Kaikkien yritysten, suurten tai pienten, on seurattava kaikkia liiketoimiaan. Myynnissä on monia yksinkertaisia talousohjelmistojärjestelmiä, mutta sinun on silti ymmärrettävä selkeästi kirjanpitotapahtumien toiminta. Kirjoitat kaikki liiketapahtumat, kuten tulojen saamisen tai laskujen maksamisen, kirjanpitoon, joka muistuttaa pääkirjaa. Täällä sinun on kerättävä erilaisia luokkia, joita kutsutaan tileiksi, ja tallennat veloitus- tai hyvitysraporttiin (lisäyksen tai vähennyksen mukaan). Esimerkkejä annetaan myöhemmin. Kirjanpito -ohjelmistojen valmistajat noudattavat myös tätä kaavaa ohjelmiensa luomisessa, mutta prosessi on helpotettu satunnaisille käyttäjille.
Vaihe
Osa 1/3: Tapahtumien syöttäminen
Vaihe 1. Kerää kaikki liiketoimia koskevat asiakirjat
Nämä asiakirjat sisältävät tyypillisesti toimittajien kuitit, sähkölaskut (kuten vesi ja sähkö), asiakkaille annetut luottotiedot, veroilmoitukset, shekit ja palkkatiedot. Tarkista jokainen saapunut lasku ja maksu paikkansapitävästi ja varmista ennen kirjanpitopäiväkirjan kirjaamista. Varmista, että esimies tai yrityksen omistaja on hyväksynyt kaiken ennen kuin siirrät tapahtumat järjestelmään.
Vaihe 2. Määritä eri tilit tai luokat kullekin tapahtumatyypille
Tilit, jotka kirjataan esimerkiksi käteisellä, varastolla, kuluilla ja niin edelleen. Ajattele näitä tilejä muistikirjan erillisinä sivuina tai henkilökohtaisessa budjetissa lueteltuina. Määritä seuraavat tilityypit:
- Myynti- tai tulotili kirjaa kaiken myynnin asiakkaille.
- Kustannustili kirjaa kaiken yrityksen käyttämän rahan, esimerkiksi liikelaitoksen ylläpitämiseen, tuotteiden valmistamiseen ja tuotteiden myymiseen.
- Lisäksi yritysten on kirjattava omaisuutensa, kuten käteinen, saamiset (maksamaton myynti) ja aineelliset käyttöomaisuushyödykkeet, kuten rakennukset ja laitteet.
- Vastuutilille kirjataan kaikki rahat, jotka yritys lainaa ulkopuolisilta osapuolilta, kuten pankkilainat, ostovelat (esim. Toimittajille) ja maksettavat palkat (palkat, jotka jo maksetaan työntekijöille, mutta joita ei ole maksettu).
- Nämä suuret luokat on yleensä jaettu pienempiin, erityisiin tileihin.
Vaihe 3. Selvitä, onko tili veloitettu vai hyvitetty
On tärkeää muistaa, että jokainen tapahtuma sisältää veloitus- ja luottotilejä ja velkojen ja luottojen kokonaismäärän on oltava sama. Esimerkiksi kun vastaanotat maksun asiakkaalta, kirjaisit käteisen veloiksi ja myyntisaamiset luotoksi. Kun maksat mainonnasta, kirjaat mainontakulut veloitukseksi ja käteistä luottoon.
- Kirjaa mahdolliset kulujen, varojen (kuten käteisen ja laitteiden) ja osinkotilien lisäykset veloiksi ja kirjaa vähennykset luotoiksi. Muilla tileillä, kuten veloissa ja tuloissa, lisäykset kirjataan luotoiksi ja vähennykset kirjataan veloiksi. Tällä kirjanpitojärjestelmällä on oma logiikkansa ja se alkaa muistaa samalla, kun käytät logiikkaasi selvittääksesi tilien "lisääntymisen" ja "laskun" syyt.
- Muista, että veloitus- ja hyvitysilmoitukset eivät välttämättä ole samat, mutta kokonaissummien on oltava samat. Jos esimerkiksi asiakas maksaa tuotteesta osittain käteisellä ja osittain luotolla, kaksi tiliä kirjataan veloitukseksi, nimittäin käteinen ja myyntisaamiset. Vaikka luotolla julkaistava tili on vain yksi, eli myynti.
- Kaikki tietokoneohjelmistojärjestelmät helpottavat kirjanpitopäiväkirjojen tallentamista syöttämällä kaikki tilit oikeisiin paikkoihinsa Journalissa.
- Sinun on ehkä luotava uusi tilin nimi päiväkirjaan, jos sinulla on satunnainen tapahtuma, kuten osakkeiden myynti tai maan ostaminen.
Vaihe 4. Tarkista kaikki päiväkirjaan merkityt kirjanpitotapahtumat vähintään kaksi kertaa
Jokainen tapahtuma näkyy omassa luokassaan: esimerkiksi veloitus päiväkirjan toisella puolella ja summan on oltava sama kuin päiväkirjan luottopuolella näkyvä summa.
Voit esimerkiksi tallentaa sähkölaskun maksutapahtuman kirjoittamalla ostovelat 500 000 ruplan veloituspuolelle ja luottoon 500 000 ruplaa. lisää kuitin numero ja lyhyt kuvaus muistiinpano -osioon
Vaihe 5. Siirrä päiväkirjan tilit säännöllisesti pääkirjaan
Pääkirja on kokoelma kaikista tileistäsi. Esimerkiksi pääkirjassasi on sivuja kullekin käteisrahalle, saamisille, veloille, kuluille ja niin edelleen. Näet sitten kunkin tilin kokonaissumman tietyn ajanjakson aikana.
- Pääkirja tallentaa tiedot tilikohtaisesti, toisin kuin tapahtumat kirjaava päiväkirja. Toisin sanoen yksi tapahtuma, joka siirretään pääkirjaan, on vähintään kahdessa paikassa (tilillä) pääkirjassa.
- Esimerkiksi myyntisaamiset asiakkailta kirjataan päiväkirjaan yhdeksi tapahtumaksi ja kirjataan velkasaldona ja luotto- tulona. kun ne siirretään pääkirjaan, nämä merkinnät kirjataan eri paikkoihin: käteis- ja tulotileille. Näin voit nähdä, miten tapahtumat vaikuttavat jokaiseen tiliin erikseen.
- Pääkirjan tietueet on päivätty, jotta tapahtuman lähde voidaan tunnistaa. Jotkut kirjanpitäjät sisältävät myös viitenumeron, esimerkiksi sarjanumeron muodossa, jotta tapahtumia voidaan helposti seurata päiväkirjaan.
Osa 2/3: Kirjanpitokauppojen tasapainotus
Vaihe 1. Tasapainota pääkirja ennen sulkemista aina, kun kirjoitat kirjanpitotapahtuman
Valmistele koesaldot ja muut raportit varmistaaksesi, että kullekin tapahtumalle kirjatut numerot ja tilit ovat oikein. Riippumatta siitä, kuinka monta tapahtumaa kirjataan, velkojen kokonaismäärän on vastattava luottojen kokonaismäärää.
Jos teet muistiinpanoja manuaalisesti tai tietokoneohjelmalla, kaikki veloitusten ja hyvitysten numerot lasketaan yhteen luokasta riippumatta. Velkojen ja hyvitysten kokonaismäärän on oltava sama
Vaihe 2. Tarkista, onko kokeilutaseessa virheitä
Jos veloitukset eivät vastaa hyvityksiä, sinun on löydettävä päiväkirjamerkinnöistäsi virheitä. Itse asiassa virheitä voi silti esiintyä, vaikka veloitus- ja hyvityssummat ovat samat, esimerkiksi kaksinkertaisen kirjaamisen tai väärälle tilille tehtyjen tapahtumien vuoksi.
- Esimerkiksi kun saat maksun asiakkaalta, olet saattanut kirjata käteistä, mutta olet unohtanut kirjata myyntisaamiset, joten päiväkirja näyttää siltä, että saamiset ovat edelleen maksamatta. Näin veloituksen summa on eri kuin luotto.
- Joissakin tapauksissa saatat joutua jäljittämään tietueet päiväkirjan alkuperäiseen merkintään virheiden löytämiseksi. Siksi tapahtuman päivämäärä ja/tai viitenumero on kirjattava päiväkirjaan, jotta jäljittäminen on helppoa.
Vaihe 3. Suorita raportit tuloslaskelmasta, taseesta ja pääomanmuutosraportista
Nämä taloudelliset raportit voidaan tehdä manuaalisesti tai kirjanpito -ohjelmistojärjestelmän avulla. Näistä raporteista saat täydellisen kuvan yrityksestäsi.
- Esimerkiksi tuloslaskelma vähentää tulot, jotka saadaan tietyn ajanjakson aikana aiheutuneista kuluista, ja tiedät tästä raportista, että yritys on tuottanut voittoa tai tappiota.
- Taseessa näkyvät kaikki yrityksen varat ja velat. Yhtiön varat sisältävät käteistä, kalustoa, maata ja myyntisaamisia. Velat sisältävät ostovelkoja ja velkoja.
- Jos olet maksanut osinkoja (palkintoja) osakkeenomistajille aikaisempina kausina, tarvitset myös selvityksen oman pääoman muutoksista. Tämä raportti näyttää saadun voiton määrän (ei nettotuottoa) vähennettynä maksetuilla osingoilla. Kertyneet voittovarat edustavat voittoa, joka sijoitetaan uudelleen yhtiöön.
Osa 3/3: Yksityiskohtaisen kirjanpidon pitäminen kirjanpidosta
Vaihe 1. Liitä lyhyt kuvaus jokaisesta päiväkirjaan syötetystä tapahtumasta
Esimerkiksi "käteismaksut televisiomainonnassa, helmikuu 2016". Siten kunkin tapahtuman kirjaamisen määrä, syy ja prosessi ovat selkeämpiä.
Vaihe 2. Pidä varmuuskopio tapahtumapäiväkirjastasi
Varmuuskopiot on tehtävä virheiden tai tulevien kysymysten varalta. Kaikkien tietueiden dokumentaatio voidaan arkistoida syöttämällä useita tietueita ja päiväkirjan päivämäärä yhteen pakettiin. Kaikkien pitäisi pystyä etsimään päiväkirjamerkintöjä pääkirjasta ja päästä sitten helposti varmuuskopiointiin
Vaihe 3. Säilytä paperikopiot kaikista asiakirjoista vähintään vuoden ajan
Tämä sisältää päiväkirjamerkinnät ja pääkirjat sekä kaikki laskut ja muut tapahtumaasiakirjat. Kaikki nämä asiakirjat vaaditaan tilintarkastukseen ja verotukseen liittyvistä syistä.
Vaihe 4. Säilytä asiakirjat sähköisesti vähintään seitsemän vuoden ajan
Skannaa paperiasiakirjasi edestakaisin ja tallenna ne kahteen sähköiseen koteloon: toinen säilytettäväksi toimistossa ja toinen muualla käytettäväksi hätätilanteessa. On aina mahdollista, että yritysverot tarkastetaan viime vuosina, joten nämä asiakirjat on säilytettävä.
Vinkkejä
- Tasapainota päiväkirjaasi joka päivä. Tarkkaile kaikkia virheitä ja korjaa ne välittömästi. Tämä on niin tärkeää, että siitä tulee yksi kirjanpidon opiskelijoiden ensimmäisistä oppitunneista.
- Tarjoa työntekijöille ristikoulutusta, jotta useampi kuin yksi työntekijä voi tuntea kirjanpitojärjestelmän ja tapahtumien syöttämisen.
