Kustannusanalyysi on yksi neljästä taloudellisen arvioinnin tyypistä (kustannus -hyötyanalyysin, kustannustehokkuusanalyysin ja kustannus -hyötyanalyysin lisäksi). Kuten nimestä voi päätellä, kustannusanalyysi keskittyy ohjelman toteuttamiskustannuksiin ensisijaisesta tuloksesta riippumatta. Kustannusanalyysi on tärkeä ensimmäinen askel ennen minkään muun taloudellisen arvioinnin tekemistä hankkeen soveltuvuuden tai luotettavuuden määrittämiseksi.
Vaihe
Osa 1/3: Tavoitteiden ja soveltamisalan määrittäminen
Vaihe 1. Tiedä, miksi kustannusanalyysi on tarpeen
Kustannusanalyysin laajuus riippuu näistä syistä, joten ennen analyysin laajuuden harkitsemista sinun on varmistettava, että kustannusanalyysin tulokset vastaavat pääkysymykseesi.
- Jos teet kustannusanalyysin vain talousarvion tai tulevaisuuden suunnitelman laatimiseksi, laajuus on yleensä vain organisaatiotasolla.
- Toisaalta kapeampi ja erityisempi tarkoitus, kuten tietyn palvelun toteutettavuuden ja kustannusten määrittäminen, voi vaatia kapeamman kustannusanalyysin, joka on suunnattu vain tietyille palveluille.
Vaihe 2. Tunnista kustannusanalyysin näkökulma
Sen lisäksi, miksi tarvitset kustannusanalyysin, sinun on myös tiedettävä, kenen kustannukset on analysoitava. Tämä määrittää kerättävät tiedot ja niiden luokittelun.
- Ehkä haluat esimerkiksi laskea tietyn palvelun tarjoamisen asiakkaalle kustannukset. Jos on, katso kuluja hänen näkökulmastaan ja harkitse perittyjen (tai laskutettavien) palvelumaksujen määrää, kuljetusta sijaintiin ja muita kuluja.
- Jos haluat vain tietää ohjelman kustannukset, tarkastelet yleensä yrityksen kuluja. Saatat myös tarkastella vaihtoehtoisia kustannuksia, kuten sitä, estääkö yhden ohjelman tarjoaminen sinua tarjoamasta toista.
Vaihe 3. Monipuolista tarjolla olevia ohjelmia
Tapa, jolla kuvaat ohjelmaa, määrittää, miten kustannusten kohdentaminen analysoidaan. Jos organisaatio suorittaa helposti erotettavia ohjelmia, jakautuminen näkyy selvästi. Päällekkäisten ohjelmien tai ohjelmien, joilla on samat resurssit, määritä niiden erottaminen.
- Päällekkäiset ohjelmat voidaan yhdistää jossain määrin yhteen sen sijaan, että niitä arvioitaisiin erikseen. Valitse loogisin tapa organisaation toiminnan mukaan ja yritä työskennellä mahdollisimman tehokkaasti.
- Selvittääksesi, onko ohjelmat tarpeen jakaa, tarkista kunkin ohjelman tarjoamat palvelut, palvelujen toimittamiseen tarvittavat resurssit ja kenelle palvelut tarjotaan. Jos 2/3 näistä tekijöistä on sama molemmissa ohjelmissa, voit yhdistää ne kustannusanalyysiin.
Vaihe 4. Määritä ajanjakso, jonka haluat arvioida
Kustannusten luokitteleminen ja laskeminen riippuu ajanjaksosta, jolta kustannukset analysoidaan, kuten pitkäaikaisesta (useita kuukausia tai vuosia) tai lyhyestä aikavälistä (useita viikkoja tai vain kerran).
- Jos esimerkiksi yrität selvittää tietyn palvelun toteutettavuutta, määritä ensin, kuinka paljon kyseisen palvelun tuottaminen maksaisi. Suoritat pitkän aikavälin kustannusanalyysin selvittääksesi, onko organisaatiolla varaa palvelun kustannuksiin.
- Yleensä on parempi valita ajanjakso, jonka avulla voit saada tarkkoja tulotietoja vain arvioiden sijaan. Tästä on hyötyä, jos aiot käyttää kustannusanalyysia taloudellisen lisäarvioinnin perustana.
Osa 2/3: Kustannusten luokittelu
Vaihe 1. Tarkista aiemmat kustannusanalyysiraportit, jos mahdollista
Jos organisaatio on jo tehnyt kustannusanalyysin, käytä samaa tai vastaavaa tapaa luokitella kustannukset. Tällä tavalla näitä kahta raporttia voidaan verrata ja tehdä niistä ajan myötä hyödyllisempiä.
Voit myös kokeilla kustannusanalyysejä, joita vastaavat organisaatiot tekevät tai tarjoavat samoja palveluja
Vaihe 2. Listaa kaikki arvioitavan ohjelman välittömät kustannukset
Suorat kustannukset sisältävät palkat ja edut ryhmän jäsenille, raaka -aineet ja tarvikkeet sekä kaikki tarvittavat huonekalut tai laitteet. Tarjotun ohjelman tai palvelun tyypistä riippuen saatat myös periä sopimus-, lisenssi- tai vakuutusmaksuja.
- Suorat kustannukset ovat kustannuksia, jotka aiheutuvat erityisesti ohjelmista tai palveluista, jotka arvioidaan kustannusanalyysissä. Tätä maksua ei jaeta muiden ohjelmien kanssa.
- Yleiskustannukset, kuten apuohjelmat (mukaan lukien vesi ja sähkö), voivat olla suoria kustannuksia, jos ohjelmalla tai palvelulla on oma sijainti.
Vaihe 3. Välilliset kustannukset
Välillisiin kustannuksiin sisältyvät yleiset hallintokulut tai johdon palkat ja korvaukset, tilat, laitteet ja kaikki muu, johon jokin muu ohjelma tai palvelu osallistuu. Välillisten kustannusten luokittelu riippuu siitä, miten organisaation tarjoamat ohjelmat tai palvelut erotetaan toisistaan.
Erityisesti erillistä ohjelmaa tai palvelua laskettaessa sinun on kohdennettava nämä välilliset kustannukset
Vaihe 4. Järjestä kustannukset analyysin tarkoituksen mukaan
Kustannusanalyysiraportin pitäisi viime kädessä olla hyödyllinen organisaatiolle. Laajojen rahoitusluokkien sijaan kannattaa valita luokat, jotka vastaavat tarkasti kustannusanalyysin tavoitteita.
Vakioluokat voivat olla henkilöstökustannukset, käyttökustannukset ja käynnistyskustannukset. Määritä kussakin luokassa, mitkä kustannukset luokitellaan suoriksi ja välillisiksi kustannuksiksi
Osa 3/3: Kustannusten laskeminen
Vaihe 1. Kerää taloudelliset raportit ja tiedot
Ota huomioon kullekin kustannustyypille, joka aiotaan sisällyttää analyysiin, tietolähteet, joita tarvitaan siihen liittyvien kustannusten laskemiseen. Jos haluat arvioida kustannuksia, luo luettelo raporteista, jotka sisältävät tarvittavat tiedot, jotta voit tehdä luotettavia arvioita.
- Käytä todellisia kustannustietoja mahdollisimman paljon. Tämä lisää kustannusanalyysin luotettavuutta ja hyödyllisyyttä.
- Etsi arvioita varten luotettavia lähteitä, joita voidaan soveltaa mahdollisimman suppeasti. Jos sinun on esimerkiksi arvioitava palkka, käytä kaupungin sisäisten työntekijöiden keskimääräistä palkkaa kansallisen sijasta.
Vaihe 2. Ohjelman välittömät kustannukset yhteensä
Kerää kerättyjen tietojen avulla yhteen palkka-, laitteisto-, raaka -aine- ja muut kulut, jotka liittyvät suoraan tarkasteltavaan ohjelmaan. Laajenna näitä kustannuksia analysoidulla ajanjaksolla.
- Jos teet pitkän aikavälin kustannusanalyysin, laske välittömät kustannukset ensin viikoittain tai kuukausittain ja jatka sitten.
- Kun lasket henkilöstökustannuksia, muista sisällyttää niihin liittyvien ohjelmien työntekijöille tarjottavien etujen kustannukset (tai arvo).
Vaihe 3. Kohdista välilliset kustannukset analysoituun ohjelmaan
Välillisten kustannusten kohdentamiseksi määritä, miten kukin kustannus voidaan jakaa useiden ohjelmien kesken. Laske sen jälkeen kustannusten osuus liittyvistä ohjelmista.
Oletetaan esimerkiksi, että jaat henkilöstöjohtajan palkan. Koska tämä johtaja vastaa ohjelman henkilöstöstä, on luonnollista, että hänen palkkansa jaetaan henkilöstön työntekijöiden lukumäärän mukaan. Jos sinulla on yhteensä 10 työntekijää ja 2 on delegoitu tarkasteltavaan ohjelmaan tai palveluun, voit jakaa 20 prosenttia johtajan palkasta ohjelmaan kustannusanalyysissä
Vaihe 4. Laske omaisuuserän poistot
Jos organisaation käyttöomaisuutta, mukaan lukien huonekalut tai laitteet, käytetään ohjelman toteuttamiseen tai arvioitavan palvelun tarjoamiseen, omaisuuserän poistot on sisällytettävä ohjelman tai palvelun kokonaiskustannuksiin.
Poistojen laskeminen voi olla vaikeaa. Jos sinulla ei ole kokemusta omaisuuden poistamisesta, suosittelemme käyttämään kirjanpitäjän palveluita
Vaihe 5. Harkitse piilokustannuksia
Arvioitavasta organisaatiosta ja ohjelmasta riippuen saattaa aiheutua lisäkustannuksia, jotka eivät näy talousarviossa tai taloushistoriassa. Sisällytä nämä kustannusarviot analyysiin, jotta tulokset ovat uskottavampia.
- Jos esimerkiksi teet säätiön ohjelmakustannusanalyysin, piilokustannukset voivat sisältää arvioidun vapaaehtoistyötunnin arvon, lahjoitetut raaka -aineet tai lahjoitetun tilan.
- Piilotetut kustannukset voivat sisältää myös vaihtoehtoisia kustannuksia. Esimerkiksi yhden ohjelman käynnistäminen voi vaikuttaa organisaation kykyyn tarjota muita ohjelmia.
Vaihe 6. Tee johtopäätökset havaintojesi perusteella
Palaa tavoitteeseesi tehdä kustannusanalyysi ja määritä tarvittavat toimet. Voit myös sisällyttää arvioita tai arvioita ohjelmaan tai palveluun liittyvistä tulevista kustannuksista.
- Vähintään kustannusanalyysisi antaa todellisen luvun tietyn ohjelman tai palvelun käyttökustannuksista.
- Kustannusanalyysi voi myös herättää uusia kysymyksiä, mikä osoittaa, että lisäanalyysi on tarpeen ennen lopullisen päätöksen tekemistä.
