Tunnetko olosi hämmentyneeksi siitä, että joudut suorittamaan lukemattomat tehtävät rajoitetussa ajassa? Toistensa päällekkäiset henkilökohtaiset ja ammatilliset vastuut aiheuttavat stressiä, varsinkin jos äärimmäinen kiire saa sinut usein unohtamaan tärkeän asian. Voit estää tämän tapahtumasta tekemällä siistin ja hyvin järjestetyn tehtävälistan. Tämän luettelon avulla voit helpommin asettaa prioriteetteja, seurata keskeneräisiä tehtäviä ja parantaa päivittäistä tuottavuutta.
Vaihe
Osa 1/3: Toimintojen yhteenveto
Vaihe 1. Määritä sopivin tulostusmateriaali
Jos käytät puhelintasi enemmän kuin aikataulusi, yritä merkitä muistiin tehtävälista puhelinsovelluksessasi. Toisaalta, jos et halua katsoa puhelimen tai tietokoneen näyttöä koko päivän, yritä kirjoittaa se paperille tai erityiselle esityslistalle. Jos sitä ei ole räätälöity mieltymystesi mukaan, tehtävälista on todennäköisesti vähemmän tehokas.
Itse asiassa on olemassa sovelluksia, kuten Any.do, Wunderlist ja Pocket Lists, joita voit ladata ja käyttää hallitaksesi päivittäisiä toimintojasi tehokkaammin
Vaihe 2. Listaa kaikki tarvitsemasi asiat
Järjestely voidaan täyttää vähemmän tärkeillä asioilla, kuten "Kylpy" tärkeille asioille, kuten "Viimeistelymateriaali ensi viikon esitykselle" tai "Etsitkö äidin syntymäpäivälahjaa ensi kuussa". Kuten näette, kolme tehtävää ovat luonteeltaan, merkitykseltään ja kestoltaan erilaisia. Älä kiirehdi tässä vaiheessa luokittelemaan niitä; kirjoita vain muistiin kaikki tehtävät, vastuut tai toiminnot.
- Kirjoita rohkeasti paperille kaikki mitä mieleen tulee. Kun teet niin, tunnet olosi helpommaksi ja autat unohtamaan velvollisuuksiasi.
- Tämä luettelo on tärkein tehtäväluettelosi.
Vaihe 3. Pyydä tarvittaessa apua muilta
Kun olet laatinut luettelon suoritettavista tehtävistä, päätä, pyydätkö apua muilta. Itse asiassa sinun ei pitäisi epäröidä pyytää apua joltakin toiselta, jos tunnet olosi todella ylikuormitetuksi tai sinulla on hyvin rajallinen aika! Vältä halua hoitaa asioita yksin! Jos tehtävä voidaan siirtää jollekin toiselle, tee se rohkeasti!
Osa 2/3: Toimintojen hallinta
Vaihe 1. Ryhmittele pääluettelossa luetellut tehtävät luokkiin
Voit esimerkiksi luoda luokkia "vastuu työssä" ja "vastuu kotona". Näin voit keskittyä paremmin huomioosi ja energiaasi jokaiseen tehtävään. Voit esimerkiksi säästää enemmän aikaa, kun sinun ei tarvitse tarkistaa "vastuu kotona" -luokkaa, kun olet töissä.
Maksimoidaksesi tuottavuuden, kuvittele, että asetat kaikki tehtävät käytävälle edessäsi. Kun olet tehnyt sen, yritä poistaa häiritsevät äänet ja keskittää huomiosi tiettyyn tehtävään. Toisin sanoen, lakkaa murehtimasta tarpeettomista tehtävistä tai velvollisuuksista sinä päivänä
Vaihe 2. Tee luettelo vain yhden päivän aktiviteeteista
Tämä auttaa sinua hallitsemaan vastuusi prioriteettien mukaan. Lisäksi et myöskään tunne rasitusta, koska sinulla ei ole "velvollisuuksia", jotka on suoritettava huomenna, ensi viikolla tai jopa ensi kuussa! Keskity siihen, mitä voit tehdä 24 tunnin kuluessa. Ihannetapauksessa yhden päivän aikana suoritettavien toimintojen määrä ei saa ylittää kymmentä tai edes viittä toimintaa.
- Jos et tiedä mistä aloittaa, yritä nopeuttaa nukkumaanmenoa. Mitä tehtäviä sinun on todella tehtävä tällä hetkellä? Kun löydät sen, lisää se prioriteettilistallesi!
- Käytä tärkeimpien tehtävien luetteloa viitteenä päivittäisissä tehtävissäsi. Kun olet tehnyt tehtävälistan tai päivittäisen tehtävän, päästä eroon tärkeimmästä tehtäväluettelostasi heti!
Vaihe 3. Arvioi kunkin tehtävän tai vastuun kesto
Ajattele realistisesti! Jos et käytä tarpeeksi aikaa tai olet liian pakkomielle saadaksesi jokaisen tehtävän tehtyä mahdollisimman nopeasti, olet todennäköisesti alttiimpi stressille. Usko minua, et voi työskennellä tuottavasti, jos olet jatkuvasti hämmentynyt. Siksi mittaa kunkin tehtävän kesto objektiivisesti ja realistisesti ja suunnittele toiminta -aikataulusi tämän arvion perusteella.
Jokaisen vastuun välillä on oltava noin 10-15 minuuttia. Itse asiassa et todellakaan voi siirtyä tehtävästä toiseen ilman taukoa, eikö?
Vaihe 4. Luo tehtävälista, jotta se näyttää mielenkiintoisemmalta
Vaikka se tuntuu vähemmän tärkeältä, nämä toimet voivat itse asiassa muuttaa näkemystäsi tehtävälistasta positiivisempaan suuntaan! Kokeile kirjoittaa tai kirjoittaa tehtävälista suosikkivärilläsi, liittää se mielenkiintoiselle värilliselle pahville tai suunnitella se puhelimeesi. Tee mitä tahansa lisätäksesi motivaatiotasi suorittaa eri tehtävät siinä!
Osa 3/3: Sitoumusten pitäminen
Vaihe 1. Kirjoita muistiin kunkin päätehtävälistan tehtävän määräaika
Luota minuun, se helpottaa päivittäisten tehtävien luettelon laatimista, varsinkin kun kasaantuneet vastuut saavat sinut unohtamaan tehtävät, joita pidetään vähemmän tärkeinä tai hätätilanteina. Tee päivittäinen luettelo viittaamalla kunkin pääluettelossa luetellun tehtävän määräaikaan!
- Jos tehtävällä tai vastuulla ei ole määräaikaa, kokeile asettaa se itse.
- Ilman selkeää ja jäsenneltyä suunnitelmaa vähäiset vastuut voidaan helposti unohtaa.
Vaihe 2. Aseta luettelo paikkaan, jossa näet sen usein
Tehtäväluettelon laatimisessa ei ole mitään järkeä, jos laitat paperin laatikkoon ja unohdat sen. Siksi laita luettelo aina paikkaan, jossa näet sen usein! Näin et unohda sitä ja olet motivoituneempi suorittamaan kaikki siinä olevat vastuut nopeasti.
Ota lista mukaasi minne ikinä menetkin. Kiinnitä tarvittaessa kopio kylpyhuoneen peiliin tai työnnä se käsilaukkuun. Varmista, että näet ja pääset niihin helposti
Vaihe 3. Anna jollekin kopio tehtävälistastasi
Voit esimerkiksi antaa sen vanhemmalle, ystävälle, puolisolle tai työtoverille; Tärkeintä on varmistaa, että henkilö voi seurata edistymistäsi. Jos joku muu tietää tehtävälistan, sinusta tuntuu vieläkin haluttomalta viivyttää, eikö?
