Elämässä on monia tapahtumia, jotka edellyttävät, että pyydät ajan pidentämistä. Ehkä tarvitset aikaa läksyjen tekemiseen tai sinulla on vaikeuksia suorittaa työprojektit ajoissa. Tällöin sinun pitäisi pystyä kirjoittamaan kirje, jossa pyydetään ajan pidennystä tehokkaasti ja asianmukaisesti. Mieti pyyntöäsi, kuten kuinka paljon aikaa tarvitset ja miksi? Kirjoita sitten kirje viralliseen tyyliin ja lähetä se seurantalaitteen kanssa, jotta voit pysyä rauhallisena.
Vaihe
Tapa 1 /3: Kirjeen sisällön kokoaminen
Vaihe 1. Kirjoita mahdollisimman pian
Kun tiedät, että tarvitset pidennyksen, valmista heti kirje. Sinun pitäisi antaa vastaanottajalle mahdollisimman paljon aikaa päättää tilanteestasi. Sinun on myös näytettävä valmiina huolimatta siitä, että pyydät aikataulun muuttamista.
Vaihe 2. Määritä tarvitsemasi lisäaika
Harkitse kaikkia tekijöitä ja pyydä realistinen pyyntö. Jos pyydetty aika on liian lyhyt, sinun on ehkä pyydettävä pidennystä myöhemmin. Aina kun mahdollista, määräaikoja ei pidä hukata. Joten on parasta, jos laskelmasi ovat hieman liioiteltuja.
- Tilanteesta riippuen voit harkita tätä kirjettä osana neuvotteluja. Tässä tapauksessa on hyvä pyytää lisää aikaa, jotta kompromisseille on vielä tilaa ja löytää keskitie.
- Mittaa nopeutesi senhetkisen edistymisesi perusteella ja mitä osaa on vielä kesken. Jos olet esimerkiksi työskennellyt konsultointiprojektin parissa kolme kuukautta, sinun pitäisi pystyä arvioimaan, kuinka paljon työtä on vielä kesken.
- Huomaa, että kirjeen vastaanottajalla voi olla myös aikaraja. Ehkä niillä on myös määräaika, joka olisi nyt siirrettävä taaksepäin. Esimerkiksi luennoitsijoiden on yleensä annettava tiedekunnalle puolivälin puolivälin arvosanat ja heidän on ajoitettava opiskelijatehtävien jättäminen määräajan mukaan.
Vaihe 3. Tunne säännöt
Tiedä tarkka määräaika ennen kuin pyydät oikaisua. Älä anna vaikutelmaa, että et voi hallita aikaasi pyytämällä pidennystä tuntematta nykyistä tilannetta. Esimerkiksi jotkut valtion virastot vaativat sinua toimittamaan pyynnön 24 tunnin kuluessa ensimmäisestä yhteydenotosta. Jos et pysty täyttämään sitä, voit sanoa, että aikataulu on liian tiukka.
Vaihe 4. Sisällytä uskottava selitys
Käytät aikaa kirjeen laatimiseen, ja vastaanottajalla on myös aikaa lukea se. Tee siis tästä kirjeestä merkityksellinen. Ajattele todellista syytäsi ja välitä se rehellisesti vastaanottajalle. Älä valehtele tai liioittele syitä, koska menetät itsesi.
- Hyvä syy voidaan esittää on halu työskennellä perusteellisesti ja huolellisesti. Jos esimerkiksi olet saattamassa päätökseen hankkeen, joka vaikuttaa suuren määrän ihmisten turvallisuuteen, tämän tosiasian ilmoittaminen selityksessäsi hyödyttää sinua.
- Jos syitä on useita, valitse paras. Jos esimerkiksi lykkäät työtarjousta, sanot, että haluat tehdä lisätutkimuksia muuttokustannuksista (jos tämä on totta), älä sano, että odotat myös toista tarjousta.
Vaihe 5. Anna joitakin valittuja tietoja
Yksityiskohdat antavat aitoutta ja taitoa kirjoittaa. Tämä on erityisen tärkeää, jos kirjoitat hallitukselle tai ihmisryhmälle, jota et ole koskaan henkilökohtaisesti tavannut.
- Jos esimerkiksi isoisäsi kuoli kaksi päivää ennen yliopiston esseen määräaikaa, voit kuvata tapahtuman "perhehätätilanteeksi", ei vain "hätäasioksi". Sinun on myös mainittava isoisäsi lähtö ja muut tiedot kotimatkastasi.
- Valmistele asiakirjat ennen pyynnön lähettämistä. Sinun on ehkä kuvattava aiempi hakemuksesi tai työsuhteesi, varsinkin jos olet tekemisissä hallituksen tai muiden virallisten elinten kanssa. Jos osoitat, että olet noudattanut kaikkia prosessin vaiheita tähän asti, hyödyt tapauksessasi.
Vaihe 6. Valitse positiivinen tyyli ja sisältö
Kukaan ei halua lukea kirjettä, joka sisältää valituksen. Sen sijaan kuvaile negatiivinen tapahtuma nopeasti ja tasoita ja siirry sitten pyytämääsi positiiviseen ratkaisuun. Jos esimerkiksi aloituspalkkatarjouksesi tuntuu liian alhaiselta, voit kirjoittaa: "Tarvitsen aikaa harkita tarjoustasi. Minusta tuntuu kuitenkin, että korkeampi palkka antaa minulle mahdollisuuden työskennellä tehokkaammin."
Vaihe 7. Tutki kirjettä ennen sen lähettämistä
Käytä muutama minuutti kirjeen lukemiseen uudelleen ennen sen lähettämistä. Etsi toimituksellisia ja kirjoitusvirheitä. Suorita kielioppi- ja oikeinkirjoitusohjelma tietokoneessa. Pyydä luotettavaa ystävääsi lukemaan se. Älä kiirehdi tai ohita tätä vaihetta, koska jos teet virheen, olet huolimaton ja se voi vaikuttaa lopputulokseen.
Tapa 2/3: Muodollisten kirjeiden kirjoittamissääntöjen noudattaminen
Vaihe 1. Valmista otsikko -osa
Päivämäärän tulee olla sivun oikeassa yläkulmassa. Ohita yksi rivi sen alapuolelle ja kirjoita osoite, myös oikealle tasattuna. Ohita sitten toinen rivi ja kirjoita vasemman tasan vastaanottajan täydellinen osoite muistiin.
Jos pyyntö lähetetään sähköpostitse, voit jättää päivämäärän ja osoitteen osan pois ja siirtyä suoraan tervehdykseen. Varmista kuitenkin, että käytät tehokasta ja selkeää aihetta. Jos esimerkiksi lähetät kirjeen luennoitsijalle, kirjoita aihe "Pyyntö Andi Widodon jaavalaisen historiapaperin jatkamisesta"
Vaihe 2. Käytä muodollista ja täydellistä tervehdystä
Aloita "Rakas". Seuraa sitten otsikkoa ja nimeä. Esimerkiksi: "Rakas. Herra Baskoro "tai" Rakas. Rouva Darmawati ". Joskus sinun on käytettävä myös monimutkaista otsikkoa, kuten "Rakas. Professori Abdurrahman "tai" Rakas. Raden Wiraningrat ".
- Vaikka tiedät vastaanottajan epävirallisesti, tämä kirje on edelleen muodollinen pyyntö, joten tyylin ja sisällön tulee olla muodollisia. Älä kirjoita esimerkiksi "Hei, Don".
- Yritä löytää tietty henkilö, joka vastaanottaa kirjeesi. Muuten kirjeesi näyttää muotoilulta. Esimerkiksi: "Rakas. Raden Wiraningrat "on parempi kuin" Kiinnostuneille ".
Vaihe 3. Käytä lyhyen kappaleen muotoilua
Kirjeen tulee koostua vain 1–3 kappaleesta. Useimmissa tapauksissa voit avata 1-2 rivillä, selittää pyynnön 2-4 rivillä ja päättää 1-2 rivillä. Jos sinun on kehitettävä enintään kolme kokonaista kappaletta, erota johdanto, teksti ja johtopäätös.
Voit avata kirjeen sanomalla: "Olen Andi Widodo, opiskelija, joka käy jaavan historian luennollasi joka maanantai-aamu huoneessa III-C." Tämä herättää luennon muistin, eikä hänen tarvitse etsiä, kuka olet
Vaihe 4. Kiinnitä huomiota loppusanoihin
Älä unohda vankkojen johtopäätösten merkitystä. Käytä tätä viimeistä virkettä toistaaksesi tapauksesi (yhdellä rivillä) ja kiittää vastaanottajaa ajasta. Voit kirjoittaa: "Kiitos ajastasi ja harkinnastasi."
- Sulje kirje virallisella tervehdyksellä nimesi edessä. Jotkut niistä ovat "vilpittömästi", "vilpittömästi" tai "kaikella kunnioituksella".
- Jos tarvitset vastauksen tietyn ajan kuluessa, liitä nämä tiedot loppuun. Voit laittaa sen kiitosriville. Esimerkiksi: "Kiitos huomiosta ja odotan innolla kuulevani sinusta ensi viikolla." Kun kirjoitat tätä osaa, älä anna vaikutelmaa vastaanottajan painostamisesta tai jahtaamisesta.
Vaihe 5. Anna koko nimesi ja allekirjoituksesi
Jätä "Terveisin" tervehdyksen alle 3-4 riviä tyhjäksi. Kirjoita sitten koko nimi vasemmalle tasattuna. Käytä alkuperäistä allekirjoitusta tyhjällä rivillä. Jos tämä kirje lähetetään sähköpostitse, voit poistaa tyhjän rivin ja kirjoittaa nimen.
Tapa 3/3: Kirjeiden lähettäminen vastaanottajille
Vaihe 1. Tee tai tallenna kopio kirjeestäsi
Kun olet tarkistanut luonnoksen ja ennen sen lähettämistä, ota kuva kirjeestä (siirretty PDF -muotoon), tallenna luonnos verkossa tai kopioi se. Sinun on ehkä merkittävä muistiin toimituspäivä, jos se ei ole sama kuin kirjeen päivämäärä. Säilytä tämä kopio turvallisessa paikassa henkilökohtaisia tiedostoja varten.
Vaihe 2. Toimita tavallisella toimituksella
Vie kirje postitoimistoon, luovuta se virkailijalle tai laita se postilaatikkoon. Jos haluat varmuuden postin vastaanottamisesta, pyydä seurantapalvelua.
Jos kirje lähetetään postitse, varmista, että se on tulostettu laadukkaalla tulostimella, jossa on hyvä muste. Käsinkirjoitettuja pyyntöjä ei yleensä hyväksytä
Vaihe 3. Lähetä se sähköpostitse
Tämä on luultavasti paras tapa lähettää pyyntö, koska se ei vie paljon aikaa ja on erittäin luotettava. Varmista, että vastaanottajan sähköpostiosoite on oikea ja lisää aiheeseen tarvittaessa tunnistusnumerosi.
- Vastaanottaja näkee sähköpostin lähettämisen päivän ja kellonajan. Huomaa tämä, jos lähetät sähköpostia usein myöhään illalla.
- Varmista, että sähköpostisi on virallinen käyttämäsi osoitteen kanssa. Lähetä ammattimaisen näköiseltä tililtä. Esimerkki sopivasta sähköpostitilistä töihin on "[email protected]".
- Jos lähetät kirjeen faksilla, muista odottaa vahvistussivua, joka ilmoittaa kirjeesi lähettämisestä ja vastaanottamisesta.
Vaihe 4. Tee pyyntö puhelimitse kirjeen sijasta
Jos pyyntösi on kiireellinen tai lähestyy viimeistä hetkeä, voi olla hyvä idea kysyä henkilökohtaisesti puhelimitse. Jos näin on, pidä kiinni muodollisesta asenteesta ja kerro tapauksesi johdonmukaisesti.
Vinkkejä
- Yritä kirjoittaa enintään yhden sivun kirjain. Tällainen kirje näyttää täydelliseltä, mutta silti helppolukuiselta.
- Tiedä, lähettääkö vastaanottaja vastauksen, kuten vahvistuskirjeen.
Varoitus
- Lupaa jotain realistista. Älä anna ylimääräistä aikaa käyttää muihin tehtäviin.
- Ota kaikki irti tästä laajennuksesta. Älä anna sinun pyytää jatkoaikaa uudelleen.
- Varmista, että olet lisännyt kaikki vaaditut muodot. Jotkut organisaatiot edellyttävät, että käytät määrittämääsi kirjainmuotoa.
