Työ ja liike, etenkin toimistoympäristössä, edellyttävät tiettyä yhteistyötä. Esimerkiksi tärkeät päätökset vaativat usein enemmän yhden henkilön näkökulmasta ja yleensä tärkeän työn onnistuminen vaatii useiden ihmisten asiantuntemusta. Kokoukset ovat tapa luoda jäsenneltyä ja organisoitua yhteistyötä, mutta ilman tarkoitusta tai valvontaa kokouksista voi helposti tulla liian pitkiä ja tehottomia. Tietäen kuinka suunnitella, valmistautua ja johtaa kokouksia voi olla ero tehokkaan kokouksen ja aikaa tuhlaavan kokouksen välillä.
Vaihe
Osa 1/3: Valmistautuminen kokoukseen
Vaihe 1. Keskustele tulevasta kokouksesta osallistujien kanssa
Kun huomaat johtavasi tulevaa kokousta, yksi ensimmäisistä asioista, jonka sinun pitäisi tehdä, on käyttää vähän aikaa puhumiseen osallistuvien ihmisten kanssa (erityisesti tärkeät ja korkean tason ihmiset). Kysy, onko jotain erityistä, josta he haluaisivat keskustella kokouksessa. Kirjaa heidän vastauksensa ja käytä niitä oppaana suunnitellessasi esityslistaa.
Osallistujien kysyminen siitä, mistä he haluaisivat keskustella, on fiksu toimenpide, ei vain helpottamaan esityslistan kirjoittamista, vaan myös ottamaan heidät mukaan kokousprosessiin jo ennen kokouksen alkua. Ihmiset osallistuvat todennäköisemmin kokouksiin ja kiinnittävät niihin huomiota, kun he tietävät, että heille tärkeistä asioista keskustellaan
Vaihe 2. Kirjoita ja jaa esityslista
Kokouksen esityslista on hyödyllinen paitsi kokouksen johtajalle myös läsnä oleville vieraille. Esityslistalla on hyödyllistä tietoa kokouksesta, kuten milloin, missä ja kuka osallistuu. Mikä tärkeintä, esityslistalla on myös hahmoteltu keskustelunaiheet, joista jokainen voi valmistautua. Lähetä esityslista ennen kokousta - mitä tärkeämpi kokous, sitä aikaisemmin sinun tulee lähettää esityslista.
Yksi asia, joka tulisi ottaa esityslistalle, on kunkin keskustelun arvioitu aikaraja. Jos karkea aikataulu on kuvattu aiemmin, voit helpottaa kokouksen asettamista oikeille raiteille. Jotkin esityslistan tapahtumat kestävät kauemmin (toiset nopeammin), mutta aikataulu helpottaa kokonaisajan järjestämistä ja säätämistä
Vaihe 3. Tutki aikaisempien keskustelujen ja kokousten aihetta
Kokoukseen osallistuvat ihmiset eivät ehkä tiedä kaikkia tietoja aiheesta, josta aiot keskustella - jotkut eivät ehkä ole osallistuneet viimeiseen kokoukseen, kun taas toiset ovat ehkä unohtaneet. Sinun on hyvä idea kokouksen puheenjohtajana tietää keskustelun tähänastinen historia. Yritä puhua tärkeisiin kokouksiin osallistuneiden ihmisten kanssa selvittääksesi ratkaisemattomat asiat, jotta voit keskustella niistä kokouksessa. Sinun on myös hankittava viimeisen kokouksen pöytäkirja virkamieheltä, joka pitää muistiinpanot auttaa sinua järjestämään suunnitelmasi.
Aiempien kokousten pöytäkirjat voivat olla tärkeä resurssi johtajana. Pöytäkirja tiivistää edellisen kokouksen aikana käydyt keskustelut ja päätökset, joten löydät kaikki tärkeät tiedot suhteellisen nopeasti ja helposti. Saatat joutua jakamaan tärkeät kokouspöytäkirjat osallistujille ja esityslistan
Vaihe 4. Valmista kokouspaikka etukäteen
Kokouspäivänä sinun on varmistettava, että käytettävä huone tai paikka on puhdas, siisti ja valmis kokouksen osallistujien vastaanottamiseen. Sinun on varmistettava, että kaikki kokoustekniikan komponentit (kuten esitykset, projektorit, visuaaliset laitteet jne.) Toimivat oikein ja ovat käyttövalmiita - tekninen sotku voi tuhlata arvokasta aikaa ja häiritä kokouksen sujuvaa toimintaa.
Jos käytät sähköistä esitystä (kuten PowerPoint jne.), Tutustu esitykseen käytettävään kaukosäätimeen tai napsautukseen. Et varmastikaan halua tuhlata aikaa näihin ohjaimiin naputtelemiseen keskustellessasi tärkeistä asioista
Osa 2/3: Johtajana toimiminen kokousten aikana
Vaihe 1. Avaa kokous virallisesti
Kun suunniteltu aika on kulunut ja kaikki osallistujat (tai ainakin kaikki tärkeät osallistujat) ovat läsnä, kiinnitä huomiota kaikkiin huoneessa oleviin. Esittele itsesi johtajana ja kokouksen tarkoitus. Aseta aikataulu ilmoittamalla, milloin suunniteltu kokous päättyy - voit pitää pitkän tai lyhyen kokouksen, mutta aikarajan asettaminen etukäteen auttaa pitämään kokouksen ajoissa. Jos jotkut osallistujista eivät tunne toisiaan, lue lyhyesti osallistujien nimet ja esittele tärkeät osallistujat.
On huomattava, että joillakin yrityksillä ja organisaatioilla on tiukat ja säännölliset menettelyt kokousten avaamiseen ja järjestämiseen. Esimerkiksi jotkut järjestöt avaavat kokouksia vasaran koputuksella
Vaihe 2. Anna yhteenvedot aiemmista kokouksista
Kokouksen alussa, joka on osa pitkään käynnissä olevaa projektia, sinun on annettava lyhyet tiedot projektista antamalla nopea yhteenveto edellisen kokouksen tapahtumista tai päätöksistä. Kaikki osallistujat eivät tiedä keskustelunaiheesta yhtä paljon kuin sinä, joten tämä vaihe voi auttaa kokouksen tehostamisessa.
- Sen sijaan, että teet yhteenvedon aikaisempien kokousten tuloksista itse, voit pyytää kokouksen sihteeriä tai virkamiestä, joka pitää muistiinpanoja, lukemaan aikaisempien kokousten pöytäkirjat ja antaa yhteenvedolle muodollisen tunteen.
- Sinun tulisi myös harkita tärkeän kirjeenvaihdon tai viestien lukemista edellisen kokouksen jälkeen.
- On huomattava, että jos annat osallistujille kopioita pöytäkirjoista/kirjeenvaihdosta, niiden lukeminen ei ehkä ole välttämätöntä.
Vaihe 3. Anna tärkeiden osallistujien raportoida yleisestä tilanteesta
Kutsu seuraavaksi asiaankuuluvia ihmisiä kertomaan uusista tapahtumista edellisen kokouksen jälkeen. Tämä voi olla mitä tahansa - esimerkiksi uusia ongelmia yrityksessä tai organisaatiossa, muutoksia henkilöstössä, projektien kehitystä ja strategian muutoksia, joista voidaan keskustella täällä. Kokouksen osallistujat haluavat myös kuulla edellisen kokouksen tuloksena toteutettujen toimien tuloksista.
Vaihe 4. Viimeistele kaikki keskeneräiset asiat
Jos on ratkaisemattomia kysymyksiä ja päätöksiä, joita ei ole tehty edellisestä kokouksesta, yritä ratkaista ne ennen kuin keskustelet uusista asioista. Mitä pidempään edellinen numero asetetaan pitoon, sitä vähemmän osallistujat haluavat ottaa siitä vastuuta, joten yritä määritellä ja ratkaista kaikki keskeneräiset asiat kokouksen aikana. Yleensä keskeneräiset asiat merkitään edellisen kokouksen pöytäkirjaan nimenomaan "päättämättömäksi" tai "toimitettavaksi jatkokeskusteluun".
- Riippuen kulttuurista ja säännöistä, joissa työskentelet, yritykselläsi tai organisaatiollasi voi olla erityisiä menettelyjä päätösten tekemiseksi-esimerkiksi kokousten osallistujien on ehkä vain päästävä enemmistön yksimielisyyteen, tai ehkä korkean tason ihmisten tehtävä on tehdä kaikki päätökset, päätös.
- Muista, että jotkut asiat ovat liian suuria lopetettavaksi kokouksen aikana. Sinun ei tarvitse ajatella keskeneräisten projektien pitkän aikavälin edistymistä. Sinun on kuitenkin tehtävä päätös tai projekti, joka vaatii toimia tällä hetkellä.
Vaihe 5. Keskustelkaa uudesta liiketoiminnasta
Keksi seuraavaksi uusia kysymyksiä, huolenaiheita ja kysymyksiä, joista on keskusteltava. Nämä asiat johtuvat luonnollisesti edellisen ja nykyisen kokouksen välisestä kehityksestä. Yritä saada osallistujilta konkreettisia ja varmoja päätöksiä - mitä enemmän jätät vastaamatta, sitä enemmän ratkaisemattomia asioita tuot seuraavaan kokoukseen.
Vaihe 6. Lue kokouksen päätös
Kun olet selvittänyt kaikki vanhat ja nykyiset ongelmasi, varaa aikaa kokouksen päätelmien lukemiseen kaikille läsnä oleville. Luettele kaikki päätökset, jotka on tehty erikseen, ja tarvittaessa kuvaile erityistoimia, joita osallistujien odotetaan tekevän ennen seuraavaa kokousta.
Tämä vaihe on ratkaiseva - se on viimeinen tilaisuutesi varmistaa, että kaikki poistuvat kokouksesta tietäen tarkalleen, missä projekti on ja mitä heiltä odotetaan
Vaihe 7. Päätä asettamalla seuraavan kokouksen perusteet
Kerro lopuksi, mitä seuraavassa kokouksessa keskustellaan, ja kun olet aloittanut suunnittelun, kerro milloin ja missä kokous pidetään. Tämä auttaa osallistujia luomaan jatkuvuuden tunteen yhdestä tärkeästä projektista tai päätöksestä seuraavaan ja antaa heille aikataulun heille annetun tehtävän jatkamiseksi tai suorittamiseksi.
On syytä huomata, että sinun ei tarvitse suunnitella toista kokousta, jos olet käsitellyt kaikki vanhat ja uudet asiat nykyisessä kokouksessa. Jos kuitenkin on tarpeeksi ratkaisemattomia kysymyksiä, jotka vaativat lisäkeskustelua, tai jos haluat nähdä edistystä tietyssä projektissa, toinen kokous voi olla hyvä idea
Osa 3/3: Kokousten johtaminen tehokkaasti
Vaihe 1. Ohjaa keskustelua, mutta älä hallitse sitä
Yksi rooleistasi kokouksen johtajana on pitää keskustelu sujuvana. Sinun tehtäväsi ei ole esittää mielipidettä kaikista asioista tai varmistaa, että keskustelu etenee aikataulussa. Sinulla on oltava joustavuutta. Anna muiden osallistujien puhua vapaasti ja antaa uusia keskustelunaiheita esiin, vaikka he eivät olisikaan esityslistalla. Saatat joutua lopettamaan aiheen hienovaraisesti tai muuttamaan tiettyä keskustelun aihetta, jotta keskustelu pysyy oikealla tiellä, mutta sinun ei pitäisi tuntea, että sinun on hallittava kokouksen kaikkia näkökohtia. Loppujen lopuksi kokoukset ovat yhteistyöprosessi.
Kiinnitä huomiota kokouksen aikana esityslistaasi. Jos kokous ei ole esityslistalla, sinun on ehkä ohitettava tietyt keskustelun aiheet tai siirrettävä ne myöhempää käyttöä varten. Älä pelkää tehdä tätä, jos keskusteltava aihe on erittäin tärkeä
Vaihe 2. Kannusta kaikkia osallistujia osallistumaan
Kokousjohtajana sinun tehtäväsi on varmistaa avoin ja tuottava kokous. Jos huomaat, että tietyt osallistujat, joilla on keskusteltavaan asiaan liittyvää tietoa, eivät ole avoimia ryhmälle, kannusta heitä puhumaan. Sinun ei tarvitse haastaa tai soittaa heille suoraan-sano vain jotain: "Luulen, että rouva Mithan asiantuntemuksesta on hyötyä täällä", ja se on loistava tapa saada vähemmän aktiiviset jäsenet mukaan kokoukseen.
Vaihe 3. Varmista, että kaikki ymmärtävät, mistä keskustellaan
On vaikea muistaa, että jokaisella kokoukseen osallistuvalla on sama kokemus tai tietämys keskustelun aiheesta. Varmistaaksesi, että osallistujat viettävät aikansa viisaasti kokouksessa, voit käyttää tilaisuutta yksinkertaistaa lyhyesti monimutkaista asiaa tai aihetta. Osallistujat, jotka eivät tiedä näitä tietoja, arvostavat sitä varmasti.
Vaihe 4. Älä jätä huomiotta vaikeita tai hankalia kysymyksiä
Jos pätevä johtaja ei hallitse tällaisia kysymyksiä, kokous ei ole tuottava. Yritä varmistaa, että kokouksessa keskustellaan kaikista tärkeistä asioista, joista haluat keskustella. Älä anna osallistujien syyttää tai antaa epämääräisiä tekosyitä ratkaisemattomista asioista. Yritä selventää ja saada vastauksia kysymyksiin, joista kukaan ei halua keskustella. Vaikka osallistujat eivät ehkä sitä haluakaan, on kysymyksiin vastattava, jotta kokous olisi tehokas.
Varmista, että kaikki tärkeät päätökset kirjataan muistiin (jos sinulla on virkamies tai muistiinpanojen tekijä, siirrä tämä tehtävä heille). Jos joudut käymään läpi vaikean kysymyksen, sinun on varmistettava, että vastauksesi on dokumentoitu hyvin
Vaihe 5. Varo aikasi
On syytä, että kokouksilla on huono maine-useimmille ihmisille kokoukset ovat aikaa vievää toimintaa. Välttääksesi kokouksen jatkuvan liian kauan, käytä johtajasi voimaa pitääksesi keskustelun liikkeessä. Älä pelkää lykätä tiettyjä merkityksettömiä asioita tai keskusteluja seuraavaan keskusteluun, jos kokous näyttää kestävän odotettua kauemmin. Sinun on oltava valmis ja valmis muuttamaan aikataulua varmistaaksesi, ettei kenenkään osallistujan aika mene hukkaan.
