3 tapaa luoda lomakkeita laskentataulukoihin

2024 Kirjoittaja: Jason Gerald | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-02 02:39

Tiedot on helpompi hankkia, järjestää ja muokata lomakkeiden avulla. Lomakkeet ovat erityisen hyödyllisiä, jos sinun on syötettävä paljon tietoja luettelosta tai saat kyselyn tuloksia. Jokaisessa lomakkeessa on useita kenttiä (laatikot tietojen syöttämistä varten). Lomakkeilla voi olla erilaisia kenttätyyppejä, sekä yksinkertaisia että monimutkaisia. Yksinkertaisilla kentillä voit kirjoittaa haluamasi tiedot. Monimutkaiset kentät voivat olla "luetteloruutu", jonka avulla voit valita luettelon useista vaihtoehdoista, ja "pyörityspainike", jonka avulla voit valita syötettävät arvot. Tämä artikkeli auttaa sinua luomaan lomakkeita Excelin tai Google Formsin avulla, jotka ovat Google-dokumenttien (Googlen verkkopohjainen tekstinkäsittelyohjelma) komponentteja.

Vaihe

Tapa 1 /3: Tietojen syöttölomakkeen luominen Excelillä

Vaihe 1. Selvitä, vastaako tietojen syöttölomake parhaiten tarpeitasi

Tietojen syöttölomakkeita käytetään, kun tarvitset yksinkertaisia tekstikenttälomakkeita, joista jokaisella on otsikko tarran muodossa. Tietojen syöttölomakkeen avulla voit tarkastella ja syöttää tietoja helposti ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa kenttää, varsinkin kun kaikkia kenttiä ei voida näyttää monitorinäytöllä. Esimerkiksi yhteystietosi ja asiakastilauksesi voivat ylittää 10 saraketta. Se on helpompaa, jos syötät nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, tilauspäivämäärän, tilaustyypin ja niin edelleen tietojen syöttölomakkeella sen sijaan, että kirjoittaisit jokaisen tiedon omiin kenttiin.

Vaihe 2. Lisää tietojen syöttölomakkeessa käytetty otsikko

Kirjoita otsikko jokaisen sarakkeen yläreunaan, jota haluat käyttää tietojen syöttölomakkeessa. Excel käyttää näitä otsikoita luodakseen kenttiä tietojen syöttölomakkeisiin.

• Jos esimerkiksi annat otsikot "Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tilauspäivämäärä ja tilaustyyppi" vastaaviin sarakkeisiinsa laskentataulukon vasemmalta oikealle alkaen, kyseiset otsikot näkyvät valintaikkunassa (syöttölomakkeen tiedot) järjestyksessä ylhäältä alas.
• Ennen kuin jatkat seuraavaan prosessiin, tarkista, onko Data -etiketissä Lomake -painike. Muussa tapauksessa lisää Lomake -painike Pikatyökaluriville. Napsauta Mukauta pikakäyttötyökaluriviä ja valitse Lisää komentoja -vaihtoehto. Muuta suosittuja komentoja kaikkiin komentoihin, vieritä luettelon alareunaan ja napsauta Lomake. Napsauta sen jälkeen Lisää -painiketta ja OK -painiketta.

Vaihe 3. Aloita tietojen syöttäminen avaamalla tietojen syöttölomake

Napsauta kaikkia otsikoiden alla olevia soluja ja siirry Data -tarraan. Etsi ja napsauta Lomake -painiketta. Excel näyttää valintaikkunan, joka näyttää jokaisen aiemmin laskentataulukkoon syötetyn sarakkeen otsikon pystysuoran kenttäluettelon muodossa. Valintaikkuna toimii tietojen syöttölomakkeena.

• Lomake -painike on Data- tai Pikatyökalupalkin tarrassa.
• Jos olet nimennyt laskentataulukon, jota käsittelet, valintaikkunassa (tietojen syöttölomake) on otsikko. Otsikon teksti on sama kuin työkirjan nimi. Jos laskentataulukolla ei ole nimeä, valintaikkunan otsikossa (tietojen syöttölomake) on sana 'Sheet' ja sen jälkeen laskentataulukon numero.

Vaihe 4. Anna uuden rivin tiedot

Siirry TAB -näppäimellä seuraavaan kenttään tietojen syöttölomakkeessa. Paina RETURN -painiketta, kun olet syöttänyt tiedot jokaiselle kentälle tietojen syöttölomakkeessa. Syötetyt tiedot lisätään laskentataulukon luettelon seuraavaksi riviksi.

Vaihe 5. Lopeta tietojen syöttö napsauttamalla valintaikkunan (tietojen syöttölomake) Sulje -painiketta

Excel sulkee tietojen syöttölomakkeen. Sinun ei tarvitse painaa RETURN -painiketta viimeisellä rivillä.

Tapa 2/3: Lomakkeen luominen Google -dokumenttien avulla

Vaihe 1. Siirry osoitteeseen docs.google.com/forms

Google Forms on erittäin hyödyllinen tapahtumien suunnittelussa, kyselyiden luomisessa tai tiedon keräämisessä nopeasti ja helposti. Kirjaudu Gmail -tiliisi ennen kuin jatkat, jos et ole jo tehnyt niin.

Voit jakaa lomakkeen muiden kanssa, jotta he voivat täyttää lomakkeen verkossa ja kaikki vastaukset voidaan koota laskentataulukkoon

Vaihe 2. Napsauta plusmerkkiä (+)

Google Forms avaa uuden lomakkeen. Lomakkeen yläosassa on kaksi päämerkkiä: Kysymykset ja vastaukset.

Vaihe 3. Lisää kysymyksiä lomakkeeseen

Sinun on kirjoitettava jokainen kysymys muistiin ja ilmoitettava haluamasi vastaustyyppi. Jos luet lomaketta ensimmäistä kertaa, tutustu kaikkiin käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin Ota esittely -painikkeella. Voit syöttää lomakkeelle 9 erityyppistä kysymystä.

• käyttää Lyhyt vastaus (lyhyt vastaus), jos haluttu vastaus koostuu vain yhdestä tai kahdesta sanasta
• käyttää kohta (kappale), jos haluttu vastaus on yksi lause tai enemmän. Kysymyksesi voi esimerkiksi olla”Mitä hyötyä on säännöllisestä harjoittelusta?”
• käyttää Monivalinta (monivalinta), jos haluat yhden vastauksen useista vaihtoehdoista. Esimerkiksi "Mistä urheilulajista pidät eniten?" Anna luettelo urheilulajeista, joista valita. Jokainen luettelon vaihtoehto näkyy lomakkeen pienen pyöreän painikkeen vieressä
• käyttää Valintaruudut (valintaruutu), jos haluat useita vastauksia annetusta vaihtoehtoluettelosta. Esimerkiksi "Mistä urheilulajista pidät?" Anna luettelo urheilulajeista, joista valita. Jokainen luettelon vaihtoehto näkyy lomakkeen pienen neliön painikkeen vieressä.
• käyttää Pudota alas (pudotusvalikko), jos haluat vastauksen valikosta. Esimerkiksi: "Millä kaudella harrastat yleensä suurinta osaa suosikkiurheilulajeistasi?" anna luettelo vuodenajoista. Lomake näyttää luettelon avattavan laatikon muodossa. Ensimmäinen vastaus näkyy tässä pudotusvalikossa.
• käyttää Lineaarinen asteikko (lineaarinen asteikko), jos haluat vastauksen vaihtoehtojen luokituksen muodossa numeerisen asteikon muodossa. Esimerkiksi "Kuinka kiinnostunut olet Indonesian liigasta?" Kysymysasteikko näkyy muodossa 1-5. Voit lisätä tai pienentää mittakaavaa kysymystä luodessasi. Suurin mahdollinen asteikko on 1-10.
• käyttää Monivalintaruudukko (monivalinta ruudukko), kun haluat useita vastauksia kysymykseen. Esimerkiksi: "Minkä kuukauden aikana harrastat yleensä seuraavia urheilulajeja?" Kirjoita kuukausiluettelo riveiksi ja lajiluettelo sarakkeiksi. Monivalinta ruudukko -kysymys näkyy ruudukkona, jossa rivivaihtoehdot on lueteltu pystysuunnassa ja sarakevaihtoehdot vaakasuunnassa.
• käyttää Päivämäärä jos haluttu vastaus on tietty päivämäärä.
• käyttää Aika jos haluttu vastaus on tietty aika.

Vaihe 4. Valitse tiedonkeruutapa lomakkeen täytöstä

Näytä käytettävissä olevat vaihtoehdot napsauttamalla Vastaukset -tarraa. Valitse Luo uusi laskentataulukko tai Valitse olemassa oleva laskentataulukko.

• Jos luot uutta laskentataulukkoa, anna laskentataulukolle nimi ja napsauta Luo. Google linkittää uuden laskentataulukon lomakkeeseen. Kun ihmiset täyttävät lomakkeen, Google syöttää vastaukset lomakkeen kysymyksiin laskentataulukkoon. Jokaisessa vastauksessa näkyy aikaleima (aikaleima).
• Jos valitset olemassa olevan laskentataulukon, valitse yksi luomistasi laskentataulukoista. Google linkittää olemassa olevan laskentataulukon lomakkeeseen. Huomaa, että tämä menetelmä saa Googlen muotoilemaan uudelleen olemassa olevat laskentataulukot. Lomakkeen kysymykset näkyvät sarakeotsikoina.

Tapa 3/3: Luo oma mainoslomake Excelillä

Vaihe 1. Selvitä, vastaako tämä lomaketyyppi parhaiten tarpeitasi

Käytä mukautettua muotoa, jos haluat lomakkeen, jossa on mukautettu asettelu ja tietyt arvorajoitukset, jotka muut voivat täyttää. Voit esimerkiksi kerätä tiettyä urheilua koskevia tietoja ja haluat tietää, mitä harjoituksia voit tehdä yksin, kuinka usein kuukaudessa, kuinka paljon vapaa -aikaa vietetään harjoitukseen ja muita yksityiskohtia.

• Vaihe 2. Ota kehittäjätunniste käyttöön

  Kehittäjätunniste on Näytä -tarran oikealla puolella. Kehittäjätunnisteen avulla voit käyttää erilaisia työkaluja omien mukautettujen lomakkeiden luomiseen.

  • Napsauta Microsoft Office -painiketta ja sen jälkeen Excel -asetukset -painiketta.
  • Napsauta Näytä kehittäjä valintanauhassa -valintaruutua.
  • Näet käytettävissä olevat työkalut napsauttamalla Kehittäjä -tarraa. Excel käyttää erityistä terminologiaa monimutkaisille kentille, kuten luetteloruutuille. Tätä monimutkaista kenttää kutsutaan "ohjaukseksi". Sinun on käytettävä Insert Controls -kuvaketta, joka kuvaa matkalaukkua vasaralla ja jakoavaimella.

  

  Vaihe 3. Anna lomakkeessa käytettävä pääotsikko

  Kirjoita jokainen otsikko omaan soluun. Jos esimerkiksi keräät tietoja eri ikäisistä ihmisistä eri kaupungeissa, kirjoita otsikot Nimi, Ikä, Kaupunki.

  Määritä haluttu otsikkoasettelu lomakkeelle, kun kirjoitat otsikon. On hyvä jättää yksi tai useampi tyhjä solu jokaisen otsikon alle tai oikealle. Näin ollen kunkin otsikon ja tietojen syöttökentän välinen etäisyys ei ole liian tiukka

  

  Vaihe 4. Kirjoita käytetyt tiedot lomakkeen monimutkaiseen (ohjaus) kenttään

  Kirjoita jokainen data soluun. Jos esimerkiksi keräät tietoja urheilusta, kirjoita baseball, jalkapallo, jääkiekko, tennis, golf.

  

  Vaihe 5. Käytä INDEX -toimintoa

  INDEX -toiminto voi palauttaa arvot tietystä tietoalueesta. Syötä INDEX -toiminto kohdesoluun näyttääksesi ohjausobjektin valinnan. Jos esimerkiksi A1 sisältää vaihtoehtoja ja C1: C5 sisältää tietoja, kirjoita INDEX (C1: C5, A1, 0) kohtaan A1.

  

  Vaihe 6. Lisää luetteloruutu, jonka haluat näkyvän lomakkeessa

  Käytä luetteloruutua, jos haluat antaa lomakkeen käyttäjälle vain tiettyjä valintoja. Jos esimerkiksi keräät urheiluun liittyviä tietoja, rajoita valinta baseball-, jalkapallo-, jääkiekko-, tennis- ja golfkenttiin. Jokainen, joka täyttää lomakkeen, voi valita vain muutaman näistä urheilulajeista. Määritä kunkin luetteloruudun sijainti ja arvo.

  • Napsauta Ohjaus -osion Lisää. Napsauta sitten Lomakkeen hallinta -kohdan luetteloruutua (lomakkeen ohjaus).
  • Napsauta laskentataulukon kohtaa, johon haluat luetteloluettelon vasemman yläkulman, ja vieritä sitten kohtaan, jossa haluat luetteloruudun oikean alakulman näkyvän.
  • Napsauta Ohjausobjektit -osiossa Ominaisuudet. Kirjoita Muotoile objekti -ikkunaan alue, jossa tiedot ovat (tässä esimerkissä C1: C5), ja solu, joka palauttaa tuloksen (tässä esimerkissä A1).

  

  Vaihe 7. Lisää kaikki yhdistelmäruudut, jotka haluat näkyvän lomakkeessa

  Yhdistelmäruutu on melkein sama kuin luetteloruutu. Tässä ruudussa yhdistetään kuitenkin tekstiruutu luetteloluetteloon. Käytä yhdistelmäruutua, kun haluat tarjota käyttäjälle vaihtoehtoja rajoitetusta luettelosta tai kirjoittaa vaihtoehtoisia vastauksia. Jos esimerkiksi keräät urheiluun liittyviä tietoja, kirjoita vaihtoehtoina baseball, jalkapallo, jääkiekko, tennis ja golf. Käyttäjä, joka voi pelata jalkapalloa ja muita urheilulajeja, voi kuitenkin valita luettelosta Jalkapallo ja muut urheilulajit tai valita Jalkapallo ja kirjoittaa toisen urheilulajin yhdistelmäruutuun kuuluvassa tekstikentässä. Aseta kunkin yhdistelmäruudun sijainti ja arvo.

  • Napsauta Lisää ohjausobjektit -osiosta. Napsauta sitten Yhdistelmäruutu Lomakkeen hallinta -kohdassa.
  • Napsauta laskentataulukon kohtaa, johon haluat yhdistelmäruudun vasemman yläkulman, ja vedä se siihen kohtaan, johon haluat yhdistelmäruudun oikean alakulman.
  • Napsauta yhdistelmäruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muoto-ohjaus. Kirjoita Muoto -ohjaus -ikkunaan alue, jolla tietosi sijaitsevat (tässä esimerkissä C1: C5), tulos, joka näyttää tuloksen (tässä esimerkissä A1), ja avattavat rivit -ruudun numero. Syötetty numero määrittää yhdistelmäruudun rivien määrän, ennen kuin sinun on vieritettävä alas nähdäksesi loput luettelosta.

  

  Vaihe 8. Lisää kaikki toistopainikkeet, jotka haluat näkyvän lomakkeessa

  Pyörityspainike näkyy lomakkeessa symbolina, jonka yläosa on ylöspäin osoittava nuoli ja alaosa alaspäin osoittava nuoli. Käytä valitsinta, kun haluat, että käyttäjä valitsee numeron lukuarvojen joukosta, mukaan lukien päivämäärä tai kellonaika. Jos esimerkiksi keräät urheiluun liittyviä tietoja, haluat ehkä tietää, kuinka usein käyttäjät harrastavat tiettyä urheilulajia kuukaudessa, mutta haluat syöttää vain tuloksia, joissa kokonaisvastaus on yli 20. Tässä tapauksessa voit asettaa Toistopainikkeen enimmäisraja on 20. Kuka tahansa Lomakkeen täyttäjä voi valita arvon 1-20 toistopainikkeen ylä- ja alanuolilla. Aseta kunkin toistopainikkeen sijainti ja arvo.

  • Valitse Ohjausobjektit -osiosta Lisää. Napsauta sen jälkeen Linkous -painiketta Lomakkeen hallinta -kohdassa.
  • Napsauta laskentataulukon kohtaa, jossa linkouspainikkeen vasen yläkulma tulee näkyviin, ja vedä, kunnes linkouspainikkeen oikea alakulma tulee näkyviin.
  • Napsauta toistopainiketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Format Control. Kirjoita numerot Arvo- ja Muuta -kenttiin. Kirjoita solu, joka näyttää tuloksen (tässä esimerkissä A1) Solulinkki -kenttään.

  

  Vaihe 9. Lisää tarvittaessa vierityspalkki lomakkeeseen

  Vierityspalkki tukee useita arvoja käyttämällä vieritysnuolia tai vieritysruutuja. Käytä vierityspalkkia, jos haluat, että käyttäjä valitsee arvon laajasta arvoalueesta, kuten prosenttiosuuden. Jos esimerkiksi keräät urheiluun liittyviä tietoja, saatat haluta tietää, kuinka suuri prosenttiosuus käyttäjän vapaa-ajasta kului hänen harrastamansa urheilun harrastamiseen. Tässä tapauksessa voit käyttää vierityspalkkia prosenttiosuutena. Käyttäjät, jotka täyttävät lomakkeen, voivat valita syötettävän prosenttiosuuden siirtämällä vieritysnuolta tai vieritysruutua. Aseta kunkin vierityspalkin paikka ja arvo.

  • Napsauta Lisää ohjausobjektit -osiosta. Napsauta sitten vierityspalkkia Lomakkeen hallinta -kohdassa.
  • Napsauta laskentataulukon kohtaa, johon vierityspalkin vasen yläkulma tulee näkyviin, ja pyyhkäise kokonaan vierityspalkin oikeaan alakulmaan.
  • Napsauta vierityspalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muoto-ohjaus. Kirjoita arvo Arvo- ja Korvaus -kenttiin. Kirjoita solu, joka näyttää tuloksen (tässä esimerkissä A1) Solulinkki -kenttään.

  

  Vaihe 10. Poista kehittäjämerkki käytöstä

  Tämä vaihtoehto poistaa pääsyn ohjauslaitteisiin. Tee tämä, kun olet lisännyt kaikki halutut ohjaimet lomakkeeseen. Tämä vaihe on tehtävä niin, että kun lähetät lomakkeen käyttäjille, he voivat syöttää tietoja vain lomakkeen monimutkaisiin kenttiin (ohjausobjekteihin). Käyttäjä ei voi muuttaa monimutkaisiin kenttiin (ohjausobjekteihin) syötettäviä tietoja.

  • Napsauta Microsoft Office -painiketta ja sen jälkeen Excel -asetukset -painiketta.
  • Napsauta valintaruutua Näytä kehittäjä valintanauhassa.

  

  Vaihe 11. Tallenna lomake mallina

  Napsauta Microsoft Office -painiketta ja sen jälkeen Tallenna nimellä -vaihtoehtoa. Valitse Excel -työkirja näkyviin tulevasta luettelosta. Valitse Excel -malli Tallenna tyypiksi -kentästä ja napsauta Tallenna -painiketta. Mukautettu lomakkeesi on valmis lähetettäväksi yleisölle täytettäväksi.