ilman numeroita tai muita kirjaimia, jos mahdollista.
Esimerkiksi [email protected] näyttäisi epäammattimaiselta. Samaan aikaan [email protected] olisi sopivampi käyttää
Vaihe 2. Käytä ammattimaista fonttia
Useimmat nykyiset sähköpostipalvelut mahdollistavat kirjoittamisen eri kirjasimilla ja teksteillä. Virallisissa sähköpostiviesteissä on kuitenkin parasta noudattaa virallisia fontteja, kuten Times New Roman ja Arial. Vältä koristeellisia fontteja, kuten Comic Sans tai Old English. Lisäksi:
- Kirjoita sähköpostisi helposti luettavalla fontilla, kuten koolla 12.
- Vältä erikoiskirjoituksia, kuten kursivointia, lihavoitua tai moniväristä fonttia, ellei se vastaa sähköpostin sisältöä ja tarkoitusta.
- Älä kirjoita sähköpostia kokonaan isoilla kirjaimilla. Tällainen kirjoittaminen saa sinut näyttämään siltä kuin huudat vastaanottajalle.
Vaihe 3. Anna sähköpostille lyhyt ja tarkka otsikko (aihe)
Käytä otsikossa muutamia avainsanoja, jotka liittyvät sähköpostin sisältöön. Tämä auttaa estämään vastaanottajan jättämästä huomiotta sähköpostisi. Sähköpostit, jotka on lähetetty ilman otsikkoa tai käyttämällä hämärää otsikkoa, näyttävät vastaanottajalle merkityksettömiltä.
- Sähköpostin otsikot, kuten "Pikakysymykset", "Yhteydenotto sinuun" tai "Tärkeät asiat", näyttävät vastaanottajalle hämärältä.
- Samaan aikaan sähköpostin otsikko "Aikataulu, vierailijaluettelo, lounaskutsu ja kokousyhteenveto 12. maaliskuuta" näyttäisi liian pitkältä ja sisältäisi useita aiheita kerralla.
- Toisaalta sähköpostin otsikko "Meeting About Escalator Damage on March 12th" on melko lyhyt ja selkeä. Tämä otsikko voi antaa vastaanottajalle yleiskatsauksen pääaiheesta sekä selkeän päivämäärän.
Tapa 2/3: Sisällön kirjoittaminen
Vaihe 1. Käytä asianmukaista tervehdystä
Aloita aina virallinen sähköposti tervehdyksellä. Voit kirjoittaa vastaanottajan nimen suoraan (jos tiedät). Täytä vastaanottajan nimi otsikolla tai nimikkeellä (herra, rouva, tohtori jne.). Voit myös kirjoittaa "Hyvä" vastaanottajan nimen ja otsikon eteen, jos haluat.
- Jos et tiedä sähköpostin vastaanottajan nimeä, kirjoita vain "Arvoisa vastaanottaja" tai "Kiinnostuneille".
- Älä käytä "Hei" tai "Hei" tai muita epävirallisia tervehdyksiä.
Vaihe 2. Esittele itsesi ensimmäisessä kappaleessa (tarvittaessa)
Jos kirjoitat jollekulle, johon et ole koskaan aiemmin ottanut yhteyttä, kuten uudelle asiakkaalle, henkilöstöpäällikölle tai valtion virkamiehelle, esittele itsesi ja kerro, miksi lähetät sähköpostia. Kirjoita tämä sähköpostisi ensimmäiseen tai toiseen virkkeeseen.
Esimerkiksi kun lähetät työhakemuksen sähköpostitse, voit kirjoittaa: "Nimeni on Maria Isabella. Otin sinuun yhteyttä hakeaksesi työtä JobXYZ.com -sivustolla mainostetuksi hallintoavustajaksi."
Vaihe 3. Priorisoi tärkeimmät tiedot
Kun olet esitellyt itsesi ja ilmoittanut sähköpostisi lähettämisen päätarkoituksen, voit jatkaa sähköpostin tekstiosaa. Listaa tärkeimmät tiedot ylhäältä. Näin arvostat vastaanottajan aikaa enemmän ja selventät sähköpostin tarkoitusta.
Kirjoittaessasi sähköpostia esimerkiksi valtion virkamiehelle voit aloittaa seuraavasti: "Nimeni on Maria Isabella. Sain sähköpostiosoitteesi Salatigan kaupungin tuomioistuimen viralliselta verkkosivustolta. Lähetän tämän kirjeen vastustaakseni sain lipun 29. helmikuuta 2015."
Vaihe 4. Siirry suoraan kirjeen kohtaan
Virallisessa kirjeessä voit ilmaista kantasi suoraan. Pienet jutut saavat lukijan vain hämmentymään ja vaikeasti ymmärtämään, mitä tarvitset tai tarvitset heiltä.
- Esimerkiksi kirjoittaessasi kirjettä kampuksen professorille sinun ei tarvitse kiertää ympäriinsä ja kirjoittaa esimerkiksi: "Olen Maria Isabella. Tunnetko minut? Kemia 221 on suosikkikurssini juuri nyt, koska Oppimateriaalit ovat erittäin hyvin järjestettyjä. Joten voin aina seurata ja tietää, mitä testataan. Tentin osalta muistutan tulevasta tentistä."
- Toisaalta tällaisen sähköpostiviestin kirjoittaminen voisi tehdä selväksi: "Olen Maria Isabella. Olen opiskelija, joka opiskelee kemiaa 221, ja halusin kertoa sinulle mahdollisesta koeaikataulujen ristiriidasta."
Vaihe 5. Kirjoita lyhyt sähköposti
Vaikka tiettyä pituusrajoitusta ei ole, on hyvä idea lähettää sähköposti yhtä kauan kuin yksi kannettava tietokone tai tietokoneen näyttö.
Jos sähköpostisi on tarpeeksi pitkä, jaa se useisiin lyhyisiin kappaleisiin. Jätä tyhjä rivi jokaisen kappaleen väliin sen sijaan, että kirjoitat sen sisennettynä
Vaihe 6. Käytä virallista kieltä
Koska muodolliset sähköpostit lähetetään ammatillisiin tarkoituksiin, sinun on tehtävä hyvä vaikutelma. Käytä täydellisiä lauseita ja kohteliaita lauseita. Vältä seuraavia:
- Slangi
- Tarpeettomat lyhenteet
- Hymiöiden ja emojien käyttö
- Epäkunnioittavat sanat
- Vitsi
Vaihe 7. Käytä asianmukaista päätöstervehdystä
Aivan kuten tervehdysten avaaminen, tervehdysten sulkemiseen on useita vaihtoehtoja, joita voidaan käyttää virallisissa kirjeissä. Muista liittää mukaan koko nimesi ja otsikkosi sekä kaikki muut nimikkeet (jos sellaisia on). Esimerkkejä suljetuista tervehdyksistä, joita voidaan käyttää, ovat:
- "Parhain terveisin,"
- "Kunnioittaen,"
- "Kiitos,"
- "Terveisiä,"
- "Sinun oppilaasi,"
Tapa 3/3: Valmistautuminen kirjeiden lähettämiseen
Vaihe 1. Liitä mukaan tarvittavat liitteet
Jos sinun on sisällytettävä liite, muista sisällyttää se sähköpostin runkoon, jotta sitä lukevat ihmiset näkevät sen. Yritä rajoittaa liitteiden ja tiedostokokojen määrää ja käytä yleisiä ja laajalti käytettyjä tiedostotyyppejä.
Sisällytä esimerkiksi ilmoitus, kuten "Liitän PDF -kopion ansioluettelostani ja portfoliosta"
Vaihe 2. Paranna sähköpostin sisältöä, oikeinkirjoitusta ja kielioppia
Älä luota pelkästään sähköpostipalveluihin kirjoitus- ja kielioppivirheiden havaitsemiseksi. Lue sähköpostisi ääneen tai anna jonkun tarkistaa ja korjata se. Näin löydät kirjoitusvirheet ja epäselvät lauseet helposti.
Vaihe 3. Varmista, että sähköpostisi ei sisällä arkaluonteisia tietoja
Muista aina, että sähköposti ei ole turvallinen tapa kommunikoida. Muista, että sähköpostipalvelimia voidaan hakkeroida tai vastaanottaja voi tarkoituksellisesti tai tahattomasti jakaa tietoja, joita et halua paljastaa.
