Olet juuri valittu tai nimitetty sihteeriksi valiokunnassa, jonka jäsen olet. Turvallinen! Tiedätkö, miten luodaan, valmistellaan ja esitetään pöytäkirjoja? Seuraathan lainsäätäjän "Robertin työjärjestystä" tai otat pöytäkirjoja vähemmän muodollisessa ympäristössä, tässä on tärkeitä menetelmiä.
Vaihe
Osa 1/4: Ensimmäinen valmistelu
Vaihe 1. Ymmärtäkää organisaationne kokouskäytännöt
Jos sihteerin odotetaan pitävän virallisia pöytäkirjoja, kysy, noudattaako ryhmä Robertin työjärjestystä tai muita ohjeita. Epävirallisessa ympäristössä kysy, mitä pöytäkirjaan on sisällytettävä tai miten sitä käytetään.
- Muistiinpanojen tekijänä sinun ei tarvitse tuntea koko Tilaussäännöt -sivua. Kirjan kopion hankkiminen (tai lainaaminen puheenjohtajalta) voi kuitenkin olla hyödyllinen vastaamaan tiettyihin kysymyksiin.
- Ymmärrä roolisi hyvin. Jotkut pöytäkirjan laatineet sihteerit eivät osallistuneet kokoukseen, kun taas toiset ottivat pöytäkirjan ja osallistuivat myös keskusteluun. Molemmissa tapauksissa sihteerin ei pitäisi olla joku muu ensisijainen rooli, kuten kokouksen johtaja tai avustaja.
Vaihe 2. Valmistele malli etukäteen
Jokainen kokouksen pöytäkirja sisältää paljon samaa tietoa. Mallit luovat yhdenmukaisen muodon helppoon viittaamiseen. Lisää välilyöntejä seuraaville tiedoille.
- Organisaation nimi.
- Kokouksen tyyppi. Onko tämä viikoittainen tai vuosittainen kokous, pienempi valiokunnan kokous tai erityistarkoitus?
- Päivämäärä, aika ja paikka. Tee tilaa kokouksen alulle ja loppuun (avaaminen ja hajottaminen).
- Kokouksen puheenjohtajan tai puheenjohtajan nimi ja sihteerin (tai heidän seuraajansa) nimi.
- Luettelo "osallistujista" ja "pahoittelut poissaolosta". Tämä on hieno termi läsnäololistoille. Huomaa, onko päätösvaltaisuus saavutettu (riittävä määrä ihmisiä äänestykseen).
- Tee tilaa allekirjoituksellesi. Muistiinpanojen tekijänä sinun tulee aina allekirjoittaa muistiinpanosi. Organisaation käytäntöjen mukaan pöytäkirjojen hyväksymisen yhteydessä voidaan tarvita lisää allekirjoituksia.
- Esityslista, jos saatavilla. Jos puheenjohtaja tai kokouksen ohjaaja ei pyydä sinua laatimaan esityslistaa, sen pitäisi olla saatavilla pyynnöstä. Viiteohjelman avulla voit järjestää kokousten pöytäkirjat.
Vaihe 3. Ota muistikirja tai kannettava tietokone mukaasi
Varmista, että kaikki mitä tuot, on sinulle mukava. Jos aiot tehdä muistiinpanoja usein, pidä muistikirja tätä tarkoitusta varten tai luo kansio tietokoneellesi.
- Jos käytät pöytäkirjaa edellisestä kokouksesta, jota ei ole hyväksytty, ota se mukaasi.
- Vaikka äänitallennin voi auttaa sinua muokkaamaan minuutteja myöhemmin, ne eivät korvaa minuutteja. Jos tallennat kokousta, varmista, että kaikki läsnä olevat ovat samaa mieltä, äläkä anna periksi houkutukselle tehdä sanasta sanaan transkriptio.
- Pikakirjoituksen oppiminen nopeuttaa muistiinpanojen tekemistä, mutta sinun ei tarvitse kirjoittaa jokaista sanaa muistiinpanojen tekemiseen. Itse asiassa sinun pitäisi välttää sitä.
- Jos sinua pyydetään pitämään pöytäkirjaa julkisesti kokouksessa, käytä OHP: ta tai esitystaulua. Varmista, että voit tehdä muistiinpanoja myöhemmin kotona häivyttämättä mustetta, joten voit kirjoittaa muistiinpanoja pikakirjoituksella.
Osa 2/4: Kokouspöytäkirjojen laatiminen
Vaihe 1. Jaa läsnäololista
Heti kun kaikki ovat läsnä, jaa paperi (enemmän suurempiin kokouksiin), jossa on riittävästi tilaa ihmisten kirjoittaa nimensä ja yhteystietonsa. Voit käyttää tätä paperia kokouksen jälkeen täyttääksesi mallisi osallistujaluettelo -osan tai liittää tämän luettelon valmiisiin minuutteihisi.
Jos et tunne suurta läsnä olevien ihmisten määrää, luonnosta istumakaavio ja täytä se, kun pyydät kaikkia esittelemään itsensä. Pidä tämä kaavio valmiina kirjoittaessasi pöytäkirjaasi, jotta voit nimetä ihmisiä nimen mukaan aina kun mahdollista (kuten alla kerrotaan)
Vaihe 2. Täytä mahdollisimman paljon käytettävissä oleviin malleihin
Kun odotat kokouksen alkamista, kirjoita muistiin organisaation nimi, kokouspäivä ja -paikka sekä kokouksen tyyppi (viikoittainen hallituksen kokous, erityiskomitean kokous jne.). Kun kokous alkaa, merkitse muistiin aloitusaika.
- Jos sinulla ei ole mallia, merkitse nämä tiedot muistiinpanosi yläosaan.
- Jos kokous pidetään erityistä tarkoitusta tai tapahtumaa varten, tallenna ilmoitukset, jotka lähetetään jäsenille. Liitä se muistiinpanoon kopioinnin jälkeen.
Vaihe 3. Kirjaa ensimmäisen liikkeen tulokset
Useimmat muodolliset kokoukset alkavat esityslistan hyväksymisestä, joten tätä vaihetta käytetään esimerkkinä. Jos kokous alkaa eri liikkeellä, muista tallentaa kaikki asiaankuuluvat tiedot:
- Esityksen aloittamiseen sopiva sanamuoto on "teen ehdotuksen". Tämä koskee yleensä lauseita, kuten "Ehdotan tämän esityslistan hyväksymistä".
- Ehdotuksen tekijän nimi (ehdotuksen tekijä).
- Äänestystulokset. Jos äänestys onnistuu, kirjoita "ehdotus hyväksytty". Jos se epäonnistuu, kirjoita "liike hylätty".
- Voit lähettää pitkän esityksen kirjallisesti, jos et voi tallentaa sitä tarkasti. Jos tämä toistuu, kysy kokouksen ulkopuolelta, voidaanko tämän asiakirjan ehdotusten esittämisestä tehdä virallinen käytäntö tiettyjä sanoja sisältäville esityksille.
- Jos laaditte esityslistan, voitte olla tämän esityksen kannattaja ja pöytäkirjan sihteeri. Se voi olla tehty; niin kauan kuin pysyt objektiivisena, omien temppujesi tallentamisessa ei pitäisi olla ongelmia.
Vaihe 4. Tallenna muut liikkeet kokouksen aikana
Kuuntele tarkasti koko keskustelu, mutta (ellei toisin neuvota!) Älä tallenna sitä. Kun uusi liike tehdään, kirjaa asiaankuuluvat tiedot.
- Muista, että jokaisen esityksen on sisällettävä ehdotuksen tarkka sanamuoto, ehdotuksen tekijän nimi ja äänestystulos.
- Jotkut esitykset vaativat ehdotusten kannattajia ennen äänestystä. Jos joku sanoo "kannatan tätä esitystä" tai vastaavia sanoja, kirjoita hänen nimensä kannattajaksi.
- Jos et tiedä ehdotuksen tekijän nimeä tai haluat, että liike toistetaan, keskeytä kokous kohteliaasti. Tietojen oikea tallentaminen on tärkeää, jotta pienet keskeytykset voidaan perustella.
- Jos liike korjataan, muuta yksinkertaisesti liikkeen sanamuotoa muistiinpanoissasi. Ellei muutos ole kiistanalainen eikä aiheuta pitkää keskustelua, ei tarvitse huomata, että muutos tapahtui kokouksessa.
Vaihe 5. Kuuntele raportti ja hanki kopio raportista
Kun raportti, uutiskirje tai vastaava luetaan ääneen, muista raportin otsikko ja sen lukija (tai sen laatineen alakomitean nimi). Jos liike on liitetty, tallenna se kuten muutkin liikkeet.
- On käytännöllisintä saada kopio raportista kokouksen lopussa. Tee muistiinpano ja pyydä kopiota lukijalta tai kokouksen johtajalta (puheenjohtaja tai puheenjohtaja) kokouksen jälkeen. Liität kopion kustakin raportista aiemmin kopioituun pöytäkirjaan.
- Jos kopiota ei ole saatavilla, kirjoita muistiin, mihin alkuperäinen on tallennettu. Saatat joutua pyytämään näitä tietoja kokouksen jälkeen.
- Jos jäsenet laativat suullisen raportin (eivätkä lue asiakirjaa), kirjoita lyhyt ja objektiivinen yhteenveto raportista. Älä lisää erityisiä yksityiskohtia tai puhujan lainauksia sanasta sanaan.
Vaihe 6. Kirjaa tehdyt tai annetut toimet
Tämä sisältää "tarkistamisen" aiempien kokousten tehtäviin nähden sekä uudet toimet. Onko joku määrätty kirjoittamaan kirjeen? Kirjoita heidän nimet ja ohjeet muistiin.
- Riippuen siitä, kuinka muodollinen kokous on, monet näistä toimista kuuluvat "liikkeet" -luokkaan. Vähemmän muodollisissa kokouksissa sinun on ehkä pidettävä silmällä päätöksiä, jotka eivät ole kovin selkeitä.
- Sisällytä lyhyt perustelut päätöksen taustalle, jos sellaisia on.
Vaihe 7. Tallenna kaikki ohje- ja päätöskohdat
Aina kun menettelyyn viedään vastaväite, kirjaa vastaväite ja sen perustelut sekä koko puheenjohtajan päätös.
Muista sisällyttää viittaukset Robertin työjärjestykseen, sisäisiin organisaatiosääntöihin tai yrityksen pöytäkirjoihin
Vaihe 8. Tallenna yhteenveto keskustelusta vain pyydettäessä
Virallisesti pöytäkirjat ovat kirjaa siitä, mitä "tehtiin", ei siitä, mitä "sanottiin". Täytä kuitenkin kaikki sinulle esitetyt organisaatiokohtaiset pyynnöt.
- Kun tallennat keskusteluja, ole mahdollisimman objektiivinen. Sisällytä konkreettisia kohtia, älä mielipiteitä, ja minimoi adjektiivien ja adverbien käyttö. Kuiva, tosiasiallinen ja tylsä kirjoittaminen on tavoitteesi!
- Älä mainitse ihmisiä nimeltä keskustelun yhteenvedossa. Tämä on erityisen tärkeää kuumissa väittelyissä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia.
Vaihe 9. Sulje kokouksen lopussa
Merkitse muistiin aika, jolloin kokous hylättiin. Muista pyytää kopio raportista tai muistuttaa jotakuta lähettämään se sinulle.
Skannaa muistiinpanosi nähdäksesi, oletko unohtanut jotain tai tarvitsetko selvennystä. Jos sinun on kysyttävä joltakin kysymys, tee se nyt ennen kuin hän lähtee
Osa 3/4: Pöytäkirjojen kopiointi
Vaihe 1. Aloita tämä prosessi mahdollisimman pian
On parasta kopioida viralliset pöytäkirjat heti kokouksen jälkeen, kun tapahtumat ovat vielä tuoreita muistissasi.
Vaihe 2. Kirjoita kokouspöytäkirjat tietokoneella
Olet todennäköisesti tehnyt tämän, jos käytät kannettavaa tietokonetta kokouksessa. Tallenna muistiinpanosi ja luo uusi asiakirja minuuteille, jotta voit vertailla muistiinpanojasi ja muistiinpanosi rinnakkain.
Vaihe 3. Muotoile muistiinpanosi siisteiksi kappaleiksi
Jokainen uusi esitys, päätös tai ohje on sisällytettävä erilliseen kappaleeseen. Kun luot muotoa, tarkista, että:
- Käytä oikeinkirjoitusta ja kielioppia. Käytä oikeinkirjoituksen tarkistusta tarvittaessa.
- Käytä samaa kielimuotoa koko raportissa. Käytä menneitä tai nykyisiä aikoja, mutta älä koskaan muuta niitä samassa asiakirjassa.
- Kirjoita mahdollisimman objektiivisesti. Sinun mielipidettäsi ei pitäisi päätellä pöytäkirjasta. Yrität luoda objektiivisen tietueen kaikkien käytettäväksi.
- Käytä yksinkertaista ja selkeää kieltä. Epämääräinen kieli on korvattava tietyillä sanoilla. Kukkakuvaus on jätettävä kokonaan pois.
- Listaa vain toteutetut toimet, älä keskustelua. Ellei sinua pyydetä tallentamaan keskustelu, sinun on keskityttävä mihin tehty, ei mitä sanoi.
- Anna sivunumerot helpon viittauksen vuoksi.
Vaihe 4. Jaa pöytäkirjaluonnoksesi jäsenille
Lähetä kopio jokaiselle jäsenelle osallistujaluettelon yhteystietojen avulla. Jos sinulla ei ole heidän yhteystietojaan, kokouksen johtajan pitäisi pystyä ottamaan heihin yhteyttä.
Vaihe 5. Tuo pöytäkirjasi hyväksyttäväksi
Sinua saatetaan pyytää lukemaan pöytäkirja ääneen seuraavassa kokouksessa ja toimittamaan se hyväksyttäväksi. Jos liike onnistuu, merkitse, että pöytäkirja hyväksytään.
- Jos pöytäkirja on perusteltu ennen hyväksymistä, kirjaa muutokset asiakirjaan ja ilmoita lopussa, että pöytäkirja on korjattu. Älä kuvaile korjausta erikseen.
- Jos esitys tehdään pöytäkirjan oikaisemiseksi sen vastaanottamisen jälkeen, sisällyttäkää siihen tarkka sanamuoto asiaankuuluviin pöytäkirjoihin ja se, hyväksyttiinkö liike vai ei.
Osa 4/4: Kokouspöytäkirjamallien käyttäminen
Vaihe 1. Käy kokousmallin koontisivustolla
Tämä valmis malli auttaa sinua säästämään aikaa kokouspöytäkirjojen valmisteluun ja estämään muistiinpanovirheet.
Vaihe 2. Tutki näitä sivustoja
Käytä hakutoimintoa ja tutustu käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin löytääksesi sinulle parhaan.
Jos tarvitset esimerkiksi yleisen mallin tai vakiomallin, selaa sivustoa löytääksesi tarpeisiisi sopivan mallin ja lataa se napsauttamalla "lataa" tai "käytä mallia" -painiketta. Varmista, että pidät sen helposti löydettävissä, jotta et menetä sitä
Vaihe 3. Avaa mallitiedosto
Kun olet ladannut, avaa zip -tiedosto ja avaa se sitten Microsoft Wordilla tai Excelillä. Saat laadukkaimman mallin ja helpotat sen käyttöä käyttämällä Microsoft Wordin uusinta versiota. Uusimman version käyttäminen helpottaa työtäsi ja mahdollistaa uusien ominaisuuksien käytön.
Vaihe 4. Lisää mallin päähän yrityksen logo ja tekijänoikeusmerkki
Poista mallilogo, mutta muista lukea mallin lähdesivuston käyttöehdot. Et kai halua kohdata tarpeettomia oikeudellisia ongelmia?
Vaihe 5. Vaihda otsikko
Korosta otsikko -osiossa sana "Kokous/ryhmä" ja kirjoita sitten kokouksen pöytäkirjan otsikko.
Vaihe 6. Vaihda teema (valinnainen)
Jotta kokouspöytäkirjat olisivat kauniimpia ja ammattimaisempia, harkitse värien vaihtamista tai esivalmisteen valitsemista. Temppu on yksinkertainen, etsi "Sivun asettelu" ja avaa "Värit ja teemat" -osio. Tässä osiossa voit määrittää mallin ulkoasun. Voit jopa muokata väriä vastaamaan yrityksen logon väriä.
Vaihe 7. Nimeä mallin osat
Mallipohjassa pitäisi olla useita osioita. Saatat tarvita enemmän tai vähemmän tai et vain pidä nimestä. Voit muuttaa sitä vastaamaan erityisiä kokoustarpeitasi.
Vaihe 8. Tallenna tämä malli kannettavaan tietokoneeseesi, jotta voit ottaa sen mukaasi kokouspöytäkirjojen ottamiseen
Jos käytät edelleen Microsoft Officea, tämä työ on helppo ja nopea tehdä. Sinun pitäisi myös pystyä osallistumaan kokouksiin säännöllisemmin ja tarkemmin kuin ennen. Vaihtoehtoisesti voit myös tulostaa mallin ja kirjoittaa pöytäkirjan käsin. Varmista kuitenkin, että osiot ovat riittävän leveitä, jotta voit sisällyttää tarvittavat tiedot.
Vaihe 9. Tarkista malli
Turvallinen! Kokouspöytäkirjamallin luominen on valmis. Tuottavuutesi ja työn tarkkuuden kokousten aikana pitäisi parantua huomattavasti nyt, kun sinulla on opasmalli kokousmuistiinpanojen järjestämiseen. Aivan kuten mikä tahansa muu työ, lue mallin tiedot nähdäksesi, puuttuuko jotain tai ei ole selvää. Kun olet varmistanut, että kaikki on oikein, tätä mallia voidaan käyttää ja olet paremmin valmistautunut seuraavaan kokoukseen.
Vinkkejä
- Kirjoita pöytäkirjasi heti kokouksen päätyttyä. On parasta tehdä tämä, kun tapahtumat ovat vielä tuoreita muistissasi. On tärkeää, että osallistujat saavat kopion toimen kohteesta mahdollisimman pian kokouksen jälkeen.
- Istu mahdollisimman lähelle kokouksen johtajaa. Näin voit kuulla kaiken ja pyytää selvennystä ilman, että sinun tarvitsee korottaa ääntäsi.
- Pyydä ihmisiä nauhoittamaan liikkeensä, jotta sinun ei tarvitse tallentaa paikan päällä.
- Pidä minuutit suojatussa tiedostossa.
Älä pelkää keskeyttää ja pyytää selvennystä milloin tahansa.
- Muistiinpanot ovat erittäin tärkeitä. Nämä tiedot säilytetään ja niitä voidaan käyttää myöhempää käyttöä varten. Esimerkiksi lakiasioissa jonkun maine voi riippua pöytäkirjoistasi.
- Lue Robertin työjärjestyksen kohdat, erityisesti sihteerin ammatti.
- Kirjoita tärkeät asiat muistiin, kun he puhuvat. Jos sama aihe esitetään kahdesti, älä ryhmittele niitä yhteen.
Varoitus
- Älä lisää liikaa yksityiskohtia pöytäkirjaan. Vaikka sinua pyydetään tallentamaan keskustelu, pidä se mahdollisimman lyhyenä ja suorana. Rajoita vain tärkeiden asioiden tallentamiseen tai muuten hämmästyt, kun täytät minuutit tarpeettomilla yksityiskohdilla.
- Muistiinpanon tekijän henkilökohtaisia tulkintoja ja tunteita ei pitäisi sisällyttää muistiinpanoihin.
- Jos yksi kokouksen osa kuuluu asianajaja-asiakkaan luottamuksellisuuteen, Älä tallenna se osa. Huomaa, että "Lakimies ilmoittaa, että tämä keskustelu sisältää asianajaja-asiakkaan luottamuksellisuuden. Tätä keskustelua ei tallenneta."
- Jos sinua pyydetään tallentamaan luottamuksellisia keskusteluja, kuten asianajajien ja asiakkaiden välillä, tee "eri" minuutit ja pidä ne erillään tavallisista pöytäkirjoista. Merkitse luottamukselliseksi ja tee selväksi, kenellä on pääsy asiakirjaan.
