Päiväohjelma auttaa sinua suorittamaan toimia aikataulun mukaisesti, esimerkiksi täyttämään tärkeät tapaamiset, suorittamaan tehtävät, tekemään hauskoja aktiviteetteja ja suorittamaan määräaikoja. Kuitenkin tavan muodostaminen käyttää esityslistaa päivittäin ei ole helppoa, koska sinun on tehtävä säännöllisesti muistiinpanoja ja kuljettava se kaikkialla. Lue seuraavat ohjeet, jotta voit käyttää esityslistaa osana päivittäistä rutiiniasi helposti ja tehokkaasti.
Vaihe
Osa 1/2: Oikean asialistan valinta
Vaihe 1. Mieti mihin käytät esityslistaa
On olemassa erilaisia esityslistoja käyttäjän ammatin ja persoonallisuuden mukaan. Kun valitset esityslistan, voit käyttää viivoitettua muistikirjaa tai painettua esityslistaa, joka sisältää taulukot eri tehtävien tallentamiseen. Mieti etukäteen, miksi haluat käyttää esityslistaa ja mihin. Jos esityslista on ainoa keino suunnitella päivittäistä toimintaa, käytä vain yhtä esityslistaa. Useamman kuin yhden esityslistan käyttäminen on yleensä hämmentävää ja vähemmän hyödyllistä. Määritä sopivin esityslista harkitsemalla seuraavia asioita:
- Pitääkö minun ottaa puhelinnumero esityslistalle?
- Käytänkö esityslistaa vain kokousaikataulun tallentamiseen?
- Tarvitsenko esityslistan, joka kestää yli vuoden?
- Voiko esityslista korvata tavallisesti käyttämäni muistiinpanot, esimerkiksi: päivittäinen tehtäväaikataulu?
- Käytänkö tavallista muistikirjaa tai monitoimistaulukkoa?
- Tarvitsenko taskuun sopivan pienen esityslistan tai riittävän suuren esityslistan, jotta voin seurata kokousten pöytäkirjoja?
- Kirjoitanko aikataulun muistiin joka päivä vai onko se vain viikonlopputoimintaa?
Vaihe 2. Valitse esityslista tarpeen mukaan
Etsi esityslista kaupasta, joka myy toimistotarvikkeita, paperitavaraa, kalentereita tai verkossa. Esityslistan hinta on hyvin vaihteleva. Esteettisen puolen huomioon ottamisen lisäksi priorisoi kirjojen ja pöytämuotojen jakelu esityslistalla. Valitse haluamasi ohjelma elämäntavan ja päivittäisten toimintojen mukaan.
Vaihe 3. Harkitse esteettistä näkökohtaa
Priorisointitoiminnon lisäksi houkutteleva ja miellyttävä esityslista saa sinut mielellään käyttämään ohjelmaa. Voit valita yksinkertaisen esityslistan, jossa on tavallinen musta kansi tai värikäs kansi, jossa on houkuttelevia kuvia ja malleja. Esteettisestä näkökulmasta on hyötyä, jos se on yrityksessä vallitsevan työetiikan mukaista.
Kiinnitä huomiota myös esityslistan esteettisiin näkökohtiin, ei vain ulkopuolelle. Monet mieluummin pitävät esityslistat tavallisilla sivuilla kuin viivoitetuilla sivuilla. Toiset vaativat symmetrisiä pöytiä tai helposti säädettävää ulkoasua. Saatat itse tarvita erilaisen agendan tietyllä ilmeellä. Valitse esityslista, jossa on hyvännäköinen kansi ja sisustus, jotta saat innostumaan päivittäisen ohjelman käytöstä
Vaihe 4. Valmistele kynä ja lyijykynä
Esityslista on hyödyllisempi, jos sitä käytetään muistiinpanojen tekemiseen. Pidä kynä ja kynä valmiina mihin kirjoitat tai laitat esityslistan, esimerkiksi:
- Salkussa tai kannettavan tietokoneen laukussa
- Käsilaukussa
- Toimiston pöydän ääressä
- Kotona pöydän ääressä
- Puhelimen lähellä
- Jos menetät usein kirjoitusvälineitä, pidä kynä esityslistallasi joka tapauksessa tai käytä järjestäjää, jossa on kynänpidike.
Osa 2/2: Ohjelman tehokas käyttö
Vaihe 1. Tarkoitus on käyttää esityslistaa joka päivä
Vahvasti sitoutuneet ihmiset kykenevät paremmin täyttämään sitoumuksensa. Tottumusten muuttaminen ei ole helppoa, mutta voit muodostaa uusia tapoja kertomalla itsellesi, että aiot tehdä pieniä asioita uusilla tavoilla.
Muista, että hyvät tavat on helpompi muodostaa, jos keskityt tiettyyn tapaan kerrallaan. Älä muodosta uusia tapoja, jotka hukuttavat sinut. Keskity toistaiseksi tapaan käyttää esityslistaa
Vaihe 2. Kerro kaverillesi, että haluat käyttää esityslistaa
Ihmisillä on taipumus omaksua uudet tavat helpommin yhteisöissä, jotka tuntevat päätöksensä ja tukevat toisiaan. Jaa aikomuksesi ystävän tai työtoverin kanssa. Jos ystäväsi haluavat muodostaa samat hyvät tavat, voit muistuttaa toisiasi tekemään muistiinpanoja säännöllisesti.
Vaihe 3. Aseta esityslista samaan paikkaan joka päivä
Käytä esityslistaa ainoana kalenterina kotona ja työssä, koska aikataulun järjestäminen on vaikeaa, jos käytät kahta esityslistaa. Tämä vaatii kuitenkin myös johdonmukaisuutta, koska sinun on kirjattava kaikki kotona ja työssä olevat toiminnot. Jotta sinun ei tarvitse etsiä ympärillesi, aseta esityslista valitsemalla yksi paikka toimistossa ja toinen kotona. Johdonmukaisuus on ratkaiseva tekijä tämän tavan muodostamisessa, joten älä aseta esityslistaa muualle.
- Hyvä paikka asettaa esityslista kotona on puhelimen vieressä, salkussasi, lähellä puhelinta tai auton avaimia.
- Oikea paikka laittaa esityslista toimistolle on työpöydälläsi, työpöytäsi päälaatikossa, puhelimen vieressä tai salkussasi.
Vaihe 4. Tee muistiinpano, joka muistuttaa sinua pitämään aina esityslistan töissä ja töistä lähtiessäsi
On mahdollista, että jätit asialistasi kotiin tai töihin, kun aloitit sen käytön. Tämän estämiseksi kirjoita muistutukset muistiin ja aseta ne näkyvälle paikalle kotona ja toimistossa. Tutkimusten perusteella yksi tehokas tapa muokata tiettyjä käyttäytymismalleja on käyttää pienille paperille kirjoitettuja muistutuksia. Tee sama itsellesi asettamalla muistutus: "Otitko esityslistan?" näkyvällä paikalla, esim.
- Kannettavan tietokoneen päällä
- Pöydällä
- Puhelimen vieressä
- Ovella
- Keittiön pöydällä
- Kylpyhuoneen peilistä
- Vapauta muistutukset, jos olet tottunut kantamaan esityslistan mukanasi töihin ja töistä.
Vaihe 5. Laita kaikki tiedot esityslistalle
Kun sinulla on esityslista, sinun on tallennettava paljon tietoa, esimerkiksi: aikataulutetut kokoukset, keskeneräiset tehtävät ja muut etukäteen suunnitellut toimet. Varaa 1-2 tuntia kaikkien näiden tietojen tallentamiseen. Tämä menetelmä saa sinut myös tottumaan käyttämään esityslistaa oikein ja tekemään hyvän aikataulun. Asialistalla huomioitavia asioita, esim.
- Perheenjäsenten, ystävien, työtovereiden ja asiakkaiden yhteystiedot
- Kokousaikataulu toimistolla
- oppitunnin aikataulu
- Toimistotyön tai koulutyön määräajat
- Työaikataulu (jos työaika muuttuu usein)
- Tapaaminen yleislääkärin tai hammaslääkärin kanssa
- Rakkaiden syntymäpäivät
- Tärkeitä toimintoja toimistossa
- Erityinen yksityistapahtuma
- Tärkeitä päivämääriä harrastukselle tai koulun ulkopuoliselle toiminnalle, esimerkiksi: pianon esityspäivä tai joogaharjoitusaikataulu
Vaihe 6. Lue esityslista joka aamu
Ota joka aamu ennen työhön lähtöä aikaa lukea esityslista ja määritä aikataulu kokouksille, kokouksille ja tehtäville, jotka sinun on suoritettava. Varaa aikaa muistamaan, onko jotain tehtäviä, jotka sinun on lisättävä aikatauluusi, onko ne suoritettu tai ne on siirrettävä uudelleen. Tarkista aikataulusi joka aamu, jotta voit hyödyntää työaikaasi parhaiten, kun pääset toimistoon.
Vaihe 7. Lue esityslista ennen kuin lähdet töistä
Varmista, että olet suorittanut kaikki päivittäiset toimet suunnitellusti, lukemalla esityslistan uudelleen ennen kuin lähdet töistä. Mieti, pitäisikö sinun kirjoittaa jotain ensi viikolle. Ota tapa päivittää esityslistan muistiinpanot helpottaaksesi työtehtävien täyttämistä.
Vaihe 8. Käytä positiivista vahvistusta motivoidaksesi itseäsi
Ajattele esityslistaa positiivisena asiana jokapäiväisessä elämässä, ei taakkana tai velvoitteena. Käytä agendaa palkitaksesi itsesi tehtävän suorittamisen jälkeen. Lopulta yrität suorittaa tehtävän, koska haluat tuntea, kuinka mukavaa on ylittää suoritettu tehtävän aikataulu. Tee jokin seuraavista positiivisena vahvistuksena:
- Ylitä valmiit tehtävät ja kokoukset. Jos et voi hyvin, lue kaikki suorittamasi toiminnot uudelleen ja ole ylpeä tekemästäsi.
- Palkitse itsesi joidenkin tehtävien suorittamisesta. Esimerkiksi: nauti suosikkikahvistasi tai kävele rauhallisella kävelyllä sen jälkeen, kun olet suorittanut viisi tehtävää tai saavuttanut tietyn tavoitteen. Tämä motivoi sinua käyttämään esityslistaa ja suorittamaan tehtävät mahdollisimman hyvin.
- Tee jotain hauskaa lukiessasi esityslistaa. Sen sijaan, että tuntisit olosi ylikuormitetuksi tarkistettaessa esityslistaa, käytä esityslistaa työkaluna, joka tukee työn tuottavuutta. Sopeudu lukemaan esityslistaa samalla kun teet hauskoja aktiviteetteja, jotta tunnet olosi positiivisemmaksi ja poistat negatiiviset tunteet. Esimerkiksi: joka kerta kun luet esityslistan aamulla tai ennen töistä kotiin tulemista, nauti kuppi kahvia, suklaata tai kuuntele suosikkikappaleesi. Tämä menetelmä saa aivot yhdistämään esityslistan johonkin, joka edistää positiivisia tunteita.
- Anna erityinen palkinto, jos onnistut käyttämään esityslistaa johdonmukaisesti yhden viikon ajan. Ihmiset, jotka ovat vasta aloittamassa esityslistan käyttöä, tarvitsevat yleensä ylimääräistä motivaatiota tottua asialistan pitämiseen ja muistiinpanojen tekemiseen joka päivä. Jos voit tehdä tämän viikon, anna itsellesi erityinen lahja, esimerkiksi: jäätelön nauttiminen, elokuvan katselu tai kahvin juominen ystävän kanssa. Muutaman viikon kuluttua totut esityslistan kantamiseen ja käyttämiseen.
- Kirjoita positiivisia asioita, kuten muistiinpanoja tärkeästä tehtävästä. Helpottaaksesi uusia tapoja, käytä muistioesitystä muistuttaaksesi suunnitelmista hauskoihin aktiviteetteihin (esimerkiksi lounas ystävien kanssa) ja vähemmän miellyttäviin aktiviteetteihin (esimerkiksi hammaslääkärin kuuleminen).
Vaihe 9. Ota tapa päivittää tehtävälista tarvittaessa
Kun tarkistat esityslistaa aamulla ja illalla, ota huomioon kaikki uudet tiedot, esimerkiksi: suoritettavat tehtävät, kokousaikataulut, tapaamiset ja määräajat. Tee myös muistiinpanoja aina, kun uusi tehtävä tulee. Päivittämällä esityslistan säännöllisesti helpotat ajanhallintaa ja tunnet olosi rauhallisemmaksi. Lisäksi sinun ei tarvitse muistaa tallennettuja tehtäviä, jotta et ole huolissasi ja epäillyt.
Jos on erittäin raskaita tehtäviä, tee erillinen aikataulu, jotta voit suorittaa sen kykyjesi mukaan. Älä anna motivaation kadota, koska ajattelet keskeneräisiä tehtäviä tehdessäsi työpäiväsi rutiinia
Vaihe 10. Ole kärsivällinen
Uuden tavan saavuttaminen kestää 1-2 kuukautta. Ole kärsivällinen ja anna anteeksi itsellesi, jos jätät esityslistan kotiin tai unohdat kirjata aikataulusi, koska uudet tavat muodostuvat jonkin ajan kuluttua. Muista, että pienet laiminlyönnit eivät vähennä kykyäsi muodostaa uusia tapoja.
Valmistele varmuuskopiosuunnitelma, jos unohdat tuoda esityslistan, esimerkiksi kirjoittamalla kokousaikataulun pienelle paperille ja kiinnittämällä se työpöydällesi toimistolla. Muistaaksesi itsesi kaikista tärkeistä toiminnoista ja määräajoista, käytä puhelimen tai kannettavan tietokoneen online-muistutussovellusta varmistaaksesi, että olet aina ajan tasalla, vaikka olisitkin jälkeenjäänyt
Vinkkejä
- Näe esityslista hyödyllisenä välineenä eikä taakkana. Päivittäisten toimintojen järjestäminen on helpompaa, jos käytät esityslistaa. Pitkällä aikavälillä voit säästää muutaman tunnin säästämällä muutaman minuutin joka päivä.
- Johdonmukaisuudella, jota tukee positiivinen vahvistaminen, on tärkeä rooli uusien tapojen muodostamisessa. Jos haluat ylläpitää motivaatiota, käytä esityslistaa säännöllisesti, keskity positiivisiin asioihin, joita saat esityslistan käytöstä, ja palkitse itsesi tarvittaessa.
- Valitse esityslista, josta pidät ja tarpeidesi mukaan. Osta esityslista, joka tarjoaa taulukkomuodon, jotta voit kirjoittaa muistiin kaikki tärkeät tiedot ja ajoittaa päivittäiset toimintasi.
